Global Wine Operations

Con un stock de más de diez millones de botellas de vino, Global Wine Operations es uno de los mayores proveedores de vino de los Países Bajos. Antes de poner en marcha su proyecto de transformación de la cadena de suministro, la gestión del stock era un proceso que requería mucho tiempo, y la dependencia de los compradores hacía que la empresa fuera vulnerable a la rotación de personal.

Con la implementación de la plataforma de planificación de suministros de Slimstock, el proceso de planificación se ha vuelto mucho más eficiente y permite a los compradores añadir más valor. “Slim4 ha hecho que nuestra gestión de inventario se base en datos”, afirman Stefan Snel y Sylvia Noomen.

Además de las actividades físicas de almacenamiento y transporte, Global Wine Operations también se encarga de las compras y la gestión de inventario para sus clientes. «Somos un proveedor de servicios logísticos y una empresa hermana de Delta Wines, que incluye varios importadores y empresas comerciales», explica el director de la cadena de suministro, Stefan Snel. “En su nombre, suministramos a cadenas de supermercados, licorerías, grupos alimentarios y tiendas de vinos locales, principalmente a partir de existencias. Esas existencias representan nuestro capital circulante, por lo que el reto es mantenerlo lo más bajo posible y, al mismo tiempo, alcanzar el nivel de servicio deseado”.

La gestión de inventario bajo presión

La gestión de la cadena de suministro funcionaba bien, pero a medida que la empresa crecía, empezó a convertirse en un reto, como explica Sylvia Noomen, directora de compras logísticas: “Necesitábamos más compradores para realizar los pedidos adecuados de todos esos tipos diferentes de vino a tiempo. Estamos hablando de 5000 tipos diferentes de vino de 400 proveedores, cada uno con normas diferentes. Debemos tener en cuenta la sensibilidad estacional y de las tendencias de los vinos, los acuerdos sobre los niveles de servicio y las numerosas promociones. Todas estas restricciones de planificación estaban en la mente de nuestros compradores, lo que nos hacía vulnerables”.

Hablar el mismo idioma

El sistema ERP utilizado por Global Wine Operations ofrecía poco apoyo en términos de stock, por lo que se trabajaba mucho en Excel. Esto requería mucho trabajo, ya que los compradores tenían que revisar toda la lista dos veces por semana para ver qué vinos había que pedir.

Para que la gestión del inventario fuera más eficiente y menos dependiente de las personas, la empresa empezó a buscar un complemento adecuado para el ERP. Ninguna empresa de IT fue capaz de proporcionarlo en ese momento. Stefan Snel destaca: “Entonces entramos en contacto con Slimstock y todo empezó a moverse rápidamente. Nos sorprendió gratamente el lenguaje que utilizaban. La gente de Slimstock no solo habla el lenguaje de las tecnologías de la información, sino que también habla de cuestiones profesionales como “niveles de servicio”, “capital circulante” y “patrones estacionales”, exactamente los términos que utilizamos en nuestro negocio. Esto creó inmediatamente una conexión”.

Cincuenta campañas promocionales a la vez

Slim4 demostró ser la solución perfecta para hacer más eficiente el proceso de planificación.  “Solamenteel planificador de promociones de Slim4 ya nos ahorra mucho tiempo. A menudo tenemos entre cuarenta y cincuenta promociones en marcha al mismo tiempo, que nuestros compradores tenían que seguir de forma manual. Con Slim4, podemos cargar el calendario de promociones de una sola vez y el stock correcto se acumula y desglosa automáticamente para cada promoción. Lo mismo ocurre con los patrones estacionales y las tendencias. Es realmente ideal”, afirma Noomen.

Snel espera que la inversión en Slim4 se amortice rápidamente gracias al aumento de la eficiencia en el departamento de planificación. Esto significa que no tendrá que contratar a más compradores a medida que la empresa siga creciendo en el futuro. Pero la verdadera ganancia radica en el valor añadido que los compradores actuales pueden aportar ahora gracias al tiempo que han recuperado. “Pueden realizar análisis de stock y rastrear dónde han surgido problemas de stock en el pasado. Anteriormente, los niveles excesivos de inventario a veces provocaban acaloradas discusiones entre los departamentos de compras y ventas sobre quién era el responsable. Con Slim4, hemos eliminado el factor emocionaldel proceso y podemos mejorar continuamente basándonos en los datos”.

Cantidades óptimas de pedido

Noomen ve muchas más áreas de mejora en las que los compradores pueden centrarse ahora: una colaboración más inteligente con los proveedores, el aumento de la fiabilidad de las entregas y una mejor toma de decisiones sobre si almacenar o no un tipo concreto de vino.

“Pero también podemos ahorrar muchos costes en el proceso operativo de pedidos. Slim4 calcula las cantidades óptimas de pedido basándose en los costes de manipulación y transporte, y proporciona información sobre el coste de desviarse de estas. Si un pedido pequeño conlleva unos costes de transporte relativamente elevados, puede que al comprador le convenga posponerlo. Por supuesto, esto se hace en consulta con el departamento comercial, pero ahora siempre tomamos las decisiones basándonos en datos”.

Carga de trabajo distribuida de forma equitativa

Global Wine Operations lleva seis meses utilizando Slim4 y ha observado un aumento significativo de la productividad de su departamento de planificación. “Como gerente, también tengo una mejor visión general de la carga de trabajo de mis compradores”, concluye Noomen.

“Mi panel de control me muestra exactamente cuántas excepciones les quedan por resolver. Si una persona tiene más trabajo que otra, puedo reorganizar las cosas para distribuir la carga de trabajo de forma más equitativa. Sin duda, esta no fue la razón principal por la que implementamos Slim4, pero es curioso cómo este proceso ahora también se ha convertido en un proceso basado en datos. Antes, los empleados venían a mí para decirme que estaban demasiado ocupados, pero ahora es al revés y vamos por delante. Aquí también se ha eliminado el factor emocional”.