Renforcez votre équipe d’achats pour perfectionner votre Supply Chain

« Une chaîne est aussi forte que son maillon le plus faible. »

C’est une expression souvent utilisée dans le secteur de la Supply Chain, et qui reste très vraie, même si elle peut paraître quelque peu cliché. Si nous imaginons la Supply Chain de manière extrêmement simplifiée, elle se composerait de trois éléments : notre fournisseur, notre entreprise et le client.

Cependant, la réalité est infiniment plus complexe. Nos fournisseurs peuvent être des dizaines, voire des centaines, et dépendent eux-mêmes de leurs propres fournisseurs, sans oublier le fait que très souvent des entreprises de services logistiques interviennent comme intermédiaires.

Toutes les étapes qui se déroulent avant que le produit n’arrive dans notre entreprise (ce qu’on appelle la gestion amont) seront sous la responsabilité du service des achats, qui définira alors la stratégie d’achat.

L’importance du département des achats

Les achats jouent un rôle très important dans l’activité d’une entreprise, en particulier si l’on prend en compte leur poids dans les comptes de la majorité des organisations.

L’impact financier

En moyenne – bien que chaque cas soit différent – les achats représentent 60 % du volume total des ventes dans les entreprises. Cela signifie que toute amélioration de l’efficacité des achats a un impact direct sur la marge et donc sur la rentabilité.

Ce département est chargé de gérer des volumes importants de dépenses et d’investissements, ce qui affecte directement les coûts opérationnels. La réduction des coûts d’achats non seulement améliore les marges, mais peut également libérer du capital à réinvestir dans d’autres domaines stratégiques tels que la recherche et le développement, l’expansion du marché ou l’amélioration des équipements et technologies.

Le rôle stratégique des achats

Au-delà de la simple réduction des coûts, le rôle du département achats a évolué d’une fonction purement administrative vers une dimension stratégique. Aujourd’hui, les professionnels des achats se concentrent non seulement sur l’obtention de meilleurs prix et conditions d’achat, mais jouent également un rôle clé en matière d’innovation, de durabilité et de gestion des risques.

Cette évolution a été rendue possible grâce à une approche plus analytique et à l’adoption de technologies avancées permettant une meilleure prise de décision.

Alignement des achats avec la stratégie d’entreprise

Pour que les achats contribuent efficacement au succès de l’entreprise, ils doivent être alignés avec la stratégie d’entreprise. Cela implique que les décisions d’achat soient en lien avec les objectifs globaux de l’entreprise, tels que l’entrée sur de nouveaux marchés, l’amélioration de la qualité des produits, l’établissement de niveaux de service améliorés ou la réalisation d’objectifs de durabilité.

Création de valeur par les achats

La création de valeur dans les achats va au-delà de la simple réduction des coûts. Elle implique l’innovation, la gestion de la qualité, le développement des fournisseurs et l’optimisation de la Supply Chain pour générer un impact positif sur l’entreprise à long terme.

Innovation dans les achats

L’innovation est essentielle pour créer de la valeur. Les achats peuvent encourager l’innovation en collaborant étroitement avec les fournisseurs pour développer de nouveaux produits, améliorer les produits existants ou mettre en œuvre des processus plus efficaces. Cette collaboration peut aboutir à des articles avec de meilleures marges, des processus plus efficients et une plus grande satisfaction des clients.

Gestion de la qualité

Maintenir des normes de qualité élevées est crucial pour le succès de toute entreprise. En achats, la gestion de la qualité consiste à sélectionner des fournisseurs qui répondent aux normes établies, à mettre en place des contrôles qualité dans le processus d’achat, et à surveiller en continu les performances du fournisseur et de ses produits.

Développement des fournisseurs

Le développement des fournisseurs est une stratégie qui vise à améliorer la capacité et l’efficacité des fournisseurs existants. Cela peut inclure la formation, l’investissement dans la technologie, ou même des alliances stratégiques qui renforcent la relation et améliorent la compétitivité des deux partenaires.

