Voorraad Optimaliseren

Tien jaar geleden startte Bram van der Linden binnen verlichtingsgroothandel World Wide lightning een webwinkel om zodoende het moederbedrijf van binnenuit te beconcurreren. Dat lukte. De groothandel is inmiddels geïntegreerd in Lampdirect en de groep groeide in 2018 opnieuw met 75%. Voorraadspecialist Jan Kraaijeveld van Slimstock sprak met Van der Linden over voorraad optimaliseren door middel van goede software en de allerbeste mensen.

Lampdirect opereert momenteel in 14 landen en biedt via e-commerce verlichting aan de zakelijke klanten. Van der Linden (32): "We verkopen niet alleen via onze webshop maar benaderen klanten proactief op basis van data-analytics. Wij combineren openbare gegevens en identificeren zo bedrijven die in een energieslurpend gebouw zitten en voordeel kunnen hebben bij een goed licht- en bespaaradvies. Het is namelijk onze missie om bedrijven te helpen energie te besparen met verlichting en slimme verlichting en slimme verlichting. Met verlichting 'sec' kun je zo 60% energie besparen", claimt Van der Linden. "En met slimme verlichting kun je zo richting de 70% a 80% gaan."

Het hele bedrijf voelt volgens hem de drive om zoveel mogelijk klanten, zoveel mogelijk resultaat per klant te laten behalen met de slimste oplossing.

Verkeerde voorraad

Voor haar zakelijke klanten heeft Lampdirect 15.000 verschillende producten. Sinds een aantal jaar beheert het bedrijf de voorraad van dat assortiment met software van Slimstock. Van der Linden: "Voorheen hadden we geen inzicht in onze beschikbaarheid, maar naarmate we de software beter gebruikten en betere analyses maakten, leerden we dat we de verkeerde voorraad hadden. Toen zijn we snel de voorraden gaan verlagen van producten die we teveel hadden. En de voorraden gaan verhogen van producten waar we meer van konden verkopen." Zo'n switch heeft volgens Kraaijeveld altijd wat voeten in de aarde. Van der Linden: "Zeg dat wel. Als je Slimstock 'aanzet' groeit de voorraad van producten waar je te weinig van hebt. terwijl je de overvoorraad van producten waar je teveel van hebt niet zomaar kwijt bent."

Niet uitverkopen

"Na een half jaar was de servicegraad behoorlijk verbeterd en waren we door onze oude voorraad heen." Kraaijeveld wil weten of Lampdirect heeft moeten uitverkopen. "Nee", zegt Van der Linden. "Het ging om relatief kleine hoeveelheden en onze producten zijn geen impulsgoed. Onze klanten kopen niet ineens meer omdat het in de aanbieding is. Onze klanten kiezen voor kwaliteit, een snelle levertijd en weten dat lampdirect sowieso de laagste prijzen hanteert in de markt. Het is Lampdirects missie om klanten blij te maken en klanten verwachten direct de nieuwste producten. Dat wil het bedrijf faciliteren zonder 'nat te gaan' op overvoorraden qua ruimte en kapitaalbeslag. Het gaat om het slimme spel van het introduceren van nieuwe producten en op basis van data analyseren hoe de voorlopers uitlopen en wat we daarvan verkochten. Zo kun je je nieuwe product een kickstart geven terwijl we voorheen misschien begonnen met een inschatting of teveel backorders, met ontevreden klanten als gevolg."

Incourant in led-transitie

Lampdirect heeft ook last van 'incourant'. "Zeker door de snelle led-transitie volgen nieuwe producten elkaar snel op. We kiezen er bewust voor dit te accepteren zodat onze klanten altijd het meest energiebesparende product kopen." De inkoop van Lampdirect komt uit Azië of uit Europa en de leadtimes verschillen dan ook van drie maanden tot drie dagen. Het gaat in de lampenwereld om data, merken we in het gesprek. Als een product schaars is en jij kunt wél leveren, geeft dat kansen. Ook gaat het om het krachtenspel. Niet voor niets wil Van der Linden niet melden hoeveel procent van zijn omzet hij in Azië koopt en hoeveel in Europa.

Voorraad optimaliseren

Lampdirect betrok in het derde kwartaal een magazijn van 9.000 m2 in Eindhoven dat drie keer groter is dan het oude magazijn in dezelfde stad. Inclusief hoogte zelfs vijf keer groter. Van der Linden: "We hebben hier 3,5 miljoen stuks aan producten op voorraad liggen en investeren vól in logistiek. Zo hebben we veel op software ingezet en volgen nu de fysieke stappen. We hebben een nieuwe verpakkingsmachine en bekijken de mogelijkheden. We benaderen dat graag heel praktisch. We praten met mensen uit ons network, rekenen de business-case achter zo'n aanschaf door en pakken dan door."

