Öngörü ve siparişin Excel üzerinden yapıldığı bir iş yerinde, ileri seviye planlamadan ne derece söz edilebilir?
Pek çok firma talep planlama ve envanter optimizasyon hesaplamaları için bilinirliği ve her an el altında olması nedeniyle sıklıkla Excel tercih eder. Ancak şirketler büyüdükçe envanterini Excel ile yönetmekte zorlanabilir. Daha da kötüsü, bir Excel tablosu ile verilen siparişte verimsizlik, fazla stok ve boşa harcanan zaman size maliyet olarak geri dönebilir.
Salesforce’ un raporuna göre, Excel tablolarının neredeyse %90’ında hata mevcuttur. Bu nedenle, Excel tabloları stok yönetimi kapsamında “ücretsiz” bir alternatif gibi görünse de aslında yeterli değildir.
Slim4 gibi entegre bir sistem kullanmayı seçmek, üretkenliği ve kârı artırırken, yaşamınızı kolaylaştıracak şekilde donanımınızı geliştirmenizi sağlar. Slim4 kullanıcıları için yatırımın geri dönüşü, Slim4 uygulamaya geçtikten sonra 6 ile 12 ay sonra gözlenebilir. Sipariş için kullandığınız Excel tablosunun bundan 1 yıl sonra ne kadar karmaşık bir hale geleceğini hiç düşündünüz mü?
Bu sorunun milyon tane cevabı var. Ancak, işte size Excel’den daha fazlasına ihtiyacınız olduğunu gösteren 5 önemli işaret
1) Formül Hataları Size Para Kaybettiriyorsa
Excel’de, formül hatalarını göz ardı etmek çok da kolay değildir. Buna ek olarak, Excel tablonuzda hücre sayısı arttıkça hata yapma şansınız da katlanarak artar.
Güvendiğiniz makro, acaba Office’in en son sürümünde aynı şekilde çalışacak mı? Ya da unuttuğunuz gizli satır ve sütunlar iş arkadaşlarınız tarafından yeni bir Excel tablosuna kopyalandı mı? Bu gibi olası sorunlar hakkında endişelenmektense tamamen Excel’den kurtulmak gerekmiyor mu sizce?
JP Morgan Chase, bir zamanlar 6 milyar dolara mâl olan sıradan bir hatasını Excel’e atfetmiştir. Excel tabloda oluşan hatalar belki bir aylık bir süreçte finansal etki oluşturmaz, ancak kesinlikle orta derecede sorunlara yol açar (Excel tablosu yüzünden deponuzda bekleyen, ancak aslında satılmış kutular gibi).
Stok yönetimi yazılımları veri taşıma işlemlerini de kolaylaştırmak üzere geliştirilmiştir yazılımlardır Excel’den farklı olarak Slim4’dan doğru sonuç almak hem verileri hem de formülü doğru girmeye bağlı değildir. Slim4 ile doğru sonuç almanızı garanti eden matematiksel hesaplamalar sizin için arka planda yapılmıştır.
2) Tablo Kontrolünün Kimlerde Olduğunu Takip Etmekte Zorlanıyorsanız
Excel’de oluşabilecek hataların %90’ını saptasanız bile, nereden kaynaklandığını nasıl bilebilirsiniz? Excel sayfanızın tamamını mahvetmek sadece ufak bir hataya baktığından, sorunsuz bir şekilde yürüdüğünden emin olduğunuz işleri bile bir anda kaybedebilirsiniz.
Bu sorunun özünde, aslında Excel’in işbirlikçi bir yazılım olarak tasarlanmaması yatmaktadır. Bu yüzden Excel’i kullanmaya çalışmak her zaman sorun yaratacaktır. Excel’de tuttuğunuz kayıtlar üzerinde değişiklik yapmak ve tabloları geliştirmek mümkün olsa bile, bunu yönetmek için harcadığınız zaman, başka bir yerde ve daha önemli bir iş için harcanabilir.
