Voorraadptimalisatie: stappenplan voor succes

Voorraadoptimalisatie lijkt een eenvoudige zaak

Op het eerste gezicht is het gewoon een kwestie van de juiste hoeveelheid voorraad op het juiste moment bestellen. ‘Wanneer’ en ‘hoeveel’ zijn hierin twee belangrijke kernvragen. Het ‘wanneer’-gedeelte van de inkooppuzzel wordt bepaald door de kosten van de voorraad versus het risico dat je zonder voorraad komt te zitten. En ‘hoeveel’ wordt bepaald door voorraadkosten versus bestelkosten. Maar zo eenvoudig is niet helemaal.

Het optimaliseren van deze elementen kan er verschillend uitzien, afhankelijk van jouw perspectief. Elke afdeling binnen een organisatie heeft een eigen kijk op de juiste manier van voorraadbeheer. Financiën kijkt bijvoorbeeld naar de kosten en de verkoopafdeling wil goede marges en tevreden klanten. Maar wie is eindverantwoordelijk in het bestelproces? Veel bedrijven hebben hier geen antwoord op waardoor ze blijven zitten met een onevenwichtige voorraad.

Wat is voorraadoptimalisatie?

Het gedrag van jouw klant verandert continu. De vraag naar jouw producten fluctueert en jouw aanbod is nooit stabiel. Een juiste afstemming van jouw voorraadniveau op de vraag is essentieel. Daarom moet je regelmatig jouw voorraad beoordelen, bijvoorbeeld met de volgende vragen:

• Wordt jouw voorraad op strategische niveau behandeld?
• Weet jij welke artikelen je op voorraad moet hebben en waarom?
• Weet jij hoeveel artikelen je op voorraad moet hebben om stock outs te voorkomen?
• Heb je duidelijke afspraken om jouw voorraad onder controle te houden?

Om jouw voorraadbeheer te optimaliseren moet je deze bovenstaande vragen kunnen beantwoorden.

De ingrediënten voor effectieve voorraadoptimalisatie

Goed voorraadbeheer’ zorgt ervoor dat de juiste goederen in de juiste hoeveelheid beschikbaar zijn, met de juiste voorraadrotatie. Concentreer je echter op de 5 onderstaande gebieden en je zult een nog kosteneffectiever voorraadbeheerproces opbouwen. Een proces dat van goed naar geweldig gaat.

• Duidelijke forecasts
• Up-to-date masterdata
• Sterke menselijke competenties
• Betrouwbare supply chain klanten
• De juiste tools voor het werk

Voorspelling van de vraag

Betrouwbare prognoses vormen een belangrijke basis voor alle beslissingen in het voorraadproces. Historistische gegevens worden vaak gebruikt in combinatie met kennis over voorraadrotaties, huidige bestelniveaus en verwachtingen voor toekomstige verkopen. Maar het is belangrijk om je af te vragen of de bestaande prognoseprocessen up-to-date zijn. Is de kwaliteit van de forecast goed? Vaak worden, zelfs met bescheiden inspanningen, snel mogelijkheden tot verbetering vastgesteld.

Toptip: Wil je een duidelijker beeld krijgen van de productvraag? Bekijk onze brochure voor demand planning en ontdek hoe je de nauwkeurigheid van jouw prognoses vandaag nog kunt verbeteren.

Masterdata

Bedrijfsprocessen zijn afhankelijk van de juiste input. Slechte bedrijfsdata leiden tot slechte besluitvorming. Dat leidt tot dure excessen, stock-outs en boze klanten. Dat wil je voorkomen én is ook te voorkomen. Hoe vaak worden jouw voorraadgegevens opnieuw geëvalueerd? Staan de juiste levertijden in het systeem en zijn de minimale bestelhoeveelheden van jouw leveranciers up-to-date?

Toptip: Dit kritieke onderdeel van het besluitvormingsproces voor voorraadoptimalisatie wordt al snel vergeten. Zorg ervoor dat al jouw parameters in orde zijn met onze stap-voor-stap gids voor masterdata succes

Menselijke competenties

Voor een goede voorraadoptimalisatie is nog steeds de menselijke hand nodig. Jouw collega’s moeten weten aan welke knoppen ze moeten draaien voor een goede voorraadoptimalisatie. Het creëren van een gemeenschappelijk overzicht en begrip van de voorraad werkwijze is daarbij noodzakelijk. Daarnaast is het van essentieel om duidelijk verantwoordelijken aan te wijzen.

• Wie beheert de masterdata?
• Wie is verantwoordelijk voor de juiste forcast?
• Wie bepaalt het uiteindelijke servicelevel?

Zonder de juiste kennis en verantwoording kan het hele voorraadbeheerproces worden gehinderd door fouten en inefficiëntie.

Relatiebeheer

Goede relaties met klanten en leveranciers zijn tevens belangrijk om tot een voorraadoptimalisatie te komen. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel. Heldere communicatie en duidelijke informatie-uitwisseling is van cruciaal belang om doeltreffende beslissingen te nemen.

