Gestão de MRO eficiente: 5 fatores a considerar

Ao longo dos últimos 4 anos, a Slimstock do Brasil analisou a gestão de MRO de empresas de diferentes segmentos, tais como indústrias de manufatura, telecomunicações, mineração e infraestrutura, além de distribuidores e suas lojas próprias especializadas no fornecimento de MRO. Em comum, os diagnósticos dessas empresas apontaram 5 características que tornam sua gestão mais complexa.

1. Grande volume de itens

As empresas frequentemente têm dezenas de milhares de itens de MRO em seus cadastros. Não é raro que esses cadastros apresentem vários problemas, como por exemplo, erros nos parâmetros informados, itens em duplicidade ou o tratamento de itens substitutos.

Os problemas de cadastro podem afetar tanto o processo de planejamento como o processo de compras. Por exemplo, um item que tenha um parâmetro errado, como um lead time maior do que o real, gerará uma sugestão de compra maior do que o necessário. Por sua vez, cadastros em duplicidade ou o cadastro de itens alternativos, podem gerar a necessidade de compras de ambos os itens.

Muitas vezes, os custos desses itens são baixos, sendo o impacto desses erros individualmente pouco relevantes financeiramente. No entanto, devido ao grande volume de itens, esses pequenos erros somados acabam por resultar em grandes excessos de estoque.

Associada à grande quantidade de itens está a grande quantidade de fornecedores. É muito frequente que as empresas tenham problemas de eficiência em relação ao processo de criação de uma agenda de compras de acordo com a relevância de cada fornecedor, considerando-se fatores como custos e criticidade os itens. O reflexo da falta de eficiência são as compras urgentes, equipes de compras sobrecarregadas, fretes mais caros, baixo balanceamento de estoque nos itens (uns com excesso e outros com ruptura), promovendo para seus “clientes diretos” (internos ou externos) a sensação de baixo atendimento e indisponibilidade.

Em síntese, o grande volume de itens frequentemente está associado a problemas de qualidade de dados cadastrais, baixa acuracidade no planejamento e dificuldades de estruturação de processos de compras.

2. Irregularidade e baixo giro na demanda

Os estudos realizados nesses clientes mostram que os itens de alto giro e, portanto, de maior previsibilidade, geralmente representam menos de 15% do portfólio de itens de MRO.

Os demais 85% dividem-se entre itens sem giro ou itens com diferentes níveis de irregularidade. Embora cada empresa utilize um parâmetro diferente para medir o que é um item sem giro – geralmente variando de 6 a 24 meses – pode-se considerar que os itens sem giro são previsíveis, ou seja, provavelmente não haverá consumo nos meses subsequentes. No entanto, isso não quer dizer que não devam estar disponíveis no estoque já que isso dependerá da criticidade de cada componente para a operação da empresa.

Por sua vez, os itens irregulares são mais difíceis de serem planejados. Muitas vezes as empresas, ao adotarem mínimos e máximos, ou ainda as “médias” de demanda para determinar as quantidades de compra desses itens, acabam por adquirir quantidades inadequadas ou antes do tempo, levando ao uso de um capital caro para a empresa, na medida em que essa prática frequentemente resulta em estoque parado. Além disso, os itens irregulares podem possuir características muito específicas, como por exemplo, consumo em pares ou existência de prazo de validade para consumo, cujos controles nem sempre estão estruturados dentro de um processo adequado.

Portanto, a questão do giro traz a complexidade no sentido de falta de previsibilidade e, consequentemente, do risco de excesso ou falta de estoque.

3. Criticidade

Ainda que a maioria das empresas possua critérios para determinar quais itens são efetivamente críticos para a operação, em geral os processos para aplicá-los nem sempre são seguidos diligentemente. Como consequência, raramente a criticidade constante dos cadastros dos itens é consistente, de forma que muitos itens falsamente críticos são comprados e armazenados desnecessariamente. Esse fenômeno, muito comum, é justificado como uma postura conservadora, na medida em que o custo desse armazenamento indevido é comparativamente muito menor do que um eventual custo de produção parada.

Assim, embora existam muitas metodologias para a classificação da criticidade dos itens, muitas vezes uma abordagem mais prática, indicando simplesmente se o item é crítico ou não, pode ser mais efetiva para a empresa, já que esse critério poderá ser usado para determinar se um item deverá ser estocado ou não.

Em resumo, itens críticos para a operação, ou seja, aqueles que são imprescindíveis para que a produção não pare, devem estar disponíveis no estoque. Embora isso seja óbvio para qualquer gestor, os estudos indicam que a identificação correta desses itens nos sistemas é frequentemente um gargalo.

