Departamento de compras: Como Equipes Fortalecidas Impulsionam a Eficiência na Cadeia de Suprimentos

“A corda sempre arrebenta do lado mais fraco”

Essa é uma afirmação frequentemente usada no setor de cadeia de suprimentos, que é muito verdadeira, mesmo que um tanto clichê. Se pensarmos na cadeia de suprimentos de forma extremamente simplificada, ela seria composta por três elementos: nosso fornecedor, nossa empresa e o cliente.

A realidade, entretanto, é infinitamente mais complexa. Nossos fornecedores podem ser dezenas ou até centenas e, por sua vez, também dependem de seus fornecedores, sem mencionar o fato de que muitas vezes há empresas de serviços de logística atuando como intermediárias.

Todas as etapas que ocorrem antes de o produto chegar à nossa empresa (conhecidas como gerenciamento upstream) serão de responsabilidade do departamento de compras, que, por sua vez, definirá a estratégia de compras.

A importância do departamento de compras

As compras desempenham um papel muito importante na atividade de uma empresa, especialmente se levarmos em conta seu peso nas contas da maioria das organizações.

Impacto financeiro do procurement

Em média – embora levando em conta que cada caso é diferente – considera-se que as compras representam 60% do volume total de vendas das empresas. Isso significa que qualquer melhoria na eficiência das compras tem um impacto direto na margem e, portanto, na lucratividade.

O departamento de compras é responsável por gerenciar grandes volumes de despesas e investimentos, o que afeta diretamente os custos operacionais. A redução dos custos de aquisição não apenas melhora as margens, mas também pode liberar capital que pode ser reinvestido em outras áreas estratégicas, como pesquisa e desenvolvimento, expansão de mercado ou melhorias em equipamentos e tecnologia.

A função estratégica das compras

Para que as compras contribuam efetivamente para o sucesso do negócio, elas devem estar alinhadas com a estratégia corporativa. Isso significa que as decisões de compra devem estar vinculadas aos objetivos gerais da empresa, como entrar em novos mercados, melhorar a qualidade do produto e estabelecer melhores níveis de serviço ou metas de sustentabilidade.

Alinhamento de compras com a estratégia corporativa

Para que las compras contribuyan de manera efectiva al éxito empresarial, deben estar alineadas con la estrategia corporativa. Esto implica que las decisiones de compra deben estar vinculadas con los objetivos generales de la empresa, como la entrada en nuevos mercados, la mejora de la calidad del producto, el nivel de servicio establecido o las metas de sostenibilidad.

Criação de valor por meio de compras

A criação de valor em compras vai além da simples redução de custos. Ela envolve inovação, gerenciamento de qualidade, desenvolvimento de fornecedores e otimização da cadeia de suprimentos para gerar um impacto positivo nos negócios a longo prazo.

Inovação em compras

A inovação é fundamental para a criação de valor. O setor de compras pode impulsionar a inovação trabalhando em conjunto com os fornecedores para desenvolver novos produtos, melhorar os produtos existentes ou implementar processos mais eficientes. Essa colaboração pode resultar em itens com melhores margens, processos mais eficientes e maior satisfação do cliente.

Gerenciamento da qualidade

A manutenção de padrões de alta qualidade é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Em compras, o gerenciamento da qualidade envolve a seleção de fornecedores que atendam aos padrões estabelecidos, a implementação de controles de qualidade no processo de aquisição e o monitoramento contínuo do desempenho do fornecedor e de seus produtos.

Desenvolvimento de fornecedores

O desenvolvimento de fornecedores é uma estratégia que se concentra em melhorar a capacidade e a eficiência dos fornecedores existentes. Isso pode envolver treinamento, investimento em tecnologia ou até mesmo alianças estratégicas que fortaleçam o relacionamento e aumentem a competitividade de ambos os parceiros.

O desenvolvimento de fornecedores não apenas ajuda a garantir a qualidade e o fornecimento, mas também pode abrir oportunidades para inovação conjunta e acesso a novos mercados.

