Adamas klantverhaal

Fabrikant van diamantgereedschappen Adamas moet snel en uit voorraad kunnen leveren aan professionals in de Europese bouwindustrie. Om tijdig te kunnen produceren moeten de juiste grondstoffen en componenten beschikbaar zijn. Voorraadbeheer is dus een cruciale functie maar was altijd versnipperd georganiseerd en werd steeds complexer. Het werd tijd om een moderne supply chain functie op te tuigen, vonden operations manager Jeroen Molenaar en supply chain manager Marc Knipmeyer. “We zochten daarbij een passende tool, maar wel van een leverancier die ook kennis van voorraadbeheer meebracht.”

Adamas is al bijna vijftig jaar producent van boor-, zaag- en slijpgereedschap voor de professionele eindgebruiker. Het bedrijf heeft eigen productlijnen, produceert private label voor andere gereedschapsleveranciers en is dealer van toonaangevende merken. Het Westlandse MKB-bedrijf beschikt over een centraal DC en productiefabriek in Maasdijk (NL) en een productielocatie in Herentals (BE).

“We produceren voornamelijk op voorraad omdat het niet voor alle klanten gebruikelijk is om ver vooruit te plannen”, vertelt operations manager Jeroen Molenaar. “We produceren ook op order, specials, maar ook die moeten binnen een paar dagen worden geleverd. Door het aanleggen van een grote voorraad lukt het ons om snel te leveren en onderscheidend te zijn. Dat moet ook wel, want als we niet binnen een kort tijdsbestek kunnen leveren gaan onze klanten op zoek naar een vergelijkbaar product bij de concurrent.”

Steeds meer werkkapitaal

De voorraadbeheerfunctie was binnen Adamas van oudsher redelijk versnipperd georganiseerd. Iedere afdeling deed zijn eigen stukje. Om te kunnen produceren moesten componenten al maanden van tevoren worden besteld, maar niemand had zicht op de daadwerkelijke behoefte. De productieplanning maakte fictieve orders aan in het ERP-systeem om in de toekomst maar genoeg componenten op voorraad te hebben. Inkopers deden er vaak een schepje bovenop omdat ook zij op safe wilden spelen of schaalvoordelen probeerden te behalen.

“We waren vooral aan het bedenken wat er in de toekomst allemaal mis zou kunnen gaan en hoe we dat konden voorkomen”, vertelt supply chain manager Mark Knipmeyer. “Ook vanwege de prijsstijgingen, ging er steeds meer werkkapitaal in onze voorraadbuffers vastzitten. Het risico op incourantie nam bovendien ook nog eens toe omdat de levencyclus van een product steeds korter wordt. Productlijnen volgen elkaar sneller op.”

Oriënteren op software

Het was kortom tijd voor een professionaliseringsslag in de voorraadbeheerfunctie met een centrale rol voor de planners en geavanceerde supply chain tools. Molenaar: “Als je een willekeurig logistiek vakblad openslaat zie je altijd wel een verhaal van Slimstock waarin een klant vertelt hoe het zijn voorraadproblemen heeft opgelost. Je vraagt je dan altijd af of zoiets ook bij jou zou kunnen. Is Adamas niet te klein voor een systeem als dat van Slimstock? Toen we het softwarebedrijf op een beurs bezochten, kregen we een boekje van ze mee waar nog veel meer klantverhalen in stonden. Deze waren voor ons zo herkenbaar dat we ze maar eens hebben uitgenodigd voor een demo. Wat ons daarin met name aansprak was de management by exception-filosofie die in hun software zit ingebakken. Het systeem signaleert zélf toekomstige problemen in plaats van dat we daar zelf naar op zoek moeten.”

Enthousiast over Slimstock

“Waar we ook enthousiast van werden was de kennis die Slimstock inbracht”, vult Knipmeyer aan. “Ze willen je niet zozeer software verkopen maar willen vooral dat je er goed mee werkt en er resultaat mee boekt. Dat is een groot verschil met de andere ICT-bedrijven die we hebben bekeken. Die wilden tijdens gesprekken vooral hun software laten zien en waren niet echt geïnteresseerd in hoe wij deze gingen toepassen.” Molenaar en Knipmeyer waren er weliswaar snel van overtuigd dat Slimstock de beste partij was, de directie wilde voordat ze akkoord gingen uiteraard eerst het financiële plaatje weten. Knipmeyer: “Slim4 is voor een bedrijf als Adamas best een investering, maar die zouden we snel kunnen terugverdienen, bleek uit onze berekeningen. De voorraad zou qua samenstelling geoptimaliseerd kunnen worden en binnen een jaar met 30% omlaag kunnen. Daarnaast zouden we de voorraadbeschikbaarheid kunnen verhogen en zou er intern effectiever en efficiënter gewerkt kunnen worden. Voor de directie was dit niet alleen reden om in te stemmen met het project, maar ook om er extra prioriteit aan te geven omdat we hiermee geld voor andere projecten konden vrijmaken.”

Voorraad al kwart miljoen gedaald

Inmiddels staat de nieuwe organisatie op de rit en is de software sinds begin dit jaar volledig in gebruik. “We zien ook al duidelijke verbetering”, vertelt Knipmeyer. “De voorraadwaarde is al met 10% gedaald, de voorraadbeschikbaarheid is met 2% toegenomen en we kunnen met minder mensen hetzelfde werk doen. Inkopers en verkopers hoeven zich niet meer om de dagelijkse voorraadproblemen te bekommeren en kunnen zich volledig op hun strategische KPI’s richten. In plaats van brandjes blussen houden planners zich bezig met procesverbeteringen: het infaseren en uitfaseren van artikelen, het optimaliseren van bestelhoeveelheden en het beter samenwerken met toeleveranciers. Hier kwamen ze voorheen totaal niet aan toe en gaat ons in de toekomst ongetwijfeld nog veel meer voordeel opleveren.”

Positieve vibe binnen bedrijf

Kortom, de heren kijken terug op een geslaagd project en zijn ook erg tevreden over de inbreng van Slimstock. Knipmeyer: “Die samenwerking is echt onwijs goed verlopen, ik kan niet anders zeggen. Ze reageerden snel, waren heel duidelijk en bovenal: ze wisten waarover ze het hadden. Hierdoor is het in plaats van een software-implementatie veel meer een kennisproject geworden, precies wat we ook wilden.” Molenaar vult aan: “Het mooie van dit project is dat het een nieuw soort energie in het bedrijf heeft losgemaakt. Het heeft een positieve vibe teweeggebracht. Medewerkers zien dat er dingen aan het veranderen zijn en dat we als bedrijf beter worden. Dat werkt inspirerend.”

Hak voorraadproject op in drie stukken

Het opsplitsen van het voorraadbeheerproject in drie deelprojecten over het wie, hoe en wat is operations manager Jeroen Molenaar goed bevallen. “Dit voorkomt dat je continu in tijdrovende discussies belandt over wat nu eigenlijk de doelstellingen zijn of dat mensen roepen dat ze niet over de juiste tools beschikken. Wij hebben hier nadrukkelijk drie aparte projectteams voor gevormd zodat zaken niet door elkaar gingen lopen. Eén team ging nadenken over hoe de nieuwe supply chain organisatie eruit moest gaan zien, een ander team ging de tools selecteren een derde team ging de nieuwe KPI’s en doelstellingen in kaart brengen. Het was voor ieder team duidelijk wat ze te doen stond waardoor het project echt een boost heeft gekregen.”