¿Cómo idear un plan de abastecimiento?

Muchos planificadores, compradores o analistas de abastecimiento batallan contantemente con el plan de abastecimiento. Sin embargo ¿Cuál es su significado y qué lo compone? En este artículo te entregaremos una guía completa sobre qué es un plan de abastecimiento, como gestionarlo, su importancia, algunos tips y la forma correcta de hacerlo.

En estricto rigor, un plan de abastecimiento consta de todas las acciones que prevén la cantidad existencias, bienes o servicios con el fin de gestionar (y garantizar) su disponibilidad y permitir que el proceso productivo o comercialización se lleve a cabo. Sin embargo, es mucho más complejo que eso.

El plan de abastecimiento no guarda relación con la planificación de la demanda, ya que la primera está relacionada con los canales de distribución, la política de inventario y el ciclo de vida del producto. Por otro lado, la planificación de la demanda es, principalmente, la construcción de la previsión (forecast) y todo lo que ello implica.

Por otro lado, el horizonte de planificación entre ambas planificaciones, de abastecimiento y de demanda, suelen ser notablemente diferentes, pero no menos variadas. En general, la planificación de abastecimiento suele ser de carácter “operativa”, en donde se busca satisfacer las necesidades en el corto o mediano plazo, ya sea para un centro de distribución como para tiendas o sucursales.

Por otro lado, la planificación de demanda tiende a apuntar a un periodo más extenso en donde es común que se determinen planes de venta para los próximos 12 meses, o incluso más. Sin embargo, una diferencia clave es el enfoque u objetivo que se persigue: por un lado la planificación de demanda busca lograr cumplir con un presupuesto de ventas, luego el plan de abastecimiento evitar los quiebres de inventario en cada ubicación.

La importancia de un plan de abastecimiento

Tener un buen plan de abastecimiento tiene una serie de ventajas y por lo tanto es muy relevante para las empresas idearlo, y contar con una estructura clara. En ese sentido, un buen plan de abastecimiento permitirá que se logre:

• Mejorar la comunicación a través de la organización y potencia una mejor proactividad, entregando un foco estratégico (anticipándose al largo plazo) y así reducir las emergencias y las compras urgentes, que suelen ser más costosas.
• Producir una disminución de las existencias, debido a que se hace un mejor uso de los recursos y del capital de trabajo. Además, facilita la conexión de la estrategia de suministros con los asuntos tácticos y operativos de las áreas.

¿Cuál es la manera correcta de idear un plan de abastecimiento?

Existen muchas maneras de desarrollar un plan de abastecimiento, pero hay algunas tácticas que se pueden ejecutar para lograrlo de mejor modo. Lo primero es analizar el surtido e identificar los productos más importantes para los clientes, luego priorizarlos para determinar la estrategia adecuada. Una vez hecho esto, establecer reglas comerciales sólidas para garantizar que el plan de abastecimiento esté alineado con los objetivos corporativos de la organización.

Una de las principales causas de la obsolescencia, el exceso de existencias y la extinción de incendios es que los planificadores dedican demasiado tiempo a centrarse en los productos equivocados. Sin embargo, y por ejemplo, realizar un análisis ABC cuidadosamente considerado, puede proporcionar una solución perfecta para superar este problema.

Con estos cuatro pasos, podrás lograr hacer un plan de abastecimiento de manera correcta y eficaz:

Paso 1: Realización de un análisis ABC

Un análisis ABC comienza con la división de todos los artículos en el inventario en función de su contribución a los ingresos generales ya sea por margen bruto, a precio de costo, facturación, o el que sea relevante para el análisis. Descubrirán que el 80-90% de los ingresos totales se genera a partir de un escaso 10-20% por ciento de todos los artículos dentro del surtido. Un buen comienzo sería hacer un análisis similar basado en la contribución al margen de beneficio, por ejemplo. El análisis ABC final debe siempre basarse en los criterios más relevantes para la compañía, o en aquellos que, en función del surtido a analizar, entreguen resultados categóricos al momento de discriminar cuáles son los artículos más importantes que otros.