Otimização da cadeia de suprimentos

A otimização da cadeia de suprimentos é outra área em que procurement pode criar um valor significativo. Isso inclui o gerenciamento eficiente do estoque, a redução dos prazos de entrega e o aprimoramento da coordenação entre os diferentes atores da cadeia. Uma cadeia de suprimentos otimizada pode reduzir custos, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a resiliência da cadeia de suprimentos.

O roteiro do departamento de compras

A evolução do roteiro de um departamento de compras reflete um processo de maturidade e sofisticação, passando de uma postura passiva e reativa para uma força estratégica e proativa dentro da organização.

Esse caminho se desdobra em cinco fases principais, cada uma caracterizada por uma mudança significativa na forma como as compras e as relações com os fornecedores são gerenciadas:

Fase 1: Passiva (todos compram)

O departamento de compras é pouco mais do que uma atividade descentralizada e desorganizada:

Estratégia

Nesse estágio inicial, a estratégia de compras é praticamente inexistente. As necessidades internas da empresa não são claras e o mercado de fornecedores é completamente desconhecido. Não há uma abordagem estratégica para gerenciar as compras.

Personas

No existe un departamento de compras formal. En su lugar, todos los empleados se encargan de sus propias adquisiciones sin ningún tipo de formación específica. Cada uno compra lo que necesita sin coordinación ni apoyo centralizado.

Pessoas

Não há um departamento formal de compras. Em vez disso, todos os funcionários são responsáveis pela aquisição dos produtos de que necessitam, sem nenhum treinamento específico, comprando o que precisam sem coordenação ou suporte centralizado.

Processos

Não há agrupamento de volumes de compras ou processos padronizados. A empresa não tem indicadores ou sistema de medição de desempenho em compras, o que leva a uma falta de controle e a uma otimização muito baixa.

Fornecedores

Quanto aos fornecedores, são eles que gerenciam o relacionamento. Não há contratos formais, apenas pedidos e faturas e nenhum gerenciamento do painel de fornecedores. A empresa simplesmente paga pelos produtos sem qualquer outra consideração.

Comunicação

A comunicação é inexistente nesse estágio. Não há coordenação interna ou externa, o que reflete a falta de integração e gerenciamento na área de aquisições.

Fase 2: Compras

É nesse momento que o departamento de compras começa a tomar forma e os primeiros processos formais são estabelecidos:

Estratégia

A estratégia é baseada na ação cotidiana do departamento, embora continue informal. As necessidades internas são mais bem compreendidas, mas o conhecimento do mercado de fornecedores continua limitado.

Pessoas

Um departamento de compras é definido, embora esteja no nível mais básico. As habilidades se concentram principalmente no gerenciamento de transações, como lidar com pedidos e faturas. O gerenciamento é coletivo e não há foco no desenvolvimento individual.

Processos

Os processos começam a tomar forma. Pedidos, faturas e reclamações são gerenciados, e políticas e processos básicos são implementados. Sistemas e ferramentas de aquisição são usados, marcando um avanço significativo.

Fornecedores

Os relacionamentos com fornecedores são mais formais, com um painel de fornecedores definido. O setor de compras inicia os relacionamentos e começa a avaliar os principais fornecedores, embora o relacionamento permaneça simples.

Comunicação

A comunicação melhora dentro do departamento, com foco na medição das transações. No entanto, ela continua sendo interna e não se estende a outras partes interessadas.

Fase 3: Fornecimento

O departamento de compras dá um passo à frente, adotando uma abordagem mais estratégica e orientada para o mercado:

Estratégia

A estratégia é formalizada e centralizada no departamento de compras. As necessidades internas são bem conhecidas e o mercado de fornecedores é mais bem compreendido, o que permite um gerenciamento mais proativo.

Pessoas

O departamento é organizado em torno de categorias e fornecedores específicos. As negociações e os contratos-quadro tornam-se mais comuns, e o gerenciamento coletivo e individual é fortalecido.

