Groothandelsdistributie: hoe distributeurs te werk gaan

Er zijn drie belangrijke schakels in elke supply chain: fabrikanten, distributeurs en detailhandelaren. Terwijl fabrikanten worstelen met de complexiteit van productieplanning en detailhandelaren zich richten op de winkelervaring en assortimentsbeheer, staan distributeurs voor de uitdaging om te opereren in een omgeving met onregelmatige vraag en zeer veeleisende B2B-klanten. In dit artikel kijken we naar de middelste schakel, degene die afgewerkte producten van de fabriek naar de winkel brengt: groothandelsdistributie.

Kenmerken van groothandelsdistributie

Groothandelsdistributie wordt gekenmerkt door veeleisende activiteiten, met onvoorspelbare vraag, uitgebreide catalogi en klanten wier bedrijf rechtstreeks afhankelijk is van het serviceniveau van de distributeur.

1. Onregelmatige vraag

Een van de belangrijkste kenmerken van groothandelsdistributie is dat de vraag vaak onregelmatig is. In B2B-distributie wordt de verkoop beïnvloed door allerlei factoren. Of klanten nu goed of slecht hebben gepland, of een specifieke campagne moeten leveren, er kunnen plotselinge en aanzienlijke veranderingen in de vraag optreden.

Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld specifieke materialen nodig hebben voor een eenmalig project. Als het project eenmaal is afgerond is het onwaarschijnlijk dat dezelfde producten nogmaals nodig zullen zijn. Ook kan een installateur aan het einde van het jaar slecht georganiseerd zijn, waardoor hij een ongebruikelijk grote voorraad nodig heeft om zich voor te bereiden op het volgende boekjaar. Dit resulteert in een vraaggeschiedenis die verre van ‘schoon’ is, met onregelmatigheden die zonder context moeilijk te interpreteren zijn.

2. Breed en technisch assortiment

Distributeurs hebben meestal een heel breed en technisch assortiment. Omdat hun klanten andere bedrijven zijn, moet het aanbod uitgebreid en precies zijn. Neem bijvoorbeeld een klein loodgietersbedrijf: de loodgieter gaat waarschijnlijk niet elke dag, week of zelfs maand prijzen vergelijken. Ze zoeken liever een betrouwbare leverancier. Om hieraan te voldoen, hebben distributeurs vaak heel specifieke artikelen op voorraad, zelfs onderdelen die misschien al jaren niet meer worden gemaakt, voor het geval dat.

3. Hoog serviceniveau

Serviceniveaus zijn superbelangrijk in de distributie. Terugkomend op het voorbeeld van de bouw: als de materialen voor de bekisting van een gebouw niet aankomen, kan het project helemaal stil komen te liggen. Voorraadtekorten kunnen dus grote gevolgen hebben en belangrijke contracten in gevaar brengen.

4. Ingewikkelde inkoopprocessen

Inkoop in de groothandel is vaak ingewikkeld. Met zulke uitgebreide catalogi hebben distributeurs vaak te maken met hoge minimale afnamehoeveelheden in vergelijking met de werkelijke verkoop. Als een leverancier bijvoorbeeld eist dat er 500 stuks van elke variant van een kraan worden gekocht, moet de distributeur dat volume op zich nemen, zelfs als een deel van de voorraad ongebruikt blijft.

5.  Zeer uiteenlopende levertijden

Levertijden variëren sterk, van korte binnenlandse leveringen tot internationale zendingen die maanden duren. Het plannen van een bestelling 15 dagen van tevoren is heel anders dan vijf maanden van tevoren plannen. Bij lange levertijden kunnen fouten maandenlang niet worden gecorrigeerd als de goederen eenmaal onderweg zijn.

6. Beperkingen en inkoopcontracten

Aankoopcontracten kunnen de situatie nog complexer maken. Minimale bestelhoeveelheden gaan vaak gepaard met voorwaarden. Een distributeur van schoonmaakproducten kan bijvoorbeeld verplicht zijn om minimaal 100 stuks schoonmaakdoekjes te kopen, met de mogelijkheid om kleuren te mixen. Dergelijke bepalingen zorgen voor extra variabelen in de planning.

Soorten groothandelsdistributie

Groothandelsdistributie omvat een verscheidenheid aan bedrijfsprofielen, elk met specifieke operationele dynamieken en uitdagingen. Deze variëren van zeer gespecialiseerde technische bedrijven tot pure distributeurs die grote volumes verwerken, of hybride modellen die B2B- en retailkanalen combineren.

Gespecialiseerde groothandel

Deze bedrijven richten zich op supertechnische sectoren, zoals verwarming of airconditioninginstallaties. Hun complexiteit komt niet alleen door de producten zelf, maar ook door de technische kennis die nodig is: installatiemethoden, compatibele combinaties en sectorspecifieke eisen. Veel bedrijven bieden trainingen aan installateurs aan als een manier om loyaliteit op te bouwen.

Pure distribiteur

Pure distributeurs richten zich op het inkopen van bulk. Ze kopen vaak via import grote hoeveelheden in en verkopen deze in kleinere partijen. Ze fungeren als tussenpersoon tussen fabrikant en klant, waardoor aankopen toegankelijker worden.

Gemengde groothandel

Gemengde distributeurs doen zowel B2B- als retailverkoop, waardoor er twee verschillende verkooppatronen voor hetzelfde product ontstaan: pieken door projecten en de normale vraag in de detailhandel. De grootste uitdaging is om deze verschillende gedragingen goed te combineren.

Uitdagingen in de groothandelsdistributie

Distributeurs werken in een omgeving waar hoge verwachtingen op het gebied van service samengaan met tal van operationele beperkingen. Onregelmatige vraag, uitgebreide productassortimenten, geografisch verspreide voorraden en afhankelijkheid van strategische klanten maken het dagelijks beheer tot een delicate evenwichtsoefening.