Qua voorraadoptimalisatie kan het voor Van der Linden niet ver genoeg gaan. "We hebben jullie software geïmplementeerd", zegt hij tegen Kraaijeveld. "En nu moeten we de mensen verder ontwikkelen. We halen alle kennis in huis die we kunnen. Het is belangrijk om mensen binnen de organisatie op te leiden en constant te inspireren met nieuwe mogelijkheden. We zien dat onze mensen terugkomen met goede ideeën en implementaties die onze servicegraad verder verbeteren."

Inzichten

Qua logistiek en voorraad dealt Lampdirect met een grote variatie in seizoensinvloeden. Die loopt van 30 tot 100. Ook de verscheidenheid aan producten is enorm, net zoals de omloopsnelheid een factor 40 kan verschillen tussen hardlopers en slow-movers. Van der Linden: "We kijken steeds heel bewust naar wat we pushen en op basis van omloopsnelheid, beschikbaarheid en andere criteria. Als je niet oplet, kun je je beschikbaarheid overhoophalen. Alles komt uit Azië. Ook de voorraden van de A-merken, alleen zitten er dan andere partijen tussen met Europese magazijnen", zegt Van der Linden. Lampdirect heeft ongeveer 120 leveranciers waarvan het bedrijf steeds heel precies afweegt waar het zijn tijd, geld en energie in steekt. "Als je toch groeit, kun je je maar beter met de goede dingen bezighouden, maar dan heb je wel inzichten nodig. En mensen die iets met die inzichten doen."

Slimste aan tafel

Of Lampdirect de afwijkingen goed in kaart heeft, wil Kraaijeveld weten. Van der Linden: "Iedere 1e van de maand kijken we naar de exceptie-meldingen. Dat is een rapport uit Slim4 van afwijkingen ten opzichte van de verwachte omzet. Ten positieve of ten negatieve. Het is belangrijk om exact te weten hoe de afzet is opgebouwd. Want 1 x 10.000 stuks is natuurlijk iets heel anders dan 10.000 x 1 stuks. Op basis daarvan wordt de te inkopen voorraad bepaald."

Lampdirect heeft veel voordeel bij de voorraadsoftware, maar Van der Linden vindt het cruciaal om zelf ook gevoel - of eigenlijk meer verstand - van de voorraad te hebben. Dat je de voorraadstand weet en de omloopsnelheid kent en zo een toetsingskader hebt van wat het systeem je laat zien. "Dat blijft altijd belangrijk."

SHARE:

Vanuit zijn acht magazijnen belevert Febelco tot driemaal daags 3.200 zelfstandige apotheken. Die manier van werken brengt voor de groothandel-verdeler van geneesmiddelen uit Sint-Niklaas een aantal belangrijke uitdagingen met zich mee op het vlak van voorraadbeheer. Om die te counteren, doet Febelco een beroep op de voorraadmanagementsoftware Slim4 van Slimstock. “Een van de belangrijkste verbeteringen die we met het pakket hebben weten te realiseren is de hogere transparantie in onze beschikbare voorraden. Slim4 vormt nu ook een solide basis voor verdere optimalisering”, vertelt Marianne Donche, adjunct aankoopdirecteur bij Febelco.

De druk op het serviceapparaat van Febelco is groot. Amper enkele uren na zijn bestelling kan de apotheker die in ontvangst nemen, en dat tot drie keer per dag. Die bestellingen lopen binnen via de klantendienst, het internet en het aankoopplatform Profficina.

Om die snelle leveringen te kunnen garanderen, heeft Febelco acht magazijnen in België tot zijn dienst. Die magazijnen variëren sterk op het vlak van grootte en graad van automatisering, maar allemaal voldoen ze aan de ‘Good Distribution Practices’. Vanuit die locaties rijden de in totaal 250 bestelwagens van Febelco de hele dag af en aan. Dagelijks worden zo gemiddeld 22.000 bestellingen aan de apothekers geleverd.

klik hier om het volledige artikel te lezen

SHARE:
Slangen en koppelingen

Afgelopen zomer hebben Peters Rubber & Plastics, Berkel Industrial en Powerflex, alle drie leverancier van slangen en koppelingen, onafhankelijk van elkaar besloten om Slim4 te gaan implementeren. Wat zijn hun beweegredenen? “Voorraadbeheer ging bij ons nog op de houtje/touwtje-manier, maar nu we zo hard groeien gaat dit niet langer.”

