Slimstock: Purchase Planning

Purchase Planning: princípios para um bom desempenho na cadeia de suprimentos

Introdução

Já é consensual entre líderes das empresas que a área de compras cumpre com uma função muito importante do ponto de vista estratégico. Quando a empresa passa a se concentrar em seu core business a fim de conquistar alguma vantagem competitiva, é inevitável que aumente a terceirização, por exemplo, da produção de peças ou da execução de serviços. Por isso, o aumento da terceirização nas empresas aumenta a importância tanto da gestão de compras como da gestão de fornecedores. Não por acaso tais funções passaram a ter posições executivas nas empresas.

A importância do purchase planning em supply chain

Ao pensar a partir do ponto de vista financeiro, a importância de compras para as empresas aparece de maneira clara. Um percentual significativo das receitas das empresas são consumidos com a aquisição de materiais, daí a necessidade da ênfase em nível de serviço e lead time, os quais se revelam como pontos críticos para a criação de estratégias da empresa em um ambiente cada vez mais competitivo. É por essa razão que as empresas têm dado cada dia mais ênfase ao relacionamento com seus fornecedores.

Slimstock: Matriz de Kraljic

Como se trata de uma cadeia, todos passam a empurrar e puxar uns aos outros na busca por melhor qualidade, tempo de entrega (lead time) e, claro, preço.

Há duas variáveis para se lidar estrategicamente com compras: a importância da compra, e a complexidade no mercado de suprimentos. Ao cruzar ambas com o grau de intensidade, surge a conhecida matriz de Kraljic. Através dessa matriz é possível ter melhor visibilidade sobre os itens de maior vulnerabilidade no fornecimento e seu impacto na lucratividade.

Quanto maior a lucratividade de um item (um dos exemplos de importância de compra) e maior sua exposição ao risco na complexidade do mercado, tanto mais estratégico esse é. Veja ao lado o gráfico com mais detalhes.

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Essa visão conceitual é útil para vincular as compras ao direcionamento estratégico da empresa, alinhando as diferentes áreas envolvidas tanto nos processos de supply chain como de finanças.

A gestão de materiais

Para uma boa gestão de materiais, é fundamental manter a perspectiva de seu impacto sobre os custos e, consequentemente, sobre as margens para a empresa. Assim, é imprescindível que a área de planejamento (PCP) e a área de compras estejam estruturadas de forma a tratar o fluxo de materiais da forma mais otimizada possível, garantindo a disponibilidade de materiais, no tempo certo para a produção, sem gerar excessos de estoque. Para tanto, deve-se ter uma visão sistêmica que contemple as seguintes atribuições:

  • Antever as necessidades de materiais
  • Encontrar fornecedores
  • Adquirir os materiais
  • Introduzir os materiais na empresa
  • Monitorar o status dos materiais como um todo
  • Monitorar o serviço prestado pelos fornecedores
  • Monitorar índices de qualidade dos materiais entregues
  • Homologação de fornecedores
  • Construção de SLAs
  • Maximizar o valor adicionado ao negócio por meio de negociações de preços e prazos

A finalidade da gestão de materiais é otimizar todo o processo relativo à entrada e utilização de materiais na empresa, mantendo uma rede de informação para monitoramento e controle do fluxo de materiais.

Objetivos em Purchase Plannning

Ainda que em cada empresa a área de compras possa variar conforme o tamanho das operações ou com o estágio de desenvolvimento da empresa, as atribuições e as finalidades que esses profissionais precisam alcançar não se alteram em sua essência.

Ao menos três grandes responsabilidades recaem sobre compras:

  1. estabelecer quais são os atributos dos materiais ou serviços a serem comprados (isso é uma atribuição de compras? Eu acho que é de engenharia);
  2. selecionar fornecedores capazes de cumprir com os requisitos e atributos estabelecidos em termos de termos de quantidade, qualidade e preço; e,
  3. gerenciar o fornecimento dos materiais a fim de que se cumpram o cronograma e demais termos acordados.

