Il costo nascosto delle scorte: perché i rivenditori non possono permettersi scaffali vuoti

Nella gestione della catena di approvvigionamento, gli stockout sono spesso considerati una realtà inevitabile, un sottoprodotto naturale della domanda volatile e delle interruzioni della supply chain. Molti professionisti del settore li accettano come parte del lavoro. Ma comprendiamo veramente l’impatto totale che hanno?

Anche i grandi rivenditori come Walmart conoscono bene gli stockout e notano il notevole impatto che questi hanno. Nel 2014, l’azienda ha perso quasi 3 miliardi di dollari in vendite potenziali a causa dell’esaurimento delle scorte (Rosenblum, P. 2014, 15 aprile). Il problema delle scorte esaurite di Walmart: solo metà della storia? Forbes) . Invece di accettare semplicemente questa perdita, Walmart ha agito. Migliorando i suoi processi di pianificazione, l’azienda è riuscita a ridurre le scorte del 16%, il che significa che l’anno successivo sono state perse meno vendite.

Ma quanti pianificatori fanno un passo indietro per valutare veramente il costo degli stockout e i fattori che li determinano? Riconoscere gli stockout non come un costo inevitabile del business, ma come una sfida risolvibile, può cambiare il modo in cui i rivenditori si approcciano alla gestione delle scorte.

La reazione del cliente: cosa succede quando le scorte si esauriscono?

Uno studio di Corsten e Gruen (Corsten, D., & Gruen, T. W. (2004). Gli stock-out causano le fughe. Harvard Business Review, 82(5), 26-27) rivela che i clienti reagiscono in quattro modi diversi di fronte a un esaurimento delle scorte. Alcuni possono sostituire l’articolo con un prodotto simile o aspettare che torni in magazzino, azioni che possono avere un impatto limitato sull’azienda. Tuttavia, le altre due reazioni possono avere conseguenze serie: una parte dei suoi potenziali clienti abbandonerà completamente l’acquisto. E una parte significativa andrà direttamente da un concorrente per acquistare il prodotto nel suo negozio.

Questi risultati dimostrano che un cliente potrebbe essere molto meno fedele di quanto un rivenditore possa pensare. Questa reazione si traduce in una perdita del 100% del margine su questi potenziali acquisti e danneggia gravemente la fiducia dei clienti.

Il primo e più evidente costo di uno stockout è la perdita di opportunità di guadagno. Le ricerche dimostrano che gli stockout comportano una media del 4% di vendite perse (Corsten & Gruen, 2004). Nel 2021, i rivenditori CPG (Customer Packaged Goods) hanno addirittura perso il 7,4% delle vendite a causa degli stockout ( NielsenIQ. 2022, 9 febbraio. I rivenditori CPG hanno perso il 7,4% delle vendite a causa degli stock-out nel 2021. Produzione alimentare).

Al di là dell’impatto sul fatturato, gli stockout comportano anche dei costi operativi. Le spedizioni accelerate, gli ordini dell’ultimo minuto e la corsa per recuperare la disponibilità possono accumularsi rapidamente, intaccando i margini. Sebbene questi costi siano misurabili, il danno intangibile al suo marchio e alla fiducia dei clienti può essere ancora più significativo.

Considerati questi rischi, il costo della prevenzione degli stockout, attraverso migliori pratiche di inventario e investimenti proattivi, potrebbe essere molto più vantaggioso di quanto molti rivenditori ritengano.

Le insidie nella pianificazione dell’inventario e come superarle

Gli stockout spesso sembrano essere causati da elementi esterni, come picchi di domanda, interruzioni della catena di approvvigionamento o eventi globali. Tuttavia, un’analisi più approfondita rivela che il 72% degli stockout ha radici in problemi di pianificazione gestibili (Corsten & Gruen, 2004).

Quando si analizzano le cause alla radice dei problemi di pianificazione che le aziende devono affrontare, le seguenti sono spesso le ragioni alla base degli stockout:

• Sistemi legacy: Molte aziende si affidano ancora a sistemi legacy obsoleti, progettati per processi di pianificazione statici. Questi sistemi faticano ad adattarsi alle sfide moderne dell’inventario, rendendo difficile l’ottimizzazione dei livelli di scorte in modo efficace.
• Pregiudizio umano negli ordini: Quando le decisioni sugli ordini sono influenzate dal giudizio personale piuttosto che dai dati, spesso si verificano degli squilibri, sia per l’eccesso di scorte, che vincola il capitale, sia per l’esaurimento delle scorte, che comporta una perdita di vendite e clienti insoddisfatti.
• Processo di ordinazione decentralizzato: Quando i responsabili dei punti vendita gestiscono gli ordini in modo indipendente, si sottrae tempo prezioso che potrebbe essere dedicato all’assistenza dei clienti. Inoltre, in assenza di processi standardizzati e di una gestione centralizzata dei dati, le aziende si trovano ad affrontare incongruenze nei registri dell’inventario, con conseguenti inefficienze in tutta l’azienda.

Anche nei sistemi centralizzati, i difetti nella pianificazione degli ordini d’acquisto, come le politiche d’ordine statiche o la scarsa qualità dei dati, possono rendere i rivenditori incapaci di rispondere efficacemente ai cambiamenti della domanda.

Nel frattempo, il restante 28% degli stockout è legato a problemi di pianificazione della supply chain. Questi possono includere una cattiva gestione dello spazio a scaffale, introduzioni di prodotti non ben allineati o interruzioni esterne, fattori che possono essere mitigati con una pianificazione proattiva e guidata dai dati.

Un nuovo approccio alla pianificazione moderna

Per ridurre al minimo le scorte, le aziende possono concentrarsi su alcune aree chiave che hanno un impatto immediato:

Perfezionare la pianificazione della domanda: Pulire la storia della domanda dai valori anomali, classificare gli articoli per applicare i giusti metodi di previsione e arricchire le previsioni con input esterni, se necessario.

• Migliorare le previsioni con l’AI: i moderni algoritmi guidati dall’AI possono migliorare la precisione rispetto alle tecniche di previsione convenzionali.
• Adotti un approccio agli ordini basato sui dati: Limitare i pregiudizi umani garantisce livelli di inventario più equilibrati e riduce sia l’eccesso di scorte che le giacenze.
• Si concentri sulla gestione delle scorte guidata dai livelli di servizio: Invece di affidarsi a giorni di copertura fissi, le scorte di sicurezza dinamiche aiutano a mantenere il giusto equilibrio tra disponibilità ed efficienza.

Centralizzare il rifornimento: I processi standardizzati migliorano l’efficienza, riducono gli errori e permettono ai direttori dei punti vendita di concentrarsi sui clienti.

Gli stockout possono essere una sfida familiare per i rivenditori, ma sono tutt’altro che una realtà inevitabile. Comprendendo il vero costo degli stockout, non solo in termini di vendite perse, ma anche di danni a lungo termine alla fiducia dei clienti e al posizionamento competitivo, i rivenditori possono iniziare a vederli come un problema risolvibile, piuttosto che come una conseguenza inevitabile dell’attività commerciale.

Adottando un approccio segmentato e basato sui dati, i rivenditori possono raggiungere il delicato equilibrio tra minimizzare le scorte ed evitare l’eccesso di scorte. Il risultato? Relazioni più forti con i clienti, migliori performance finanziarie e un vantaggio competitivo sul mercato.

Gli scaffali vuoti non devono essere la norma. Con la giusta strategia, possono diventare un ricordo del passato.