January 13th, 2020
Premier Paper est l’un des principaux négociants en papier du Royaume-Uni et constitue un bon exemple de client Slim4. J’ai eu le plaisir d’interviewer Ilona Smith, responsable Supply Chain chez Premier Paper. Ilona, qui insuffle du plaisir et de l’énergie à l’entreprise, se concentre sur l’amélioration de l’expérience client chez Premier Paper.
Dans cette interview, Ilona révèle ce qu’il faut faire pour surmonter les obstacles liés à l’inventaire !
Parlez-moi de votre parcours dans le secteur de la Supply Chain.
Au départ, j’ai commencé mes études de droit en Pologne. Cependant, après la première année, j’ai réalisé que ce n’était pas pour moi. C’était tellement statique, j’ai donc décidé de changer de sujet d’étude. Bien que ma famille ne soit pas d’accord avec cette décision, j’ai obtenu un diplôme en relations internationales, qui m’a semblé beaucoup plus dynamique et passionnant.
Ayant changé de matière, je devais maintenant tout financer moi-même. En plus d’étudier à temps plein, j’ai postulé pour un emploi d’employée administrative dans une entreprise automobile allemande. Au départ, j’ai commencé dans l’équipe de soutien des systèmes, avec de nombreuses traductions et un travail de bureau typique. Cependant, étant donné que je suis multilingue, j’ai pu m’impliquer davantage dans l’entreprise et jouer un rôle actif dans les systèmes de production et de logistique, des domaines que j’ai absolument adorés.
Étant donné que ma mère travaillait dans le secteur bancaire et que mon père était ingénieur, le domaine de la Supply Chain était complètement nouveau pour ma famille, sans aucune tradition ni aucune forme de compréhension. Cependant, compte tenu de la nature dynamique de la chaîne d’approvisionnement et du fait que l’on traite des problèmes de la vie réelle, tout cela m’a passionné : les fluctuations des matériaux tout au long du processus, les aspects financiers des opérations de production, toutes les fonctions de planification, les premiers inventaires et les rapprochements de résultats, etc. Je suis devenue l’une de ces spécialistes de la Supply Chain. C’est là que tout a vraiment commencé !
Comment votre carrière a-t-elle évolué ?
Ma nouvelle carrière dans l’industrie manufacturière m’a amené à déménager en Allemagne, puis en Angleterre. Cela m’a permis de découvrir encore plus largement le domaine de la Supply Chain. C’est là que j’ai réalisé que les stocks étaient le cœur battant de la Supply Chain, car tout ce que nous faisons concerne les stocks. La raison en est que l’optimisation et la planification stratégique des stocks ont un impact énorme sur l’entreprise.
C’est à partir de là que j’ai décidé de faire un diplôme de troisième cycle en gestion de la Supply Chain au Royaume-Uni. Cela m’a permis d’explorer la théorie derrière la pratique que je connaissais déjà. Le cours m’a également ouvert les portes d’un nouveau rôle de gestionnaire des stocks.
La Supply Chain elle-même est tellement dynamique. Où que vous alliez, sous l’égide de la Supply Chain, il y a tellement de fonctions différentes : de la gestion des matériaux, en passant par les prévisions, la planification des opérations, la planification de la production, les achats, l’introduction de nouveaux produits, la logistique, etc. Chaque entreprise pour laquelle j’ai travaillé m’a enseigné différents aspects des mécanismes de leur Supply Chain.
Après plusieurs années dans les secteurs de l’aérospatiale et de l’automobile, il était temps de changer. J’ai accepté un nouveau poste de responsable des achats et de la chaîne d’approvisionnement dans le secteur des composants électroniques.
Là, j’ai senti que je pouvais vraiment faire la différence. Ce rôle m’a permis de voir comment fonctionnaient d’autres entreprises et chaînes d’approvisionnement. Mais plus encore, il m’a montré comment améliorer les chaînes d’approvisionnement ainsi que l’impact positif et gratifiant que vous pouvez avoir sur l’entreprise. Grâce à mon expérience passée, j’ai compris et pu mettre en œuvre mes connaissances sur le fonctionnement des équipes. Cela m’a permis de mieux gérer les changements d’équipe. Tout commence et se termine toujours par les personnes, car elles constituent le principal atout de chaque entreprise.as.
Parlez-moi de votre premier poste dans le secteur du papier.
Mon premier poste dans le secteur du papier est chez Premier Paper, où j’occupe actuellement le poste de responsable Supply Chain. Il s’agit d’une fonction de groupe, car nous avons notre siège social à Minworth, mais nous avons aussi 17 succursales au Royaume-Uni. Je suis responsable des mécanismes de la Supply Chain et de tout ce qui s’y rattache dans notre réseau.
La culture dans le commerce du papier est incroyable ! Il est naturel d’être un peu réservé lorsqu’on rejoint un nouveau secteur. On ne sait pas vraiment à quoi s’attendre et on a naturellement une tonne de questions à poser. Mais chez Premier Paper, j’ai été accueilli très chaleureusement dans l’entreprise et dans le secteur. C’est une culture traditionnelle et, en tant que femme cadre, on ne nous voit pas beaucoup ! Mais ils vous font certainement une place !
La collaboration entre les clients et les fournisseurs est très bonne, car ils travaillent bien ensemble et ce, depuis de nombreuses années. Il existe un excellent équilibre où la frontière est presque inexistante. Il s’agit d’une relation respectueuse mais ouverte à l’innovation.
Les relations fantastiques restent les mêmes, mais l’innovation permet d’adopter de nouveaux processus et d’utiliser des outils tels que Slim4. Je me vois vraiment dans ce secteur pour les années à venir, à trouver un équilibre permanent entre tradition et innovation.
