Capital de giro otimizado com gestão de estoque

O capital de giro é composto pelos recursos demandados por uma empresa para financiar suas atividades operacionais. Em outros termos, a empresa aplica recursos na aquisição de matérias-primas e nos estoques (de matérias-primas a produtos finais) para posteriormente recuperar esses recursos ao receber o pagamento de seus clientes. Uma boa gestão de capital de giro tem como objetivo, portanto, minimizar o ciclo financeiro, ou seja, minimizar o prazo entre o pagamento de fornecedores e o recebimento dos clientes. Contudo, baixos níveis de estoque afetam diretamente o nível de serviço. Esse é o desafio: conciliar a necessidade de minimizar o ciclo financeiro ao mesmo tempo em que maximiza o nível de serviço.

Os estoques são o resultado do equilíbrio entre a demanda dos clientes e a cadeia de suprimento dos fornecedores. O princípio para a redução de estoque é um planejamento mais inteligente combinado com uma cadeia de suprimentos colaborativa. Para uma boa gestão é necessário que a empresa organize-se por meio da estruturação dos processos, da consolidação das informações e da aplicação de sistemas que permitam que a empresa atinja tal equilíbrio.

Este artigo fornece parâmetros para fazer a redução de estoque de maneira inteligente, alinhando os objetivos de gestão de capital de giro da área de finanças com as responsabilidades de atendimento dos níveis de serviços da área de supply chain.

Gestão do capital de giro: quais são as opções?

A teoria da gestão do capital de giro é simples: pagar os fornecedores mais tarde, fazer os clientes pagarem mais cedo e reduzir os estoques. No entanto, existem limites para a aplicação dessas regras. A postergação do pagamento aos fornecedores pode acarretar o acréscimo de custo financeiro ao custo, além de ter um limite pelo próprio fluxo de caixa do fornecedor. De outro lado, o cliente pode exigir um benefício financeiro para antecipar o pagamento ou ainda apresentar também restrições em seu próprio fluxo de caixa. E ainda que se consiga aumentar o prazo de pagamento aos fornecedores e reduzir o prazo de recebimento dos clientes, é fundamental entender qual é o nível ideal de investimento em estoques.

A otimização do capital de giro decorre necessariamente de estoques mais baixos? Reduzir estoques pode levar a custos operacionais e logísticos maiores, devido a um maior número de pedidos, caminhões meio cheios ou altos custos de transferência entre docas. Ou ainda pior: estoques mais baixos podem levar a um nível de serviço mais baixo para os clientes e uma receita menor. O processo de redução de estoque é crítico e deve ser muito bem conduzido.

Deixe sua empresa bem ajustada

Uma boa gestão de estoque na empresa é o primeiro requisito para o sucesso.

Checklist para uma boa gestão de estoques e uma gestão mais efetiva do capital de giro:

• Você faz análise periódica do estoque?
• Quantos produtos estão há mais de 3 meses no estoque?
• Quais produtos e fornecedores determinam 80% do estoque?
• O estoque físico no depósito corresponde com o sistêmico?
• Você está analisando o estoque com frequência suficiente? Falta tempo para verificar todos os produtos diariamente? Defina prioridades!
• Os dados no sistema são confiáveis? Frequência, tempo de entrega, lotes de compra, nível de estoque mínimo e nível de serviço estão parametrizados corretamente?
• As recomendações de compra exigem muito tempo para serem processadas em ordens de compra?
• A introdução de novos produtos e retirada de itens obsoletos é feita de maneira organizada?
• A gerência do estoque tem informações atualizadas sobre ordens em atrasos, faltas ou rupturas esperadas  e desemprenho de entrega dos fornecedores?
• Você possui as informações de estoque em todos os seus depósitos? Com que frequência você tem estoque “suficiente” mais não no local certo e incorre em custos de transferência que poderiam ser evitados?

Checar, agir, e (re)planejar produtos são práticas que podem ocorrer tardiamente. Como resultado, o ciclo de planejamento não é concluído. Você deve ser capaz de ajustar quando um fornecedor atrasa, quando há um problema na produção, quando a demanda dos consumidores excede as expectativas, ou quando novos produtos vendem mais rápido que o esperado. Infelizmente, esse tipo de tarefa demanda muito esforço e energia sendo que o time logístico não o conclui a tempo ou deixa de realizá-lo. Não é possível melhorar esse processo tomando decisões rápidas e mal informadas, mas sim criando soluções inteligentes, entrando realmente nos detalhes, delegando e motivando de maneira correta e, especialmente, medindo e controlando continuamente. Caso isso não seja feito, o estoque se torna desequilibrado e a parte do estoque que realmente faz diferença para o nível de serviço poderá ser indesejavelmente reduzido. Por fim, uma gestão fraca de capital giro pode acarretar em decisões de investimento equivocadas, fazendo com que se invista muito no estoque errado.

