Boon Food Group professionaliseert bestelproces en krijgt meer grip op vers

Besteladviezen handmatig nalopen

De grote uitdaging is zorgen dat in alle markten waarin het bedrijf actief is, de voorraad zo precies mogelijk aansluit op de vraag. Met het ERP-pakket waar het bedrijf jaren mee werkte, was dat een complexe en tijdrovende aangelegenheid, vertelt hoofd voorraadbeheer Menno Sweerman. “Onze voorraadbeheerders kregen iedere ochtend uit het ERP een lijst met besteladviezen die ze met de hand moesten nalopen. De adviezen waren enkel gebaseerd op wat er in de weken ervoor was verkocht en hielden geen rekening met bijvoorbeeld seizoenspatronen, feestdagen of folderacties. Was er een keer een uitschieter in de vraag, wat bij export nog wel eens gebeurt, dan verhoogde het ERP direct de besteladviezen en ook de veiligheidsvoorraad. Dat moesten we dan allemaal met de hand weer corrigeren.” 

Plannen op dagniveau

Vooral voor Aardappelen, Groenten en Fruit (AGF)-artikelen was het maken van bestellingen een ingewikkelde puzzel, herinnert zijn collega Huib Rikkers zich. “De vraag naar verse groenten kan per dag behoorlijk variëren:, op een doordeweekse dag verkoop je meer hutspot dan in het weekend. Bij mooi weer schiet de verkoop van aardbeien of snoeptomaatjes omhoog.” Om aan die volatiele vraag te kunnen voldoen moet BFG met zijn telers in binnen- en buitenland continu afstemmen wat ze kunnen leveren. De uitdaging daarbij is producten zo vers mogelijk in de winkel te hebben en waar mogelijk derving te voorkomen. Dit dagelijks in balans brengen van vraag en aanbod, is een spel waar Rikkers en zijn collega’s veel ervaring mee hebben. 

Management by exception

Dat het ook anders kon, ontdekten ze toen Boon Food Group zich op een nieuw ERP-systeem ging oriënteren. Het zocht een systeem dat behalve de standaard ERP-zaken ook de genoemde inkoop- en bestelfunctie kon ondersteunen, maar kwam er achter dat zo’n ERP helemaal niet bestaat. “We zijn lid van inkooporganisatie Superunie waar diverse andere foodretailers bij zijn aangesloten”, vertelt manager ICT Marcel van Gurp. “Een aantal van hen had goede ervaring met het ERP-systeem Microsoft Dynamics en allemaal gebruikten ze naast dit ERP een aparte tool voor voorraadoptimalisatie, namelijk Slim4. Om die reden zijn wij ons er ook in gaan verdiepen en zijn we uiteindelijk tot dezelfde keuze gekomen.”  

Inmiddels is BFG live met zowel Slim4 als het nieuwe ERP. “Dat sturen op excepties is een zegening voor ons”, vertelt Sweerman enthousiast. “Je kunt Slim4 precies zo inrichten dat het iedere planner maximaal in zijn dagelijkse proces ondersteunt. We hebben bijvoorbeeld ingesteld dat Slim4 een notificatie geeft wanneer een artikel binnen de normale bestelperiode uit voorraad dreigt te raken. Dit is handig voor bijvoorbeeld kruidenierswaren die je normaal gesproken één keer in de week bestelt, maar die opeens harder lopen dan verwacht. In het verleden kwamen we hier pas achter op het moment van bestellen en waren we soms te laat. Slim4 daarentegen trekt direct aan de bel.” 

Minder nee-verkopen, minder derving

Een fundamenteel verschil met het vorige systeem is ook dat Slim4 bij het berekenen van bestelhoeveelheden echt een prognose van de toekomstige vraag berekent. Rikkers: “Het neemt ook de vraagpatronen in voorgaande jaren mee in zijn berekening en laat eenmalige uitschieters automatisch buiten beschouwing.” Een positieve verrassing voor hem was dat Slim4 ook de finetuning van de per dag wisselende vraag naar AGF perfect bleek te kunnen ondersteunen. “We konden ons eigenlijk niet voorstellen dat een IT-systeem ons ging vertellen wat we per dag moesten inkopen, maar ik moet toegeven: met Slim4 zitten we dichter bij de waarheid dan toen we alles nog uit het hoofd deden. We hoeven minder vaak nee te verkopen én we houden minder over.” 

Rikkers ziet ook dat mensen efficiënter hun werk kunnen doen. “Het bestellen van kort houdbare artikelen duurde voorheen wel vijf uur per dag. Nu zijn we hier één of hooguit twee uur mee bezig. Alleen dat al maakt dat we absoluut niet meer zonder Slim4 zouden willen.” Zijn collega Sweerman maakt de vergelijking met een spoorrails. “Voorheen moesten we de trein zelf besturen, met Slim4 leggen we de rails en rijdt de trein vanzelf.”