De FIFO-methode (First In, First Out) en de toepassing ervan in voorraadbeheer

Voorraadbeheer is een onderwerp dat we vaak bespreken. Het is een breed onderwerp dat aspecten omvat zoals assortimentsbeheer, aanvulling en voorraadtoewijzing. Met deze blog richten we ons op voorraadbeheer in het magazijn, meer bepaald op de FIFO-methode.

Bij het beheren van een magazijn moeten interne regels worden opgesteld om een efficiënte afhandeling van opgeslagen goederen te garanderen. Verschillende factoren beïnvloeden hoe producten verzonden moeten worden en daarom worden er protocollen opgesteld om te helpen bepalen welke items de faciliteit eerder moeten verlaten dan andere. Deze regels hangen grotendeels af van de aard van de producten of materialen die in het magazijn worden verwerkt. Zo is het beheren van voedingsmiddelen, die een specifieke vervaldatum hebben, niet hetzelfde als het verwerken van bevestigingsmiddelen en schroeven die niet verlopen. Deze regels helpen bij het opzetten van een gestructureerd proces om de juiste materiaalstroom in het magazijn te handhaven.

Wat is FIFO (First In, First Out)?

FIFO (First In, First Out) betekent dat de eerste artikelen die binnenkomen ook de eerste zijn die verzonden worden. Volgens dit model wordt oudere voorraad het eerst gebruikt of verkocht, terwijl nieuwere voorraad wordt gereserveerd voor toekomstige bestellingen.

Door de FIFO-strategie in een magazijn te gebruiken, kan een bedrijf het risico op veroudering minimaliseren en verspilling verminderen. Vervallen of verouderde producten hebben geen commerciële waarde, wat betekent dat ze geen inkomsten kunnen genereren. FIFO zorgt ervoor dat oudere artikelen altijd als eerste worden verplaatst, waardoor de kans op verliezen door verval of veroudering afneemt.

Bovendien wordt de waardering van magazijnen altijd gebaseerd op de meest recente herbevoorradingsprijzen. In een inflatoire omgeving betekent dit dat voorraden tegen hogere kosten worden gewaardeerd, wat zowel positieve als negatieve gevolgen voor het bedrijf kan hebben.

FIFO vs. LIFO

In tegenstelling tot FIFO hebben we LIFO (Last In, First Out). In een ander artikel zullen we deze methode in meer detail uitleggen, maar in eenvoudige bewoordingen betekent LIFO dat de laatst gekochte of geproduceerde producten ook als eerste het magazijn verlaten.

Terwijl FIFO tot doel heeft om veroudering en derving te verminderen, kan LIFO bepaalde financiële en boekhoudkundige voordelen bieden. In tijden van inflatie kunnen bedrijven die LIFO gebruiken bijvoorbeeld een lager belastbaar inkomen hebben, omdat hun kosten van verkochte goederen gebaseerd zijn op de meest recente (en meestal hogere) prijzen, waardoor de gerapporteerde winst lager uitvalt.

LIFO is echter niet geschikt voor alle bedrijfstakken. In sectoren zoals voeding en farmaceutica, waar versheid en houdbaarheidsdatums kritieke factoren zijn, kan LIFO leiden tot aanzienlijke verliezen doordat verlopen of bedorven producten te lang opgeslagen blijven.

Elk bedrijf moet beoordelen welk voorraadbeheersysteem het beste past bij zijn bedrijfsmodel en de kenmerken van zijn producten. FIFO wordt vaker gebruikt in sectoren waar productversheid en voorraadrotatie essentieel zijn, terwijl LIFO voordelig kan zijn in sectoren waar boekhouding en belastingbeheer een grotere rol spelen in de besluitvorming.

Alternatieve methoden voor voorraadbeheer

Hoewel FIFO en LIFO de meest gebruikte methoden zijn om de volgorde te bepalen waarin producten de opslag verlaten, zijn er ook andere alternatieven:

• FEFO (First Expired, First Out)

Vergelijkbaar met FIFO, maar geeft voorrang aan producten met de dichtstbijzijnde vervaldatum, ongeacht wanneer ze het magazijn zijn binnengekomen. Dit wordt vaak gebruikt in de voedingsindustrie en farmaceutische industrie.

• HIFO (High In, First Uit)

Bij deze methode worden de duurste producten het eerst gebruikt of verkocht. Deze methode komt minder vaak voor, maar kan in specifieke boekhoudstrategieën worden toegepast.

