MRO: o que é e por que é importante para sua empresa

Laís Roupinha

Ultima atualização: February 27, 2024 | 4 min
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Entenda o que é MRO e a sua importância

As empresas que dependem de MRO têm visto a complexidade desse processo crescer nos últimos anos. A volatilidade dos preços de materiais no mercado é um exemplo do que é preciso lidar no ambiente externo à empresa. Já os fatores internos, como compilação de dados e integração de departamentos, fazem com que o processo de MRO seja um ponto crítico para vantagem competitiva. Quanto mais competitivo um mercado é, tanto maior o impacto que a otimização de processos representa na performance final. Nesses mercados competitivos – como o automobilístico, indústrias de base, agronegócios, para citar alguns exemplos – a coordenação da previsão com o planejamento até o reabastecimento e à gestão de estoques desempenha um papel crucial para o desempenho de toda a companhia.

Qualquer imprecisão na gestão de materiais pode comprometer severamente o reabastecimento do estoque, fazendo com que o material não esteja disponível nem no local nem no momento demandado. Os efeitos disso podem ser desastrosos dependendo do caso, pois a falta desse tipo de item pode afetar e até interromper as atividades “core” da empresa.

Por isso, ter entendimento e controle efetivo desse processo é fundamental para o bom desempenho da companhia. E como o estoque concentra a disponibilidade dos recursos necessários, esse é um elemento chave para o sucesso de todo o processo.

 

O que é MRO?

MRO (Manutenção, Reparo e Operações) e refere-se a todas as atividades, processos e recursos necessários para manter e operar uma empresa ou organização de maneira eficiente. Isso inclui a manutenção de equipamentos, reparo de instalações, compra de suprimentos e peças de reposição, entre outros aspectos relacionados à operação contínua do negócio. A gestão adequada de MRO é essencial para garantir que a empresa funcione sem interrupções e de forma produtiva.

Os processos MRO e seus “main drivers”

Ao se deparar com o desafio de fazer com que o processo MRO funcione como um fluxo contínuo e da melhor maneira possível, é preciso se certificar que seus principais direcionadores (“main drivers”) estão devidamente “ajustados”, são esses:

  • Base de dados e informações: para a utilização de conceitos e metodologias é necessário possuir ferramentas capazes de extrair do sistema as informações corretamente para dar a visibilidade correta e as melhores tomadas de decisão
  • Escopo, papéis e responsabilidades: A definição do escopo claro e transparente é de fundamental importância, sendo que as atividades analíticas assim como as atividades de rotina devem ser desempenhadas pela equipe de forma que executem com processos e alçadas definidas internamente e externamente a área de planejamento de estoque, já que as tomadas de decisões impactam grande parte da operação.
  • Monitoramento e KPIs: a área responsável por estes processos são fortemente dependentes das informações do sistema, sendo eles utilizados para atividades analíticas e de monitoramento. Pode-se classificar os indicadores em 2 grupos:
    • Indicadores de desempenho: Evolução de estoque, nível de serviço, controle da carteira de reposição
    • Indicadores de monitoramento: Cobertura de estoque, estoque em excesso, ordens de compra e requisições em atraso, entre outros.

Muitos destes indicadores ajudam no processo de transparência da área junto a empresa, e segundo a Deloitte, pode-se segregá-los também quanto ao seu “tipo” de atribuição ou atividade, conforme a figura abaixo:

Melhorias em MRO

 

3 estratégias de gestão de MRO

Além dos pontos citados, existem outras medidas que podem ser implementadas para a otimização do processo de MRO, como por exemplo:

Estratégias de segmentação e reabastecimento

Com toda a informação dos itens que compõe o estoque disponível, é preciso começar com uma Análise ABC para saber quais dos itens são demandados com maior frequência e volume (como demonstrado na figura 1),  e quais são críticos para o bom funcionamento da operação. Isso feito, deve-se realizar uma segmentação pelas classes determinadas pelo  ABC/XYZ e realizar simulações para a definição do melhor nível de serviço em cada classe, assim como estratégias diferenciadas de reposição (a figura 3 mostra um exemplo do modelo de como determinar este tipo de estratégia).

Consumo E Criticidade

Consumo Criticidade Xyz

Previsão de demanda

Itens MRO possuem uma característica em sua demanda: ela é irregular, intermitente, de baixa previsibilidade, e ao mesmo tempo possui uma complexidade de gestão devido ao seu alto número de itens para controle, e a criticidade existente para a operação. Para estes casos recomenda-se modelos estatísticos específicos, capazes de capturar estas irregularidades e fornecer uma previsão mais confiável. A complexidade existente no alto número de itens, com diversos parâmetros de fornecimento (criticidade, nível de serviço, lead time, entre outros), exige ferramentas e processos automatizados para que de uma forma sistêmica seja possível focar nos itens que demandam análise e ações, tornando a rotina da área responsável pela gestão de estoque mais produtiva.