Le développement des fournisseurs contribue non seulement à garantir la qualité et l’approvisionnement, mais peut également ouvrir des opportunités d’innovation conjointe et d’accès à de nouveaux marchés.

Optimisation de la Supply Chain

L’optimisation de la Supply Chain est un autre domaine où les achats peuvent créer une valeur significative. Cela comprend une gestion efficace des stocks, la réduction des délais et l’amélioration de la coordination entre les différents acteurs de la chaîne. Une Supply Chain optimisée permet de réduire les coûts, d’améliorer la satisfaction client et d’accroître la résilience de la Supply Chain.

Feuille de route du département des achats

L’évolution de la feuille de route d’un département achats reflète un processus de maturité et de sophistication, passant d’une posture passive et réactive à une force stratégique et proactive au sein de l’organisation.

Cette progression se déroule en cinq phases principales, chacune caractérisée par un changement significatif dans la gestion des achats et des relations avec les fournisseurs.

Phase 1 : Passive (Tout le monde achète)

Stratégie

À ce stade précoce, la stratégie d’achat est pratiquement inexistante. Les besoins internes de l’entreprise ne sont pas clairement définis et le marché des fournisseurs est complètement inconnu. Il n’existe aucune approche stratégique pour gérer les achats.

Personnel

Il n’existe pas de service des achats formel. Au lieu de cela, tous les employés sont responsables de l’achat des biens nécessaires sans formation spécifique, achetant ce dont ils ont besoin sans coordination ni soutien centralisé.

Processus

Il n’y a ni regroupement des volumes d’achat ni de processus standardisés. L’entreprise ne dispose d’aucun indicateur ni de système de mesure de la performance des achats, ce qui entraîne un manque de contrôle et une très faible optimisation.

Fournisseurs

Pour ce qui est des fournisseurs, ce sont eux qui gèrent la relation. Il n’existe pas de contrats formels, seulement des commandes et des factures, et il n’y a aucune gestion de panel fournisseurs. L’entreprise se contente de payer les produits sans autre considération.

Communication

La communication est inexistante à ce stade. Il n’y a aucune coordination interne ou externe, ce qui reflète le manque d’intégration et de gestion dans le domaine des achats.

Phase 2 : Achats

C’est la phase où le département des achats commence à se structurer et où les premiers processus formels sont mis en place :

Stratégie

La stratégie repose sur des actions quotidiennes au sein du département, bien qu’elle reste informelle. Les besoins internes sont mieux compris, mais la connaissance du marché des fournisseurs demeure limitée.

Personnel

Un département achats est défini, même s’il reste au niveau le plus basique. Les compétences sont principalement axées sur la gestion des transactions, telles que le traitement des commandes et des factures. La gestion est collective, sans accent sur le développement individuel.

Processus

Les processus commencent à se structurer. Les commandes, factures et réclamations sont gérées, et des politiques et processus de base sont mis en œuvre. Des systèmes et outils d’approvisionnement sont utilisés, marquant une avancée significative.

Fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs deviennent plus formelles, avec un panel de fournisseurs défini. Les achats initient les relations et commencent à évaluer les fournisseurs clés, bien que la relation reste simple.

Communication

La communication s’améliore au sein du département, avec un accent sur la mesure des transactions. Cependant, elle reste interne et ne s’étend pas aux autres parties prenantes.

Phase 3 : Sourcing

Le département des achats franchit une nouvelle étape en adoptant une approche plus stratégique et orientée vers le marché :

Stratégie

La stratégie est formalisée et centralisée au sein du département des achats. Les besoins internes sont bien compris et le marché des fournisseurs est mieux appréhendé, permettant une gestion plus proactive.

Équipe

Le département est organisé autour de catégories et de fournisseurs spécifiques. Les négociations et les contrats-cadres deviennent plus courants, et la gestion collective et individuelle est renforcée.

Processus

Les pratiques professionnelles se sophistiquent. De grands appels d’offres (RFX) sont gérés, et le panel de fournisseurs est optimisé. Le département mène des actions de productivité et commence à gérer plus activement la qualité.

Fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs deviennent plus coopératives. Les contrats sont formalisés et les panels sont optimisés, permettant une relation plus équilibrée et collaborative entre l’entreprise et ses fournisseurs.

Communication

La communication s’étend aux fournisseurs et la performance des fournisseurs est mesurée, facilitant une meilleure prise de décision et une plus grande transparence dans les relations.

Phase 4 : Gestion des ressources externes

Dans cette phase, le département des achats est profondément intégré dans la stratégie de l’entreprise :

Stratégie

Les achats participent activement à la définition de la stratégie de l’entreprise, en veillant à ce que les familles de produits stratégiques soient alignées avec les objectifs de l’entreprise. La stratégie est élaborée conjointement avec la direction générale, ce qui souligne l’importance du département.

Personnes

Le département des achats fait partie du comité de pilotage, intervenant dans les décisions clés. Il est géré en collaboration avec la haute direction, et l’accent est mis sur la création de valeur par la gestion des fournisseurs et la capture de l’innovation.

Processus

Les pratiques commerciales sont orientées vers la protection et l’optimisation de l’ensemble de la Supply Chain. Cela implique des contrats qui protègent l’entreprise et alignent les stratégies avec les fournisseurs, favorisant une amélioration continue.

Fournisseurs

La direction générale est impliquée dans la sélection des fournisseurs stratégiques. La relation avec les fournisseurs est basée sur une co-gestion et une collaboration pour un développement et une innovation mutuelle.

Communication

La communication est élargie pour inclure la direction générale, les actionnaires et autres parties prenantes. La stratégie de communication de l’entreprise intègre désormais les achats, reflétant ainsi leur importance stratégique.

Phase 5 : Intégration des chaînes de valeur

La phase finale de la feuille de route est celle où le département des achats atteint son plus haut niveau d’intégration et de maturité :

Stratégie

À ce stade, le service des achats non seulement soutient, mais aussi impulse la stratégie de l’entreprise. Les chaînes de valeur se chevauchent et s’intègrent, permettant une pleine coopération au sein de l’entreprise et avec l’extérieur.

Personnel

Le département des achats est pleinement intégré dans la direction de l’entreprise et joue un rôle important dans la définition et l’exécution de la stratégie de l’entreprise. Le contrôle est partagé avec la direction générale, ce qui facilite une prise de décision agile et efficace.

Processus

Les processus atteignent leur niveau de développement le plus avancé. L’ensemble de la chaîne de valeur est géré avec un souci d’amélioration continue et de co-gestion avec les fournisseurs clés, garantissant que toute l’entreprise est alignée sur la création de valeur.

Fournisseurs

Les relations avec les fournisseurs reposent sur une collaboration stratégique, visant des avantages à long terme. L’intégration avec les fournisseurs est totale, permettant à l’entreprise de s’adapter rapidement aux demandes du marché tout en favorisant l’innovation.

Communication

La communication s’étend à tous les niveaux, incluant tous les acteurs pertinents. La transparence et la collaboration sont essentielles à ce stade, garantissant que toutes les parties sont alignées sur les objectifs de l’entreprise.

Développements en coordination avec les fournisseurs et le département des achats

Comme indiqué dans le point précédent, la gestion et la collaboration avec les fournisseurs sont parmi les principales tâches des équipes des achats. La relation entre une entreprise et ses partenaires de la Supply Chain progresse à travers plusieurs niveaux d’intégration, chacun avec sa propre approche et ses méthodes pour améliorer l’efficacité et générer de la valeur :

Niveau 0 : Non coordonné

À ce niveau, il n’y a pas de coordination significative avec les fournisseurs. Les achats se concentrent sur l’exécution de transactions de base, et les acheteurs opèrent de manière tactique et locale. La priorité est d’acquérir les produits au coût le plus bas sans prendre en compte les optimisations ou les partenariats à long terme.

