BAX-SHOP AUMENTA LA DISPONIBILIDAD DE SU INVENTARIO CON SLIM4

Bax-shop comenzó hace nueve años como un inocente pasatiempo para los hermanos Bax, quienes han sabido convertirlo en una empresa con ventas millonarias. Bax-shop vende con éxito equipos de audio e iluminación tanto para profesionales como aficionados a través de internet. La empresa ha experimentado un crecimiento anual de dos dígitos en los últimos años. Para evitar que las roturas afectaran las ventas, Bax-shop decidió implementar el sistema de optimización de inventarios Slim4 de Slimstock.

Bax-shop es una tienda web para aficionados entusiastas. DJ’s y estudios de grabación encuentran giradiscos, mezcladores, mesas de estudio, altavoces; bares y salas de espectáculos compran equipo de iluminación y músicos adquieren lo último en instrumentos. Bax-shop sirve a un mercado que se toma muy en serio su afición. “No es extraño tener clientes que pagan un pedido nueve meses antes de la introducción de un artículo, de tal forma que sean los primeros en disfrutarlo,” comenta Yohanan Bax, quien junto con su hermano fundó la empresa.

Los hermanos Bax comenzaron su empresa como un pasatiempo. En 2003 comenzaron alquilando equipo de iluminación y sonido y actuando como DJ’s. Un año después, comenzaron a vender productos a través de eBay. En la actualidad son una empresa con 86 empleados y un almacén de 3.000 metros cuadrados. Cada día se gestionan entre 850 y 1.000 pedidos en el almacén. Y ese número está creciendo rápidamente. “En 2011, crecimos un 63 por ciento. Es difícil predecir cuánto creceremos este año, pero con un 40 porciento nos sentiremos satisfechos,” comenta Bax.

Verde, amarillo, rojo

El rápido crecimiento ha hecho muy difícil para Bax-shop mantener el control de su inventario. “Si tienes quinientos artículos en stock, con un poco de intuición los puedes gestionar. Actualmente nuestro catálogo es de casi 20.000 artículos, de los cuales el 90 porciento está en stock. No podíamos seguir así,” comenta Bax.

La disponibilidad para Bax-shop es fundamental. Su página web provee de un código de colores para indicar la disponibilidad de los artículos. Cuando un artículo aparece en verde significa que está disponible en el almacén de Bax-shop; cuando aparece en naranja significa que está disponible en el almacén del proveedor y finalmente, cuando aparece en rojo, significa que no está en stock en ningún lado. “En ocasiones nuestros clientes ahorran dinero durante meses o años para adquirir un artículo. Cuando finalmente lanzan su pedido, lo quieren tener de inmediato. Todos los pedidos recibidos antes de las diez de la noche son servidos al día siguiente,” afirma Bax.

Durante mucho tiempo, Bax-shop trabajó con un sistema de máximos y mínimos. Si el stock caía por debajo del mínimo, se lanzaba una orden de compra. “Este método no tomaba en cuenta patrones estacionales. Más aún, teníamos artículos cuya demanda caía a pesar de nuestro rápido crecimiento. Esto resultaba en múltiples problemas porque el stock mínimo no se actualizaba desde el momento en que se fijaba por primera vez. Prestábamos muy poca atención al inventario.”

Mayor disponibilidad del inventario

“Inicialmente decidimos emplear a nuestros informáticos para añadir algunas fórmulas y ayudar a nuestro software a mejorar la disponibilidad. Fue decepcionante. El resultado no fue el mismo que logramos con Slimstock” afirma Bax.

Slimstock es el proveedor de software de optimización de inventarios con el que se puso en contacto Bax-shop después de una charla con un consultor. Esto resultó en la adquisición en la primavera de 2011 de Slim4, el sistema de Slimstock. En la primera semana de noviembre, se puso en marcha el sistema. “Invertimos mucho tiempo para determinar la configuración del sistema. Adicionalmente, no toda la información requerida estaba disponible en nuestro sistema ERP. Además éramos el primer ebusiness que implantaría Slim4. Un e-tailer es de cierta manera diferente a un retailer,” comenta Bax.

En colaboración con Slimstock, Bax ha realizado un profundo análisis del ciclo de vida de sus productos. De esta forma, cuando aparece un nuevo artículo, se determina deliberadamente que se trabajará bajo pedido. Si artículo vende, Slim4 genera directamente un pedido hacia el proveedor. Después de las primeras ventas Slim4 estudia los movimientos del artículo para determinar si debe ser trabajado contra stock. A partir de ahí el stock se mueve automáticamente con las ventas. Al final de ciclo de vida del producto, el stock se va reduciendo paulatinamente hasta que Slim4 emite una señal de que el artículo no debe ser más reaprovisionado.

Slim4 funciona con King Enterprise, el ERP de Bax-shop. Cada noche Slim4 recibe los niveles de stock y la cantidad de pedidos pendientes de servir de King, y a continuación Slim4 realiza sus cálculos y genera las propuestas de compra. A la mañana siguiente un planificador revisa las propuestas de compra, enfocándose en aquellos artículos donde Slim4 indica que hay que poner especial atención. “El sistema nos advierte en varias fases cuando la disponibilidad de un artículo podría estar en riesgo.”

Mayor facturación

Bax-shop puso en marcha Slim4  en el período más activo del año. “Nuestro equipo pensaba que estábamos locos, pero las cosas han salido bien. Estoy convencido que mejoramos nuestra facturación en noviembre y diciembre gracias a Slim4 debido a la mejor disponibilidad que obtuvimos, aunque no tengo datos para comprobarlo. Estamos creciendo tan rápido que es difícil determinar qué parte del crecimiento ha sido provocada por Slim4.”

La disponibilidad del stock en los primeros dos meses se incrementó del 65 al 95 por ciento. “Elegimos aumentar la disponibilidad gradualmente al nivel deseado para evitar atascos logísticos. Queríamos evitar que al día siguiente tuviéramos decenas de camiones esperando por aumentar la disponibilidad bruscamente.”

La disponibilidad mejorada hizo que los costes logísticos disminuyeran. El número de artículos sin servir se ha reducido a la mitad, reduciendo las entregas parciales. “El impacto es considerable debido a que nuestros clientes que realizan pedidos de más de 50 euros no tienen que pagar portes.”

Cuatro meses después de la implantación, Bax-shop detectó más beneficios. Redujeron el stock sin rotación en 400.000 euros. “Estamos muy encima e intentamos sacar lo antes posible los artículos con poco o ningún movimento. No tenemos mucho menos stock que antes, sino un stock mejor equilibrado.”