Bidfood klantverhaal

Binnen foodservice is Bidfood een bekende speler. Horecabedrijven, zorginstellingen, overheden en bedrijfsrestaurants in meer dan 35 landen worden er dagelijks door beleverd. “Leverbetrouwbaarheid is voor ons cruciaal”, vertelt Aukje Hoogewerf. “Wat klanten vandaag bestellen, moet de volgende dag stipt op tijd, compleet en vers worden afgeleverd. Je kunt als restaurant niet hebben dat een ingrediënt even niet beschikbaar is, dan kun je het hele gerecht niet maken.”

Kostenbeheersing is plicht

Behalve op leverprestatie moet Bidfood ook op rendement sturen. “De horecasector staat onder grote druk”, vervolgt de supply chain directeur. “Om hun marges gezond te houden, moeten wij er alles aan doen om de kosten van de hele keten te beheersen. Dit doen we onder andere door scherp in te kopen, steeds vaker rechtstreeks bij de bron, bij toeleveranciers in het buitenland. Tegelijkertijd werken we met producten uit de regio en willen we het ondernemerschap op onze vestigingen faciliteren. Bidfood is een decentraal georganiseerd bedrijf en dat is ook onze kracht.”

Bundeling van stromen

Het distributienetwerk van Bidfood in Nederland bestaat uit twee centrale distributiecentra, zestien regionale vestigingen en een eigen, grotendeels geëlektrificeerde transportvloot. Het assortiment omvat circa 50.000 artikelen. “Langzaamlopende en dervinggevoelige producten liggen centraal op voorraad, hardlopers regionaal,” zegt Van Oostrum. “Een deel van de versproducten komt rechtstreeks van de leverancier.” Klantorders bestaan uit artikelen uit verschillende locaties. In de nacht worden deze in de regionale dc’s gebundeld en toegewezen aan transportritten.

Maatwerksysteem voldeed niet

De vraag naar foodservice is de afgelopen jaren grilliger geworden, onder meer door thuiswerken en veranderend consumptiegedrag. Kostenbeheersing  en het sturen op duurzaamheid en derving, is complexer geworden. “We hebben zo’n veertig voorraadplanners,” vertelt Van Oostrum. “Tot enkele jaren geleden werkten die met een maatwerkvoorraadsysteem dat alleen keek naar de verkoophistorie per vestiging. Bij plotselinge vraagveranderingen, zoals wanneer een grote restaurantketen zijn menu aanpast, moest elk bestelvoorstel handmatig worden bijgesteld. Tijdens de coronapandemie, met alle lockdowns in de horeca, was dat simpelweg niet meer werkbaar.”

Strategische keuze voor Slimstock

Bidfood Nederland nam de strategische beslissing software aan te schaffen die de hele voorraadketen kon regisseren, dus van de centrale dc’s tot de lokale voorraadpunten. “Over de keus voor Slimstock hoefden we niet lang na te denken”, zegt Hoogewerf. “Zij passen qua bedrijf perfect bij onze cultuur en onze mate van volwassenheid. Slim4 staat bovendien bekend om zijn sterke prijs/kwaliteit-verhouding, maar minstens zo belangrijk is de kennis die Slimstock meebrengt. Ze kennen de best practices, ze hebben de Slimstock Academy, ze organiseren Supply Chain Games; dat alles gaf voor ons de doorslag.”

Tactische voorraadmaatregelen

Slim4 stelt Bidfood in staat sneller op ketenverstoringen te reageren, constateert Van Oostrum. “We kunnen ook beter anticiperen op vakantieperiodes of leveringsproblemen bij toeleveranciers. Hier kunnen we scenario’s voor maken en tactische maatregelen op nemen. Voorheen duurde het weken voordat zulke wijzigingen in alle vestigingen in de forecasts waren verwerkt. Met Slim4 kun je dit met één druk op de knop in de hele keten doorvoeren. Lokale planners krijgen automatisch de juiste besteladviezen en zien in hun ‘to do-list’ waar extra aandacht nodig is.”

Startschot voor verbeteringen

Ondanks de uitdagende marktomstandigheden is de leverbetrouwbaarheid van Bidfood op hoog niveau gebleven én is er volgens Hoogewerf meer grip op derving en voorraadkosten gekomen. “Zonder Slim4 hadden we dat nooit voor elkaar gekregen.” Maar daar komt nog iets bij: de implementatie bleek het startschot voor een reeks verbeterinitiatieven die de supply chain nog efficiënter en robuuster maakte.

“Slim4 geeft ons ketenbreed inzicht,” zegt Van Oostrum. “Daardoor kunnen we richting piekperiodes zoals kerst gecontroleerd voorraad opbouwen, zonder stress en zonder opslingereffecten. Met behulp van algoritmes berekenen we continu of een artikel het beste centraal of decentraal op voorraad kan liggen. In de zomer beleveren we een strandtent bijvoorbeeld vanuit een regionale voorraad, terwijl die producten in de winter vanuit het centrale dc komen. Omdat de ruimte in dc’s beperkt is, wegen we daarbij niet alleen kosten en doorlooptijden mee, maar ook de beschikbare opslagcapaciteit.”

Optimale bestelhoeveelheden

Een andere verbeterslag zit in verduurzaming en het optimaliseren van bestelhoeveelheden. “Vooral bij leveranciers die verder weg zitten, willen we zoveel mogelijk met volle containers werken,” zegt Van Oostrum. “Op basis van onder meer forecasts en houdbaarheid berekent Slim4 welke artikelen in zo’n container horen. Het systeem bepaalt vervolgens waar deze producten het beste op voorraad kunnen liggen, zodat we ze vanuit het centrale dc direct naar de juiste vestigingen kunnen crossdocken. Daarmee kunnen we ook de werklast in onze dc’s en in het transport beter sturen. Dat zorgt voor meer rust in de logistieke operatie.”

Ook andere Bidfood-landen

Het succes van Slim4 in Nederland heeft ook internationaal de aandacht getrokken, merkt Hoogewerf. “Na een interne presentatie over onze resultaten, werd ik door buitenlandse collega’s met vragen bestookt. Bidfood is decentraal georganiseerd, dus landen bepalen zelf welke software ze gebruiken.” Inmiddels hebben meerdere landorganisaties ook voor Slim4 gekozen en zijn ze ook daar al live. “Het helpt daarbij dat Slimstock inmiddels wereldwijd actief is, waardoor ook onze collega’s lokaal ondersteund kunnen worden.”

Fundament voor innovatie

Met de invoering van Slim4 heeft foodservicebedrijf Bidfood een fundament gelegd waarmee het grip heeft op hele supply chain prestatie. “We zijn als bedrijf echt veranderd”, constateert Hoogewerf. “Door de inzichten, forecasts en scenarios die de software ons biedt, hebben we als bedrijf één waarheid en worden we steeds innovatiever. De centrale supply chain afdeling is een aanjager van continue verbeteringen maar doet dit altijd in dienst van de lokale vestigingen. Want die moeten maximaal kunnen ondernemen.