• LOFO (Low In, First Uit)

Het tegenovergestelde van HIFO, waarbij de voorraad met de laagste kosten het eerst wordt gebruikt. Deze aanpak kan nuttig zijn voor het maximaliseren van de winst in bepaalde financiële contexten.

• Batches

Deze methode organiseert de voorraad in specifieke batches op basis van productiedata, serienummers of unieke kenmerken. Dit is ideaal voor industrieën met strenge wettelijke vereisten, zoals farmaceutische producten of de detailhandel in voedingsmiddelen, waar detailhandelaren een bepaalde resterende houdbaarheidsdatum eisen.

FIFO in boekhouding

Hoewel dit niet het hoofdonderwerp van ons thema is, is het belangrijk om op te merken dat FIFO ook een rol speelt in de boekhouding van een bedrijf bij het waarderen van voorraden. FIFO waardeert de verkochte goederen tegen de prijs van de oudste eenheden. Deze methode waardeert zowel inkomende voorraad als bestaande voorraad op basis van hun aankoopprijs, in overeenstemming met de chronologische volgorde van aankomst in het magazijn. Wanneer producten echter verkocht worden, worden ze gewaardeerd tegen de prijs van de eerste partijen die binnenkwamen. Bijgevolg wordt de resterende voorraad na een verkoop gewaardeerd tegen de meest recente prijzen.

De FIFO-methode wordt gewoonlijk gebruikt bij het waarderen van voorraden die bestaan uit vervallen of bederfelijke producten. Met andere woorden, het systeem volgt de noodzakelijke volgorde om ervoor te zorgen dat de artikelen met de dichtstbijzijnde vervaldatum of het hoogste risico op veroudering als eerste worden verkocht. Het is ook een veelgebruikte aanpak om een constante voorraadrotatie te garanderen, aangezien de langst opgeslagen eenheid de volgende zal zijn die verkocht wordt.

Voorbeeld van FIFO

Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen om te zien hoe FIFO wordt toegepast in de boekhouding:

Stel dat een bedrijf 100 eenheden van een product koopt in twee opeenvolgende batches:

• 50 eenheden voor €10 per stuk
• 50 eenheden voor €12 per stuk

Als het bedrijf 60 eenheden verkoopt volgens FIFO, worden de verkoopkosten als volgt berekend:

• 50 eenheden aan €10 = €500
• 10 eenheden aan €12 = €120
• Totale verkoopkosten = €620.
• Eindvoorraad = 40 eenheden tegen €12 = €480

Is het mogelijk dat FIFO een negatief resultaat oplevert?

Ja, het is mogelijk dat de toepassing van de FIFO-methode onder bepaalde omstandigheden negatieve resultaten oplevert. Dit gebeurt voornamelijk wanneer de vervangingskosten van producten hoger zijn dan de oorspronkelijke aankoopkosten, wat in sommige gevallen kan leiden tot een lagere winstmarge of zelfs boekhoudkundige verliezen.

Enkele situaties waarin FIFO tot een negatief resultaat kan leiden, zijn onder andere:

• Hoge inflatie: Als de prijzen van producten sinds hun aankoop aanzienlijk zijn gestegen, zullen de geregistreerde verkoopkosten lager zijn dan de huidige vervangingsprijs, waardoor de winstgevendheid mogelijk daalt.
• Een scherpe daling van de vraag: Als een product aan waarde heeft ingeboet op de markt en het bedrijf nog oude voorraden heeft, kan het verkocht worden tegen een prijs die lager is dan de oorspronkelijke kostprijs.
• Fouten in voorraadbeheer: Slecht FIFO-beheer, zoals een onjuiste administratie of fouten bij de voorraadrotatie, kan tot onvoorziene verliezen leiden.

Verschillen tussen FIFO en PMP

De FIFO- en PMP-methoden (Weighted Average Cost) zijn twee verschillende benaderingen van voorraadbeheer en -waardering. Terwijl FIFO ervoor zorgt dat oudere producten het eerst worden verkocht, berekent PMP een gemiddelde kostprijs voor de voorraad en verkoop. Enkele belangrijke verschillen tussen de twee methoden:

• Waarderingsmethode: FIFO waardeert voorraden op basis van de meest recente kosten, terwijl PMP een gemiddelde neemt van alle aankoopkosten.
• Invloed op de boekhouding: FIFO heeft de neiging om lagere verkoopkosten te tonen tijdens inflatieperiodes, waardoor de boekhoudkundige winst toeneemt. PMP vlakt prijsschommelingen af door een gemiddelde kostprijs te berekenen.
• Aanbevolen gebruik: FIFO heeft de voorkeur in sectoren waar voorraadrotatie belangrijk is, zoals voedingsmiddelen of farmaceutica. PMP is geschikter voor sectoren met kostenfluctuaties of waar de leeftijd van de voorraad geen relevante factor is.