Gerenciamento de fornecedores

A classe de itens MRO possui outra grande caraterística que é o alto número de fornecedores . Devido a isto é necessário que de maneira processual, a área de gestão de estoque deve ir em busca do “sourcing’ estratégico, construindo também sua matriz de Kraljic, e conseguindo assim realizar a segmentação de seus fornecedores e construir estratégias diferenciadas para cada conjunto de itens/fornecedores. Se você está na dúvida quanto matriz de Kraljic, veja esse artigo aqui. De nada vale uma previsão de demanda bem feita se os fornecedores não são capazes de entregar os componentes como contratado.

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Complexidades na gestão de MRO em diversos setores: 5 características compartilhadas

Ao longo dos últimos 4 anos, a Slimstock do Brasil analisou a gestão de MRO de empresas de diferentes segmentos, tais como indústrias de manufatura, telecomunicações, mineração e infraestrutura, além de distribuidores e suas lojas próprias especializadas no fornecimento de MRO. Em comum, os diagnósticos dessas empresas apontaram 5 características que tornam sua gestão mais complexa.

Grande volume de itens

As empresas frequentemente têm dezenas de milhares de itens de MRO em seus cadastros. Não é raro que esses cadastros apresentem vários problemas, como por exemplo, erros nos parâmetros informados, itens em duplicidade ou o tratamento de itens substitutos.

Os problemas de cadastro podem afetar tanto o processo de planejamento como o processo de compras. Por exemplo, um item que tenha um parâmetro errado, como um lead time maior do que o real, gerará uma sugestão de compra maior do que o necessário. Por sua vez, cadastros em duplicidade ou o cadastro de itens alternativos, podem gerar a necessidade de compras de ambos os itens.

Muitas vezes, os custos desses itens são baixos, sendo o impacto desses erros individualmente pouco relevantes financeiramente. No entanto, devido ao grande volume de itens, esses pequenos erros somados acabam por resultar em grandes excessos de estoque.

Associada à grande quantidade de itens está a grande quantidade de fornecedores. É muito frequente que as empresas tenham problemas de eficiência em relação ao processo de criação de uma agenda de compras de acordo com a relevância de cada fornecedor, considerando-se fatores como custos e criticidade os itens. O reflexo da falta de eficiência são as compras urgentes, equipes de compras sobrecarregadas, fretes mais caros, baixo balanceamento de estoque nos itens (uns com excesso e outros com ruptura), promovendo para seus “clientes diretos” (internos ou externos) a sensação de baixo atendimento e indisponibilidade.

Em síntese, o grande volume de itens frequentemente está associado a problemas de qualidade de dados cadastrais, baixa acuracidade no planejamento e dificuldades de estruturação de processos de compras.

Irregularidade e baixo giro na demanda

Os estudos realizados nesses clientes mostram que os itens de alto giro e, portanto, de maior previsibilidade, geralmente representam menos de 15% do portfólio de itens de MRO.

Os demais 85% dividem-se entre itens sem giro ou itens com diferentes níveis de irregularidade. Embora cada empresa utilize um parâmetro diferente para medir o que é um item sem giro – geralmente variando de 6 a 24 meses – pode-se considerar que os itens sem giro são previsíveis, ou seja, provavelmente não haverá consumo nos meses subsequentes. No entanto, isso não quer dizer que não devam estar disponíveis no estoque já que isso dependerá da criticidade de cada componente para a operação da empresa.

Por sua vez, os itens irregulares são mais difíceis de serem planejados. Muitas vezes as empresas, ao adotarem mínimos e máximos, ou ainda as “médias” de demanda para determinar as quantidades de compra desses itens, acabam por adquirir quantidades inadequadas ou antes do tempo, levando ao uso de um capital caro para a empresa, na medida em que essa prática frequentemente resulta em estoque parado. Além disso, os itens irregulares podem possuir características muito específicas, como por exemplo, consumo em pares ou existência de prazo de validade para consumo, cujos controles nem sempre estão estruturados dentro de um processo adequado.

Portanto, a questão do giro traz a complexidade no sentido de falta de previsibilidade e, consequentemente, do risco de excesso ou falta de estoque.

