Zorgboodschap brengt voorraadbeheer naar hoger prestatieniveau

Servicelevels zijn heel erg belangrijk in de zorg. “We kunnen het niet maken dat opa van 84 ’s avonds bij het eten geen toetje heeft, omdat bij ons een product uit voorraad is.” Zorgboodschap gebruikte al Slim4, maar wilde een vervolgstap maken in zijn prestatieniveau. Dat is gelukt, zegt directeur Vincent Bos. “Onze servicelevels zitten nu op 99,8% en we werken een stuk efficiënter.”

Als toeleverancier van en dienstverlener aan zorgorganisaties, kiest Zorgboodschap de gulden middenweg tussen een online supermarkt en een foodservicebedrijf. Het combineert het beste van twee werelden zou je kunnen zeggen. “In de zorg hebben grote veranderingen plaatsgevonden”, stelt Vincent Bos. “Zorgorganisaties zijn kleinschaliger geworden, waarbij grote keukens en magazijnen een andere rol hebben gekregen. Om hier op in te spelen hebben wij een uniek concept ontwikkeld: we leveren zowel de grootverpakkingen voor de instellingen, als de individuele boodschappen voor de bewoners én we bieden kant-en-klaarmaaltijden. Onze chauffeurs, die we intern ook wel ambassadeurs noemen, hebben een eigen sleutel en leveren de bestellingen desgewenst op koelkastniveau bij klanten af. Ze beginnen vaak ’s ochtends om vier uur al te rijden, dus wie wil kan zijn voorraden ’s ochtends voor het ontbijt al hebben aangevuld.”

Maak ons wereldkampioen voorraadoptimalisatie vroeg ik aan Slimstock
Vincent Bos – Algemeen Directeur | Zorgboodschap

Bestellen via webshop

Zorgboodschap timmert al een paar jaar aan de weg en heeft momenteel zo’n driehonderd zorgorganisaties als klant, met in totaal ruim vijfduizend afleveradressen. “De omzet groeit jaarlijks met meer dan vijf procent, en we schrijven al sinds we bestaan met zwarte cijfers”, zegt de algemeen directeur niet zonder trots. Vanuit het centrale DC in Sassenheim en de regionale hubs in Dordrecht en Meppel, worden zorglocaties meerdere keren per week van verse voedingsmiddelen, kruidenierswaren en ook non-foodproducten voorzien. Klanten die voor twaalf uur ’s middags hun bestellingen via de webshop hebben ingevoerd, hebben deze de volgende ochtend al in huis. “Ons assortiment bestaat uit zo’n 40.000 artikelen waarvan iets minder dan de helft in ons DC op voorraad ligt. De maaltijden, de groenten en de versartikelen zijn ordergestuurd en worden in onze hubs samengevoegd met de voorraadartikelen.”

Slim4 onvoldoende benut

“Servicelevels zijn absoluut belangrijk in deze sector”, vertelt supply chain manager Bjorn Koster. “Een supermarkt kan het zich nog veroorloven dat een product soms is uitverkocht, maar wij móeten leveren. We kunnen het niet maken dat opa van 84 ’s avonds bij het eten geen toetje heeft, omdat bij ons een product uit voorraad is. Desnoods lever je een alternatief product, maar nee-verkoop is uit den boze.” Voor het aansturen van de voorraad gebruikt het bedrijf al een paar jaar de voorraadoptimalisatiesoftware van Slimstock. “Hiervan werd nog niet alle functionaliteit volledig benut”, zegt Koster. “We gebruikten Slim4 om bestellingen bij onze leveranciers te plaatsen, maar we deden nog te weinig met de andere functionaliteiten die het pakket te bieden heeft. Hierdoor moesten we soms alternatieve producten leveren, terwijl we dit met een betere voorraad hadden kunnen voorkomen.”

