Voorraadbeheer uitgelegd
Als ondernemer wil jij zo veel mogelijk winst maken. Jouw klanten wil jij de beste service bieden en je wilt hen altijd de producten kunnen leveren die zij zoeken. Daar staat tegenover dat je de kosten voor deze service eigenlijk zo laag mogelijk wilt houden. Om daar de perfecte balans in te vinden is goed voorraadbeheer van groot belang. Een goed voorraadbeheer draait volledig om het in balans brengen van vraag en aanbod van jouw producten. En daar komt meer bij kijken dan je wellicht van tevoren denkt.
Wat is voorraadbeheer precies?
Voorraadbeheer is een proces van het effectief plannen, organiseren en controleren van de stroom van goederen binnen een bedrijf. Hierbij bedoelen we goederen die je inkoopt, tijdelijk opslaat en daarna weer verkoopt. Er wordt dus wat gevraagd van je om de aanwezige hoeveelheid grondstoffen, halffabricaten en eindproducten zo goed mogelijk te beheren. Je moet de beschikbare voorraad namelijk optimaal afstemmen op de vraag van jouw klanten. We spreken hierbij ook wel over het in balans brengen van de demand en supply planning. Je moet zorgen dat je altijd genoeg producten op voorraad hebt om te kunnen leveren aan je klanten, maar je moet oppassen dat je niet omkomt in onnodige voorraad. Dat noemen we ook wel overvoorraad. Het in balans brengen van de voorraad is een enorme uitdaging waarbij veel partijen betrokken zijn, zowel intern als extern. Het op elkaar afstemmen van alle belangen, levertijden en bestellingen is een enorme puzzel die elke dag weer opnieuw gelegd moet worden.
Het belang van voorraadbeheer
Optimaliseren van jouw voorraad is van groot belang voor de liquiditeit van jouw organisatie. Jouw voorraad vertegenwoordigt immers een werkkapitaal dat je niet op dat moment niet kan uitgeven. Pas nadat je het verkocht hebt, komt er geld beschikbaar dat je opnieuw kunt investeren. Onnodig veel voorraad kost je automatisch ook onnodig veel geld. Maar dat zijn niet de enige nadelige kosten. Jij moet je voorraad ook opslaan, met alle consequenties die erbij horen. Heb je genoeg ruimte om je voorraad te herbergen? Weet je zeker dat er genoeg vraag naar jouw voorraad is? En niet onbelangrijk om te weten; is er een bepaalde houdbaarheidsdatum op jouw voorraad? Als je over te veel voorraad beschikt, dat je na verloop van tijd moet weggooien omdat de houdbaarheidsdatum is verstreken en niet verkocht is, kan jouw verlies snel oplopen. Het op voorraad hebben van veel producten klinkt dus leuk, maar kost je eigenlijk veel geld. Het beperken van jouw voorraad lijkt een goed idee, maar ook hier zijn consequenties aan verbonden. Want te weinig voorraad kost je daarentegen ook geld! Jouw klanten verwachten dat je kan leveren, maar met te weinig voorraad in jouw magazijn moet je ‘nee’ verkopen omdat je out-of-stock bent. Klanten verwachten dat ze hun producten direct kunnen bestellen en zitten niet te wachten op nabestellingen. Nabestellingen zijn weer extra handelingen voor jou en kosten dus geld. Om maar te zwijgen over klanten die naar de concurrent gaan omdat jij de service niet kan leveren die ze eigenlijk verwachten. Daarom is het van essentieel belang om de juiste voorraad op het juiste moment te hebben.
Wat betekent voorraadbeheer in de logistieke sector?
