Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan un ERP para respaldar los procesos administrativos y logísticos. Pueden capturar todo tipo de información en él, como datos de clientes y artículos, órdenes de compra y venta, entre otros, por lo que tiene sentido que las empresas también quieran utilizar el software para administrar su inventario.
Optimización de inventario con un ERP: verificar todo manualmente
Si tu compañía ya cuenta con un ERP, el departamento de cadena de suministro debe trabajar con lo que tiene, como pueda. Las recomendaciones de pedidos del ERP son muy deficientes, por lo que no hay otra opción que revisarlas a fondo y ajustarlas manualmente cuando sea necesario.
Su equipo de planificación de inventario debe verificar que no haya pedidos de artículos que pronto se eliminarán o que gradualmente se venderán menos. Las promociones planificadas o artículos con una demanda creciente harán que ellos quieran aumentar el próximo pedido. De esta manera, revisan la lista completa cada semana, o quizás varias veces a la semana. Y sí, ¡es un gran trabajo!
Excel como salvavidas
A medida que el negocio crece, la verificación manual para la optimización de inventario con un ERP se convertirá en un factor cada vez más estresante. Se vuelve imposible para su departamento de planificación identificar todas las excepciones a tiempo y responder a ellas de la manera correcta. Esto crea escasez de stock y, al mismo tiempo, aumentará el stock inmovilizado en el almacén. El equipo pierde el control, siente que está constantemente atrasado y se frustra. Es entonces cuando muchas empresas recurren a una solución de emergencia: ¡Excel!
Inicialmente, Excel parece ser la solución ideal para compensar la funcionalidad de optimización de inventario del ERP. Todos los empleados lo tienen en su computador, como un estándar y ya están familiarizados con él. También se puede copiar fácilmente los datos del ERP en él y, si es un poco hábil, puedes programar las fórmulas más fantásticas en él. En cada empresa hay alguien que es experto en esto y disfruta armando un sistema de hoja de cálculo con el que sus colegas puedan generar pedidos.
Excel conduce la proliferación de fórmulas
Los primeros resultados con Excel son bastante buenos y ciertamente ayuda a ahorrar tiempo a los planificadores y las sugerencias de pedidos son mejores que intentando la optimización de inventario con un ERP. Pero, tarde o temprano, la capacidad de Excel no dará a basto. Resulta difícil establecer en ese sistema las reglas de negocio correctas para múltiples artículos diferentes.
De forma lenta pero segura, el sistema Excel tiene un límite. Se convierte en una cuna de proliferación de fórmulas en donde solo el desarrollador original sabe cómo funciona. No hay inteligencia o contrapesos que indiquen errores complejos y, por lo tanto, conduce a malas decisiones de stock. La falta de existencias podría volver a aumentar, como también la obsolescencia y el capital de trabajo.
A pesar de esto, la introducción de Excel tiene un impacto positivo. Es un paso natural en la maduración del departamento de Supply Chain y una fase en la que se adquieren muchos conocimientos nuevos. Obliga a las empresas a pensar en su estrategia de inventario y equilibrar las interesas de la compañía. Por lo tanto, Excel no es un software empresarial. Puede registrar datos históricos y realizar cálculos con ellos, pero no está destinado a la planificación en el tiempo ni a soportar los procesos.
Una herramienta de planificación avanzada
En una escala del uno al 10, las empresas que obtuvieron un seis por su optimización de inventario con un ERP, con gran dificultad lograrán un siete apoyándose en Excel. Lo que se necesita para convertir ese siete en un sólido nueve es una herramienta de software de optimización de inventario avanzada que pueda hacer las siguientes tareas:
- Determinar rápida y fácilmente los pedidos óptimos para grandes cantidades de artículos al mismo tiempo.
- Calcular automáticamente la previsión correcta, teniendo en cuenta tendencias, temporadas, promociones y los ‘ciclos de vida’ de los artículos.
- Hacer frente a la incertidumbre en la oferta y la demanda y encontrar el equilibrio óptimo.
- Definir decisiones de rutina por sí mismo pero, en caso de desviaciones, que envíe una señal al planificador con una sugerencia de las acciones posibles a tomar.
- Calcular escenarios y crear condiciones previas a nivel táctico con las que se puedan tomar las decisiones correctas a nivel operativo.
En resumen: un sistema de software que realmente soporte a todo el proceso de optimización del inventario.
Conocimiento y organización
La optimización del inventario es una profesión con un gran impacto en los costos, los requisitos de capital y el margen de beneficio. Un software especializado para complementar la optimización de inventario con un ERP es indispensable, pero eso no es suficiente. Para obtener resultados dignos de una calificación máxima, además del software adecuado, también necesitarás un departamento de Supply Chain que sepa cómo manejarlo de la manera correcta.
Esto se logra contando con personas que entienden la dinámica del inventario, que entienden lo que sucede bajo el capó del software y que pueden comunicarse bien con otros departamentos y empresas. Debe haber un buen equilibrio entre los niveles de planificación estratégica, táctica y operativa con un proceso de planificación en el que los objetivos estratégicos se traduzcan correctamente en decisiones de inventario y surtido.