FRD Europe heeft de juiste spare parts op voorraad

Ze werken beide al meer dan twintig jaar voor FRD, maar nu met Slim4 hebben Nico van Manen en Claudine de Kruif voor het eerst het gevoel dat ze ook echt grip op de voorraad hebben. “Het in- en uitfaseren van artikelen, sturen op excepties, voorraadanalyses maken, is wat ons betreft op-en-top voorraadbeheer. En het bespaart ons ook enorm veel tijd.”

Het Japanse Furukawa Rock Drill produceert hydraulische sloophamers en boormachines die in de mijnbouw worden gebruikt, en ook bij sloop- recyclingwerkzaamheden. Het assortiment sloophamers varieert van ‘kleine’ apparaten van 70 kg tot aan reusachtige toestellen van wel 6.5 ton die als aanbouwdeel aan een graafmachine worden bevestigd. Dochterbedrijf FRD Europe is verantwoordelijk voor de distributie binnen Europa, Rusland en een groot deel van Afrika. Vanuit het DC in Utrecht worden de machines plus de bijbehorende spare parts uitgeleverd aan regionale dealers.

“Het meest uitdagend zijn de spare parts”, vertelt procurement executive Nico van Manen die samen met zijn collega Claudine de Kruif binnen FRD Europe verantwoordelijk is voor de inkoop en het voorraadbeheer. “Er staan ruim 70.000 artikelen in ons bestand, maar daarvan wordt slechts een deel ook echt besteld. Je hebt slijtdelen die afhankelijk van het gebruik regelmatig moeten worden vervangen, maar je hebt ook onderdelen die vrijwel nooit stuk gaan en waar pas enkele jaren na ingebruikname de eerste behoefte aan ontstaat. Het is voor ons dus ook belangrijk om bij te houden welke machines er in onze regio zijn verkocht en wat we wanneer op voorraad leggen.”

ERP te statisch

In 2015 werd bij FRD een nieuw ERP-systeem geïmplementeerd waarvan de voorraadmodule te statisch bleek om met de dynamiek rondom spare parts om te gaan. Het ERP rekende met een vaste minimum voorraad en nam als forecast gewoon de gemiddelde vraag van het afgelopen jaar. “Parts werden altijd automatisch weer bijbesteld ook waarvan je wist dat die nooit meer verkocht zouden worden”, vertelt voorraadbeheerder De Kruif. “Het ERP kon ook niet omgaan met de nieuwe artikelversies die Furukawa regelmatig uitbrengt. Omdat hier nieuwe artikelnummers voor worden aangemaakt denkt het ERP dat het om totaal nieuwe onderdelen gaat. Je bent dan je hele verkoophistorie kwijt en moet qua voorraadbeheer weer helemaal bij nul beginnen.”

Om meer inzicht in de vraag te krijgen en betere stuurmogelijkheden in de voorraad, besloot het bedrijf de software van Slimstock te implementeren. Van Manen: “We zochten een geavanceerde tool die verkooppatronen kan forecasten en hier met de voorraad op kan inspelen. Slim4 bleek daarvoor voor ons de perfecte oplossing. Spare parts worden pas op voorraad gelegd op het moment dat er echt vraag naar is en aan het einde van de levenscyclus wordt deze automatisch afgebouwd. De software houdt ook rekening met nieuwe artikelversies en baseert daarbij de forecast op het historische verkooppatroon van voorgangers.”

Servicegraad snel omhoog

Van Manen en De Kruif zeggen positief verrast te zijn door de snelheid waarmee de voorraadprestatie na de implementatie van Slim4 omhoog is gegaan. “We zaten op een servicegraad van 80% en konden dus niet altijd uit voorraad leveren. Dat we in plaats daarvan soms lange levertijden moesten afgeven, was voor onze klanten en voor ons niet acceptabel. We hadden als doelstelling om deze na één jaar op 90% te krijgen, en na twee jaar op 92% tot 95%. Maar we waren nog geen jaar bezig of we zaten al op 96%!”

Voor De Kruif zorgde de invoering van Slim4 voor een kleine revolutie, vertelt ze: “Het bespaart me zo enorm veel tijd. Voorheen was ik iedere week uren bezig om alle artikelen te controleren en te checken of de besteladviezen wel klopten. Nu met Slim4 hoef ik alleen maar de excepties te verwerken. Als ik iets wil controleren kan ik heel snel zien hoe een bestelvoorstel tot stand is gekomen. Je kunt doorklikken op een artikel en dan zie je direct hoe het afzetpatroon zich ontwikkelt.”

Inzicht in life cycles

Slim4 heeft FRD het gewenste inzicht in de life cycles van artikelen gegeven waardoor het precies kan bepalen wanneer een onderdeel op voorraad moet worden gelegd. Van Manen: “Er was bij ons altijd veel druk vanuit Japan om toch maar een zo breed mogelijk assortiment aan spare parts op voorraad te leggen. Uit een analyse in Slim4 bleek hoeveel overtollige voorraad we hierdoor hadden opgebouwd; dat was best shocking. Veel artikelen hadden we achteraf veel beter niet op voorraad kunnen leggen. Er is nu een proces waarbij we artikelen pas op voorraad leggen als er echt vraag naar is. De eerste order is dan misschien een spoedorder, maar daarna wordt zo’n item meegenomen in Slim4 en wordt automatisch de optimale voorraad opgebouwd.”

Wat FRD nog resteert is om nu ook daadwerkelijk de overtollige voorraad af te bouwen. Dat is nog best een secuur werkje, benadrukt Van Manen. “Je moet goed kijken wat echt overtollig is en waar in een later stadium nog vraag naar kan komen. Daar hebben we binnen Slim4 allerlei analyses voor gemaakt en in het ERP aparte artikelcategorieën voor gedefinieerd. We moeten nog besluiten of we deze artikelen geheel uit het assortiment halen of dat wij er toch nog een minimale voorraad voor gaan aanhouden.”

Op-en-top voorraadbeheer

De twee zijn al geruime tijd werkzaam voor FRD en al tientallen jaren verantwoordelijk voor het gehele voorraadbeheer. “In totaal werken we al meer dan een halve eeuw bij dit bedrijf”, zegt Van Manen lachend. “Nu met Slim4 heb ik voor het eerst het gevoel dat we er ook echt volledig grip op hebben gekregen. Het in- en uitfaseren van artikelen, het sturen op excepties, analyses maken, overtollige voorraad afbouwen … dat is op-en-top voorraadbeheer zoals het hoort.”