Criticidade

Ainda que a maioria das empresas possua critérios para determinar quais itens são efetivamente críticos para a operação, em geral os processos para aplicá-los nem sempre são seguidos diligentemente. Como consequência, raramente a criticidade constante dos cadastros dos itens é consistente, de forma que muitos itens falsamente críticos são comprados e armazenados desnecessariamente. Esse fenômeno, muito comum, é justificado como uma postura conservadora, na medida em que o custo desse armazenamento indevido é comparativamente muito menor do que um eventual custo de produção parada.

Assim, embora existam muitas metodologias para a classificação da criticidade dos itens, muitas vezes uma abordagem mais prática, indicando simplesmente se o item é crítico ou não, pode ser mais efetiva para a empresa, já que esse critério poderá ser usado para determinar se um item deverá ser estocado ou não.

Em resumo, itens críticos para a operação, ou seja, aqueles que são imprescindíveis para que a produção não pare, devem estar disponíveis no estoque. Embora isso seja óbvio para qualquer gestor, os estudos indicam que a identificação correta desses itens nos sistemas é frequentemente um gargalo.

Obsolescência

O nível de itens obsoletos é geralmente fator de atenção para os gestores e frequentemente a primeira razão que os leva a buscar uma solução mais estruturada para a gestão dos itens de MRO.

O crescimento do nível de obsoletos é, em geral, consequência das características inerentes a esses itens tais como discutidas anteriormente, ou seja, a grande quantidade de itens, o baixo giro e as dificuldades de estruturação de um processo de planejamento e compras adequado. Essas características frequentemente levam a compras em excesso, fazendo com parte das quantidades adquiridas fiquem sobrando por longo tempo.

Há ainda a questão de inovações e mudanças tecnológicas. Os fornecedores atualizam seus portfólios de produtos, muitas vezes tornando obsoletos itens que foram comprados pela empresa e que nem sequer foram usados. Para produtos técnicos, questões de compatibilidade e eficiência, por exemplo, aceleram os riscos de obsolescência. Desta forma, gerenciar adequadamente o ciclo de vida dos produtos, indicando substitutos e sinalizando quando cada item deve parar de ser comprado, é fundamental para manter a obsolescência em níveis baixos.

O nível de itens obsoletos é geralmente fator de atenção para os gestores e frequentemente a primeira razão que os leva a buscar uma solução mais estruturada para a gestão dos itens de MRO.

O crescimento do nível de obsoletos é, em geral, consequência das características inerentes a esses itens tais como discutidas anteriormente, ou seja, a grande quantidade de itens, o baixo giro e as dificuldades de estruturação de um processo de planejamento e compras adequado. Essas características frequentemente levam a compras em excesso, fazendo com parte das quantidades adquiridas fiquem sobrando por longo tempo.

Há ainda a questão de inovações e mudanças tecnológicas. Os fornecedores atualizam seus portfólios de produtos, muitas vezes tornando obsoletos itens que foram comprados pela empresa e que nem sequer foram usados. Para produtos técnicos, questões de compatibilidade e eficiência, por exemplo, aceleram os riscos de obsolescência. Desta forma, gerenciar adequadamente o ciclo de vida dos produtos, indicando substitutos e sinalizando quando cada item deve parar de ser comprado, é fundamental para manter a obsolescência em níveis baixos.

Devido a estas oscilações rápidas de comportamento e cenários, ou mudanças no processo de reposição por questões técnicas dos fornecedores ou em grandes casos também pelo item retornar o seu consumo, este grupo de produtos necessita um monitoramento e processos ágeis capazes de pró ativamente capturar estas mudanças e necessidades para o negócio.

Baixa relevância e visibilidade para a organização

O ponto mais crítico, no entanto, para a adoção de práticas mais avançadas para a gestão de itens de MRO, costuma ser a relevância desse tema dentro da organização. Pelo fato do valor de estoque dos itens de MRO ser materialmente menos relevante quando comparado aos estoques de produtos finais, itens intermediários e matérias-primas, sua prioridade para a gestão também é reduzida.

No entanto, existem muitos outros custos que podem estar ocultos e que frequentemente não são mensurados, como a quantidade de planejadores e compradores necessários para lidar com essa complexidade, os impactos das compras urgentes sobre o custo de frete, além dos custos adicionais de armazenamento e descarte.

Um olhar mais abrangente, sob a perspectiva de uma gestão preventiva e eficiente, pode ajudar a dar mais visibilidade para o tema dentro da organização, antes que isso aconteça pelos motivos inadequados, sob a forma de paradas indesejadas de produção ou outros incidentes.