Peters Rubber & Plastics, Berkel Industrial en Powerflex, ze zijn geen directe concurrenten van elkaar, maar alle drie leveren ze technische slangen, koppelingen en andere verbindingsproducten voor onder andere de maakindustrie en offshore. “We moeten snel en uit voorraad kunnen leveren”, vertelt projectleider Niklas Landgraf van Peters in Roermond. “Als er een machine stilstaat bij een klant, of er is een lekkage, dan moet dit snel worden hersteld.”

Met de hand

De bedrijven komen uit een situatie waarbij dagelijkse bestellingen met de hand worden nagelopen. “Ik ben twee tot drie dagen in de week druk met lijsten nalopen en achter producten aanzitten”, vertelt Pascal Klein Hesselink, oprichter van Berkel Industrial in Berkel en Rodenrijs. “We leveren aan de maakindustrie dus bestellingen zijn over het algemeen goed in te plannen, maar er zijn ook spoedorders die ons veel geld kosten."

“Ik wil mijn bedrijf volledig digitaliseren waarbij Slim4 automatisch de besteladviezen genereert en ik me alleen op de uitzonderingen hoef te concentreren.”

Houtje/touwtje

“We zijn hard gegroeid”, vertelt managing director Michael Haas van Powerflex in Weesp. “Voorraadbeheer gaat bij ons nog op de houtje/touwtje-manier, maar nu gaat dat niet langer. We hebben een gestroomlijnd proces nodig en een modern systeem dat dit ondersteunt. Ik denk dat de implementatie van Slim4 ons veel gaat opleveren. Kwaliteit en optimale beschikbaarheid richting klanten is voor ons cruciaal, maar hierdoor hebben we veel overstock en raken onze magazijnen voller en voller."

“Met Slim4 gaan we zorgen dat we de juiste artikelen op voorraad hebben en creëren we rust in het bestelproces.”

Nieuwe generatie

Is er een bepaalde reden waarom drie bedrijven uit dezelfde sector besluiten software voor voorraadoptimalisatie aan te schaffen? Volgens Niklas Landgraf heeft het te maken met de groei van de afgelopen jaren en met een nieuwe generatie managers die in veel bedrijven het stokje hebben overgenomen. “We zitten in een vrij traditionele sector met veel familiebedrijven. Als in een bedrijf een nieuwe directie aantreedt, zoals bij ons, is dat vaak een moment om kritisch naar bestaande processen en systemen te kijken.”

Standaard software

Pascal Klein Hesselink van Berkel Industrial ziet in de sector een omslag in denken over de rol van IT. “In het verleden zijn in onze sector veel maatwerksystemen gebouwd die aansloten bij de toenmalige manier van werken. Ik geloof hier niet in. Je moet je bedrijfsvoering juist aanpassen aan de systemen, dan kun je veel geld besparen. Veel bedrijven in onze sector zijn inmiddels op een standaard ERP overgestapt, maar komen er nu achter dat dit onvoldoende ondersteuning biedt voor voorraadbeheer. Je kunt niet meer voor elk productje met de hand de inkooporders gaan bepalen, dat moet je automatiseren.”

Alle drie de bedrijven zien Slimstock als de meest geschikte partij om het voorraadbeheer te automatiseren en de kennis op het gebied van supply chain management naar een hoger niveau te tillen.

Destil - Mansvelder-Oomens-Kraaijeveld

“Ons logistieke apparaat heeft eigenlijk zijn uiterste houdbaarheid wel bereikt”, zegt operationeel manager Alex Oomens van Destil. “Ook fysiek gezien opereren we aan de grenzen van de beschikbare ruimte. Maar door processen te stroomlijnen en heel slim met voorraden om te gaan, kunnen we toch onze productiviteit vergroten evenals als het aantal artikelen dat we op voorraad houden.”

Het landschap van voorraad en logistiek is complex bij Destil. De bouwgroothandel heeft samen met dochter Kroon zo’n vijftig fysieke vestigingen, een webshop voor Destil en een webshop voor Quofi, verkoopt via Bol.com en verzorgt ook de voorraad en distributie van ijzerwaren en gereedschappen voor houthandel Stiho en haar ijzerwarendochter Giebels.

Voortdurend sleutelen

Slimstocks voorraadexpert Jan Kraaijeveld (rechts) praat met manager ICT- en Supply-Chain Johanna Mansvelder (links) en manager operations Alex Oomens (midden). Mansvelder: “Als management van Destil zitten we samen met de directie heel kort op de processen. Wij geloven dat IT de business meer gaat bepalen dan ooit.” Daarom zijn Oomens en Mansvelder met hun teams de hele dag aan het sleutelen. Aan processen en aan systemen, maar vooral aan de ‘mindset’ van collega’s.