Slim4, verilerinizde kimin değişiklik yaptığını basitçe gösterir. Otomatik olarak kaydedilen kullanıcı girişini izleyerek, her daim sayfanızda kimlerin, ne zaman değişiklik yaptığını bilirsiniz.
3) Raporlama İçin Saatler Harcıyorsanız
Karmaşık sipariş ve envanter işlemleri için Excel tablolarını kullanmanın tek bir yararı varsa şayet, o da tablolar arasında oluşturduğunuz formüllerle elde ettiğiniz kişisel tahmindir. Ancak işletme açısından düşünüldüğünde bunun çok da bir faydası yoktur. Verileri grafiklere dönüştürmeden önce ayıklamak ve doğrulamak için harcanan zaman, müşteri ilişkileri için veya kendinize zaman ayırmak için kullanılabilir.
Herkesin bildiği gibi Excel tablolarından rapor oluşturma konusunda başarılı olunsa bile, bu yorucu ve sıkıcı rutin bir iştir. Slim4, iş planlamanıza yardımcı olacak kâr–zarar tablosu gibi faydalı, üst düzey raporları hızlı bir biçimde oluşturur. Ayrıca, anahtar performans göstergeleri (KPI) takibine imkân tanımak amacıyla özelleştirilmiş bir raporlama panosu ile donatılmıştır.
4) Excel Tablosunu Kontrolü Bir Kişinin Elindeyse
Firmanız Excel ile sipariş veriyorsa, bir çalışan Excel verisi tutuyordur. Bu kişinin şifresi gizli olduğundan güncellenme yapma yetkisi de sadece ondadır. Bunun iyi bir sistem olmadığının herkes farkındadır, çünkü tüm sistem tek bir kişiye bağlanmıştır. Bu kişi işten ayrılırsa ya da iş yerinde pozisyonu değişirse sistemin devamlılığı nasıl sağlanacak?
En zoru da, Excel’i yöneten kişi olmaktır. Excel kullanma yeteneğinizden hiç kimse şüphe duymaz, ancak bu yöneticilerin tatile gitme lüksü yok denecek kadar azdır.
“Zincirin zayıf halkası” olarak adlandırılan bu durum, şirketler için ciddi bir bağımlılık yaratmaktadır. Slim4, birden çok kullanıcıya atanmış farklı erişimlere izin vererek bu riski ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
5) En Başarılı Uygulamayı Bulmak Konusunda Zorlanıyorsanız ve Size Para Kaybettiriyorsa
Öngörü ve talep planlamada kullandığınız Excel tablonuz hakkında söyleyebileceğiniz en iyi şey sadece ‘çoğu zaman işe yaraması’ mı? Öyleyse, verimlilik elde etmeniz mümkün değildir. Slim4 verimsizlikleri tespit ederek stok seviyelerini %30’a kadar azaltır. Böylelikle firmalara para tasarrufu sağlar. Bunu makine öğrenimi, yapay zeka ve senaryo analizi gibi iyi özellikleriyle kendini sürekli güncelleyerek yapar.
Eğer finans departmanı sermaye ihtiyacı olduğunu belirtip sizden depodaki stoku %30 azaltmanızı isterse ne yapardınız? Kısa vadede hızlı kazanç elde etmek mümkün olsa da tutarlı bir strateji olmadan yapılan bu girişimler uzun vadede sipariş karşılama oranından ve müşteri memnuniyetinden ödün vermenize neden olur. Slim4, envanter yönetimini bilen kişiler tarafından geliştirilmiş bir yazılımdır. Oysa Excel’de bu süreci tamamen kendiniz tasarlamak zorundasınız ve bunu her zaman optimum düzeyde yapamayabilirsiniz.
Sipariş geçmişinizi tutmak için Excel’i kullanmaya devam edebilecek misiniz? Belki de. Ancak, bu beş maddeden biriyle bile bağlantı kurabiliyorsanız kuvvetle muhtemel deponuzun ve işinizin daha iyi bir optimizasyona ihtiyacı var.