Paso 2: determinar la estrategia de acciones adecuada

La estrategia para el inventario se centra en dos cosas: cuándo pedir y cuánto pedir. De lo que debe depender esta estrategia, dentro de las muchas variables posibles para cada empresa, principalmente, es de cuán urgente y/o cuán importante es el artículo. En general, para evitar costosas situaciones de falta de existencias, lo más probable es que se hagan pedidos de artículos A con más frecuencia que de artículos C (en función de la clasificación ABC del paso anterior). Para cada categoría, se debe encontrar un equilibrio entre los niveles de servicio objetivo y los costos de inventario.

Paso 3: Establecer los parámetros

La estrategia de inventario que se haya elegido en el paso anterior debe traducirse a la configuración de parámetros correcta en su sistema de gestión de inventario. ¿Cómo se debe tener en cuenta el nivel de servicio? ¿En qué deben basarse los ciclos de compras; intervalos fijos o variables? ¿Cómo se deben calcular las cantidades de pedido? Son algunas preguntas que es sensato y aconsejable hacerse al momento de configurar los parámetros de compras.

Paso 4: Centrarse en los artículos A

Una vez que se han establecido los parámetros correctos, los planificadores pueden prestar total atención a los productos que más lo requieren. Dada la importancia de los artículos A, es correcto decir que los planificadores se centrarán principalmente en estos productos. Por lo tanto, monitorear los pronósticos de ventas y vigilar de cerca cómo se desarrolla la demanda es fundamental. ¿Hay alzas súbitas en la demanda? ¿Debería ajustarse alguna de las estimaciones como resultado de nueva información de mercado o promociones planificadas?

Una vez determinado el plan de abastecimiento, se pueden tomar algunas herramientas para refinarlo y así optimizar la estrategia de este. Es por eso que a continuación, le dejamos algunos puntos para pueda llegar su compañía al siguiente nivel y mantener sus operaciones bajo control.

¿Cómo optimizar el plan de abastecimiento?

Muchas empresas, en la búsqueda de una propuesta única de valor, han desarrollado surtidos muy costosos y que abarcan una gran variedad de SKUs. Si bien este enfoque permite a las empresas ofrecer a los clientes una gran cantidad de opciones, la gestión de una cantidad tan grande de artículos trae consigo su propia gama de desafíos.

Al tener surtidos tan grandes, muchas empresas invierten una gran cantidad de recursos en la gestión de miles de artículos que ofrecen un valor limitado para la empresa en términos de ganancias, pero un gran valor para el cliente final. Con esto en mente ¿Qué pueden hacer las empresas para maximizar el valor de su surtido sin comprometer su capacidad para satisfacer las necesidades de sus clientes?

Refinar el plan de abastecimiento es la clave

Lograr un abastecimiento bien refinado es mucho más que simplemente centrar toda su atención en garantizar que las líneas de mejor rendimiento se gestionen con la mayor eficacia posible. Para maximizar la rentabilidad del surtido, las decisiones de inventario no deben tomarse a la ligera, especialmente cuando se trata de los artículos que menos valor aportan al surtido.

Sin embargo, y a menos que se tenga una comprensión completa del surtido ¿Cómo se puede estar seguro de que se están tomando las decisiones de inventario correctas? Si bien una línea de baja rotación puede parecer una costosa pérdida de espacio en su centro de distribución, para ciertos clientes, estos artículos podrían ser la única razón por la que compran en el negocio. Análogamente, si un artículo solamente ofrece un rendimiento mínimo en términos de beneficios o ganancias para el cliente ¿Realmente vale la pena invertir tiempo y dinero para garantizar que este artículo esté siempre disponible?

La gestión de los artículos que menos valor aportan al surtido es un delicado acto de equilibrio entre los niveles de servicio y mantener bajo control la inversión en el inventario. Para administrar estos elementos de manera efectiva, es importante que las empresas tengan una visibilidad clara sobre cómo cada elemento contribuye a los objetivos corporativos generales: al clasificar los elementos según su importancia estratégica para su negocio, puede comenzar a adoptar un enfoque más personalizado para administrar esta parte del surtido.

Definición de un artículo long tail

El “long tail” o en español “cola larga”, son aquellos artículos que menos valor aportan al surtido. En general, se habla de aquellos que componen el último 5% de la facturación. Para muchas empresas, puede que no esté claro exactamente qué elementos forman parte del “long tail”. Sin embargo, un análisis ABC bien estructurado puede proporcionar la información necesaria para identificar grupos de producto claros. Si bien el proceso de realizar un análisis ABC permite obtener una mayor comprensión del surtido, es esencial que los parámetros del análisis estén bien alineados con los objetivos generales del negocio.

