De voorraadstrategie van groothandel HKV Ochten is extreem klantgericht. Artikelen die nauwelijks worden verkocht, worden soms toch op voorraad gehouden omdat een belangrijke klant dat nu eenmaal wil. “Ik kon me vooraf niet voorstellen dat een softwaresysteem al die klantspecifieke regels kon omvatten, maar met Slim4 zijn we er 100% in geslaagd”, vertelt business controller Maarten Jansen.
HKV Ochten is een groothandel die klantgerichtheid tot in het extreme heeft doorgevoerd. Productassortimenten en dienstverlening zijn afgestemd op het zo volledig mogelijk ontzorgen van klanten in de transport, logistiek en infra. “Onze hoofdproductgroepen zijn bedrijfkleding, persoonlijke beschermiddelen, gereedschappen, wegbebakening, reclame & sign, maar we leveren eigenlijk alles wat een klant nodig heeft”, vertelt Jansen. “Dit varieert van de belettering op bedrijfbusjes tot en met het koffiezetapparaat.”
Risico overtollige voorraad
De bedrijfsfilosofie van HKV heeft uiteraard consequenties voor de voorraadstrategie. “Wil een klant graag dat we een artikel uit voorraad leveren, dan doen we dat, ook al moeten we zo’n artikel speciaal voor hem inkopen. Wel maken we daarbij afspraken over bijvoorbeeld een afnamegarantie, maar toch: we doen het wel. Het grote risico daarbij is dat we overtollige voorraad opbouwen. De beslissing om een artikel voor een klant op voorraad te leggen, is snel gemaakt, maar wanneer beslis je om een artikel niet meer op voorraad te leggen? Als je daar geen proces voor hebt, ga je nat, weten we inmiddels.”
Achter de feiten aanlopen
Dat was de reden waarom anderhalf jaar geleden werd besloten Slim4 te implementeren. “het kostte ons ontzettend veel tijd om voor ieder artikel te evalueren of het op voorraad moest liggen”, zegt supply chain coördinator Ralph van Moerkerk. “We hadden hier allerlei ingewikkelde Excel-sheets voor gebouwd, maar dan nog moesten we handmatig artikelen langs. Zoiets doe je maar drie of vier keer per jaar met als gevolg dat we continu achter de feiten aanliepen. Als het vraagpatroon van een klant veranderde, kwamen we hier te laat achter. We bouwden te veel voorraad op en moesten tegelijkertijd toch nog regelmatig nee verkopen.”
Verwachtingen overtroffen
Het grote voordeel van Slim4 is dat de zogenaamde stock/non stocked-beslissing nu automatisch wordt gecheckt in plaats van eens per kwartaal. Op basis van een uitgekiende ABC-indeling van klanten en artikelen, wordt voor ieder artikel automatisch de optimale voorraad berekend. Jansen: “Ik moet je eerlijk bekennen dat dit mijn verwachtingen ruimschoots heeft overtroffen. Ik kon me vooraf eigenlijk niet voorstellen dat een softwaresysteem al die variabelen en klantspecifieke regels automatisch zou kunnen omvatten. Maar het kan dus wel degelijk! We hebben Slim4 zo ingericht dat het 100% aansluit bij onze bedrijfsfilosofie.”
Welwillende consultants
Dat Slim4 nu past als een handschoen, is volgens de heren ook te danken aan de expertise en de welwillende houding van de Slimstock-consultants. “we merkten dat die echt met ons meedachten”, blikt Van Moerkerk terug op de implementatie. “Ook al kwamen we met de meest specifieke verzoekjes. Je merkt aan de mensen van Slimstock dat ze van je willen leren en zichzelf willen verbeteren. Je voelt je als klant gewaardeerd in plaats van , zoals bij veel andere IT-bedrijven, dat iemand zoveel mogelijk geld aan je wil verdienen.”
Allemaal gelukkig
Nu Slim4 een half jaar draait, zijn er ook mooie resultaten te melden. Het voorraadbeheerproces verloopt efficiënter, de voorraad is met 25% gedaald en de servicegraad is gestegen van 92% naar 98,5%. “Dit laatste is voor ons echt het allerbelangrijkste”, benadrukt Jansen. “Een betere service richting klanten, daar worden wij hier allemaal heel gelukkig van. Onze vertegenwoordigers krijgen positieve reacties van klanten en iedereen heeft vertrouwen in de voorraad. Tevreden medewerkers willen ook graag een extra stapje zetten om het de volgende keer nóg beter te doen. Het één versterkt het ander, en dat is fantastisch om te zien.”
