Wie is wie in jouw vraagbeoordeling?

Een spiekbriefje voor een meer collaboratief vraagplanningsproces

Laten we de harde waarheid onder ogen zien: je hebt geen tijdmachine en er is geen glazen bol om de toekomst te voorspellen. Maar je hebt wel een betrouwbaar beeld van de toekomstige vraag nodig om jouw hele bedrijf te kunnen runnen.

De nauwkeurigheid van prognoses is essentieel. Maar zoals generaties van supply chain-leiders, die talloze uren hebben geïnvesteerd in het nastreven van betere prognoses, kunnen beamen, bestaat er niet zoiets als een ‘perfecte’ vraagprognose.

De nauwkeurigheid van prognoses wordt vaak als een absoluut gegeven beschouwd. Het bereiken van een betrouwbare prognose draait echter niet om één enkel resultaat. Het gaat om de richting en de bandbreedte van de fout. Om dit te begrijpen, heb je een proces nodig om verschillende perspectieven op de toekomstige vraag samen te brengen voor een goed gesprek.

En voor een goede discussie heb je de juiste mensen en een platform voor open discussie nodig. Maak kennis met het vraagbeoordelingsproces.

Wat is een vraagbeoordeling?

Vraagbeoordeling is een gestructureerd proces binnen het kader van Sales and Operations Planning (S&OP). Het vraagbeoordelingsproces is gericht op het beoordelen, valideren en afstemmen van de aannames en omvat het analyseren van historische verkoopgegevens, markttrends, promotionele activiteiten en strategische bedrijfsinput. Het resultaat is een betrouwbaardere vraagprognose waar het hele bedrijf vertrouwen in heeft.

Tijdens het vraagbeoordelingsproces wordt de prognose opgewaardeerd van een eenvoudige voorspelling tot een besluitvormingsplatform waar multifunctionele teams, zoals verkoop, marketing, financiën en operations, samenwerken om de drijvende krachten achter de vraag te begrijpen, hiaten te identificeren en consensus te bereiken over de verwachte vraag.

Wat zijn de voordelen van vraagbeoordeling?

Een goede vraagbeoordeling vormt de basis voor een nauwkeurigere vraagprognose. Hoe beter jouw vraagbeoordelingsproces, hoe betrouwbaarder jouw vraagveronderstellingen zouden moeten worden. Daarom is het cruciaal om verschillende teams met verschillende functies bij het proces te betrekken.

De zakelijke voordelen van het opzetten van een robuuste vraagbeoordeling zijn echter verstrekkend:

1. Verbeterde voorspellingsnauwkeurigheid

Een vraaganalyse verhoogt de nauwkeurigheid door historische gegevens, marktinformatie en input van jouw verkoop- en marketingteams mee te nemen.

2. Geoptimaliseerde voorraadniveaus

Door jou te verdiepen in vraagprognoses krijg je meer inzicht in en bewustzijn van de factoren die de vraag beïnvloeden. Door voorraadbeslissingen aan te passen aan een realistischer beeld van de toekomstige vraag, kunnen supply chain-teams zorgen voor optimale beschikbaarheid en tegelijkertijd de kosten minimaliseren en het risico op veroudering verminderen.

3. Efficiënte toewijzing van middelen

Door beter af te stemmen op de verwachte vraag, kun je de middelen waarover je beschikt beter toewijzen om vraag en aanbod in evenwicht te brengen. Of dit nu betekent dat jij jouw werkkapitaalinvesteringen optimaliseert, strategisch belangrijke producten prioriteit geeft of uitgaande beperkingen omzeilt, het resultaat is een efficiëntere bedrijfsvoering.

4. Strategische besluitvorming

Nauwkeurige vraagprognoses leiden tot weloverwogen beslissingen om te profiteren van marktkansen en om te gaan met opkomende risico’s.

Welke stappen zijn er nodig voor een vraagbeoordeling?

Het proces van vraagbeoordeling draait niet om het bereiken van absolute precisie. Het gaat erom vertrouwen te creëren in jouw aannames over de vraag.

Doorgaans verloopt het proces van vraagbeoordeling volgens een aantal belangrijke stappen. Het proces begint met het valideren van de basisprognose, waarbij historische gegevens en algoritmen worden gebruikt om een statistische basis te leggen.

Vervolgens moeten multifunctionele teams samenwerken om de prognose te verrijken door marktinzichten, promoties, nieuwe productplannen en strategische input te integreren, zodat ook datgene wordt meegenomen wat de cijfers alleen niet kunnen voorspellen.

De prognose wordt vergeleken met het budget om hiaten en discrepanties te identificeren die mogelijk corrigerende maatregelen of escalatie vereisen. Met dit inzicht bereiden teams zich voor op de vraagbeoordelingsvergadering, waarbij ze gegevens consolideren, aannames op elkaar afstemmen en belangrijke discussiepunten identificeren.