Después de todo, si el negocio se enfoca en la satisfacción del cliente, la categorización de los artículos solo por margen hará poco para ayudar al negocio a lograr sus objetivos. La forma en que defina los límites dentro de su surtido dependerá en gran medida de qué KPIs son más importantes para el negocio.

Esencialmente, hay dos objetivos principales que determinan los KPIs: por un lado, el enfoque puede estar en los márgenes de beneficio de un artículo o en la facturación. Sin embargo, y alternativamente, los elementos financieros pueden dejarse de lado y la satisfacción del cliente en forma de líneas de pedido o transacciones puede usarse como la base sobre la cual construir los KPIs.

Reducir los niveles de inventario para un buen plan de abastecimiento

Para dar forma al surtido y ayudar a tomar decisiones informadas, los siguientes 3 pasos se pueden adoptar hoy para ayudar a optimizar los niveles de inventario, mejorar el flujo de caja y ayudar a maximizar la rentabilidad de su ”long tail”.

1. Decisiones de almacenamiento

Es probable que haya una serie de artículos en el long tail que no valen la pena almacenar en absoluto, ya que simplemente no ofrecen un margen lo suficientemente significativo como para justificar la inversión. Sin embargo, al no almacenar dichos artículos, esto puede disuadir a los clientes de comprar artículos con márgenes mucho más altos.

Por ejemplo: Si bien es poco probable que los tornillos y tuercas ofrezcan grandes márgenes, nadie comprará componentes más costosos si no puede obtener todos los componentes que los acompañan. Además, puede haber una serie de artículos que actualmente no se almacenan y que en realidad sería mejor mantenerlos en todo momento. Esto es particularmente cierto para los artículos en los que hay un plazo de entrega elevado o un bajo nivel de fiabilidad del proveedor.

Para tomar las decisiones de almacenamiento correctas, las empresas deben basar su decisión en una amplia gama de métricas. Por ejemplo ¿Cuánto margen ofrece un producto? ¿Tiene el producto un impacto importante en las ventas de otros artículos? ¿Hay algún producto alternativo que podría venderse en su lugar? ¿Tiene el producto un impacto político en las relaciones con los proveedores? ¿El producto es importante para los clientes clave?

2. Reevaluar la política de inventario

Dado que es probable que muchos artículos del long tail tengan patrones de demanda volátiles o erráticos, puede ser muy difícil determinar exactamente cuánto inventario se debe mantener. Dado que el nivel de stock de seguridad variará según la importancia de cada artículo, es inevitable que los artículos A probablemente tengan un mayor requerimiento de stock de seguridad, ya que quedarse sin inventario de estos productos podría costarle muy caro a la empresa. Sin embargo, para artículos del long tail, determinar el stock de seguridad puede ser un poco más desafiante.

Por un lado, mantener un stock de seguridad excesivo podría significar inmovilizar innecesariamente el capital de trabajo en inventario de baja rotación que corre el riesgo de volverse obsoleto. Sin embargo, y por otro lado, los niveles de inventario insuficientes podrían obstaculizar las ventas y dejar a los clientes decepcionados. Para poder evitar los anteriores casos, se vuelve necesario garantizar que los niveles de inventario sean los adecuados. Para garantizar que los niveles de inventario sean adecuados, hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta.

3. Prioriza las áreas que requieren atención

La verdadera ventaja de un análisis ABC bien desarrollado es que los resultados le permiten priorizar las áreas del surtido que requieren más atención. Con una visión clara de qué elementos tienen el mayor impacto en su capacidad para lograr sus objetivos estratégicos, puede comenzar a centrar las acciones en las áreas que le brindarán el mayor beneficio. Por ejemplo, para optimizar los artículos del long tail, presentar una oportunidad para renegociar cantidades mínimas de pedido y plazos de entrega o incluso encontrar proveedores completamente nuevos, puede ser una buena estrategia para llegar a un inventario más equilibrado, librando capital de trabajo para reubicarlo donde más se requiere

Mediante la revisión de cada categoría que surge como resultado del análisis ABC, puede obtener una imagen mucho más clara del rendimiento de su surtido. En consecuencia, este enfoque le permite dedicar más tiempo a investigar posibles áreas problemáticas dentro del long tail, lo que ayuda a garantizar que la variedad sea lo más refinada posible.