Jarno Meen

Teamleider Voorraadbeheer | Heutink

"Slim4 is voor ons ook niet dé oplossing, maar wel dé tool die het verschil maakt. Slim4 heeft ons zeker geholpen om de groei te faciliteren, anders hadden we zeker 3 à 4 extra mensen moeten aannemen."

De schoolboeken zijn wellicht het meest bekend, en de plakstift het meest populair, toch is het assortiment van onderwijsleverancier Heutink vele malen groter dan dit. Tienduizenden producten, zoals schoolboeken, creatieve materialen en schoolmeubilair, vinden vanuit een splinternieuw distributiecentrum hun weg naar het onderwijs. Daarmee ontzorgt Heutink duizenden scholen en instellingen, voornamelijk in Nederland en België maar ook over de rest van de wereld, die zo dankzij één leverancier alles in huis kunnen halen wat ze nodig hebben om goed onderwijs te geven. Om grip op de supply chain te houden gebruikt Heutink al jaren Slim4.

Heutink is dé marktleider qua artikelen in onderwijsland en beschikt sinds vier jaar over een nieuw distributiecentrum in het Twentse Nijverdal. De nieuwbouw was broodnodig na de enorme groei die Heutink de afgelopen jaren heeft doorgemaakt voor een deel vanwege meerdere bedrijfsovernames. Het resulteerde tegelijkertijd in een groeiend assortiment, dat niet meer in het oude dc paste. “De nieuwbouw was dan ook niet uit luxe, maar was echt nodig. Wij leveren inmiddels vrijwel alles wat je op een school of kinderdagverblijf tegenkomt,” vertelt Jarno Meen, die als Teamleider Voorraadbeheer verantwoordelijk voor Heutinks supply chain is. “Van potloden en verfbussen tot skelters en compleet meubilair. Ons assortiment omvat inmiddels zo’n 25.000 verschillende artikelen.”

Enorme piek in de vraag

Daar waar dagelijks orders binnenkomen, is er echter jaarlijks wel een enorme piek te noteren. Waar scholen rondom de zomer hun aandacht verleggen naar de zomervakantie, beleeft Heutink juist dan de drukste periode van het jaar. Het bedrijf verwerkt jaarlijks bijna drie miljoen orderregels, waarvan de grootste piek zich in juni en juli concentreert. In die twee maanden wordt een groot deel van alle orders verwerkt. “Scholen willen graag bij de start van het schooljaar alles goed voorbereid hebben en bestellen daarom veelal voor de zomer de benodigde producten. Dagen waarin we 40.000 orderregels per dag noteren zijn in het seizoen dan ook geen uitzondering”, stipt Meen de drukte aan. “We moeten met onze voorraad dus wel kort op de bal zitten willen we goed blijven kunnen leveren.”

‘Zonder Slim4 minimaal 3 extra mensen nodig’

Grip op de voorraad is voor Heutink van levensbelang. Meen houdt het zijn collega’s dan ook regelmatig voor. “Ik zeg altijd dat wij een maatschappelijk belang vervullen, want als wij niet kunnen leveren, dan zitten duizenden leerlingen zonder lesmateriaal. ”Om grip op de juiste voorraad te houden werkt Heutink al jarenlang met Slimstocks supply chain platform Slim4. Dat heeft Heutink in al die jaren een schat aan data opgeleverd. Die masterdata is waardevol bij voorraadbeslissingen voor de toekomst, al zijn er altijd uitzonderingen. “Natuurlijk zijn wij ook wel eens verrast als er een enorme bestelling geplaatst wordt. Dat houd je niet tegen. Maar we stellen voorraadregels op in Slim4. Daardoor houdt het systeem automatisch in de gaten of er afwijkingen van de forecast ontstaan. Zo houden we wel grip”, schat Meen de aanwezigheid van het supply chain platform op waarde. “Slim4 is voor ons ook niet dé oplossing, maar wel dé tool die het verschil maakt. Slim4 heeft ons zeker geholpen om de groei te faciliteren, anders hadden we zeker 3 à 4 extra mensen moeten aannemen.”

Grip op voorraad met minimale naleveringen

Waar veel bedrijven Slim4 vooral inzetten als inkooptool, gebruikt Heutink het systeem juist om continu zicht te houden op de voorraadbalans. Dat is geen overbodige luxe, want de leveranciers zitten verspreid over de hele wereld, waarvan een deel in China. Daardoor kunnen levertijden oplopen tot wel vier à vijf maanden. Tijdig bestellen en de juiste voorraadpositie bepalen is dus cruciaal. Mede door een beperkte ‘tht’, kan Heutink makkelijker voorraden aanleggen die langer kunnen blijven liggen, maar kan het ook snel leveren. “Wat vandaag besteld is, kan morgen geleverd worden”, stelt Meen. “Voor ons is een goede veiligheidsvoorraad onmisbaar. Het is echter aan ons om het te optimaliseren. En dat gaat goed. We zitten op slechts 1 à 2 procent naleveringen.”

Samenwerken in de keten

Die prestatie komt niet alleen door Slim4, maar vooral door de manier waarop Heutink samenwerkt met zijn leveranciers. Het replenishmentproces is zo ingericht dat voorraad niet alleen tijdig wordt aangevuld, maar ook actief wordt gestuurd. “De informatie die wij uit Slim4 halen is de input voor onze strategie”, legt de teamleider voorraadbeheer uit. “We informeren verschillende leveranciers tijdig, of zij informeren zelf al zodat zij zelf kunnen bijspringen wanneer dat nodig is,” legt Meen uit. “Door deze nauwe informatievoorziening in de keten is de kans op een juist voorraadniveau veel groter.”