In de logistieke sector wordt vaak gesproken over de term supply chain. Een supply chain, in het Nederlands ook wel ‘toeleveringsketen’ genoemd, verwijst naar het hele proces van stappen en activiteiten die nodig zijn om een product of dienst van het begin tot het einde te produceren en te leveren aan de eindgebruiker. Elke supply chain wordt gekenmerkt door zijn eigen combinatie van externe factoren die, wanneer je er geen rekening mee houdt, de effectiviteit van jouw organisatie enorm naar beneden kunnen brengen. Een vlekkeloze supply chain verwijst naar een keten van processen en activiteiten die naadloos en efficiënt verlopen, van de initiële productie tot aan de levering aan de eindklant en consument. Hierbij kun je denken aan het leveren van grondstoffen, componenten en eindproducten die op tijd, in de juiste hoeveelheden en met minimale verspilling van middelen worden geleverd bij de bestellers.
Een vlekkeloze supply chain komt alleen tot stand als schakels (intern en extern) op elkaar afgestemd zijn. Je hebt hierbij verschillende stappen die je moet doorlopen:
- Efficiënte communicatie en samenwerking tussen alle betrokken partijen, zoals leveranciers, fabrikanten, distributeurs en retailers.
- Informatiesystemen die realtime gegevens verstrekken over voorraadniveaus, vraagvoorspellingen en productieplanning.
- Effectieve voorraadbeheersingstechnieken om overtollige voorraden en tekorten te minimaliseren.
- Flexibiliteit om snel te reageren op veranderingen in de vraag, verstoringen in de toeleveringsketen of andere onvoorziene omstandigheden.
- Duurzaamheidsinitiatieven die rekening houden met milieueffecten en maatschappelijke verantwoordelijkheid gedurende de hele toeleveringsketen.
- Het bereiken van een vlekkeloze supply chain vereist een voortdurende inspanning om processen te optimaliseren, technologieën te implementeren en samenwerkingsverbanden te ontwikkelen met alle belanghebbenden binnen de keten.
Wat komt er allemaal bij goed voorraadbeheer kijken?
Een goed voorraadbeheer richt veelal op het juist voorspellen (ook wel forecast genoemd) van de toekomstige vraag naar een product of dienst en daarop anticiperen. Want ga zelf maar na: er zijn veel onzekerheden waar je rekening mee moet houden. Zo moet je rekening houden met historische verkoopgegevens, maar ook markttrends, seizoensgebondenheid, promotionele activiteiten en andere factoren beïnvloeden de vraag naar jouw product. Door nauwkeurige vraagvoorspellingen te maken, kun jij beter anticiperen op de behoefte van jouw klant en de juiste hoeveelheid voorraad hebben om aan de vraag te voldoen. Dit noemen we ook wel de demand planning.
Zoals eerder genoemd is het de kunst om de demand planning balans te brengen met de supply planning. De supply planning richt zich daarentegen op het beheer van de beschikbaarheid van producten of grondstoffen om te voldoen aan de voorspelde vraag. Het omvat het plannen van inkoop, productie en distributieactiviteiten om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheid producten op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar is. Supply planning houdt rekening met factoren zoals productiecapaciteit, levertijden van leveranciers, voorraadniveaus, transportkosten en serviceniveau-doelstellingen. Het doel is om een evenwicht te vinden tussen het minimaliseren van kosten en het maximaliseren van de klantenservice door een efficiënte aanbodketen te creëren.
Zodra jij in staat bent om de demand- en supply planning naadloos op elkaar af te stemmen, ben je al een eind op weg voor een goed voorraadbeheer!
Wie zijn er allemaal betrokken bij voorraadbeheer?
Zoals benoemd is het voorraadbeheer een dagelijkse puzzel waarbij meerdere partijen betrokken zijn in jouw supply chain. Jouw logistieke afdeling kijkt alleen naar ruimte in het magazijn, terwijl jouw financiële afdeling alleen maar kijkt naar de kosten die gemaakt worden. Kan er überhaupt wel ingekocht worden? Zij zullen constant op de cijfers letten, terwijl de collega’s van sales hun targets willen halen en ongeremd door gaan met verkopen. Dat vraagt om een interne afstemming.