Software-ondersteuning

Voorraadoptimalisatie wordt gerealiseerd op basis van veel data en honderden algoritmen. Dat vraagt om een goede analyse. Maar zelfs voor de meest fanatieke spreadsheetfanaat, die allerlei omslachtige tools gebruikt, kan het al snel leiden tot een chaos. Het inzetten van de juiste hulpmiddelen is zeer belangrijk bij het inrichtingen van effectieve voorraadprocessen.

Toptip: Meer dan 1500 bedrijven wereldwijd rekenen op ons supply chain optimalisatie platform. Ontdek hoe Slim4 jou kan helpen jouw voorraad onder controle te krijgen.

5 stappen om winst te realiseren

We hebben het gehad over de voorwaarden voor succesvolle voorraadoptimalisatie. Maar welke stappen moet je volgen om met jouw supply chain winst te realiseren? Het is een combinatie van factoren, maar er zijn enkele basisstappen.

1. Opschonen van oude voorraad
2. Bepaal de samenstelling van de voorraad
3. Bepaal de prioriteit
4. Bereken de optimale voorraadhoogte per item
5. Optimalisering van de logistieke kosten

1. Opschonen van oude voorraad

Zoals bij veel avonturen in het leven is de eerste stap om te accepteren dat je een probleem hebt. In de context van voorraadoptimalisatie betekent dit dat je moet erkennen dat je voorraad aanhoudt die jij waarschijnlijk niet nodig hebt. Het analyseren welke producten binnen jouw assortiment verouderd zijn, is jouw topprioriteit. Dit geeft jouw inzicht voor onmiddellijke actie en helpt ook bij de langetermijnplanning.

Vanuit deze beslissingen kun je vervolgens jouw magazijn opschonen. Wat blijft? En wat gaat ga je opschonen? Door de variabelen waarop je deze beslissingen neemt dubbel te controleren, kun je er zeker van zijn dat je bij elke stap de juiste beslissingen neemt. Het zorgt er ook voor dat jouw bedrijf nauwkeurige richtlijnen heeft om foutieve aankopen in toekomstige voorraden te voorkomen. Een mix van nieuwe, vertrouwde en afgedankte artikelen wordt dan zichtbaar.

2. Bepaal de samenstelling van de voorraad

Niet alle voorraad is gelijk. Het is dus de vraag welke voorraad je daadwerkelijk nodig hebt.

Hoeveel nieuwe artikelen zijn raadzaam, hoeveel reserveren moet je aanhouden en waarop kan je juist bezuinigen? Voorraad optimaliseren draait om het verfijnen van datgene dat binnen je handbereik ligt. En als je naar de onderstaande tabel kijkt, kun je zien aan welke soorten voorraad je het beste kunt sleutelen en welke je beter kunt laten zoals ze zijn.

Vaste voorraad

Je zult altijd een vaste voorraad van producten hebben. Bijvoorbeeld omdat je het contractueel verplicht bent. Hoe graag je het soms ook wil verminderen, soms gaat het gewoon niet.

Strategische voorraad

Er zijn momenten dat je van de marktomstandigheden kunt profiteren. Zo kan een leverancier je een deal aanbieden die je niet kunt weigeren. Je maakt bewust de keuze om een grotere voorraad in huis te hebben, zodat de verkoopafdeling eindelijk klanten kan binnenhalen waar ze al heel lang op jagen.

Introductie voorraad

Dit zijn de items waarop je besluit een gokje te wagen. Misschien kun je met een slimme analyse uitvinden hoeveel je verkoopt. Maar wanneer je beschikt over echte verkoopdata, kan je deze voorraadartikelen pas echt optimaliseren.

Pijplijnvoorraad

Dit is de voorraad die in beweging is. Misschien is jouw geplaatste order al onderweg, maar als de bestelling nog bij de leverancier ligt, kun je nog schakelen. Je kunt het proces wellicht nog uitstellen of misschien wel versnellen zodat je eerder de beschikking over de artikelen hebt.

Onjuiste voorraad

Iedereen maakt fouten. De verkeerde voorraad had bijvoorbeeld nooit besteld mogen worden. Maar nu moet je er iets aan doen. Vaak eindigt de verkeerde voorraad in de verbrandingsoven. (Houd er rekening mee dat er andere meer milieuvriendelijke opties beschikbaar kunnen zijn!)

Seriegrootte- en veiligheidsvoorraad

Eindelijk een voorraad die we goed kunnen optimaliseren! Seriegrootte en veiligheidsvoorraad zijn twee categorieën waarop je invloed kunt en moet uitoefenen. Een belangrijke oorzaak van te grote voorraden is echter dat veiligheidsvoorraad en bestelhoeveelheid als statische getallen worden gezien. Dat zijn ze niet. De hoeveelheid die je bestelt, of produceert, hangt natuurlijk af van de minimale bestelhoeveelheid (MOQ) per leverancier.

