Laat vakantiesluitingen jouw supply chain niet verstoren
Jaarlijks leggen arbeiders in China massaal hun gereedschap neer om terug te keren naar hun geboorteplaats en daar het Chinese Nieuwsjaar te vieren. Deze vakantiesluiting in de “werkplaats van de wereld” duurt soms wel veertig dagen en kan jouw supply chain flink verstoren. In dit artikel leggen we uit hoe je hier met jouw voorraad optimaal op kunt anticiperen.
Met levertijden van soms maanden is het voorraadbeheer van goederen uit China al lastig genoeg. Als je tijdens het Chinese Nieuwjaar dan ook nog een maand in de wacht wordt gezet door jouw leveranciers, worden de uitdagingen alleen maar groter. Is de feestperiode afgelopen dan is de ellende nog niet voorbij: fabrieken moeten eerst weer opstarten en een oceaan aan backorders wegwerken. Om dure stock outs, omzetderving en teleurstellingen bij klanten te voorkomen is het zaak tijdig voorzorgsmaatregelen te nemen. Maar welke?
Het ligt voor de hand om voorafgaand aan Chinees Nieuwjaar gewoon maar van alles flink wat extra te bestellen. Maar of dat nu de beste oplossing is? Extra voorraad legt beslag op werkkapitaal en heeft een negatieve impact op cashflow. Bovendien is het maar de vraag of jij die artikelen ook allemaal gaat verkopen. Bij producten die het einde van hun productlevenscyclus naderen, is het risico op incourantie levensgroot!
Wat is de rol van voorraad?
Voordat je kunt bepalen hoe je met vakantiesluitingen moet omgaan, is het raadzaam te beginnen bij de strategie van jouw bedrijf. Misschien is die wel gericht op het voorkomen van risico’s en wil de directie liefst zo min mogelijk in voorraad investeren. Een andere strategie is het maximaliseren van de omzet en streven naar een zo hoog mogelijke klanttevredenheid. In dit geval zal het verhogen van de voorraad voor het overbruggen van het Chinese Nieuwjaar juist worden toegejuicht.
Hoe ontwikkelt de vraag zich?
Om de juiste voorraad aan te leggen is het cruciaal te weten hoe de klantvraag zich tijdens Chinees Nieuwjaar gaat ontwikkelen. Voorraadplanners kunnen zich baseren op de historische vraagpatronen, trends, seizoensinvloeden, product life cycles, maar ze moeten ook het effect van Chinees Nieuwjaar zélf niet vergeten. Waren er in het verleden klanten die vlak voor Chinees Nieuwjaar opeens extra grote orders plaatsten? Dat zou erop kunnen duiden dat zij ook hamsteren, en de vraag is: gaan ze dat dit jaar opnieuw doen?
Welke promoties staan gepland?
Heeft een voorraadplanner een eerste forecast berekend, dan is het zaak deze breed te delen met andere afdelingen. Vaak is er informatie en marktkennis voorhanden waarmee de vraagprognoses nog verder kunnen worden verrijkt. Met marketing moet bijvoorbeeld worden afgestemd of er tijdens of na het Chinees Nieuwjaar promotie-acties staan gepland die tot (extra) voorraadproblemen kunnen leiden. Een vuistregel bij promoties is om vijf maanden voor de start al te beginnen met de planning en terdege rekening te houden met vakantiesluitingen.
Focus op de juiste artikelen
Met een goede forecast heb je inzicht in de verwachte vraag, maar er kan nog van alles veranderen waardoor de vraag uiteindelijk toch anders uitpakt. Voor langlopende artikelen met een stabiel vraagpatroon zal dit niet zo snel gebeuren, maar voor nieuwe producten of producten met een grillig vraagpatroon is voorzichtigheid geboden. Een belangrijk instrument is het opstellen van een productclassificatie waarin de product-markt-combinaties die voor een bedrijf de grootste waarde hebben, worden geïdentificeerd. In de planning voor Chinees Nieuwjaar zult u A-artikelen meer aandacht willen geven dan C-artikelen.
Ga met leveranciers in gesprek
In een perfecte wereld leveren toeleveranciers altijd op tijd en volledig uit. In de praktijk ligt dit helaas anders. Omdat door Chinees Nieuwjaar de levertijden nog langer zijn dan normaal, is het zaak tijdig jouw materiaalbehoefte te communiceren richting leveranciers. Door inkoopforecasts te delen kan je samen met de leverancier bepalen wat en wanneer je moet bestellen. Leveranciers kunnen aangeven hoeveel extra tijd ze nodig hebben om de orders af te handelen. Om jouw logistieke operatie niet onnodig te belasten, kan het ook handig zijn om niet alles in één keer te laten leveren maar bijvoorbeeld volgens een bepaald leverschema.
Doe aan risicospreiding
In de periode vlak voor Chinees Nieuwjaar kunnen levertijden de pan uit rijzen, omdat leveranciers de plotselinge piek in de vraag niet aankunnen. Dit betreft meestal leveranciers die sowieso al niet de beste leverprestatie vertonen. Voor deze risicogroep kan het verstandig zijn een backup-leverancier achter de hand te hebben. Dit heeft een hogere administratieve last tot gevolg, maar die zal niet opwegen tegen de kosten als gevolg van slecht presterende leveranciers. Uiteraard geldt ook voor backup-leveranciers dat je op tijd moet afstemmen of deze wél kunnen leveren en welke prijzen en bestelhoeveelheden ze hanteren.
Past het in de bedrijfsstrategie? Heb je een goed beeld van de vraagontwikkeling? Zijn de juiste leveranciers aangehaakt? Dan kun je die extra inkooporders ter overbrugging van het Chinees Nieuwjaar met een gerust hart gaan plaatsen en zijn de consequenties voor jouw supply chain minimaal.
Laat je adviseren
Meer weten over voorraadoptimalisatie tijdens Chinees Nieuwjaar? De experts van Slimstock hebben er veel ervaring mee en staan voor jou klaar.