Intralogistieke oplossingen voor het implementeren van FIFO

Het implementeren van de FIFO-methode in een magazijn kan specifieke intralogistieke oplossingen vereisen om het volgen van de voorraadstroom te vergemakkelijken. Enkele belangrijke strategieën en technologieën zijn:

• Dynamische rekkensystemen: Legborden met rollen of zwaartekracht laten oudere producten automatisch naar voren bewegen, waardoor ze gemakkelijker toegankelijk en verzendbaar zijn.
• Warehouse Management Software (WMS): Deze tools automatiseren de voorraadcontrole, volgen de ingangsdata van producten, optimaliseren hun locatie in het magazijn en stellen de juiste batch voor verzending voor.
• Etiketteren en scannen van streepjescodes: Met dit systeem kunnen oudere producten gemakkelijk worden geïdentificeerd, zodat ze met voorrang worden verzonden.
• Magazijnindeling: Het indelen van de ruimte in specifieke gebieden op basis van de leeftijd van de producten helpt bij het handhaven van een logische en efficiënte volgorde voor het verzenden van goederen.
• Automatisering met robots: Intralogistics robots kunnen geprogrammeerd worden om producten op te halen en te transporteren volgens de FIFO-logica, waardoor de marge voor menselijke fouten kleiner wordt.

Deze oplossingen vergemakkelijken niet alleen de toepassing van FIFO, maar verhogen ook de algehele efficiëntie van het magazijn en minimaliseren het risico op fouten.

Factoren die de toepassing van de FIFO-methode beïnvloeden

De implementatie van de FIFO-methode (First In, First Out) vereist een voorafgaande analyse, omdat deze afhankelijk is van een aantal factoren die de effectiviteit en operationele levensvatbaarheid kunnen beïnvloeden. De meest relevante factoren zijn onder andere:

Aard van de producten

In sectoren zoals voeding, farmaceutica of cosmetica is FIFO essentieel om versheid te garanderen en verliezen door verval te voorkomen. Producten met een houdbaarheidsdatum vereisen een strikte controle, terwijl in andere sectoren zoals productie de toepassing van FIFO flexibeler kan zijn.

Magazijnontwerp en capaciteit

De indeling en infrastructuur van het magazijn spelen een belangrijke rol bij de juiste implementatie van FIFO. Magazijnen met smalle gangpaden, hoge opslag of slecht ontworpen stellingsystemen kunnen een efficiënte productrotatie in de weg staan.

Technologie en automatisme

Het gebruik van Warehouse Management Systems (WMS), RFID-etikettering, barcodes en IoT-sensoren maakt het mogelijk om de voorraadstroom nauwkeurig te volgen. Bij opslag van grote volumes vermindert automatisering menselijke fouten en worden de werkzaamheden geoptimaliseerd.

Voorraadvolume en omzet

In bedrijven met grote voorraadvolumes is het handmatig beheren van FIFO onhaalbaar. Hoe groter de hoeveelheid producten en hun aanvulsnelheid, hoe crucialer het is om geautomatiseerde en goed gestructureerde processen te hebben om een goede rotatie te garanderen.

Herbevoorradingsfrequentie en productvraag

De snelheid waarmee producten ontvangen en verkocht worden, beïnvloedt direct de noodzaak om FIFO toe te passen. Bedrijven met een hoge voorraadomzet moeten ervoor zorgen dat oudere artikelen het eerst worden verkocht om onnodige accumulatie of het risico van veroudering te voorkomen.

Opleiding van personeel

Geen enkele FIFO-strategie zal effectief zijn zonder een goed opgeleid team. Operators moeten het belang van de methode begrijpen en de juiste procedures toepassen bij het hanteren en opslaan van producten om afwijkingen in de voorraadrotatie te voorkomen.

Conclusie

Het succes van de implementatie van de FIFO-methode hangt af van het evenwichtige beheer van deze factoren. Een combinatie van geschikte infrastructuur, intelligente automatisering en voortdurende training kan het verschil maken tussen een efficiënt systeem en een systeem dat gevoelig is voor fouten en verliezen. Een effectieve implementatie van FIFO optimaliseert niet alleen het voorraadbeheer, maar verbetert ook de winstgevendheid en klanttevredenheid.