Toptip: We kunnen hier nog een stap verder gaan en de economische bestelhoeveelheid berekenen. Lees in onze blog hoe je de EOQ-formule kunt toepassen om de perfecte balans te vinden.

3. Bepaal de prioriteit

Bij het bepalen van de prioriteit van jouw voorraad komt het Pareto-principe om de hoek kijken. Dit principe staat ook bekend als de 80/20 regel, die voor bijna alles geldt. Zo ook bij bedrijven. Bij veel bedrijven wordt 80% van de omzet namelijk gedreven door 20% van het assortiment. Niet alle producten zijn gelijk, maar zonder er over na te denken weet jij ongetwijfeld welke producten voor de grootste winstmarges zorgen. Leg deze gedachte over jouw eigen organisatie en je zult realiseren waar jouw werkkapitaal ligt te verdampen en aan welke voorraad er nog te sleutelen valt.

De vraag is nu… hoe optimaliseer je de voorraad om die besparing te realiseren?

Je wil een besparing realiseren, maar dat mag niet ten koste gaan van het servicelevel van jouw trouwe klanten. Het Pareto-principe gaat uit van oorzaak en gevolg. Bedenk welke 20% van jouw artikelen bepaalt 80% van jouw omzet? Om dat te weten te komen, maak je een ABC-analyse, waarbij A het belangrijkst is en C het minst belangrijk. Zo wordt inzichtelijk welke 20% van de artikelen 80% van de omzet én bijvoorbeeld de marge bepalen.

Toptip: Een goede assortimentsanalyse kan schokkende inzichten opleveren over de staat van jouw voorraad. Krijg in onze blog ABC-analyse: de ultieme handleiding praktische tips om een ABC-analyse van jouw assortiment uit te voeren.

4. Bereken de optimale voorraad per artikel

Een bekend gezegde luidt dat je geen zorgen moet maken over dingen die je niet onder controle hebt. Hoewel het een goed voornemen is om het risico van de onderneming zoveel mogelijk af te dekken, zullen sommige zaken altijd buiten jouw macht liggen. Een pandemie of een natuurramp zijn niet te voorspellen. De sleutel tot het berekenen van jouw voorraadoptimalisatie per artikel ligt in het afstemmen van vraag en aanbod. Wanneer is het beste moment om in te kopen? Bestel je te vroeg, dan stel je de financiële grenzen van je bedrijf op de proef. Bestel je echter te laat, dan krijg je te maken met andere risico’s. Op korte termijn verlies je klanten omdat je niet kan leveren en dat schaadt op de lange termijn het bedrijfsimago. Jouw voorraadniveau moet dus afgestemd zijn op de toekomstige vraagvoorspelling.

Het is gemakkelijker om beslissingen te nemen als de vraag stabiel is. Als de productvraag eruit ziet zoals in de grafiek hierboven, is het een vrij eenvoudige berekening om ervoor te zorgen dat je gedekt bent met een basisvoorraad. In het beste scenario beschik je over een veiligheidsvoorraad.

Als de productvraag lijkt op onderstaande grafiek, is het veel moeilijker om de juiste voorraadhoeveelheid te voorspellen.

Kennis van de gemiddelde verkoop, MOQ, levertijd, huidige voorraad en veiligheidsvoorraad van een artikel geven je nog steeds niet genoeg gegevens om doortastende beslissingen te nemen. Je hebt namelijk meer informatie nodig, zoals opkomende trends, risicofactoren en je moet jezelf beschermen tegen factoren die je niet in de hand hebt. Pas dan kun je beginnen met het plannen van een voorraadoptimalisatie.

5. Optimaliseer logistieke kosten

Is jouw voorraad toereikend om alle bestellingen te kunnen afhandelen? En zo niet, kun je het op tijd bestellen om toch aan de vraag te voldoen? Welke extra kosten brengt dat met zich mee? Zal bestellen met een kortere levertijd gevolgen hebben voor de kosten van het hele bedrijf? Zal het ontbreken van voorraad leiden tot grotere verstoringen? En in beide gevallen moet je de vraag stellen of de hogere kosten gedekt worden door de marge van de verkoop.

Het is absoluut noodzakelijk dat je de gevolgen begrijpt van het aanhouden of niet aanhouden van voorraad. Heb je in beeld hoe het wel of niet aanhouden van voorraad het bedrijf beïnvloedt? Een magazijn hebben is geweldig. Maar als het gevuld is met producten die je niet nodig hebt en nooit nodig zult hebben, kost dat onnodig veel geld. Het vullen met producten die je wel nodig hebt is een daarnaast een kans.

Slim4 > ERP en Excel

Voorraadoptimalisatie is in theorie eenvoudig, maar de praktijk is niet altijd gemakkelijk. Het vertrouwen op simpele methodes is niet de beste optie bij het inrichten van jouw voorraadbeheer. Als je alleen gebruik maakt van jouw ERP-systeem of Excel, blijf je met meer vragen dan antwoorden zitten. Heb je met je bedrijf meer dan één product, dan is voorraadoptimalisatie software noodzakelijk!