Manfred Lukkezen Verstegen Spices & Sauces

Manfred Lukkezen

COO | Verstegen Spices & Sauces

"We hoeven minder over te werken, terwijl het servicelevel juist omhoog is gegaan"

Door de transitie van order- naar forecast-gestuurd werken kan het foodbedrijf beter inspelen op de vraag, slimmer inkopen en de productielijnen beter benutten. COO Manfred Lukkezen van Verstegen en director food Arjan Levisson van Slimstock vertellen hoe ze dit hebben aangepakt.

Bij het grote publiek is Verstegen bekend van de kruidenmixen in de supermarkt, maar dat is slechts een deel van de markt die het bedient. Het familiebedrijf, dat al 137 jaar bestaat, is ook toeleverancier aan andere foodbedrijven, zoals vleesverwerkers en foodservicebedrijven. Sterker nog: zo’n zestig procent van de kruiden, marinades en sauzen wordt op klantspecificatie geproduceerd en dient als smaakmaker voor de voedingsmiddelenindustrie. De andere veertig procent van het assortiment bestaat uit de bekende potjes, bussen en zakjes, die aan de retail worden geleverd en door Verstegen op voorraad worden geproduceerd.

Het fabriekscomplex in Rotterdam bestaat uit vijftig afvullijnen waar maar liefst 4.000 verschillende eindproducten worden gemaakt. Het maken van de productieplanning voor de vijftig afvullijnen is iedere dag een ingewikkelde puzzel, vertelt chief operations officer (COO) Manfred Lukkezen. “We leveren geen volumeproduct dus het gaat om relatief kleine batches. Je wilt gedurende de dag echter ook weer niet te veel van product wisselen want het ombouwen van een productielijn gaat ten koste van je rendement. We moeten het als bedrijf vooral hebben van onze innovatie en flexibiliteit. Het assortiment wordt continu vernieuwd. Zeker vijftien procent van de producten die we nu maken, hadden we vorig jaar nog niet.”

Spoedjes en overwerk

Voor de productie- en voorraadplanning, gebruikte Verstegen tot voor kort zijn ERP-systeem aangevuld met Excel. Orders werden deels handmatig berekend, op basis van omzetcijfers uit het verleden, maar dat is volgens Lukkezen niet meer wenselijk. “De markt wordt veeleisender en je moet perfect leveren. Doordat we niet altijd de juiste voorraad hadden, ontstonden er veel spoedjes. We hebben een eigen transportvloot, dus we konden het met naleveringen altijd wel oplossen, maar efficiënt was het niet. Mensen moesten regelmatig overwerken.”

Verstegen besefte dat het toe was aan een professioneel planningsysteem en koos voor Slim4 van Slimstock. “We zochten een oplossing die zich al heeft bewezen”, vertelt de COO. “Slim4 is een systeem waar veel collega-foodbedrijven en ook klanten mee werken, dus de mensen van Slimstock snappen onze business. Ze weten wat onze klanten belangrijk vinden en kunnen hierop het systeem inrichten. Dat was voor ons essentieel.”

Grondstoffen en verpakkingen

De positieve resultaten bieden ook hoop voor het ordergestuurde deel van de omzet. Grote industriële klanten plaatsen hun orders namelijk steeds korter van tevoren, zodat het lastiger wordt om op tijd capaciteit en ingrediënten te reserveren. Lukkezen: “De levenscycli van artikelen worden ook korter waardoor het extra moeilijk werd om op basis van de klantorders de grondstoffen in te kopen. Deze worden vaak voor verschillende eindproducten gebruikt, dus je weet nooit of wat er ligt ook beschikbaar is.” Levisson vult aan: “Net als voor eindproducten moet je ook voor grondstoffen en verpakkingen een voorraadplan maken, op basis van een goede forecast. Dit voorraadplan moet bovendien dynamisch kunnen reageren op veranderingen in de vraag naar eindproducten. Met een ERP of met Excel, lukt je dat niet.”

Forecast-gestuurd

Het doel is om ook het industriële deel van het assortiment proactief te gaan plannen, vervolgt Lukkezen: “We krijgen steeds meer vertrouwen in de forecasts en durven het nu wel aan om al te starten met produceren voordat een klantorder definitief is.” Deze overstap naar forecast-gestuurd produceren voorkomt spoedorders en zorgt ervoor dat de productiecapaciteit beter wordt benut. Volgens Levisson sluit dit ook helemaal aan bij de S&OP-gedachte waar Verstegen naartoe wil. “De salesafdeling maakt een demand plan op basis van de forecast, aangevuld met de marktinformatie die ze van klanten ontvangen. Je weet hierdoor al eerder welke potentiële bottlenecks of tekorten er ontstaan en kunt hier dan op anticiperen. Je komt dan niet meer zo snel voor verrassingen te staan.”

Door de implementatie van Slim4 heeft Verstegen een belangrijke stap in de goede richting gezet. “We zijn proactief geworden. Als we straks ook het ordergestuurde deel in Slim4 gaan plannen, kunnen we de vertaalslag naar inkoop maken en kunnen we betere jaarafspraken met toeleveranciers gaan maken. Nu we een geavanceerde supply chain tool hebben, ontstaat er bij medewerkers ook ruimte om andere taken op te pakken zoals het doorvoeren van procesverbeteringen. Voorheen was iedereen druk met Excel en gingen we vaak pas produceren als er een order binnenkwam. Als ik hier nu over nadenk is het eigenlijk een wonder dat dit al die 137 jaar goed is gegaan.”

Tussen twee vuren

De nieuwe software wordt gefaseerd ingevoerd; in eerste instantie om de vraag te voorspellen en de retailvoorraad te optimaliseren – dit deel is nu live – en later om de hele supply chain aan te sturen. Het integraal afwegen van ‘demand’ en ‘supply’ is cruciaal, stelt Arjan Levisson van Slimstock. “Je zit als foodbedrijf tussen twee vuren: aan de ene kant heb je de klant, die steeds hogere eisen stelt, en aan de andere kant heb je met de volatiliteit van de toeleveringsketen te maken. Om hier als foodbedrijf soepel in te laveren, zonder al te veel derving of overvoorraad, moet je over een responsieve supply chain beschikken. Je hebt een systeem nodig dat signalen uit de markt snel oppikt en deze doorvertaalt naar voorraad eindproduct, productie-orders en een grondstof- en verpakkingenbehoefte.”

Omslag in denken

De implementatie is halverwege, maar Lukkezen ziet nu al dat die gewenste responsiviteit er voor Verstegen daadwerkelijk gaat komen. “Er heeft een omslag in ons denken plaatsgevonden”, constateert hij. “We waren gewend bij het maken van de planning achteruit te kijken, naar de verkoophistorie, en ons verder op de klantorders te concentreren, die toch zestig procent van de omzet doen. Maar nu leren we stap voor stap om meer vooruit te kijken. De software van Slimstock maakt een forecast en vertaalt die automatisch naar het optimale voorraadplan. Dit neemt onze planningsafdeling werk uit handen en brengt rust in de logistieke operatie. Chauffeurs hoeven veel minder over te werken, terwijl het servicelevel juist omhoog is gegaan.”