Suzuki-importeur Nimag houdt met software van Slimstock grip op KPI’s

Kwetsbare organisatie

Op het gebied van spare parts en accessoires kon een grote slag worden gemaakt, vertelt projectleider Sjoerd Norden. “We werken binnen Louwman sinds 2013 met SAP, maar de functionaliteit op het gebied van forecasting en replenishment in dit pakket heeft ons onvoldoende ondersteund. De meeste beslisregels voor het aanvullen van de voorraad, zaten in de hoofden van de planners. Die kregen het steeds drukker waardoor we als organisatie kwetsbaar werden. Ook wilden wij stock-outs tot een minimum beperken met behulp van een systeem dat op basis van slimme algoritmen zelf uitrekent wat het beste moment is om een onderdeel te bestellen.” 

Analyse verbeterpotentieel

Al vrij snel kwam het idee op om eens naar Slim4 van Slimstock te kijken. “Eigenlijk stond deze tool al sinds 2013 bij de supply chain–organisatie van Louwman op het vizier, maar we wilden eerst de mogelijkheden binnen SAP verkennen. Het verbetertraject van 2021 was het moment om door te pakken en te kijken in hoeverre we met Slim4 ons voorraadbeheerproces konden borgen en optimaliseren.” De consultants van Slimstock werden uitgenodigd en gevraagd een analyse van het verbeterpotentieel te maken. Hieruit bleek dat met slimmere inkoopbeslissingen de servicegraad richting dealers flink kon worden verhoogd, terwijl de voorraad juist naar beneden kon. De investering in Slim4 zou hiermee binnen een jaar zijn terugverdiend! 

Vlotte implementatie

De business case voor Slim4 was snel rond en de implementatie kon van start. Die verliep opvallend vlot, herinnert Norden zich. “De mensen van Slimstock hebben hier duidelijk veel ervaring mee en hadden het project goed voorbereid. Zij gaven precies aan wat ze van ons verwachtten en waar er bottlenecks konden ontstaan; die konden we hierdoor gelijk tackelen. Bij het ontwikkelen van de interfaces hebben we een flinke tijdwinst kunnen boeken doordat we hier vanaf het begin onze collega’s van Louwman ICT Services bij hebben betrokken. Uiteindelijk hebben we hierdoor een maand doorlooptijd gewonnen en vielen ook de ICT-kosten lager uit. Die financiële meevaller hebben we gebruikt om behalve Slim4 ook de BI-tools van Slimstock aan te schaffen.”  

Minder artikelen op voorraad

Nimag is nu een maand live met Slim4 en Sjoerd Norden ziet dat de beoogde business–voordelen zich al duidelijk beginnen te manifesteren. De voorraad loopt terug en de beschikbaarheid wordt geleidelijk beter. “We hadden van veel productgroepen de verkeerde hoeveelheden en artikelen op voorraad liggen, blijkt achteraf. Sommige artikelen worden altijd in een specifieke hoeveelheid verkocht, bijvoorbeeld een schroefje die een dealer niet vaak bestelt, maar als hij ze bestelt heeft hij ze altijd per twaalf nodig. Als je er daar dan altijd vijf van op voorraad hebt, weet je dat je altijd moet bijbestellen. Feitelijk wordt het hiermee een ordergestuurd item dat je net zo goed helemaal niet op voorraad kunt hebben. Slim4 neemt hier de juiste afwegingen in. Je neemt minder verschillende artikelen op voorraad, maar dan wel per artikel de juiste hoeveelheid.” 

Beslisregels continu aanscherpen

Wat hij ziet is dat de rol van voorraadplanners wezenlijk is veranderd. “Alle regeltjes die eerst in verschillende hoofden zaten, zitten nu in het systeem. Planners hoeven niet meer zelf te bedenken wanneer ze een item moeten bestellen en hoeveel; dat gebeurt nu allemaal automatisch door Slim4. Het enige dat ze moeten doen is de uitkomsten challengen: afwijkingen controleren en forecasts verrijken met kennis over toekomstige marktontwikkelingen.” Om te controleren of alles goed loopt, worden de Business Intelligence-tools ingezet. Daarmee analyseert Nimag bijvoorbeeld hoe vaak een planner de automatisch gegenereerde bestellingen moet aanpassen. Dit kan erop duiden dat de beslisregels moeten worden aangescherpt of dat bijvoorbeeld het gebruik van het systeem nog kan worden geoptimaliseerd. 

Met BI grip op KPI’s

De analysetools die door Slimstock zijn ontwikkeld – in Microsoft Power BI – zijn wat Norden betreft een waardevolle aanvulling op Slim4. “Slim4 is heel krachtig voor het operationele stuk, maar met BI houden we echt grip op onze KPI’s en kunnen we onszelf continu blijven verbeteren. Dit sluit perfect aan bij de nieuwe weg die we als bedrijf zijn ingeslagen.” Norden verwacht dat door Slim4 het aantal nee-verkopen uiteindelijk met 50% zal dalen, de omzet met 1% zal stijgen en de voorraadkosten met 20% tot 25% zullen dalen. Met de BI-tools kan hij zien of hij op koers ligt. “Maar we zetten BI ook in voor operationele beslissingen, bijvoorbeeld over de taakverdeling van planners. Dit doen we op basis van een analyse van de toekomstige werklast per planner. Als de ene planner het veel drukker krijgt dan de ander, hevelen we tijdelijk een aantal klanten over.” 

Zoals het er nu naar uitziet zal de investering in Slim4 inderdaad al binnen een jaar zijn terugverdiend, stelt Norden. “Dat is natuurlijk prettig, maar waar het ons vooral om gaat is dat we het inkoopproces hebben geprofessionaliseerd, dat de aanwezige kennis is geborgd en taken beter overdraagbaar zijn geworden. Hiermee kunnen we ons personeel, dat steeds moeilijker te vinden én te behouden is, meer in hun kracht zetten en staan we als bedrijf sterker richting de toekomst.”