Slim4 geeft MotracLinde positieve energie

De spare parts tak van MotracLinde heeft in korte tijd een gigantische reeks verbeteringen in zijn supply chain operatie doorgevoerd. Tijdens de implementatie van Slim4 ontstond er een bijzondere chemie tussen teamleden en de consultants van Slimstock. “We kregen er plezier in om ons ieder deelproces af te vragen: Waarom doen we dat eigenlijk? Hoe kan het beter?

MotracLinde is leverancier van heftrucks, magazijntrucks en andere interne transportmiddelen. Voor goede service richting klanten, houdt het bedrijf een ruim assortiment spare parts op voorraad. Na de overname door Royal Reesink in 2013 werd het voorraadbeheer hiervan nog geruime tijd aan de vorige eigenaar uitbesteed. Toen anderhalf jaar geleden werd besloten om deze supply chain taken in eigen hand te nemen, was dat voor teamleider supply Bas Blei aanleiding om het hele proces kritisch onder de loep te nemen. “Ik zag dat er veel moest veranderen en we met een frisse blik naar onze eigen processen moesten kijken. Daarom heb ik bewust een nieuw, jong team met ambitieuze mensen samengesteld.”

Interessante discussie

Eén van die ambitieuze mensen was supply chain analist Casper Kleijpoel. Die mocht aan de slag met Slim4, de software waarmee onder de vorige eigenaar al de voorraad van MotracLinde werd aangestuurd. Toen de consultants van Slimstock langskwamen om de software in te richten en de eerste trainingen te geven, nam hij een gretige houding aan. “We hadden het gevoel dat Slim4 veel meer functionaliteiten bevatte dan we tot dan toe gebruikten, dus riepen we bij elke feature die we zagen: Dat willen wij ook! Dat leverde een geweldig interessante discussie met de Slimstock-consultants op. Die kwamen duidelijk niet om een commerciële pitch te geven, maar pareerden onze vragen met kritische tegenvragen, zoals: Wat denk je daarmee te bereiken?”

Bijzondere chemie

Tijdens de meetings met Slimstock werd het team van MotracLinde een spiegel voorgehouden en uitgedaagd om kritisch naar zijn eigen processen te kijken. Blei: “Er ontstond een bijzondere chemie tussen ons en Slimstock, waarbij veel creativiteit loskwam. We kregen er plezier in om ons bij ieder deelproces af te vragen: waarom doen we dat eigenlijk? Hoe kan het beter? Waar mogelijk werden processen aangepast en aanpassingen in Slim4 direct doorgevoerd. De rest werd op een wensenlijstje gezet en om je een indruk te geven: na de eerste training was deze lijst al twee A4’tjes lang.”

Zoals bij veel organisaties die al wat langer bestaan, waren er bij MotracLinde in de loop der jaren allerlei werkwijzen ingesleten waarvan niemand nog wist waarvoor ze waren bedoeld. Door de verbeter-vibe waar het supply team van Blei in zat, kwamen deze allemaal naar boven. “Een mooi voorbeeld was een extra buffervoorraad die we aanhielden voor de verwerking van inslagen bij onze logistieke dienstverlener. Toen we hier indoken, bleek dat door de groei en de verbeteringen die onze logistieke partner had doorgemaakt, deze extra dagen helemaal niet meer nodig te zijn. Hierdoor konden we zo al voor drie ton uit de voorraad halen.”

Leuke discussies over KPI’s

Ook rapportages en KPI’s werden onder de loep genomen. “Voor het maken van interne rapportages was iemand binnen ons team wel acht uur per week bezig. Om te testen of dit allemaal wel nodig was, besloten we om een deel van de rapportages gewoon eens een keer niet te sturen. En wat bleek: er was niemand die er om kwam vragen!”

Over de KPI’s ontstonden leuke discussies met Slimstock, onder andere over het meten van servicelevels. Doe je dat op het moment dat de klant een order plaatst of op het moment dat je de order uitlevert? En wat als je van een order van 20 stuks er slechts 18 kunt uitleveren? Krijgen die 18 stuks dan een servicegraad van 100% of zijn ze deel van de 20 stuks en heb je voor deze order dus 0% gescoord? Kleijpoel: “Daar kun je op allerlei manieren naar kijken, en het is heel gezond om je af te vragen of je wel de goede dingen meet.”

Voorraad significant gedaald

Inmiddels doet MotracLinde het voorraadbeheer van spare parts alweer een jaar zelf. “Als ik terugkijk op wat we in korte tijd hebben bereikt, dan is dat echt ongelooflijk”, zegt Blei. “Onze processen zijn veel efficiënter geworden en de voorraadwaarde is significant gedaald.”

Volgens zijn collega kan het bedrijf nu beter inspelen op de behoefte in de markt. “In Slim4 kun je precies zien hoe de vraag zich ontwikkeld en welke klanten hier achter zitten. Voorheen zagen we alleen dat er van een bepaald artikel 100 stuks in de maand waren verkocht, maar verder wist je niks. Het maakt voor je voorraad echter nogal uit of dit aantal uit een eenmalige order van honderd stuks bestond of uit vijftig kleine orders van twee stuks. Er is nu ook direct overleg met andere afdelingen. Laatst hoorde we van sales dat één van onze klanten was weggevallen. Door het vernieuwde inzicht op transactieniveau konden we dat direct aanpassen in de forecast.”