A especialista em compras da BASF no Brasil dá uma entrevista para a Slimstock, na qual fala sobre as melhores práticas assim como os desafios da área.

Na entrevista para Slimstock Brasil, Bárbara enfatiza a eficiência na cadeia de suprimentos

A Slimstock Brasil teve a oportunidade de entrevistar a Diretora Regional de Compras Diretas (América do Sul) da BASF, Bárbara Ubaldo, sobre as questões relacionadas ao planejamento de compras. Com a experiência de quem vivencia os desafios no cotidiano, Bárbara fala sobre a integração com outras áreas, sobre a colaboração com toda a cadeia de fornecimento, seus principais indicadores, além de dar uma perspectiva sobre as inovações vindouras. A diretora de compras da BASF aproveitou para comentar também sobre os atuais desafios que os profissionais da área têm que enfrentar para se posicionarem melhor no futuro. Confira.

Slimstock: Quais os principais aspectos que precisam ser considerados para um bom planejamento de compras?

Bárbara: Um bom planejamento de compras é aquele que está alinhado com a área de negócio e a estratégia da empresa. Quando entendemos a necessidade do negócio, o fluxo do processo produtivo, a necessidade de nossos clientes finais, os impactos de mercado na cadeia de valor, o planejamento de compras é efetuado de forma mais assertiva.

Atualmente quais são os principais desafios relacionados ao planejamento de compras?

O principal desafio é manter toda a rede atualizada. Pessoas e sistemas recebendo e compartilhando informações com o maior nível de precisão, refletindo a demanda requerida. Buscar a convergência de informações precisas no timing adequado nem sempre é uma tarefa fácil. A padronização e automatização de processos, são aliados importantes para superar este desafio.

Como é a integração entre a área de compras e a área de planejamento (PCP)? E com as demais áreas da empresa?

A interação dos profissionais da equipe de compras é constante não só com a área de planejamento, mas também com as áreas de negócio, pesquisa e desenvolvimento, logística, finanças, centro de serviços compartilhados, entre outras. A rotina do comprador é muito dinâmica e essa integração é que garante a assertividade de nossas negociações. Além disso, temos fóruns de reuniões especificas com os negócios e áreas impactadas para acompanhamento das metas, discussões de projetos e compartilhamento de informações de mercado.

Quais são os principais indicadores utilizados para mensurar o desempenho da área de compras?

Utilizamos vários indicadores para avaliar nossa performance operacional e comercial. Eles são termômetros importantes. O acompanhamento de perto deles nos permite ajustar a rota quando devido. Alguns exemplos de indicadores operacionais são: tempo de conversão de requisição de compras em pedido de compras, redução de single source, desenvolvimento de novos fornecedores, apresentação de alternativas para as matérias primas, número de fornecedores certificados pelo TfS (Together for Sustainability), auditoria e qualificação de fornecedores (ISO, IATF), entre outros.  Em relação a métricas financeiras, destaco o pro-value, que é o valor adicionado ao negócio resultante de negociações de compras e o prazo de pagamento e seu impacto no fluxo de caixa.

Quais são os principais desafios e consequências quando há necessidade de realização de compras emergenciais ou fora planejamento?

O principal desafio de uma compra emergencial ou fora de planejamento é atender a demanda de forma que não haja impacto negativo para os nossos clientes e negócios. Para que isto aconteça há um envolvimento intenso da área de compras para identificar a melhor solução com o melhor custo benefício.

Fale um pouco sobre a complexidade de se lidar com compras de milhares de itens.

Temos um processo muito estruturado e integrado na BASF globalmente. As categorias de materiais na BASF são classificadas de acordo com sua abrangência e impacto (global, regional e local). A partir desta classificação a responsabilidade pela estratégia e negociação de compras é definida. Acordamos também, junto aos negócios uma lista de produtos que embora não tenha um valor/volume significativo, trata-se de uma prioridade em função do seu impacto no negócio. Com base nestas análises as estratégias de negociação e priorizações são desenhadas e executadas. Isso faz com que as negociações alcancem resultados melhores para a companhia como um todo.  Já para os materiais com o impacto menor nos negócios, cuja a performance é mais uniforme, criamos parcerias com nossos distribuidores, otimizando assim nossos recursos e reduzindo a complexidade da operação.

Como estruturar uma equipe de compras de forma a trazer a maior eficiência para a organização? Quais habilidades e competências você lista como essenciais para um trabalho de alta performance na área de purchase planning?

Uma equipe de sucesso é formada pela diversidade e a inclusão desta diversidade de forma colaborativa em novas atividades no dia a dia. O sucesso da área de compras na BASF se dá pela combinação das expertises individuais trabalhadas de forma coletiva no time. Tenho hoje compradores com experiências, formações e perfis distintos. Há o expert em negociação, o que tem profundo conhecimento técnico de toda a cadeia de valor, há o que tem uma rede de network forte e com um trânsito fácil na organização e no mercado e há outros com uma habilidade incrível em utilizar ferramentas inovadoras e capturar informações rápidas e compartilha-las com o time. O conjunto dessas experiências é que forma um time de alta performance. É preciso saber trabalhar de forma colaborativa e contributiva.

