Verfsterk Groep klantverhaal

Verfsterk Groep krijgt grip op complexe voorraadproblematiek

Speciaalzaak, groothandel, franchiser en retailer: Verfsterk Groep is alles tegelijk. Voorraad management was een complex verhaal, in een schildersmarkt die als conservatief te boek staat en waarbij de vraag afhankelijk is van weer en eindklant. Het professionaliseren van het voorraadbeheer, met ondersteuning van Slim4, zorgde voor een doorbraak. Supply chain manager Tom Arts legt uit hoe hij dit heeft aangepakt.

“Zonder Slim4 hadden we twee keer zoveel planners nodig gehad”

Tom Arts | Supply Chain Manager | Verfsterk Groep

Verfsterk Groep is een grote speler in de verfmarkt, vooral bekend via zijn dochterbedrijven VVBHUSAN, Verfland en Sikkens Zuid Oost. Voor deze laatste is het binnen Zuidoost Nederland exclusief franchisenemer van het merk Sikkens van Akzonobel voor wie het in totaal vijftien verkoopfilialen runt, naast de veertien eigen filialen van VVBHUSAN. “We zijn actief in verschillende markten”, vertelt Tom Arts vanuit het hoofdkantoor in Rijen. “We leveren aan ZZP-ers, aan schildersbedrijven, onderhoudsbedrijven en met Verfland richten we ons op de particuliere markt. Ten slotte hebben we ook nog VVBHUSAN Industrial Coatings voor de industriële markt.”

Schilder plant niet

Typerend voor de schildersbranche is dat klanten hun verven en accessoires zelf komen ophalen, op de dag dat ze het nodig hebben. “Grote bedrijven bestellen uiteraard wel wat verder vooruit en we doen ook wel wat aan e-commerce, maar het gros van onze artikelen wordt afgehaald op onze filialen. Schilders weten nu eenmaal nooit precies wanneer ze welke klus gaan doen en op welke locatie. Ze zijn niet gewend om te plannen, ze rijden gewoon langs de groothandel en gaan er dan vanuit dat de spullen die ze nodig hebben, er gewoon liggen! Wat in de meeste gevallen ook zo is.”

Datagedreven proces

Van oudsher was ieder bedrijf binnen Verfsterk Groep en daarbinnen iedere vestiging, verantwoordelijk voor zijn eigen voorraad. Filiaalhouders konden zelf bepalen wat er in hun winkels in de schappen stond. “Dit leidde tot veel voorraad, incourantie en onnodig hoge handlingkosten in ons centraal magazijn”, legt Arts uit. “Voorraadbeheer moet een datagedreven proces zijn en kun je niet bij commerciële mensen neerleggen. Als een schilder drie potten verf van een bepaald merk bestelt, zal een filiaalhouder die direct op voorraad leggen, om de volgende keer maar niet mis te grijpen. Als je echter naar cijfers keek, bleek dat het gros van de omzet werd behaald met slechts tien procent van wat er op voorraad lag.”

Centraal voorraadbeheer

Onder zijn leiding werd een professionaliseringslag gestart waarbij alle voorraadpunten voortaan centraal werden aangestuurd en de afdeling commercie het assortiment bepaalt. Een belangrijke nieuwe rol was weggelegd voor de groep voorraadbeheerders die op centraal niveau gingen bepalen hoeveel stuks van een bepaald artikel er in een filiaal op voorraad moesten liggen. Voor de softwarematige ondersteuning werd voor Slimstock gekozen waar dochterbedrijf VVBHUSAN al goede ervaringen mee had. Alle inkooporders voor het centraal magazijn- en alle replenishment-orders voor de filialen zouden voortaan vanuit Slim4 worden berekend. Arts: “Filiaalhouders mogen nog steeds extra bestellingen indienen, maar dan hoort daar wel een cijfermatige onderbouwing bij. Uiteindelijk is het aan de commercieel manager om dit goed te keuren.”

15% minder handling

Het nieuwe systeem is nu drie jaar live en heeft tot aansprekende resultaten geleid. De servicegraad ligt boven de 97% en er ligt gemiddeld ruim 10% minder voorraad. Doordat Slim4 in zijn berekeningen rekening houdt met optimale bestelhoeveelheden en logistieke eenheden, is de efficiency in het centraal magazijn met 15% verbeterd. Het meest spectaculair is volgens Arts de efficiencyslag in de planningsteams zelf. “We hebben een groot assortiment en om dan op winkelniveau de juiste voorraad per artikel te bepalen, was voorheen zeer tijdrovend. Met slechts drie planners sturen we nu alle DC’s en alle filialen aan. Dit kan omdat we Slim4 zoveel mogelijk automatisch beslissingen laten nemen en planners zich alleen maar op de uitzonderingen hoeven te richten.”

Inkoopkracht

Maar er zijn nog meer voordelen. Door het centraliseren van de voorraadbeheerfunctie kunnen de aangesloten bedrijven beter van elkaars inkoopkracht profiteren. Het ene bedrijf heeft soms betere inkoopcondities bij een leverancier dan het andere. Slim4 is zo ingesteld dat artikelen altijd door de meest gunstige BV worden ingekocht. Automatisch worden dan ook de bijbehorende intercompany-orders geplaatst. “We kunnen sneller reageren op vraag. Grote bestellingen van klanten die we niet uit voorraad kunnen leveren, worden door Slim4 direct tot de juiste inkooporders omgezet. Voorheen ging dit over meerdere schakels en gingen er soms dagen overheen voordat de bestelling was geplaatst.”

Volledig vertrouwen

De grote kracht van Slim4 is volgens Tom Arts dat je als bedrijf beter kunt anticiperen op de toekomstige vraag. “Onder andere tijdens de coronaperiode hebben we hier enorm van geprofiteerd. Bij leveranciers die noodgedwongen een paar weken moesten sluiten, kon Slim4 precies uitrekenen welke bestellingen we naar voren moesten halen. We hebben in die periode voor tonnen extra voorraad aangelegd. Normaal zouden hier vanuit de directie de nodige vraagtekens bij worden gezet, maar nu was er ook bij hen het volledig vertrouwen. We hebben in die periode nooit mis hoeven grijpen en dat was zonder Slim4 nooit gelukt, daar ben ik van overtuigd.”