Como endereçar esses 5 pontos de forma mais eficiente

O objetivo de uma boa gestão de MRO é ter um estoque saudável, com os itens corretos disponíveis na medida certa da necessidade, de forma que as operações da empresa estejam asseguradas.

Para se atingir esse objetivo, é fundamental que a empresa entenda a relevância do tema, estabelecendo os processos adequados, com maior automação de forma que as ações operacionais possam ser executadas com maior fluidez, liberando os profissionais para que possam se dedicar a análises que efetivamente requeiram atenção e ação diferenciadas.

Nesse sentido, o Slim4 ajuda a automatizar todo o processo de planejamento e compras, tratando cada item de acordo com suas especificidades, orquestrando as rotinas e direcionando as ações dos profissionais para análises prioritárias. O resultado é uma gestão mais orientada a KPIs, maior visibilidade sobre o portfólio de produtos e a tomada de decisões mais ágil e assertiva sobre investimento em estoques de MRO, a estruturação das equipes e demais fatores que afetam os custos relacionados ao tema na área de operações.

 

Quais são os benefícios de uma boa gestão de MRO?

Uma boa gestão de MRO pode trazer diversos benefícios para uma empresa. Aqui estão alguns deles:

1. Redução de custos:

  • Identificação e eliminação de estoques desnecessários ou obsoletos.
  • Melhor controle sobre os custos de manutenção e reparo.
  • Otimização da gestão de ativos, evitando gastos excessivos.

2. Aumento da eficiência operacional:

  • Planejamento mais eficaz das atividades de manutenção.
  • Minimização de tempo de inatividade devido a falhas inesperadas.
  • Melhoria na disponibilidade de equipamentos.

3. Melhoria na confiabilidade dos equipamentos:

  • Implementação de práticas de manutenção preventiva e preditiva.
  • Monitoramento regular do desempenho dos ativos.
  • Substituição oportuna de peças desgastadas.

4. Gestão de Riscos Aprimorada:

  • Identificação e mitigação proativa de riscos relacionados à manutenção.
  • Melhoria da segurança operacional.

5. Compliance e Rastreabilidade:

  • Manutenção de registros detalhados sobre ativos, manutenção e reparo.
  • Cumprimento de regulamentações e normas relevantes.

6. Aprimoramento da tomada de decisões:

  • Disponibilidade de informações em tempo real sobre o estado dos ativos.
  • Análise de dados para tomar decisões informadas sobre manutenção e investimentos.

7. Sustentabilidade:

  • Gestão eficiente de recursos, reduzindo desperdícios.
  • Adoção de práticas de manutenção sustentáveis.

8. Relacionamento com Fornecedores:

  • Parcerias estratégicas com fornecedores para garantir a disponibilidade de peças e materiais.
  • Negociação de contratos e condições mais favoráveis.

9. Melhoria na Gestão de Estoque:

  • Controle rigoroso do inventário para evitar excessos ou faltas.
  • Otimização do ciclo de vida do estoque.

10. Aprimoramento da Produtividade da Equipe:

  • Treinamento adequado para a equipe de manutenção.
  • Implementação de processos eficientes para otimizar o tempo de trabalho.

 

Inteligência e experiência: componentes necessários para um bom MRO ( Manutenção, Reparo e Operações)

É importante que a empresa faça corretamente a tratativa para alcançar a excelência no planejamento de estoque MRO. O desenvolvimento técnico da área para aumento da capacidade analítica, ferramentas capazes de fomentar processos ágeis aumentando a qualidade e quantidade dos resultados, procedimentos bem definidos, e principalmente as interfaces com as áreas clientes são fatores críticos que devem ser avaliados.

Ter um fornecedor parceiro é decisivo para o MRO

Ter um fornecedor que atue como um verdadeiro parceiro ao seu negócio é, com certeza, uma grande vantagem. Recomendamos a leitura de “Fornecedores industriais: como avaliar e encontrar o parceiro ideal?” para entender melhor como esse vínculo pode ser criado e deixar os processos de MRO ainda mais fortes.

 

Como o Slim4 atende auxilia o processo MRO

Desde 1993 atuando no mercado, a Slimstock atua no mercado como especialista em otimização de estoques. O software Slim4, é a ferramenta de otimização de estoques escolhida por diversas empresas ao redor do mundo como parte de seus processos de planejamento e gestão de estoque, com capacidade para lidar com centenas de milhares de itens. É fundamental que a gestão dos dados de estoque seja feita através de uma ferramenta robusta e confiável e de característica amigável (user-friendly). Essa ferramenta é o Slim4.