Em geral o objetivo geral de toda a gestão de compras é comprar a quantidade certa, no momento correto, do fornecedor com nível de serviço certo, e com preço correto. E o acompanhamento desses objetivos se dá através da definição de metas.

Metas em Purchase Planning

Ao menos 6 critérios podem ser usados no estabelecimento de metas em Purchase Planning. Veja abaixo quais são:

  1. Manter o fluxo constante de materiais necessários para a operação da empresa, considerando-se que rupturas de materiais não podem ocorrer. Interromper qualquer operação em andamento na empresa tem impacto direto sobre os custos operacionais.
  2. Otimizar a gestão de estoques e evitar perdas: estoque mal gerenciado traduz-se em ineficiência para a empresa toda. Excesso de estoque significa capital de giro retido, maiores custos com armazenagem e securitização.
  3. Otimizar a qualidade do produto: é preciso saber se a qualidade do produto entregue está de acordo com as especificações, evitando-se devoluções, atrasos na produção e outros processos onerosos para a empresa. Somente assim pode-se ter máxima lucratividade.
  4. Encontrar fornecedores confiáveis: existe um momento em que toda operação da empresa depende do efetivo funcionamento de seus fornecedores. Garantir que os fornecedores certos cumpram os acordos e contratos é também uma das metas a serem alcançadas.
  5. Comprar os itens necessários no menor preço total possível: dependendo do segmento de negócio, a operação de compra consome boa parte da receita da empresa e somente essa poderá alavancar a lucratividade caso os custos de mão-de-bra e as despesas se mantenham inalterados. Por isso, é fundamental negociar o menor preço sem comprometimento da qualidade definida (reveja a matriz de Kraljic).
  6. Manter base de cadastro sempre atualizada quanto a parâmetros de processos de compras (lista de fornecedores, tabelas de preços de compras, lista técnica de compras, prazos de entrega, etc) e informações técnicas dos materiais.

Como Purchase Planning pode contribuir com toda a cadeia

Toda parte que compõe um todo interfere para o bom ou não bom desempenho do todo. É possível numerar pelo menos 10 maneiras que o planejamento de compras pode auxiliar para otimizar o desempenho da cadeia.

  1. Prover para a organização um calendário de compras e entregas que se traduza em maior eficiência operacional Entregar informações críticas para gestão estratégica, tais como: preço, disponibilidade e condições dos fornecedores
  2. Otimizar o número de fornecedores ativos na empresa
  3. Criar relações duradoras com fornecedores estratégicos
  4. Proporcionar aos fornecedores um forecast confiável a fim de facilitar processos de MRP I, MRP II e de JIT.
  5. Garantir o mínimo valor possível no custo de material através da implementação de engenharia e análises com valor.
  6. Encontrar os melhores termos para contratos estabelecidos com parceiros estratégicos em conjunto com as áreas solicitantes
  7. Aconselhar em decisões para o melhor modelo de aquisição de um produto, material ou serviço (compra, leasing ou terceirização).
  8. Reduzir custos através do uso de sistemas como ERP e IMS (inventory management system, o Slim4, por exemplo)
  9. Garantir que a área de purchase planning esteja alinhada quanto às decisões estratégicas em busca do repasse das mesmas com os stakeholders externos.
  10. Garantir transparência e austeridade sob os processos de compras, como boa prática com seus stakeholders internos e externos.

Conclusão

O bom desempenho em Purchase Planning é decisivo para uma verdadeira otimização da cadeia de suprimentos, que se reflete do início até o final da cadeia, nas mãos do consumidor.

O estabelecimento de metas apropriadas e a estruturação de processos trazem como resultado menores custos e um maior alinhamento entre todas as áreas envolvidas, assim como uma maior eficiência dentro da própria área de compras.

Para lidar com grande volume de itens e fornecedores, atendendo aos processos estabelecidos, o melhor caminho é a digitalização dos processos, automatizando todas as tarefas operacionais e fazendo com que o Purchase Planning seja efetivamente uma atividade analítica de alto valor agregado para a organização.

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