Warum Supply-Chain-Operations in den S&OP-Prozess eingebunden sein sollte

Sales & Operations Planning (S&OP) wird häufig in erster Linie als Planungsprozess betrachtet, der Demand- und Supply-Planning-Teams zusammenbringt, um optimale Bestandsniveaus und eine exzellente Lieferfähigkeit sicherzustellen.

Auch wenn Supply-Chain-Planning-Teams (kurz SCP) oft die Hauptquelle für Daten sind, darf die Rolle der operativen Supply-Chain-Prozesse nicht unterschätzt werden. Entscheidungen, die im Rahmen des S&OP-Prozesses getroffen werden, haben oft direkte Auswirkungen auf Personalbedarf, Transportkapazitäten und Lagerbetriebe. Daher ist es entscheidend, dass die operativen Bereiche bei diesen Entscheidungen aktiv eingebunden sind.

Warum Operations mit am Tisch sitzen müssen

Zwischen Planung und operativer Ausführung gibt es einen wesentlichen Unterschied. Während sich die Planung hauptsächlich mit der optimalen Produktmix-Gestaltung beschäftigt, ist der konkrete Mix für die operativen Bereiche nur bedingt relevant. Natürlich müssen die richtigen Artikel kommissioniert und versendet werden, aber aus operativer Planungssicht (Personal, Kapazität, Durchsatz) steht eher das Gesamtvolumen und die Struktur der Aufgaben im Vordergrund. Dabei konzentrieren sich die operativen Bereiche ausschließlich auf den für sie relevanten Produkt- und Auftragsmix – also darauf, ob beispielsweise große Sendungen an Distributoren oder viele kleine Bestellungen an Endkunden verschickt werden, oder ob es sich um die Handhabung von Kleinteilen oder großvolumigen Produkten wie Fernsehern handelt.

Dieser Unterschied kann dazu führen, dass der Planungsprozess für operative Teams als mühsam empfunden wird, weil zu viele für sie irrelevante Details betrachtet werden. Im S&OP sollte der Fokus jedoch auf einer aggregierten, produktfamilienbezogenen Planung über verschiedene Mengeneinheiten (Units of Measure, UoMs) liegen. Einige dieser UoMs – etwa Paletten, Auftragszeilen oder andere Ableitungen aus der Mix-Prognose – sind für die Supply-Chain-Operations entscheidend. Sie ermöglichen es den operativen Bereichen, den Personalbedarf, die Kapazitätsauslastung und die Auftragspriorisierung gezielter zu planen und, noch wichtiger, die Kosten zu steuern.

Gleichzeitig können im operativen Betrieb nicht verhandelbare Restriktionen bestehen. Wenn beispielsweise absehbar ist, dass die Anzahl der Kommissionierzeilen die verfügbare Personalkapazität übersteigen wird, können Planung und Operations gemeinsam Maßnahmen ergreifen – etwa durch das Vorverladen von Filialen oder Kunden in ruhigeren Zeiten. Dadurch lassen sich Kapazitätsspitzen abfedern, Überstunden vermeiden und die Lieferperformance absichern.

Welche Vorteile ergeben sich für den Operations-Bereich durch eine aktive Teilnahme?

Auch wenn die Operations-Teams wenig Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes und die Schließung von Budgetlücken haben, spielen sie doch eine wichtige Rolle bei der Erreichung der Umsatzziele. Indem sie klar über Kapazitäts- und Personalgrenzen informiert, können die Planungsteams Entscheidungen treffen, die entweder helfen, diese Einschränkungen zu umgehen oder zumindest die beste Wahl zwischen Überstunden und erhöhtem Lagerbestand zu treffen.

Im Wesentlichen kann Operations folgende Vorteile erwarten:

1. Eingangs- und Versandpläne, die den Personalressourcen entsprechen

Frühzeitige Wareneingänge oder -ausgänge können dazu beitragen, die Arbeitslast zu verteilen und Spitzenzeiten zu reduzieren, ohne den Service zu beeinträchtigen.

2. Optimierte Lagerfüllgrade durch gezielte Personalplanung

Die richtige Balance zwischen festem Personal und Zeitarbeitskräften kann die Effizienz steigern.

3. Fundierte Kapazitätsentscheidungen im Hinblick auf den Lagerbestand

Ein fundiertes Kapazitätsmanagement verbessert die Gesamtleistung eines Lagers.

4. Verbesserte Lagergestaltung durch Informationen zum Produktmix

Wenn man weiß, welche Produkte im Sortiment häufiger kommissioniert werden, kann man die Lageraufteilung verbessern.

5. Kapazitätsoptimierung der Fertigungsstraße

Bessere Informationen über Nachfrage und Produktmix helfen dabei, die Gewinne der Produktionslinie zu optimieren.

Zusammen sorgen diese Vorteile für niedrigere Versandkosten und einen effizienten Umgang mit Arbeitskräften und Kapazitätsverschwendung.

Die Einbindung von Operations ins S&OP ist unverzichtbar

Operative Bereiche verfügen über entscheidende Informationen zu den wichtigsten Restriktionen, die das Geschäft unmittelbar beeinflussen, da Lagerkapazitäten und Produktionslinien nur schwer kurzfristig erweitert werden können. Selbst das Personal kann nur begrenzt und kurzfristig aufgestockt werden, da dies mit hohen Kosten verbunden ist. Aus diesem Grund ist die enge Zusammenarbeit mit den Supply-Chain-Planning-Teams entscheidend, um die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen und die Kosteneffizienz zu steigern.