Processos

As práticas comerciais tornam-se mais sofisticadas. Grandes RFXs são gerenciadas e o painel de fornecedores é otimizado. O departamento lidera ações de produtividade e começa a gerenciar a qualidade de forma mais ativa.

Fornecedores

As relações com os fornecedores tornam-se mais cooperativas. Os contratos são formalizados e os painéis são otimizados, permitindo um relacionamento mais equilibrado e colaborativo entre a empresa e seus fornecedores.

Comunicação

A comunicação é estendida aos fornecedores e o desempenho dos fornecedores é medido, facilitando uma melhor tomada de decisão e maior transparência nos relacionamentos.

Fase 4: Gerenciamento de recursos externos

Nessa fase, o departamento de compras está profundamente integrado à estratégia da empresa:

Estratégia

O setor de Compras participa ativamente da definição da estratégia da empresa, garantindo que as famílias de produtos estratégicos estejam alinhadas aos objetivos corporativos. A estratégia é desenvolvida em conjunto com a alta gerência, o que ressalta a importância do departamento.

Pessoas

O departamento de compras faz parte do comitê de direção, intervindo nas principais decisões. Ele é gerenciado em conjunto com a gerência sênior, e o foco está na criação de valor por meio do gerenciamento de fornecedores e da captura de inovações.

Processos

As práticas comerciais são voltadas para a proteção e a otimização de toda a cadeia de suprimentos. Isso envolve contratos que protegem a empresa e alinham estratégias com os fornecedores, incentivando a melhoria contínua.

Fornecedores

A alta gestão está envolvida na seleção de fornecedores estratégicos. O relacionamento com os fornecedores é baseado na cogestão e na colaboração para o desenvolvimento e a inovação mútuos.

Comunicação

A comunicação é ampliada para incluir a alta administração, os acionistas e outras partes interessadas. A estratégia de comunicação da empresa agora integra a aquisição, refletindo sua importância estratégica.

Fase 5: Integração das cadeias de valor

A fase final do roteiro é quando o departamento de compras atinge seu nível mais alto de integração e maturidade:

Estratégia

Nesse ponto, as compras não apenas apóiam, mas também impulsionam a estratégia de negócios. As cadeias de valor se sobrepõem e se integram, permitindo a cooperação total dentro e fora da empresa.

People

The purchasing department is fully integrated into the company’s management and plays an important role in defining and executing corporate strategy. Control is shared with top management, which facilitates agile and effective decision-making.

Pessoas

O departamento de compras está totalmente integrado à administração da empresa e desempenha um papel importante na definição e execução da estratégia corporativa. O controle é compartilhado com a alta administração, o que facilita a tomada de decisões ágeis e eficazes.

Processos

Os processos atingem seu mais alto nível de desenvolvimento. Toda a cadeia de valor é gerenciada com foco na melhoria contínua e na cogestão com os principais fornecedores, garantindo que toda a empresa esteja alinhada na criação de valor.

Fornecedores

As relações com os fornecedores são baseadas na colaboração estratégica, buscando benefícios de longo prazo. A integração com os fornecedores é total, permitindo que a empresa se adapte rapidamente às demandas do mercado e, ao mesmo tempo, promova a inovação.

Comunicação

A comunicação se estende a todos os níveis, incluindo todas as partes interessadas relevantes. A transparência e a colaboração são fundamentais nesse estágio, garantindo que todas as partes estejam alinhadas com os objetivos da empresa.

Desenvolvimentos em coordenação com os fornecedores e o departamento de compras

Conforme mostrado no item anterior, gerenciar e colaborar com os fornecedores é uma das principais tarefas das equipes de compras. O relacionamento entre uma empresa e seus parceiros da cadeia de suprimentos passa por vários níveis de integração, cada um com sua própria abordagem e métodos para melhorar a eficiência e gerar valor:

Nível 0: Não coordenado

Nesse nível, não há coordenação significativa com os fornecedores. O foco das compras é a execução de transações básicas, e os compradores operam de forma tática e local. A prioridade é adquirir produtos pelo menor custo, sem considerar otimizações ou parcerias de longo prazo.