Como lidar com o trade-off entre descontos oferecidos pelos fornecedores e o custo de se manter quantidades adicionais de estoque? Essa é uma decisão acordada entre as diferentes áreas ou existem políticas/limitações?

Forward buying pode ser uma oportunidade. Entretanto para que possa ser executado é preciso analisar todos os custos envolvidos nesta operação: custos de armazenagem, impacto no custo de capital, custo de hedge (produto importado), complexidade da operação logística, análise de periculosidade do produto, etc… Apenas quando a resultante desta análise é positiva, é que iniciamos os alinhamentos internos com a área de negócio, já que a potencial vantagem financeira, conflitará com um indicador importante e recorrente nas metas da área de negócio, incluindo planejamento, que é o DIV (days of inventory value), que  mensura os dias que o material fica em estoque.

Quais as consequências do sub ou superdimensionamento das quantidades a serem pedidas? Como é feito o balizamento para verificar se as quantidades solicitadas estão corretas?

Toda a cadeia de suprimentos é envolvida quando desvios acontecem, e de maneira colaborativa as equipes trabalham para sanar o problema. Faço referência mais uma vez ao DIV, um indicador importante que é monitorado muito de perto, e que sinaliza quando um ajuste é necessário. Agora, trazendo o foco para a rotina do comprador, é possível ter ações preventivas na maioria dos casos. Por exemplo: o comprador tem acesso a base de consumo dos materiais sob sua responsabilidade. Com esta informação é possível desafiar os volumes de materiais requeridos de forma efetuar negociações mais assertivas. Outra maneira que identificamos potencias desvios, é através de relatórios que apontam divergências entre o consumo do material, versus o volume contratado.  Levamos estas informações para o negócio e discutimos, por exemplo,  a necessidade de comprar volumes adicionais de material ou até mesmo negociar uma transferência ou devolução deste.

Quais situações mostram indícios de que existem problemas no planejamento?

Através de relatórios específicos conseguimos identificar o comportamento de consumo do material requerido e o contratado. Quando há desvios recorrentes, sem que haja uma justificativa em caráter de exceção (performance de produto e de vendas, força maior, etc..) pode ser um indício forte de problemas de planejamento.

Quais os principais pontos de acompanhamento dentro do processo de compras?

Robustez na execução garantindo que os critérios de compliance sejam atendidos. Simplificação e redução dos processos com automação. Transparência na execução dos pedidos e status das ordens de compras. Os pontos onde há uma constante evolução e mudança para que a agilidade esteja sempre presente e a adaptação ao novo ambiente de mercado seja cada vez mais rápida e eficaz.

A idéia de Verbund [palavra alemã que serve para falar de quando partes que compõe um todo estão coesas, que trabalham juntas, estão como um mesmo composto químico, são “integradas”] é muito cara à BASF e está consolidada como valor central que se estende aos clientes e parceiros. Com relação ao planejamento de compras, como ocorre a cooperação (Verbund arbeiten) com os fornecedores?

O Verbund tem um significado muito grande dentro dos processos produtivos da BASF com a integração de plantas na cadeia química, com uma a perfeita interação entre infraestrutura, serviços operacionais, logística e produção desde o downstream até produtos de maior especialidade, passando por diversas áreas de vendas da BASF. O significado dessa palavra na cadeia de fornecimento tem uma correlação maior com a colaboração. Existem alguns casos onde há uma colaboração de fornecimento com diferentes empresas em Camaçari, por exemplo, onde há um fornecimento mútuo de produto no polo químico. Além disso, a cooperação na cadeia vem sendo desenvolvida na simplificação dos processos de qualificação de fornecedor, que é observada desde a obtenção de documentos, nas fases iniciais, até o processo de pagamento de forma automatizada.

Já é muito difundido o uso de robôs para o lançamento de ordens de compra e de venda no mercado financeiro, fazendo com que resultados ótimos possam ser atingidos com certa facilidade. O que há no planejamento de compras que seja indispensável o manejo humano, tornando a presença humana imprescindível?

Diria que estamos caminhando para um processo cada vez mais automatizado, revisando e simplificando processos e consequentemente, liberando o tempo do comprador para realizar negociações mais robustas e trazer mais valor para a organização. Este é e será o diferencial na área de compras: a excelência em negociação. O processo de colocação de pedidos de maneira 100% automatizada ainda não é verdade para praticamente nenhuma categoria de compras, já que há uma pré-seleção de pré-requisitos para todos os produtos a serem fornecidos a BASF. Mais uma vez, estamos constantemente buscando a simplificação destes pré-requisitos e é possível que para algumas categorias tenhamos uma automação completa no processo, mas, para a grande maioria dos produtos da cadeia química, o desenvolvimento de fornecedores e todo o processo comercial ainda será realizado com presença humana por um bom tempo.