Usar planilhas para gerenciar estoque é perder competitividade e assumir um alto risco que poderá se tornar um prejuízo incalculável. Saiba o porquê.
Quando se trata de controle de estoque, planilhas são as ferramentas escolhidas para a maioria dos planejadores. No entanto, tentar gerenciar o estoque dessa maneira pode se tornar complexo e impraticável. Mas existe uma alternativa melhor? Como você pode reduzir sua dependência de planilhas complicadas? Abaixo, explicamos detalhadamente por que sua empresa deve se despedir dessa ferramenta.
Planilhas: amigas ou inimigas?
Para quase todos os profissionais, o relacionamento com as planilhas começou quando eles estavam na faculdade. Com o tempo, eles se familiarizaram com as complexidades da ferramenta. Como resultado, o Excel é o programa padrão para cada análise necessária. No entanto, muitas empresas confiam demais nessas ferramentas simples. Embora as planilhas sejam fáceis de usar, em muitas situações comerciais, elas simplesmente não têm o poder de processamento e também a estrutura padrão ou a robustez necessária.
Isso é especialmente verdadeiro no gerenciamento da cadeia de fornecimento, onde quase todas as decisões devem ser apoiadas por uma análise efetiva de milhares de linhas de dados.
Para criar uma planilha capaz de gerenciar volumes tão grandes de dados, alguém teria que gastar horas e horas desenvolvendo e refinando uma planilha. Mesmo assim, a planilha final seria indubitavelmente lenta e incômoda: sem mencionar a possibilidade de o arquivo ser danificado!
As planilhas podem ser um problema?
Em muitas empresas, as planilhas usadas para gerenciar o estoque são gerenciadas por uma única pessoa. No entanto, o que acontece quando elas mudam de função ou deixam a empresa? Quem a substitui será capaz de decifrar as fórmulas que foram desenvolvidas ao longo dos anos?
A realidade dessas planilhas é que cada uma é criada completamente sob medida. A conseqüência disso é que as empresas se tornam dependentes de quem criou o documento. Como esse indivíduo pode mudar de empresa ou até mesmo ser vítima de uma fatalidade, a empresa corre o risco de estar perigosamente exposta a um ponto de falha (Single Point of Failure).
Independentemente das mudanças de pessoal, para que um software de controle de estoque seja eficaz, esse deve suportar a continuidade dos dados. Consequentemente, os procedimentos de previsão, planejamento de demanda, alocação e substituição não devem ser apenas sólidos, devem estar também padronizados.
Quão eficientes são as planilhas de cálculo?
Para acompanhar o mercado complexo, as equipes da cadeia de suprimentos devem ser capazes de responder às mudanças rapidamente. No entanto, se todo o processo de gerenciamento de estoque for apoiado por planilhas, acompanhar as mudanças nas demandas dos clientes ou alterar as condições de fornecimento é uma tarefa praticamente impossível, e resulta em uma enorme perda de recursos. Afinal, como a empresa pode ser receptiva se as planilhas precisarem ser recriadas completamente toda vez que ocorrer uma mudança?
A mudança é inevitável e, portanto, para funcionar de forma eficiente, as equipes da cadeia de suprimentos precisam de um software de controle de estoque dinâmico para ficar um passo à frente. O problema com as planilhas é que cada mudança requer intervenção manual. Mesmo em ambientes relativamente estáveis, dado o grande número de SKUs, acompanhar a demanda de negócios pode ser demorado.
Enquanto, com planilhas, onde planejadores ficam sobrecarregados em apagar incêndios, uma solução eficaz de controle de estoque deve permitir que as equipes de planejamento trabalhem proativamente. Ao permitir que as empresas automatizem os processos de gerenciamento de estoque, as equipes da cadeia de suprimentos podem se concentrar nos problemas mais críticos. Quando o software de controle de estoque faz o “trabalho pesado”, as equipes da cadeia de suprimentos podem concentrar seu tempo e atenção onde realmente é necessário.
Quão confiáveis são as planilhas de cálculo como ferramenta para controle de estoque?
Seja tomando a decisão de fazer um pedido grande com um novo fornecedor ou eliminando um produto, as decisões de gerenciamento de estoque podem ter um impacto de longo alcance nos negócios. Consequentemente, é importante que o conhecimento utilizado para apoiar essas decisões seja confiável. Mas você pode confiar em análises baseadas em planilhas?
Uma vez que um problema menor, como uma entrada de dados ou uma fórmula incorreta, pode ter um impacto profundo no resultado de qualquer análise, as planilhas eletrônicas não são a solução mais robusta.
Além disso, sabendo-se que as planilhas exigem refinamento constante e intervenção humana, é muito fácil perder de vista a versão mais atualizada.
O software de controle de estoque deve fornecer conhecimento confiável. Através do uso de modelos de previsão comprovados e estruturas de dados robustas, uma solução eficaz de controle de estoque minimizará o risco de erros, garantindo que a análise seja consistente. O resultado: conhecimento sólido, no qual as decisões na cadeia de suprimentos podem ser tomadas com confiança.
Podem as planilhas eletrônicas suportar o crescimento da sua empresa?
Quando uma empresa está apenas começando, as planilhas provavelmente são suficientes. No entanto, à medida que a demanda cresce e a organização se expande para cobrir mais locais, a complexidade da operação aumentará. Mas quão estáveis são as planilhas? Essas realmente oferecem a capacidade de apoiar o crescimento?
Para a maioria das empresas, o crescimento gera maior demanda. Portanto, as equipes de planejamento devem gerenciar redes maiores com mais clientes e mais produtos. No entanto, todos esses resultados são refletidos em um aumento exponencial nos dados. Para gerenciar isso apenas com planilhas, a quantidade de linhas de dados e a fórmula necessária para manter tudo sob controle seria simplesmente assustadora.
O software efetivo de controle de ações deve apoiar o crescimento e também aproveitar ativamente a complexidade para fornecer às empresas insights valiosos. O software de controle de estoque deve não apenas suportar o crescimento, mas também aproveitar a complexidade de forma eficaz para fornecer à sua empresa mais insight.
Então, o que usar no lugar das planilhas?
Com a nossa solução de otimização de estoque, Slim4, as planilhas complicadas serão dispensadas e a organização irá colher os benefícios do verdadeiro software de controle de estoque.
Slim4 é nossa solução de gerenciamento de estoque especialmente projetada para previsão, planejamento de demanda e controle de estoque. Baseado na gestão por exceção, permite que as empresas alcancem um equilíbrio eficiente entre o capital de giro, os custos operacionais e o nível ótimo de serviço.
O Slim4 permite que as empresas realinhem suas operações com as expectativas de seus clientes e eliminem a complexidade do gerenciamento de estoques. Os clientes que substituem planilhas por nossa solução geralmente observam os seguintes benefícios:
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- Maior visibilidade e mais controle