Evenwicht tussen serviceniveaus en voorraad

Een belangrijke uitdaging is het vinden van een evenwicht tussen service en voorraad. Distributeurs worden vaak geconfronteerd met hoge verwachtingen van klanten. Veel groothandels waarmee we bij Slimstock samenwerken, melden: “We moeten voor alles service bieden.” Deze ambitie zorgt voor een voortdurende spanning tussen het handhaven van een uitstekende service en het voorkomen van overmatige voorraden, vooral wanneer minimale afnameverplichtingen of beperkingen kleine bestellingen verhinderen.

De complexiteit van het productassortiment beheren

Het beheren van een complex productassortiment is een andere grote uitdaging. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen belangrijke artikelen en de long tail. Distributiecatalogi zijn meestal heel uitgebreid en klanten verwachten vaak dat zelfs artikelen die niet vaak worden verkocht, altijd beschikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat bevestigingsmaterialen verkoopt: één model kan tientallen varianten hebben qua maat, afwerking en dikte. Het assortiment is dus supergedetailleerd.

Coördinatie tussen meerdere magazijnen

Veel distributeurs hebben een centraal magazijn met meerdere vestigingen. Het is superbelangrijk om de voorraad tussen de locaties goed te regelen: als dat niet goed gaat, kan er in de ene vestiging te veel zijn en in de andere te weinig, wat voor problemen zorgt en de service niet goed laat werken.

Afhankelijkheid van belangrijke klanten

B2B-klanten hebben vaak veel invloed en stellen strenge serviceovereenkomsten op vanwege hun impact op de totale omzet. In tegenstelling tot de detailhandel, waar consumenten gewoon ergens anders kunnen winkelen als een product niet beschikbaar is, kan een zakelijke klant stoppen met een distributeur als leveringen niet kloppen, en deze klanten zijn vaak goed voor een groot deel van de omzet.

Sleutels tot optimalisatie in groothandelsdistributie

Om groothandelsdistributie te optimaliseren, moet je goed plannen, omdat de vraag niet altijd hetzelfde is, er veel verschillende producten zijn en de levertijden kunnen variëren. Belangrijke dingen zijn:

Geavanceerde prognoses

Optimalisatie begint met betrouwbare prognoses. In een omgeving met pieken in de vraag en onregelmatige consumptie is het essentieel om trends te anticiperen en atypisch gedrag te isoleren. Door voor elke SKU het juiste prognosemodel te gebruiken, kunnen beslissingen worden aangepast en kunnen zowel voorraadtekorten als overtollige voorraden tot een minimum worden beperkt.

Klantprognoses voor belangrijke klanten

Als een groot deel van de vraag afhangt van een paar klanten, is een algemene analyse niet genoeg. Door te kijken naar wat belangrijke klanten precies nodig hebben, zorg je ervoor dat belangrijke producten beschikbaar zijn en kun je de service aanpassen aan hoe belangrijk elke klant is voor je bedrijf.

Historische gegevens opschonen met machine learning

Historische distributiegegevens bevatten vaak ruis: pieken als gevolg van projecten, voorraadtekorten of uitzonderlijke bestellingen. Door deze gegevens op te schonen, kun je de werkelijke vraag scheiden van eenmalige consumptie en kun je werken met robuustere prognoses die minder gevoelig zijn voor verstoringen uit het verleden.

Automatische aanpassing aan vraagvariabiliteit

Elke SKU heeft een ander patroon. Door modellen aan te passen aan seizoensgebondenheid, intermitterendheid of volatiliteit, wordt de nauwkeurigheid verbeterd en worden typische fouten voorkomen, zoals het onderschatten van cruciale SKU’s of het overvoorraden van longtailproducten.

Voorraadoptimalisatie per SKU en magazijn

Elke SKU werkt anders in elk magazijn. Door de voorraad aan te passen aan wat er lokaal nodig is, wordt de service beter, zijn er minder overschotten en is er een betere samenwerking tussen het centrale magazijn en de filialen.

Aankopen met logistieke voorwaarden

Groothandels werken met minimumhoeveelheden, veelvouden en beperkingen per leverancier. Door deze voorwaarden in de planning op te nemen, kun je bestellingen efficiënter definiëren, onnodige voorraadophoping verminderen en een betere balans vinden tussen logistieke kosten en het vereiste serviceniveau.

Scenario-simulatie en ‘wat als’-analyse

Door de impact van veranderingen in de vraag, doorlooptijden of serviceniveaus te simuleren, kun je weloverwogen beslissingen nemen zonder onnodige risico’s te nemen. Met deze geavanceerde analyse kun je eerder corrigeren en met meer zekerheid plannen.

Conclusie: groothandelsdistributie is een veeleisende sector

Groothandelsdistributie vindt plaats in een sector die wordt gekenmerkt door een variabele vraag, concurrentiedruk en het cruciale belang van serviceniveaus. In deze context zijn goed voorraadbeheer, coördinatie van meerdere magazijnen en het inspelen op de behoeften van strategische klanten belangrijke factoren voor winstgevendheid en bedrijfscontinuïteit.

Om al deze redenen heb je voor het optimaliseren van de distributie tools nodig die zorgen voor zichtbaarheid, nauwkeurigheid en snelheid. Met oplossingen zoals Slim4 kun je anticiperen op de vraag, de voorraad aanpassen aan de realiteit van elke SKU, scenario’s simuleren en complexe aankopen beheren met betrouwbare gegevens. In een sector waar de foutmarge erg klein is, maakt geavanceerde planning het verschil tussen reageren op problemen en daarop anticiperen.