Com o Slim4, as empresas podem retomar o controle sobre seu estoque de MRO. Por prover uma visão ampla sobre todo o portfólio necessário, o Slim4 permite que as empresas de MRO otimizem suas abordagens em relação ao gerenciamento de estoque. O resultado: maior eficiência e aumento da satisfação das áreas clientes. Veja abaixo algumas aplicações do Slim4 ao MRO:

Gerenciamento de portfólio: maximizando o valor da cauda longa

Com  uma quantidade vasta de produtos para gerenciar, muitos dos quais estão sujeitos a demandas altamente irregulares, manter o padrão de cauda longa é uma batalha constante para as equipes de supply chain. A menos que sejam administradas eficientemente, as empresas nesse ambiente tão complexo podem rapidamente se encontrarem expostas a desastrosos eventos de disponibilidade assim como o de capital de giro retido nos produtos errados.

Através da funcionalidade avançada ABC e das gerações de simulações “What-if” do Slim4,as equipes de supply chain podem organizar itens em nível de grupo do produto baseado em diferentes métricas de alcance. Isso, por sua vez, permite que as equipes apliquem diferentes níveis de serviço. Com maior visibilidade e foco nos itens mais relevantes, as empresas podem otimizar seus investimentos em estoque com a intenção de ganhar um ajuste mais fino nos custos da cadeia de suprimentos enquanto aumentam sua disponibilidade.

Otimização multi-nível: operações mais responsivas

Para se manterem responsivas à demanda do consumidor, muitas empresas no setor de serviços percorrem um caminho que engloba centros de distribuições regionais e nacionais assim como um vasto número de filiais locais e revendedores. Entretanto, com altos padrões localizados de demanda, a falta de visão clara sobre toda a cadeia, faz com que as empresas estejam sujeitas a excesso de estoque e a eventos de disponibilidade, enquanto os produtos estão armazenados no local errado.

Com os recursos de otimização de estoque multi-nível do Slim4, as empresas se beneficiam com o ganho de uma visão holística por toda a cadeia. Considerando a situação do estoque e a demanda antecipada para cada item em cada local, as equipes de supply chain podem estrategicamente alocar o ótimo nível de estoque para cada localidade. Por isso, há o aumento da disponibilidade enquanto que o investimento em estoque se reduz drasticamente.

Cadeia de suprimentos colaborativas

A fim de satisfazer a demanda dos clientes, empresas no setor de MRO tipicamente dependem de uma vasta cadeia de fornecedores, logo é vital que as equipes tomem cada passo possível para maximizar a performance e a confiança dos mesmos. Afinal, se um fornecedor não está entregando a quantidade certa no prazo certo, isso pode ter um enorme impacto adverso na disponibilidade e, consequentemente, nas demais operações da empresa junto as áreas clientes.

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Perguntas frequentes sobre MRO na logística

O que significa MRO?

O significado de MRO é “Manutenção, Reparo e Operações”. Trata-se de um termo utilizado para descrever todas as atividades e processos relacionados à manutenção, reparo e operação de equipamentos, instalações e recursos em uma empresa ou organização. A gestão eficiente de MRO é crucial para garantir o funcionamento contínuo e eficaz das operações empresariais.

O que é MRO em compras?

MRO em compras é a categoria de compras que engloba os materiais, suprimentos e produtos necessários para manter a operação contínua e eficaz de uma empresa, incluindo itens usados na manutenção de equipamentos, reparos de instalações e operações diárias. Isso pode abranger uma ampla gama de produtos, desde ferramentas e peças de reposição até produtos de limpeza e itens de escritório, que são essenciais para o funcionamento da empresa, mas não estão diretamente ligados ao produto final que a empresa produz. A gestão eficiente de MRO em compras é importante para garantir a disponibilidade desses materiais essenciais e controlar os custos relacionados.

Qual é a relação entre MRO e gestão de estoque?

A relação entre MRO e a gestão de estoque está diretamente ligada à necessidade de garantir a disponibilidade adequada de materiais e suprimentos para manter a operação contínua e eficaz de uma empresa. A gestão de estoque envolve o controle e planejamento dos níveis de estoque de diversos tipos de produtos, incluindo aqueles relacionados à categoria de MRO.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais MRO e gestão de estoque estão interconectados:

  • Disponibilidade de Materiais
  • Planejamento de Demand
  • Controle de Custos
  • Eficiência Operacional
  • Integração de Sistemas

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