Ekoplaza maakt enorme verbeterslag in winkelreplenishment

EkoPlaza is dé biologische supermarkt van Nederland. In ruime, aangename, overzichtelijke winkels wil EkoPlaza consumenten het mooiste en grootste aanbod biologische producten bieden, en de voordelen van biologisch produceren en consumeren op een laagdrempelige, aantrekkelijke manier onder de aandacht brengen. EkoPlaza is er voor consumenten die bewust kiezen voor lekkere, gezonde en veilige voeding.

Een hogere winkelbeschikbaarheid, 15% minder voorraad en rust in de organisatie. Dat is wat Slim4 Ekoplaza heeft gebracht bij de bevoorrading van zijn supermarkten en DC’s. Het bestelproces zelf is ook veel effi ciënter geworden, vertelt commercieel directeur Erik Jan van den Brink. “Planners waren voorheen fulltime bezig met het plaatsen van bestellingen, maar met Slim4 ben ik in twee uurtjes klaar.”

Van oudsher werden inkooporders en winkelbestellingen bij Ekoplaza handmatig bepaald door planners die voor ieder individueel product op basis van ervaring, buikgevoel en marktkennis een inschatting moesten maken van vraag en aanbod. Commercieel directeur Erik Jan van de Brink herinnert het zich nog goed. “Planners waren uren per dag bezig om artikelen na te lopen en te bepalen hoeveel ze moesten inkopen om aan de behoefte van de winkels te voldoen.”

Ook in de winkels, die worden gerund door franchisenemers, was er stress om iedere dag opnieuw de bestellingen op tijd klaar te hebben. Er waren continu deadlines: het brood moest voor 13.00 uur besteld, het vlees voor 14.00 uur, de groenten voor 16.00 uur enzovoort. “Het winkelpersoneel moest over specifi eke kennis beschikken om voor ieder artikel de juiste bestelhoeveelheden te bepalen. Een fout was snel gemaakt, zeker als degene die normaal de bestellingen deed een keertje vakantie had of ziek was.”

Schapbeschikbaarheid naar 98,7%

Sinds Ekoplaza voor de bevoorrading van zowel het distributiecentrum als een groot deel van de supermarkten gebruikmaakt van de supply chainsoftware van Slimstock, is dit beeld totaal veranderd. Het plaatsen van de winkelbestellingen gebeurt nu voor een groot deel automatisch en de filiaalhouder hoeft alleen nog maar te controleren of alles klopt. Van bestellen naar tellen, noemt Van den Brink deze verbeterslag. Iedere nacht worden van ieder filiaal de actuele verkoopcijfers en voorraadstanden ingeladen in Slim4 en berekent het systeem op basis van verkoopprognoses de optimale aanvulorders. Filiaalhouders krijgen ’s ochtends een overzicht van wat er die dag wordt geleverd en kunnen dan nog aanpassingen doen. Van den Brink: “Zolang een filiaalhouder goed telt en daardoor zorgt dat zijn voorraadgegevens kloppen, is hij met een half uurtje per dag klaar. De rest van de dag hoeft hij zich over de bestellingen geen zorgen meer te maken.”

In twee uurtjes klaar

Ook het bestelproces richting leverancier, op de centrale inkoopafdeling, is sterk vereenvoudigd. Waren vroeger meerdere planners fulltime bezig met het klaarzetten van bestellingen, nu kan Van den Brink het in z’n eentje af. “Iedere dag komt Slim4 met de inkoopadviezen en een lijstje met excepties. Die loop ik na, ik maak wat aanpassingen, bijvoorbeeld voor de actieartikelen, en dan druk ik op de bestelknop. Gemiddeld ben ik er in twee uurtjes mee klaar. Wel bijzonder eigenlijk, zeker als je bedenkt dat we afgelopen jaren in omzet bijna zijn verdrievoudigd. Ook hebben we 24 fi lialen van concurrent Natuurwinkels overgenomen, en ook die worden vanuit hier bevoorraad.”

Franchise-ondernemer blijft achter het stuur

De invoering van Slim4 heeft bij Ekoplaza niet alleen voor rust gezorgd, ook de performance is erop vooruit gegaan. De voorraad is met 15% gedaald en de servicegraad van DC richting winkels zit al een paar jaar steady op 98,7%. Van den Brink: “Dit percentage kan eigenlijk niet hoger, dan zouden al onze leveranciers altijd 100% compleet en perfect op tijd moeten leveren. Dat is een utopie; incidenten in de supply chain hou je altijd.” Volgens Van den Brink zijn ook de franchisenemers dik tevreden met het nieuwe replenishmentproces. “Wij maken een schappenplan, doen bestelsuggesties en sturen nieuwe producten in eerste instantie automatisch af, maar de franchisenemer houdt de regie. Als hij wil kan hij onze adviezen negeren en, net als vroeger, zelf zijn bestellingen plaatsen. Het feit dat geen enkele franchisenemer dit doet, zegt eigenlijk genoeg. Volgens mij loopt het dan behoorlijk goed.”