Einkauf im Wandel – Learnings aus der Zusammenarbeit mit ISEKI-Maschinen GmbH

Wie gelingt der Wandel vom manuellen Einkauf zur datenbasierten Steuerung?

Die ISEKI-Maschinen GmbH (kurz IMG) zeigt, wie Digitalisierung im Einkauf konkret umgesetzt werden kann und welche Ergebnisse möglich sind. Die IMG ist ein Familienunternehmen in dritter Generation mit Standorten in Meerbusch (NRW) und Naunhof (SN). Das Unternehmen betreibt eine eigene Produktion, einen Ersatzteilservice, einen Maschinenimport und In-Field-Services.

Darüber hinaus beschäftigen sie über 200 Mitarbeiter*innen, verfügen über ein deutschlandweites Netzwerk von mehr als 350 Fachhändler*innen und rund 280 Direktlieferanten. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, gemeinsam mit Slimstock die Beschaffung zu digitalisieren (Stichwort Procurement 4.0) und zukunftsfähige Strukturen zu schaffen.

Ausgangslage: Grenzen klassischer Systeme

Vor der digitalen Transformation, die durch Slimstock unterstützt wurde, stand der Einkauf bei IMG vor mehreren Herausforderungen.

Karim Fischer, Head of Procurement bei der IMG, schildert die Ausgangslage wie folgt (bearbeitete Version): Zu Beginn der Transformation wurde lediglich das ERP-System, Business Central verwendet. Es bot jedoch kaum Transparenz und lieferte keine verlässlichen Bedarfsvorschläge, die den Einkaufsprozess effizient unterstützt hätten. Also mussten die Einkaufenden jedem einzelnen Artikel wöchentlich manuell nachgehen und haben auf Basis von Gefühl und Erfahrungen Bestellungen generiert.

Karim Fischer schaut auf diese Herangehensweise zurück und bezeichnet sie als „ein richtiges Worst-Case-Szenario“.

Als ersten Schritt zur Digitalisierung implementierte das Unternehmen eine standardisierte ABC-XYZ-Analyse, die monatlich in Excel erstellt wurde. Jedoch stellte sich heraus, dass auch diese provisorische Lösung nicht genügte. Die Einkäufer*innen hatten aufgrund fehlender Transparenz kein Vertrauen in die Planungsvorschläge in die Excellösung, da diese nie aktuell war. Es war offensichtlich nicht möglich, die Arbeit auf diese Weise fortzuführen.

Ergänzen statt Ersetzen

Der IMG wurde klar, dass das ERP-System zwar als Grundgerüst dient, aber im Bereich der Planung und Disposition einen zu hohen manuellen Aufwand erfordert. Eine Veränderung war unvermeidbar.

Für Karim Fischer stand fest, dass sie als Unternehmen ihr ERP-System, Business Central, behalten wollten, da er durch seine vielfältige Berufserfahrung bereits gute Erfahrungen mit Add-On-Lösungen gemacht hat.

Letztlich fiel die Entscheidung auf Slimstock. Ausschlaggebend dafür waren die SaaS-Lösung, die hohe Usability sowie die passenden Funktionalitäten. Merkmale, durch die Slimstock sich eindeutig von anderen Anbietern unterschied.

Transformation im Team: Von der Sorge zur Akzeptanz

Im Zuge der digitalen Weiterentwicklung des Einkaufs traten auch erste Bedenken im IMG-Team auf. Die Mitarbeiter*innen fürchteten, dass die bevorstehende Automatisierung zu einem Stellenabbau führen könnte. Diese Sorge konnte schnell entkräftet werden, berichtet Karim Fischer. Denn es wurde klar: Die Rollen verändern sich, aber nicht ihre Wichtigkeit. Anstatt nur operativ Bestellungen auszulösen, entwickelten sie sich vom klassischen Einkaufenden zum datengetriebenen Bestandsmanagenden.

Quick-Wins

Das Roll-Out von Slim4 erfolgte innerhalb von drei Monaten. Bereits in dieser kurzen Zeitpanne zeigten sich klare Effizienzgewinne. Möglich war dies durch den klaren Fokus auf schnelle Umsetzung und frühe Mehrwertrealisierung, ein zentraler Bestandteil der Slimstock-Philosophie.

Karim Fischer formuliert (bearbeitete Version): „Wir hatten jede Woche mehrere Meetings, um das Roll-Out voranzutreiben […] Stillstand wäre fatal gewesen.“ Für die IMG war der Umstieg auf das Slim4-Tool also eine ganz klare Priorität.

Für eine vollständige Akzeptanz des Tools im Team war entscheidend, dass es keine Workarounds gibt. Die Mitarbeiter*innen sollten sich von Anfang an auf die Bestellvorschläge verlassen können, was Transparenz und Effizienz deutlich steigerte. Vier operative Anwender*innen verwalten bei IMG rund 20.000 SKUs, eine Aufgabe, die durch Slim4 deutlich strukturierter und effizienter wird.

Karim Fischer ergänzt (bearbeitete Version): „Das Tool ist sehr übersichtlich und intuitiv aufgebaut. Auch Kolleg*innen, die es nicht nutzen, können leicht nachvollziehen, warum bestimmte Artikel umgelagert wurden. So lassen sich Informationen leicht vermitteln und Entscheidungen transparent nachvollziehen.”

Neue Perspektiven

Die IMG erreichte bereits nach drei Monaten den Break-Even und ROI, was die Kostenneutralität sicherte. Gleichzeitig stieg der Servicegrad um 9% und der Überbestand wurde um 19% reduziert.
Der Servicegrad ist im Einkauf die wichtigste KPI laut Karim Fischer. Vor Slim4 lag dieser bei 85%. Nach der Implementierung von Slim4 liegt dieser kontinuierlich zwischen 93 und 95% trotz gesunkenen Lagerwerts.

Künstliche Intelligenz und die nächsten Schritte

IMG verfolgt das Ziel, die Rolle des Einkaufenden zu transformieren und eine schnellere sowie effizientere Aufgabenbearbeitung sicherzustellen. Also, weg vom operativen Bestellenden und hin zum Problemlösenden. In der Zukunft sollen Maschine-Learning-Tools eingesetzt werden, um Peaks, Sales und Datenqualität besser zu überwachen. Die Digitalisierungsreise des Unternehmens beginnt unter anderem mit einem neuen Online-Shop, einem PIM-System und dem AB-Scantool.

Der Fall IMG zeigt: Digitalisierung im Einkauf beginnt nicht mit einem Systemwechsel, sondern mit Transparenz und Daten. So wird der Einkauf vom operativen Engpass zum strategischen Treiber.