Ten slotte voeren we de vraagbeoordeling uit. Op dit punt in het proces valideren cross-functionele belanghebbenden aannames, lossen ze discrepanties op en komen ze tot een consensus over een vraagplan om één uniform beeld van de toekomstige vraag te creëren dat de supply chain, financiële en strategische beslissingen vooruit helpt.

Wat zijn de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden bij de vraagbeoordeling?

Succesvolle vraagbeoordelingen zijn afhankelijk van de inbreng van de juiste belanghebbenden. Verkoop, marketing, financiën en de supply chain moeten allemaal aan tafel zitten, samen met product- en commerciële teams, indien nodig.

Het mag geen kwestie zijn van verkoop versus marketing. Of iets dat grenst aan concurrentie. Dit proces is bedoeld om iedereen in het bedrijf te helpen. Elke groep biedt een andere invalshoek: verkoop en marketing brengen de klant- en marktcontext in, financiën houdt het plan gebaseerd op doelstellingen en de supply chain zorgt ervoor dat het operationeel realistisch is. Samen vormen ze een gedeeld beeld van de toekomstige vraag dat betere beslissingen en een soepele uitvoering ondersteunt:

Verkoopteam

Functie:

• Vraagprognoses en klantinzichten.

Verantwoordelijkheden:

• Analyseren van historische verkoopgegevens, markttrends en feedback van klanten om de toekomstige vraag te voorspellen.
• Input leveren voor prijsstrategieën, productpromoties en verkoopdoelstellingen.

Operationeel team

Functie:

• Capaciteitsplanning en productieplanning.

Verantwoordelijkheden:

• Evalueer de productiecapaciteiten en capaciteitsbeperkingen om te bepalen of aan de verwachte vraag kan worden voldaan.
• Ontwikkelen van productieplannen, planningen en strategieën voor de toewijzing van middelen om deze af te stemmen op de verkoopprognoses.

Supply Chain Team

Functie:

• Voorraadbeheer en logistiek.

Verantwoordelijkheden:

• Monitoren van voorraadniveaus om deze af te stemmen op de vraagprognoses.
• Afstemmen met leveranciers om tijdige levering van grondstoffen en onderdelen te garanderen.
• Optimaliseren van logistieke activiteiten om aan de vraag van klanten te voldoen, met minimale kosten en doorlooptijden.

Managementteam

Rol:

• Besluitvorming en afstemming.

Verantwoordelijkheden:

• Toezicht houden op en begeleiden van het totale S&OP-proces.
• Strategische beslissingen nemen op basis van de inzichten en aanbevelingen van verschillende belanghebbenden.
• Zorgen voor afstemming tussen de vraagprognoses, operationele plannen, financiële doelstellingen en algemene bedrijfsdoelstellingen.

Financieel team

Rol:

• Financiële analyse en toewijzing van middelen.

Verantwoordelijkheden:

• Financiële analyse uitvoeren van de verwachte vraag om omzetprognoses, kostenramingen en winstgevendheidsanalyses te bepalen.
• Input leveren voor beslissingen over de toewijzing van middelen, budgettering en financiële doelstellingen.

Conclusie: laatste gedachten over vraagbeoordeling

Een goed vraagbeoordelingsproces zorgt niet voor voordeel voor het ene team ten opzichte van het andere, maar waarborgt de strategische samenwerking tussen verkoopprognoses en bredere bedrijfsdoelstellingen. Dit maakt ze zo cruciaal voor jouw succes.

Ze analyseren verschillende elementen, valideren prognoses en zorgen voor samenwerking met belangrijke teams en belanghebbenden. Uiteindelijk moet jouw vraagbeoordelingsproces een dieper inzicht geven in jouw marktdynamiek en operationele capaciteiten. Het belang van het afstemmen van jouw vraagplan binnen het bedrijf kan niet genoeg worden benadrukt. Zeker niet als je nadenkt over de impact ervan op belangrijke aspecten van jouw bedrijfsprestaties.

Factoren als klanttevredenheid en voorraadbeheer zijn niet iets om lichtvaardig op te vatten. Het is een kwestie van survival of the fittest. En de sterksten nemen doorgaans de beste beslissingen. Beslissingen die zijn gebaseerd op strategisch denken en voortkomen uit grondige vraagbeoordelingen.

De inzichten die jij tijdens jouw vraagbeoordelingen opdoet, zijn van onschatbare waarde. Je ontdekt opkomende vraagpatronen en markttrends en helpt jouw bedrijf om nieuwe kansen te benutten en de bedreigingen van marktvolatiliteit te beperken.

Uiteindelijk moet jouw vraagbeoordelingsproces de kruising van strategie en uitvoering binnen S&OP belichamen.