Niveau 1 : Gestion des approvisionnements

Ici, l’accent devient plus interne, avec un objectif d’intégration des processus. Les activités incluent la négociation des prix, la consolidation des volumes et la rationalisation des fournisseurs. Les acheteurs stratégiques commencent à diriger les processus, améliorant l’efficacité interne et réduisant les coûts.

Niveau 2 : Gestion des processus

À ce niveau, l’entreprise se concentre sur la productivité par la gestion des processus, l’optimisation de la qualité et l’analyse du coût total de possession (TCO). La gestion de la demande est également introduite, visant à optimiser les quantités et à réduire les gaspillages, permettant ainsi une meilleure gestion des ressources.

Niveau 3 : Gestion de la demande

Le champ d’action s’élargit, et la collaboration avec les fournisseurs sur la re-spécification des produits et l’innovation commence, cherchant non seulement à mieux acheter mais aussi à améliorer la productivité et les ventes.

Niveau 4 : Accent sur la création de valeur

Au niveau le plus avancé, l’intégration avec les fournisseurs se concentre sur la création de valeur grâce à la co-innovation et la conception collaborative. L’entreprise et ses fournisseurs travaillent ensemble pour générer des produits et services offrant une valeur supérieure, favorisant la compétitivité et l’innovation sur le marché.

Évaluation des fournisseurs

Le service des achats travaille en étroite coopération avec les fournisseurs ; ainsi, le succès de la stratégie d’achat dépend en grande partie des performances de ces « partenaires » dans la Supply Chain. C’est pourquoi il est important de suivre la performance de nos partenaires.

Alors, comment mesurer la valeur d’un fournisseur ? Nous vous proposons de vous poser les questions suivantes :

Quel pourcentage des dépenses totales de la catégorie ce fournisseur représente-t-il ?

Il est essentiel de comprendre l’importance des dépenses auprès d’un fournisseur par rapport au total de la catégorie. Un pourcentage élevé peut indiquer une relation clé, qui mérite une gestion plus stratégique.

Quels sont les potentiels d’économies et de productivité avec ce fournisseur ?

Évaluez si le fournisseur offre des opportunités de réduction des coûts ou d’amélioration de la productivité. Cela peut inclure de meilleurs prix, des conditions de paiement plus flexibles ou des innovations qui optimisent le processus de production.

Les clients perçoivent-ils la valeur de ce fournisseur ?

Considérez si le fournisseur contribue de manière significative à la différenciation du produit final qui atteint le client, renforçant ainsi la perception de valeur du client, ce qui constitue un atout stratégique.

Ce fournisseur permet-il l’accès à une technologie ou des innovations de pointe ?

Les fournisseurs qui introduisent de nouvelles technologies ou des innovations peuvent offrir un avantage concurrentiel important, en maintenant l’entreprise à la pointe du marché.

Comment une défaillance ou une interruption de ce fournisseur affecterait-elle la satisfaction client ?

Analysez l’impact potentiel d’une défaillance de l’approvisionnement. Si une interruption peut affecter sérieusement la satisfaction client, ce fournisseur doit être géré avec une attention particulière.

Quel est l’impact total de ce fournisseur sur la catégorie ?

Enfin, considérez l’impact global du fournisseur sur la catégorie. Un fournisseur ayant un impact élevé dans plusieurs domaines clés est essentiel au succès de l’entreprise et doit être traité comme tel.

Conclusion : La fonction des achats : un levier d’efficacité et d’innovation pour les organisations

Comme le montre cet article, le service des achats a évolué d’une fonction purement opérationnelle pour devenir un acteur stratégique au sein des organisations. Le poids important des achats dans les budgets des entreprises fait du département des achats un maillon fondamental en termes d’ajustement des coûts. Il joue même un rôle déterminant dans l’innovation des entreprises grâce à la collaboration avec les fournisseurs et les clients.

Parallèlement, l’efficacité de la Supply Chain repose également sur un processus d’achats bien huilé et une coopération étroite avec les autres maillons de cette chaîne. Ainsi, l’efficience de la Supply Chain d’une organisation et sa capacité à générer de la valeur ajoutée dépendent en grande partie du bon fonctionnement du département des achats.