Aan de externe kant ben je constant in gesprek met jouw leveranciers. Kunnen zij leveren binnen de termijnen die je met hen hebt afgesproken? Kortom, een vlekkeloze supply chain, waarbij jouw voorraadbeheer geoptimaliseerd is, vraagt om veel samenwerking en afstemming.
Wat is de meerwaarde van voorraadbeheersoftware?
Veel bedrijven starten hun voorraadbeheer met het bijhouden van een Excel sheet en zijn van mening dat dit voldoende is. Naarmate het bedrijf groeit, zal het handmatig controleren van bestellingen steeds meer een stressfactor worden. Hoewel Excel in eerste instantie een uitkomst lijkt, wordt de uitdaging om erin te werken steeds groter. Zeker met een groeiend assortiment gaat je dit een keer boven je hoofd groeien. Het wordt een wildgroei aan formules en er hoeft maar ergens één getalletje verkeerd te staan en de besteladviezen gaan compleet de mist in. Door jouw voorraadbeheer door speciale software te beheren, zoals Slim4, voorkom je decepties en frustraties bij jouw bestelproces.
In voorraadbeheersoftware, zoals Slim4, kan jij de meest uiteenlopende afspraken en formules kwijt, waar jij grip krijgt op jouw voorraadbeheer. Je ziet binnen één oogopslag de levertijden per leverancier, ziet voorspellingen wanneer jouw voorraad wel en niet toereikend is en waarschuwt jou automatisch bij excepties. Je reageert ineens proactief in plaats van reactief op jouw voorraad, waardoor je meer vooruit kan kijken dan constant problemen moet oplossen met alle (financiële) gevolgen van dien. Jouw demand en supply planning krijg jij met voorraadsoftware gemakkelijker in balans, je maakt daardoor minder onnodige kosten, beperkt derving en verhoogt daarmee jouw winstgevendheid.
Praktijkvoorbeeld wat een supply chain doet
Lees hoe Basiq Dental, groothandel in tandheelkundige materialen, door implementatie van Slim4 tekort aan inkoopkant rechttrekt. Basiq Dental had zijn logistiek perfect op orde, maar schoot aan inkoopkant nog tekort. Inmiddels is de voorraadwaarde met 10% gedaald en de leverprestatie wordt strak gemonitord. “Slim4 biedt mogelijkheden waar we voorheen alleen van konden dromen”, vertelt buying manager Willem Schilders.
Basiq Dental was ooit een ‘disruptor’ binnen de tandheelkundige groothandel. “We waren één van de eerste toeleveranciers zonder sales force op de weg”, vertelt Schilders. “In plaats van het fysiek bezoeken van tandartsen en mondhygiënisten, investeerden wij liever in een gebruiksvriendelijk e-commerceplatform waarop klanten zelf hun consumables konden bestellen.” Inmiddels is Basiq Dental een gevestigde naam die ruim 30.000 tandartspraktijken beleverd, in binnen- en buitenland. Het beschikt over een hypermodern distributiecentrum, met een automatisch opslagsysteem, waar tijdens piekmomenten 300 orders per uur van de band afrollen.
De inkoopkant was tot voor kort minder strak georganiseerd, vertelt Schilders, die anderhalf jaar geleden als inkoopmanager in dienst kwam. “Inkopers plaatsten bestellingen aan de hand van een ‘besteladvieslijst’ die was gebaseerd op wat klanten in de vijftien weken ervoor aan orders hadden geplaatst. Het proces was puur op het plaatsen van de bestelling gericht, terwijl er te weinig informatie direct voorhanden was die van belang is voor een juiste leverperformance. We wilden meer in control zijn en proactief aan het werk gaan.”
Inkopers hadden ook geen grip op seizoenspatronen. Aan het einde van de zomer waren de inkoopadviezen steevast te laag omdat de vraag in het najaar een stuk hoger is dan in de vijftien weken ervoor. “Aan de achterkant hadden we alles perfect voor elkaar, maar aan de voorkant hadden we geen stuurmechanisme. De voorraad was in onbalans.”
