Verhuizing Hoogvliet-DC vlekkeloos verlopen… met dank aan Slim4

De verhuizing van het centraal distributiecentrum (DC) van supermarktketen Hoogvliet moest zo gecontroleerd mogelijk verlopen. De voorraad moest beheersbaar blijven en de beschikbaarheid in de winkels mocht er in geen geval onder lijden. Supply chain manager Jan van Rijn en supply chain improvement manager Saskia van Trierum vertellen hoe ze dit is gelukt en hoe de software van Slimstock hierbij heeft geholpen. “Slim4 heeft de bestellingen richting leveranciers feilloos en gefaseerd van het oude naar het nieuwe DC overgezet. Hierdoor hadden demand planners hun handen vrij voor incidenten.”

De 71 winkels van Hoogvliet worden minimaal twee keer per dag bevoorraad middels een uniek concept met wisselbakken. “Dit zijn speciaal voor ons ontwikkelde, geconditioneerde containers waarin dertig rolcontainers passen, gevuld met verse en houdbare producten,” legt Jan van Rijn uit. “Het voordeel is dat deze bakken in hun geheel bij een winkel worden afgeleverd, waardoor vrachtauto’s snel kunnen laden en lossen. Het vullen van de rolcontainers is afgestemd op de indeling van de winkel, zodat supermarktmedewerkers ze rechtstreeks de winkel in kunnen rijden en op een efficiënte manier de schappen kunnen bijvullen. De wisselbak vormt eigenlijk een uitbreiding van de magazijnruimte bij de winkel, zodat er meer vierkante meters beschikbaar zijn voor klanten.”

Het oude DC van waaruit de bevoorrading plaats vond, in Alphen a/d Rijn, had in de loop der jaren vanwege groei steeds moeten uitbreiden en was daardoor nogal versnipperd geraakt. Vers en emballage waren al in een apart gebouw ondergebracht en de bakkerij en de slagerij begonnen tegen hun maximale capaciteit aan te lopen. Het consolideren van stromen en het samenstellen van de wisselbakken, zorgde dagelijks voor veel handling en dus werd uitgekeken naar een nieuwe vestiging waar alle logistieke activiteiten onder één dak konden plaatsvinden. Die werd gevonden in Bleiswijk waar speciaal voor Hoogvliet een nieuw, ultramodern en duurzaam distributiecentrum kon worden gebouwd dat voldeed aan alle eisen en wensen. De voorbereidingen voor de verhuizing konden beginnen.  

“De beschikbaarheid in de winkels is continu op peil gebleven” 

Jan van Rijn, Supply Chain Manager bij Hoogvliet 

Verbeterslag in versheid

Voor de aansturing van centrale voorraad maakt Hoogvliet sinds 2019 al gebruik van de supply chain software van Slimstock. “We stellen hoge eisen aan de versheid van producten en met Slim4 konden we daar een verbeterslag in maken”, vertelt Van Trierum over de keuze destijds. De software maakt een forecast van de vraag en berekent daarmee de voorraadbehoefte, wat resulteert in optimale bestellingen richting leveranciers. Hierdoor kan Hoogvliet met minder voorraad een betere servicegraad richting winkels realiseren.

Optimaal verhuisplan

Ook tijdens de verhuizing en het overzetten van de voorraad bewees de software zijn waarde. Slim4 bleek de perfecte tool om uit te rekenen wanneer welk deel van de voorraad fysiek kon worden overgeplaatst. Om dit zo gecontroleerd mogelijk te laten verlopen, werd een masterplan gemaakt met daarin voor elke winkel-product–combinatie de geplande datum van verhuizing. “Dit is uiteindelijk een gigantische tabel geworden die we met behulp van een Slimstock-consultant aan Slim4 hebben gekoppeld. In combinatie met de actuele voorraadinformatie, THT-data en forecasts kon de software stap voor stap de optimale voorraadverplaatsingen berekenen.”

Leveranciers migreren

Het verplaatsen van de voorraad is één, je moet bij het verhuizen van een distributiecentrum ook de inkomende goederen geleidelijk migreren. De kunst is om op tijd je bestellingen aan te passen en leveranciers zo te sturen dat ze precies op het juiste moment, de juiste artikelen op het nieuwe adres gaan leveren. “Ook hier heeft Slim4 perfect in geholpen”, stelt Van Trierum. “De bestelvoorstellen waar het systeem mee kwam, bleken telkens precies te kloppen wat echt heel fijn was voor onze demand planners. Die konden zich nu volledig op de incidenten richten want ik kan je zeggen: die zijn er genoeg tijdens zo’n verhuizing.”

Doelen bereikt

Terugkijkend is Hoogvliet zeer tevreden over hoe het hele project is verlopen. “Alle supply chain doelen zijn feitelijk behaald”, zegt Van Rijn. “De beschikbaarheid in de winkels is op het gewenste peil gebleven en we hebben nauwelijks extra derving gehad.” Dit is volgens hem extra bijzonder als je bedenkt dat in die periode ook de coronacrisis begon te spelen waarbij de vraag naar bepaalde producten alle kanten op schoot. Ook de voorraadstand is binnen de gewenste bandbreedte gebleven, vult Van Trierum aan. “Uiteraard heb je zolang je met twee magazijnen zit, ook extra buffervoorraad nodig, maar die was ingecalculeerd en daar hebben we voortdurend grip op gehouden. Het was evengoed keihard werken en we hebben lange dagen gemaakt, maar het is ons gelukt en daar mogen we best trots op zijn.”