Overal is er een tekort aan supply chain-personeel. Planners, magazijnmedewerkers, vakkenvullers, vrachtwagenchauffeurs: er is moeilijk aan te komen en het is moeilijk ze te behouden. Hoe voorkom je dat dit ten koste gaat van je logistieke prestatie? Peter Bocken, voorraadexpert, geeft in dit artikel een aantal concrete tips hoe je schaarse capaciteit beter benut. Zo voorkom je hoge faalkosten en slechte productbeschikbaarheid.
Maak planners efficiënter
Aan planners, die zorgen dat supply chain-processen op elkaar worden afgestemd, is al jarenlang een groot tekort. Door corona en andere wereldwijde problemen binnen de toevoerketens is dit alleen maar erger geworden. Daarnaast is het lastig om jong plantalent te behouden. Gevolg van dit alles: hoge faalkosten, ontevreden klanten, onvoldoende communicatie met ketenpartners en geen capaciteit om problemen te analyseren en bij te sturen.
Om te voorkomen dat supply chain-beslissingen niet, verkeerd of te laat worden genomen door het gebrek aan planningscapaciteit kun je het volgende doen:
Beter forecasten
Met nieuwe technieken en Machine Learning kun je de betrouwbaarheid van verkoopprognoses flink verhogen. Als je weet wat er op je afkomt kun je ook beter sturen. Zo voorkom je dat je continu brandjes moet blussen en besteden planners hun tijd alleen daar waar dat echt nodig is.
Responsiviteit vergroten
Met Slim4 kun je veel planningstaken automatiseren. Business rules zorgen ervoor dat bij een plotselinge stijging of daling in de vraag automatische een vervolgactie wordt gestart. Zo kun je sneller en beter reageren op veranderingen zonder dat je planners nodig hebt.
Kennisniveau verhogen
Planners die de onderliggende supply chain-processen en de werking van software goed begrijpen, functioneren beter. Kennisoverdracht is daarom zo belangrijk voor ons. Planners kunnen de juiste prioriteiten stellen en verdoen minder tijd aan onbelangrijke zaken. Efficiency wordt zo vergroot en verloop wordt verlaagd omdat je planners hiermee langer aan je bedrijf bindt.
Benut pick-/vulcapaciteit beter
Het meest prangende tekort zie je momenteel bij magazijnmedewerkers en winkelpersoneel dat schappen bevoorraadt. Met als gevolg: zendingen worden niet op tijd verstuurd en de beschikbaarheid van artikelen in webshops en winkels laat te wensen over. Een groot probleem omdat consumenten steeds meer online kopen. En ook hier geldt dat het behouden van mensen lastig is, vanwege het coronavirus maar ook omdat arbeidsmigranten uit Oost-Europa minder vaak voor Nederland kiezen.
Aan deze knoppen kun je draaien om de pick- en vulcapaciteit die wél beschikbaar is, zo goed mogelijk te benutten:
Orderregels verdikken
Door verder vooruit te bestellen – uiteraard rekening houdend met de verwachte vraag en houdbaarheidsdata – kun je grotere bestelhoeveelheden creëren. Hierdoor kunnen orderpickers meerdere artikelen tegelijk picken en hoeven ze minder handelingen uit te voeren. Ook in de winkels is er minder handling.
Pick-/vulorders slim verdelen
Gebrek aan personeel manifesteert zich vooral tijdens de drukke momenten. Goede timing van bestellingen is dan essentieel. Voorkom werklastpieken door orders egaal over de week te verdelen. Zo hoef je geen extra magazijnpersoneel in te huren bij een piek, en voorkom je dat je vaste krachten op andere dagen duimen zitten te draaien.
Anticiperen op piekbehoefte
De werklast in een magazijn of winkel is slechts gedeeltelijk te sturen. In e-commerce komen op zondag nu eenmaal veel bestellingen binnen en die moeten op maandag worden uitgeleverd. Houd daarom gericht rekening met deze pieken. Als je weet dat vrijdag en zaterdag de drukste dagen zijn in de supermarkt, probeer dan de replenishment juist eerder in de week te plannen.
Rijd met volle vrachtwagens
Ondanks een tekort aan chauffeurs gaan veel vrachtauto’s slechts halfvol de weg op. Dat is om diverse redenen ongewenst. Een hoge benuttingsgraad van transportcapaciteit is beter voor het milieu én je hebt minder mensen nodig. Een belangrijke oorzaak van ‘lege kilometers’ zijn de spoedjes: last-minute transportorders die nodig zijn omdat de vraag naar spullen anders liep dan gepland. Ook aan dit probleem is wat te doen:
Beter plannen
In de retail worden spoedtransporten negen van de tien keer veroorzaakt door promoties of door pas geïntroduceerde artikelen die veel meer worden verkocht dan verwacht. Door geavanceerde forecasting en door gebruik te maken van Artificial Intelligence kun je robuuster plannen en zo verrassingen voorkomen.
Processen op orde
Spoedjes ontstaan vaak als gevolg van misverstanden of gebrekkige communicatie tussen logistiek en commercie. Zorg daarom voor goede interne samenwerking en basisprocessen. Laat productmanagers en category managers data delen en intensief samenwerken met voorraadbeheer en supply chain. Zo voorkom je capaciteit slurpende spoedzendingen kun je met minder chauffeurs toe.
Volle vrachtwagens
Een geavanceerd voorraadbeheersysteem berekent optimale bestellingen en kan gericht sturen op volle pallets en volle vrachtauto’s. Op basis van een betrouwbare forecast van de toekomstige vraag weet het systeem welke voorraad nodig gaat zijn en worden bestellingen automatisch met de juiste artikelen tot de optimale transportniveaus aangevuld. Ook dat scheelt in het aantal transportbewegingen.
Tot slot: leveranciersprestatie
In dit artikel gaf ik tips waarmee een bedrijf zich minder afhankelijk maakt van schaars personeel en daarmee een betere supply chain-prestatie kan leveren. Wat ik tot slot wil benadrukken is dat deze prestatie niet alleen door het bedrijf zelf, maar ook door de leverbetrouwbaarheid van toeleveranciers wordt bepaald. Je kunt nog zo goed forecasten en plannen; als inkoopgoederen te laat of helemaal niet arriveren blijft er van die optimale planning weinig over. Het belangrijkste advies dat ik kan geven is om vooral goed te blijven communiceren. Door het frequent delen van inkoopforecasts, voorraadcijfers en andere supply chain-data kunnen toeleveranciers beter anticiperen op jouw toekomstige behoefte.