Leverproblemen bij toeleveranciers

Een andere reden waarom er binnen Zorgboodschap met meer aandacht naar het bestaande Slim4-systeem werd gekeken, was dat de leverbetrouwbaarheid van toeleveranciers in het gedrang begon te komen. Door de bekende supply chain–issues zoals grondstoftekorten, capaciteitsproblemen en personeelsschaarste werd het voor hen steeds moeilijker om op tijd te leveren. Dit werkte dan weer door in de servicelevels die Zorgboodschap richting zíjn klanten kon bieden. Directeur Bos: “Zoals bij alle e-commercebedrijven is het voorkomen van manco’s een grote uitdaging en dat werd er door de problematiek in de supply chain niet gemakkelijker op. We voelden aan dat we hier met Slim4 een verbeterslag in moesten maken, en wilden graag over de kennis beschikken om hier de juiste stappen in te zetten. Ik heb daarom de accountmanager van Slimstock gebeld en letterlijk tegen hem gezegd: ik wil dat jij ons wereldkampioen voorraadoptimalisatie maakt.”

Management by exception

Die handschoen werd gretig opgepakt door Slimstock. Wat volgde was een uitgebreid traject, waarin samen met een consultant de software opnieuw werd ingericht en medewerkers op training gingen bij de Slimstock Academy. “Een concept waarover ik tijdens mijn cursussen veel heb geleerd, is exceptiemanagement”, vertelt voorraadbeheerder Bas Rotteveel. “Manco’s ontstaan vaak doordat de vraag opeens afwijkt van wat je had voorspeld. Als je dit in een vroeg stadium signaleert kun je vaak nog ingrijpen, maar het probleem is dat je dat voor 15.000 artikelen onmogelijk handmatig kunt controleren. In de training heb ik geleerd hoe je dit in Slim4 kunt automatiseren en hoe je ervoor zorgt dat jij als planner je alleen op de uitzonderingen hoeft te richten, dus op de issues die echt aandacht nodig hebben.”

Elkaars processen begrijpen

Positief was volgens supply chain manager Koster dat niet alleen de voorraadbeheerders maar ook mensen van andere afdelingen de Slimstock-trainingen doorliepen. “Voor onze inkopers waren de cursussen over assortimentsbeheer bijvoorbeeld heel waardevol. Die leerden hoe ze door ABC-analyses te maken in Slim4 tot een relevanter assortiment konden komen.” Rotteveel vult aan: “Je merkt dat afdelingen beter zijn gaan samenwerken nu ze elkaars processen beter begrijpen. Laatst nog kon een inkoper een mooie korting bij een toeleverancier krijgen en vroeg zich af of het verstandig was om eenmalig extra in te kopen. Samen hebben we naar de forecast gekeken om te bepalen aan welke artikelen in de toekomst de meeste behoefte zou zijn. Met collega’s van magazijnbeheer hebben we vervolgens afgestemd of er ook ruimte was voor die extra producten.”

Een stuk efficiënter

Voorraadbeheer en supply chain management zijn binnen Zorgboodschap door het Slim4-project naar een hoger niveau getild, stellen de heren tevreden vast. “Onze servicelevels zitten op 99,8% en we werken een stuk efficiënter”, zegt directeur Bos. “Uiteraard gaat het nog steeds wel eens mis, maar dat ligt dan vrijwel altijd aan een leverancier die niet op tijd kan leveren.” “Ook daar kan Slim4 trouwens bij helpen”, vult Rotteveel opnieuw aan. “Als je ziet dat een leverancier terugloopt in zijn leverbetrouwbaarheid kunnen we in Slim4 de cover-tijd verlengen. Daarmee dwing je af dat je met bestellingen voor die leverancier een langere vraagperiode afdekt. Hierdoor bouw je weliswaar extra voorraad op, maar wel precies die voorraad waarvan je weet dat er ook een forecast tegenover staat.”

Goodlife Foods

Het assortiment is voor een deel ‘private label’ maar bevat ook eigen merken als Beckers, Mexicano’s en Bicky. “We leveren voornamelijk uit voorraad aan zowel retailers als horecagroothandels”

Lees meer

Hoogvliet

De 71 winkels van Hoogvliet worden minimaal twee maal daags bevoorraad middels een uniek concept met wisselbakken. “Dit zijn …

Lees meer

Makro

Food- en non food-groothandel Makro heeft in Nederland zeventien vestigingen die zijn ingericht als zelfbedieningswinkels. Acht …

Lees meer