Door corona, schaarste, hoge brandstofprijzen en de huidige geopolitieke spanningen zit er momenteel extreem veel dynamiek in supply chains. Hoe ga je daar als foodbedrijf mee om? Hoe speel je tijdig in op veranderingen in de vraag of op verstoringen in de aanvoer? Hoe zorg je voor een hoge klanttevredenheid zonder je eigen winstmarge tekort te doen? In deze blog vertelt foodexpert Arjan Levisson wat er nodig is om een responsieve supply chain te bouwen.
Wie dacht dat het na de coronalockdowns en de hamstergekte in de supermarkten niet erger meer kon worden met de grilligheid in de markt had het mis. De dynamiek in de foodindustrie is momenteel groter dan ooit. De brandstofprijzen gaan door het dak en vanwege de oorlog in Oekraïne dreigt er een tekort van de meest cruciale basisingrediënten zoals granen en zonnebloemolie. Dit leidt tot grote zorgen en felle prijsonderhandelingen tussen retailers en toeleveranciers. Experts waarschuwen zelfs alweer voor lege schappen. De vraag is ook hoe de consument op dit alles gaat reageren. Gaat die weer hamsteren? Of houdt die juist de hand op de knip? Het is niet te voorspellen.
Afwijkingen herkennen
Om als foodbedrijf de dynamiek van dit moment het hoofd te kunnen bieden, moet je over een uiterst responsieve supply chain beschikken. Te laat reageren op een verandering in de vraag kan desastreuze gevolgen hebben voor je winstmarge. Een productiebatch starten waar uiteindelijk geen vraag naar is, leidt tot onnodige productiekosten en derving. Nee-verkopen of te laat leveren is nog erger, want dat zorgt voor een ontevreden klant. Het is dus niet alleen zaak de toekomstige vraag zo goed mogelijk te voorspellen; het is vooral belangrijk afwijkingen te herkennen, dreigende tekorten te signaleren, en hier met je supply chain-operatie snel en adequaat op te reageren.
Management by exception
Volledige ‘visibility’ over de hele keten heen, van toeleverancier tot eindklant, van korrel tot borrel, dat is wat een supply chain-afdeling van een foodbedrijf nodig heeft om de juiste afwegingen te maken. Planners moeten de kleinste issues direct signaleren en inschatten wat de impact is op de uiteindelijke leverprestatie. Ze moeten ook de tijd en de focus hebben om er iets mee te doen. Dit vraagt om management by exception. Routinematige beslissingen over productie- en inkoophoeveelheden moeten zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Doet zich een afwijking voor, omdat bijvoorbeeld een belangrijk ingrediënt niet meer leverbaar is, dan moeten er alarmbellen gaan rinkelen. Planners moeten vervolgens hun handen vrij hebben om hierover met ketenpartners in gesprek te gaan en tot een oplossing te komen.
Ketensamenwerking
Een responsieve supply chain betekent continu grip houden op relevante KPI’s en over de middelen beschikken om deze bij te sturen. Goede supply chain-software en vakkundige planners zijn hiervoor absoluut een randvoorwaarde, maar misschien nog wel belangrijker is dat je samenwerkt met ketenpartners. Dat je bereid bent je verkoop-forecasts met je klanten en je toeleveranciers te delen. Dat je elkaar inzicht geeft in de voorraad en de inkoopbehoefte. Dat een retailer bijvoorbeeld aangeeft welke promotie-acties hij op de planning heeft staan. Door het delen van deze data kun je als toeleverancier niet alleen zorgen voor een betere beschikbaarheid, het leidt ook tot minder derving en lagere kosten. Iets waar uiteindelijk de hele keten van profiteert.
Samenwerken en het uitwisselen van supply chain-data wordt in de food alleen nog maar belangrijker nu er sprake is van schaarste. Schaarste aan grondstoffen, aan personeel en aan transportcapaciteit dwingt bedrijven tot het maken van ongemakkelijke keuzes. Welk verkoopkanaal heeft bepaalde producten het hardst nodig? Welke markten kunnen eventueel met een alternatief product worden bediend? Welke klanten kunnen eventueel later worden beleverd? Alleen als bedrijven elkaar vertrouwen en transparant zijn naar elkaar, kunnen schaarse middelen optimaal worden benut en hoeft de eindklant er zo min mogelijk onder te lijden.
Sales & Operations Planning
Naast de afstemming met externe ketenpartners is er ook intern veel winst te behalen, namelijk door Sales & Operations Planning (S&OP). Hierin proberen afdelingen op basis van eenduidige cijfers tot consensus te komen over een geaggregeerd verkoopplan over alle productgroepen en verkoopkanalen heen. Daarvan afgeleid worden een productieplan, een inkoopplan en alle bijbehorende budgetten opgesteld. Ook hier draait eigenlijk alles weer om responsiviteit. De op forecasts gebaseerde budgetten zullen immers altijd afwijken van de werkelijkheid. De uitdaging is om het ontstaan van zo’n ‘gap’ tijdig te signaleren, te analyseren en met de juiste actieplannen te komen om het weer te dichten.
Kortom: het aansturen van een food supply chain wordt gedomineerd door extreme onzekerheid. Als producent zit je in de tang tussen enerzijds schaarse middelen en hoge prijzen, en anderzijds veeleisende retailers en grillige consumenten. Visibility, management by exception, ketensamenwerking en S&OP zijn belangrijke bouwstenen om hier mee om te gaan. Ze bieden foodbedrijven de benodigde responsiviteit die nodig is om zelfs in de meest uitdagende omstandigheden overeind te blijven.