Planejamento perfeito

Estoques são os elos entre as dinâmicas dos consumidores e as (im)possibilidades dos fornecedores ou entre o processo produtivo de sua empresa. Caso tal elo seja removido, é necessário reconectá-los à corrente um a um. Isso requer planejamento, gerenciamento e transparência precisas de tal corrente. Onde o estoque é alocado? Qual é a demanda atual? E qual será a demanda nos próximos dias? A gestão de estoques deve ser decorrente de dois processos essenciais à empresa: planejamento e gerenciamento da demanda dos consumidores e gestão dos fornecedores. O estoque é o resultado.

Planejar é útil e necessário e de fato isso ocorre com muita frequência. Ainda assim, o planejamento raramente funciona. A verdade de fato é a grande imprevisibilidade. Então, deve-se parar de planejar? Claro que não! É necessário saber quais são os materiais necessários e quais as capacidades no tempo correto. Mas ao lançar um olhar crítico, alguns fatores tendem a atrapalhar a gestão do capital de giro. . .

1. Muitos detalhes

Primeiramente, planejadores fazem muito esforço para fechar imediatamente seus planos para 1 ou 2 semanas com o máximo de detalhamento. Cada produto, cada semana, para cada linha de produção. Com isso, eles removem toda flexibilidade dentro do processo de produção e distribuição. É melhor fazer um plano preliminar, tático, em todos os níveis das famílias de produtos, uma ou algumas semanas à frente, com visão mensal, e levar em consideração todos os locais de produção e as possibilidades de parceiros na cadeia. E então, em curtíssimo prazo, com visões diárias e semanais, o planejamento detalhado baseado nos dados mais atuais sobre a demanda real. Mas muitos chefes de produção acham isso um pouco complicado.

2. Planos alternativos

Em segundo lugar, planejadores tendem a fazer somente um plano. A previsão é fundamental à gestão, porém, é necessário decidir como você fará a gestão antecipadamente. Quais são os fornecedores alternativos, em quais locais a produção ocorrerá e como os produtos chegarão aos clientes de maneira eficiente? Esse é o motivo pelo qual não se faz ao menos um plano tático, mas vários planos de contingência. E se a demanda é de 50% do que era esperado ou se é de 200%? Em suma, qual é o seu Plano B? Uma gestão efetiva de capital de giro deve compreender os riscos financeiros em torno de sua abordagem ao planejamento da demanda.

3. Trabalhar em conjunto com fornecedores e clientes

Em terceiro lugar, a questão fundamental: por que você mantém estoque? Não há possibilidades em seus fornecedores, ou melhores arranjos com os clientes, fazendo com que estoques não sejam mais necessários? A gestão da cadeia de suprimentos oferece conceitos que suportam a redução de estoques. Por exemplo: estoques administrados por fornecedores (VMI – vendor managed inventory), reabastecimento automático com base em informações de ponto de venda, entrega diretas por fornecedores e planejamento colaborativo (CPFR –  Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment). Frequentemente são recursos pouco  explorados, que podem trazer  ganhos na gestão de estoque e reduzir custos da cadeia, levando, por fim, a uma maior satisfação do cliente. Em síntese, olhando o capital de giro sob a perspectiva de gastos com estoque, é essencial que as empresas levem em consideração, além do valor de estoque em si, os custos operacionais associados a eles.

4. O suporte em TI

A gestão da cadeia de suprimentos cria a necessidade de melhores soluções para processar fluxos de informações crescentes da cadeia e a demanda por informações em tempo real. O ERP promete uma integração perfeita dos fluxos de informação. Entretanto, o ERP não oferece todas as funcionalidades. Quando o planejamento e a gestão se tornam mais complexas e críticas em termos de tempo, são necessárias soluções dedicadas, especializadas e de alta qualidade. Além disso, sistemas ERP não oferecem gestão da cadeia de suprimentos fora dos limites da própria empresa. Os sistemas ERP são o núcleo da TI para fins de registro, mas precisam ser complementados com módulos de planejamento e gerenciamento para a gestão da cadeia de suprimentos, como, por exemplo, gestão do planejamento de demanda, da produção, dos materiais, monitoramento, reabastecimento, planejamento de várias localidades e planejamento colaborativo.

Conclusão

O verdadeiro benefício da otimização do capital de giro está na gestão da cadeia de suprimentos. Por meio da melhoria no planejamento, cria-se uma situação de ganha-ganha, em que se torna interessante compartilhar os resultados com seus parceiros. Alterar as condições de pagamento não resolve de fato, o planejamento mais inteligente e colaborativo, sim!