4. Obsolescência

O nível de itens obsoletos é geralmente fator de atenção para os gestores e frequentemente a primeira razão que os leva a buscar uma solução mais estruturada para a gestão dos itens de MRO.

O crescimento do nível de obsoletos é, em geral, consequência das características inerentes a esses itens tais como discutidas anteriormente, ou seja, a grande quantidade de itens, o baixo giro e as dificuldades de estruturação de um processo de planejamento e compras adequado. Essas características frequentemente levam a compras em excesso, fazendo com parte das quantidades adquiridas fiquem sobrando por longo tempo.

Há ainda a questão de inovações e mudanças tecnológicas. Os fornecedores atualizam seus portfólios de produtos, muitas vezes tornando obsoletos itens que foram comprados pela empresa e que nem sequer foram usados. Para produtos técnicos, questões de compatibilidade e eficiência, por exemplo, aceleram os riscos de obsolescência. Desta forma, gerenciar adequadamente o ciclo de vida dos produtos, indicando substitutos e sinalizando quando cada item deve parar de ser comprado, é fundamental para manter a obsolescência em níveis baixos.

O nível de itens obsoletos é geralmente fator de atenção para os gestores e frequentemente a primeira razão que os leva a buscar uma solução mais estruturada para a gestão dos itens de MRO.

O crescimento do nível de obsoletos é, em geral, consequência das características inerentes a esses itens tais como discutidas anteriormente, ou seja, a grande quantidade de itens, o baixo giro e as dificuldades de estruturação de um processo de planejamento e compras adequado. Essas características frequentemente levam a compras em excesso, fazendo com parte das quantidades adquiridas fiquem sobrando por longo tempo.

Há ainda a questão de inovações e mudanças tecnológicas. Os fornecedores atualizam seus portfólios de produtos, muitas vezes tornando obsoletos itens que foram comprados pela empresa e que nem sequer foram usados. Para produtos técnicos, questões de compatibilidade e eficiência, por exemplo, aceleram os riscos de obsolescência. Desta forma, gerenciar adequadamente o ciclo de vida dos produtos, indicando substitutos e sinalizando quando cada item deve parar de ser comprado, é fundamental para manter a obsolescência em níveis baixos.

Devido a estas oscilações rápidas de comportamento e cenários, ou mudanças no processo de reposição por questões técnicas dos fornecedores ou em grandes casos também pelo item retornar o seu consumo, este grupo de produtos necessita um monitoramento e processos ágeis capazes de pró ativamente capturar estas mudanças e necessidades para o negócio.

5. Baixa relevância e visibilidade para a organização

O ponto mais crítico, no entanto, para a adoção de práticas mais avançadas para a gestão de itens de MRO, costuma ser a relevância desse tema dentro da organização. Pelo fato do valor de estoque dos itens de MRO ser materialmente menos relevante quando comparado aos estoques de produtos finais, itens intermediários e matérias-primas, sua prioridade para a gestão também é reduzida.

No entanto, existem muitos outros custos que podem estar ocultos e que frequentemente não são mensurados, como a quantidade de planejadores e compradores necessários para lidar com essa complexidade, os impactos das compras urgentes sobre o custo de frete, além dos custos adicionais de armazenamento e descarte.

Um olhar mais abrangente, sob a perspectiva de uma gestão preventiva e eficiente, pode ajudar a dar mais visibilidade para o tema dentro da organização, antes que isso aconteça pelos motivos inadequados, sob a forma de paradas indesejadas de produção ou outros incidentes.

Como endereçar esses 5 pontos de forma mais eficiente

O objetivo de uma boa gestão de MRO é ter um estoque saudável, com os itens corretos disponíveis na medida certa da necessidade, de forma que as operações da empresa estejam asseguradas.

Para se atingir esse objetivo, é fundamental que a empresa entenda a relevância do tema, estabelecendo os processos adequados, com maior automação de forma que as ações operacionais possam ser executadas com maior fluidez, liberando os profissionais para que  possam se dedicar a análises que efetivamente requeiram atenção e ação diferenciadas.

Nesse sentido, o Slim4 ajuda a automatizar todo o processo de planejamento e compras, tratando cada item de acordo com suas especificidades, orquestrando as rotinas e direcionando as ações dos profissionais para análises prioritárias. O resultado é uma gestão mais orientada a KPIs, maior visibilidade sobre o portfólio de produtos e a tomada de decisões mais ágil e assertiva sobre investimento em estoques de MRO, a estruturação das equipes e demais fatores que afetam os custos relacionados ao tema na área de operações.