Nível 1: Gestão de suprimentos

Aqui, o foco se torna mais interno, com ênfase na integração de processos. As atividades incluem negociação de preços, consolidação de volumes e racionalização de fornecedores. Os compradores estratégicos começam a liderar os processos, melhorando a eficiência interna e reduzindo os custos.

Nível 2: Gestão de processos

Nesse nível, a empresa se concentra na produtividade por meio do gerenciamento de processos, da otimização da qualidade e da análise do custo total de propriedade (TCO). O gerenciamento da demanda também é introduzido, buscando otimizar as quantidades e reduzir o desperdício, o que permite um melhor gerenciamento de recursos.

Nível 3: Gestão da demanda

O foco se amplia e começa a colaboração com os fornecedores na reespecificação e inovação de produtos, buscando não apenas comprar melhor, mas também melhorar a produtividade e as vendas.

Nível 4: Gestão de valor

En el nivel más avanzado, la integración con los proveedores se centra en la creación de valor mediante la co-innovación y el diseño colaborativo. La empresa y sus proveedores trabajan juntos para generar productos y servicios que ofrecen un valor superior, impulsando la competitividad y la innovación en el mercado.

Avaliação do fornecedor

O departamento de compras trabalha em estreita cooperação com os fornecedores e, portanto, o sucesso da estratégia de compras depende, em grande parte, do desempenho desses “parceiros” na cadeia de suprimentos. Por isso, é importante monitorar o desempenho de nossos parceiros.

Então, como podemos medir o valor de um fornecedor? Propomos que você se faça as seguintes perguntas:

Que porcentagem da despesa total da categoria esse fornecedor representa?

É importante entender o quanto os gastos com um fornecedor são significativos em comparação com o total da categoria. Uma porcentagem alta pode indicar um relacionamento importante, que merece um gerenciamento mais estratégico.

Quais são as economias e o potencial de produtividade com esse fornecedor?

Avalie se o fornecedor oferece oportunidades para reduzir custos ou melhorar a produtividade. Isso pode incluir preços melhores, condições de pagamento mais flexíveis ou inovações que otimizem o processo de produção.

Os clientes percebem o valor desse fornecedor?

Considere se o fornecedor contribui significativamente para a diferenciação do produto final que chega ao cliente, aumentando assim a percepção de valor do cliente, que é um ativo estratégico.

Esse fornecedor permite acesso a tecnologia de ponta ou inovações?

Os fornecedores que introduzem novas tecnologias ou inovações podem oferecer uma vantagem competitiva significativa, mantendo a empresa na vanguarda do mercado.

Como uma falha ou paralisação desse fornecedor afetaria a satisfação do cliente?

Analise o possível impacto de uma falha no fornecimento. Se uma interrupção puder afetar seriamente a satisfação do cliente, esse fornecedor deverá ser gerenciado com atenção especial.

Qual é o impacto total desse fornecedor na categoria?

Por fim, considere o impacto geral do fornecedor na categoria. Um fornecedor que tem um alto impacto em várias áreas importantes é fundamental para o sucesso da empresa e deve ser tratado como tal.

Procurement: uma alavanca de eficiência e inovação para as organizações

Conforme demonstrado neste artigo, o departamento de compras evoluiu de uma função meramente operacional para se tornar um ator de papel estratégico dentro das organizações. O grande peso da aquisição nos orçamentos das empresas torna o departamento de compras um elo fundamental em termos de ajuste de custos. Ele ainda desempenha um papel determinante na inovação das empresas por meio da colaboração com fornecedores e clientes.

Ao mesmo tempo, a eficácia da cadeia de suprimentos também se baseia em um processo de compras bem organizado e em uma estreita cooperação com os outros elos da cadeia de suprimentos. Portanto, a eficiência da cadeia de suprimentos de uma organização e sua capacidade de gerar valor agregado dependem, em grande parte, do bom funcionamento do departamento de compras.