S&OP com previsões top-down e bottom-up

Introdução

Ao longo dos últimos anos, inúmeras mudanças têm tornado o processo de previsão e de planejamento mais complexo. Exemplos dessas mudanças são a distribuição geográfica das plantas produtivas para diferentes regiões do país ou do mundo, a tendência de mudança do modelo empurrado para o modelo puxado, a expansão de mercados, o surgimento de plataformas e novos produtos e as mudanças nos padrões comportamentais e de consumo. E o efeito sobre as empresas é o aumento da pressão sobre as áreas de planejamento para a geração de planos que garantam a utilização de recursos operacionais e financeiros da forma mais eficiente possível.

Nesse sentido o S&OP é o processo que promove a integração entre todas as áreas, provendo o alinhamento necessário para atingir às metas de atendimento do mercado simultaneamente à otimização do uso de recursos. O aumento da complexidade está fomentando a realização de forecasts top-down e bottom-up.

O que são previsão top-down e previsão bottom-up?

A previsão top-down é aquela que ocorre em nível agregado, por família, canais, geografias, etc. A demanda agregada sempre é menos volátil que as demandas que a compõe. Isso decorre do fato de erros aleatórios, outliers e variações se anularem reciprocamente.

Contudo, a previsão top-down deve ser utilizada apenas quando os itens do grupo que compõe a demanda agregada padrões similares entre si. Isso porque a decomposição da previsão para o próximo nível em geral se baseia na proporção que cada item representa no total. Daí, o padrão de variação do grupo agregado é atribuído a cada item, e isso pode não ser adequado em alguns casos. E geralmente não o é.

Já a previsão  bottom-up é adequada quando itens que compõem a demanda agregada possuem diferentes padrões de variação. Nessa maneira, calcula-se a previsão de cada item separadamente e agregando-as posteriormente no nível mais alto. O uso desse modelo implica, no entanto, entender que o erro estatístico é maior comparativamente ao anterior.

De modo geral, os melhores resultados de previsão são atingidos quando se faz uma mescla entre ambos os procedimentos e um ajuste com um fator de correção. Por exemplo, se o modelo bottom-up indicar vendas lineares em um determinado patamar, mas o modelo top-down apontar para uma tendência de crescimento, é importante que os participantes do processo de S&OP cheguem a um consenso sobre qual das tendências melhor reflete a realidade, aplicando os ajustes pertinentes de acordo com essa visão.

Sobre a utilização das previsões no processo S&OP

A primeira utilidade para a comparação entre as previsões bottom-up e top-down, obviamente, é a discussão de quando cada um dos modelos é mais indicado. Por exemplo, enquanto para a maior parte do porfólio o uso do modelo bottom-up possa ser mais adequado, uma determinada categoria de produtos pode gerar melhores previsões a partir de uma previsão top-down, já que alguns de seus produtos podem ser substitutos entre si, É necessário, portanto, comparar resultados, entender diferenças e avaliar qual o melhor modelo em cada situação.

Além da projeção da demanda, o processo de S&OP também envolve o planejamento de produção e compras. Assim, também é importante que a organização tenha flexibilidade para tratar as várias formas de agregação e desagregação para gerar maior colaboração e comprometimento entre todos os participantes. É muito frequente que marketing tenha uma visão de grupos ou famílias de produtos, vendas tenha uma visão geográfica e operações tenha uma visão por SKU. Muitas empresas sofrem pela falta de ferramentas que propiciem essas agregações e desagregações de maneira ágil para facilitar as tomadas de decisões. O fato é que, quando as decisões são traduzidas para os formatos com que cada área está acostumada a trabalhar, mais simples e claro se torna o processo.

Para que os tão necessários engajamento e prestação de conta (accountability) de todos os envolvidos no processo S&OP ocorram, é necessário que a previsão seja agregada e desagregada (possivelmente traduzida) em vários níveis, sendo revisada e traduzida por cada área nos modos em que possam melhor entender. Esse é outra maneira em que as previsões se mostram úteis durante o S&OP. No caso de se fazer uma revisão de previsão de demanda agregada, será necessário rever métodos top-down e bottom-up e suas combinações.

Por que é importante automatizar as previsões?

Softwares de planejamento trazem em suas funcionalidades a alocação dos modelos estatísticos mais aderentes a cada SKU ou a cada grupo de itens, desonerando planejadores da árdua tarefa de construção de planilhas, que consomem tempo e são suscetíveis a erros.

Além disso, essas ferramentas permitem agregações em diferentes categorias, famílias, locais, regiões ou quaisquer outros critérios, habilitando a navegação entre essas diferentes dimensões de forma rápida e dinâmica e, portanto, contribuindo para a maior riqueza das análises e maior produtividade da equipe.

O resultado do uso dessas ferramentas é que planejamento bottom-up e top-down tornam-se simples de serem executados, trazendo visões que se complementam, aumentando a qualidade das decisões.