Lorsque vous avez commencé chez Premier Paper, quelles étaient vos priorités initiales ?
Mes priorités initiales étaient de comprendre le secteur, les produits et leurs gammes, ce qui n’est pas aussi simple, ni aussi facile qu’on pourrait le croire. Il est essentiel de comprendre les gammes et la complexité du secteur. J’étais très désireux de comprendre les capacités de mon équipe ainsi que les outils dont nous disposions. En fin de compte, mon objectif était d’identifier clairement les motifs, puis de planifier d’autres améliorations sur cette base, afin de travailler plus intelligemment.
Avant de vous efforcer d’atteindre les indicateurs clés de performance, vous devez donner aux gens les moyens de s’approprier le projet et de travailler avec eux pour résoudre le problème. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pouvez commencer à apporter des changements au quotidien qui font la différence pour les objectifs globaux, et en fin de compte pour les objectifs de l’entreprise.
Un domaine que j’ai commencé à explorer plus avant est celui des ventes perdues. Plus précisément, comment récupérer les ventes perdues et éviter qu’elles ne se reproduisent ? En conséquence, nous allons maintenant ajouter une nouvelle interface à Slim4 où ces données seront transmises depuis notre système ERP dans un format consolidé et lisible.
Je vois que vous êtes extrêmement occupée chez Premier Paper ! Comment faites-vous pour concilier travail et vie de famille ?
Beaucoup de vin rouge ! C’est un défi, mais c’est aussi un défi d’être une mère au foyer à plein temps. Tout repose sur une bonne planification. J’ai trois enfants et il y a donc trois défis très différents (en particulier parce qu’ils sont tous des miniatures de moi !) mais avec une bonne planification et un bon cercle de soutien de la part des amis et de la famille, c’est faisable. Malheureusement, vous ne pouvez pas utiliser Slim4 pour planifier vos affaires familiales !
Une question que beaucoup de femmes ont souvent tendance à me poser (les femmes de la communauté des ingénieurs) est “Famille ou carrière ?” Je crois honnêtement que vous pouvez avoir les deux et en être heureuse. Ce n’est en aucun cas facile, mais c’est réalisable et gratifiant.
Quels sont vos plus grands obstacles en matière de stocks et comment Slim4 vous aide-t-il ?
Comme pour la plupart des entreprises, la prévision des stocks est un gros problème pour nous.
Au jour le jour, vous ne pouvez pas utiliser des algorithmes à l’échelle de Slim4. Slim4 prend en considération tous les stocks disponibles sur place, les stocks en transit, les surstocks basés ailleurs, les tendances passées et ce qui peut se passer dans le futur. Les recommandations de commande sont calculées en prenant en compte tous ces facteurs et bien d’autres encore.
La prévision des stocks dans l’industrie du papier est très différente de ce que j’ai vu dans d’autres secteurs. Tout d’abord, elle n’est pas aussi formelle avec un degré de saisonnalité incertain. La saisonnalité est ce que Slim4 détecte et met en évidence en conséquence. L’examen des exceptions et des anomalies de prévision est devenu une tâche régulière de chaque planificateur. Nous ne pourrions pas gérer manuellement chaque ligne comme nous le faisons maintenant sans les alertes de Slim4. Ce serait une tâche insupportable, malgré le fait que 8 personnes très bien informées et compétentes passent régulièrement des commandes.
Slim4 donne le pouvoir de l’information et planifie à l’avance. L’utilisateur doit toujours prendre la décision finale mais c’est tellement plus facile avec le bon outil en main dès le départ. J’ai personnellement travaillé sur de nombreux outils de prévision dans le passé et je dois admettre que Slim4 est parfaitement adapté aux besoins de Premier Paper.
Qu’est-ce que vous préférez chez Slim4 ?
J’adore les graphiques. Tout est très visuel et clair. Comme le disent les jeunes, c’est très ” in your face “.
Le tableau de la demande mensuelle et l’onglet des données sont de loin ma fonction préférée et sont utilisés le plus fréquemment car, s’il y a de grandes exceptions entre les mois, vous pouvez facilement voir les informations plus en détail.
L’onglet “Inventaire” est également très important car il permet de visualiser sur un seul écran toutes les informations clés, par exemple tous les paramètres d’une unité de stock.
Avec l’élargissement des gammes non seulement de papier traditionnel mais aussi d’emballages, de graphiques d’affichage et de secteurs numériques, nous ajoutons souvent de nouveaux groupes de produits et de nombreux nouveaux SKUs. Slim4 nous aide dès le début de ce parcours, car le système reconnaît (grâce à la configuration) les différentes étapes de la vie du produit. Il facilite ainsi le processus de planification et permet de prendre des décisions de commande plus judicieuses.
Les changements peuvent être effectués et réalisés par des particuliers ou, en cas de modification anticipée de la version que nous utilisons, avec l’aide immédiate du service d’assistance. C’est très convivial et logique, c’est ce qui me plaît le plus. Je pense que c’est le cas pour nous tous !
Quels sont vos objectifs en matière de gestion de stocks pour les 12 à 18 prochains mois ?
Il s’agit d’obtenir la bonne quantité du bon produit, au bon endroit et au bon moment. Nous avons notre siège social et 17 succursales, avec un mélange de produits destinés à chaque succursale. Pour nous, responsables de la Supply Chain, il s’agit donc de s’assurer que chaque succursale dispose de la bonne sélection de gammes en stock pour répondre aux commandes des clients pour la livraison le lendemain.