“Hoe belangrijk is het commitment van je mensen?” Oomens: “Onze slogan is ‘winnen doen we samen’. Die geldt voor samenwerking met onze klanten en voor die met onze leveranciers. Maar zeker ook voor de samenwerking met onze medewerkers. Om draagvlak te krijgen, leggen we steeds uit waarom we dingen doen, waarom het iedere dag een beetje beter moet en ook iedere dag een beetje beter kán.”

Jan Kraaijeveld

Bottlenecks en handhaven

De stroomlijning van het logistieke proces is er op gericht zo min mogelijk afhankelijk te zijn van mensenhanden. Niet om op mensen te besparen, maar omdat die handen in de toekomst juist zo schaars worden. Een andere bottleneck zit ‘m bij de leveranciers. Destil voert momenteel een miljoen artikelen van 1.000 leveranciers. De top 100 daarvan is goed voor 85% van de orders. De top 65 is Proplan-partner en daarvan wil Destil big-data ontvangen. Mansvelder: “Met twaalf leveranciers zijn we nu een heel eind. Maar niemand heeft precies kunnen leveren wat wij willen. Afmetingen? Verpakkingen? De kleinste verkoopeenheid? We krijgen soms zelfs ean-codes die helemaal geen ean-code zijn.”

Het is altijd de kunst om het assortiment in de hand te houden, weet Kraaijeveld. “Hoe gaan jullie om met nieuwe artikelen en met uitfasering?” Oomens: “We hebben een assortimentscommissie die we regelmatig confronteren met leverperformance en met artikelperformance. Als we dat niet zouden doen, konden we ieder jaar een nieuw magazijn bijbouwen en dat willen we natuurlijk niet. We hebben ruimte genoeg, mits we de juiste spullen op voorraad hebben.”

Destil - Magazijn

Econometristen carte blanche

Volgens Oomens en Mansvelder maakte Destil een jaar geleden een omslag op dat gebied. In die tijd kwamen er twee econometristen die met ‘carte blanche’ de organisatie mochten analyseren. Deze twee jongelingen analyseerden de verkoopdata van het verleden jaar en namen de logistieke flow in het DC en tussen DC en vestigingen onder de loep. In die enorme bulk aan orderregels identificeerden zij een stel clusters van soms wel 15 producten die doorgaans samen verkocht werden, alsmede een basispakket - samengesteld uit een shortlist van 8.000 artikelen - dat op iedere vestiging zou moeten liggen. Oomens: “Aanvankelijk keken onze collega’s natuurlijk vol scepsis naar die jongens. Want die hadden toch geen verstand van onze producten? Uit hun analyses bleek echter dat ze juist heel veel verstand uit de data haalden.”

Té vaak leveren

Met dat nieuwe assortiment bespaart Destil in de gemiddelde vestiging minimaal 20% op het voorraadkapitaal, in de grote Helmondse vestiging zelfs fors meer. Oomens: “Bij recente overnames zagen we magazijnen met 50% voorraad die niet beweegt. Artikelen die vooral van emotioneel belang zijn voor een vestigingsmanager.” In Helmond werd overigens niet alleen voorraad geschrapt. Van sommige artikelen met een lage waarde en een bepaalde omloopsnelheid werd juist meer voorraad aangelegd. Dit om de activiteiten in het DC te besparen. “Iedere pick kost geld. Of je nu tien dozen schroeven neemt of ééntje.”

Vestigingsmanagers krijgen ongeveer 20% vrije ruimte voor regionaal assortiment. “We promoten hun handelsgeest, maar het mag geen hobby worden. Dus meten we ook die 20% continu door.”

Oomens kijkt verder dan de eigen Destil-operatie: “We leveren veel te vaak bij de vestigingen van Giebels. We willen liever twee keer per week dan iedere dag. Met een betere voorraad ter plaatse hoef je minder activiteiten te plegen, net als in Helmond. Dat geeft meer rust: op de vestiging én in het DC.”

Capaciteit uitpersen

Destil perst de maximale capaciteit uit het magazijnsysteem door de flow in het Tilburgse DC te optimaliseren. Op basis van de big data worden goederen voortdurend geclusterd en geplaatst op slimme plekken. Dat geeft minder bottlenecks op het systeem met de ene aorta en de 10 tot 12 stops. Aan leverancierszijde moet de levergraad dan wel perfect zijn. “Iedere back-order – al is het maar één insteekslot – moet weer het hele proces door.”

Aan de achterkant werkt Destil graag nauw samen met zijn leveranciers. Die leveren aan in de blauwe kratten vanwege de wederzijdse logistieke voordelen. Mansvelder: “Straks willen we bijvoorbeeld op gewicht kunnen ‘weten’ wat er in zo’n bak zit, zonder dat we de goederen fysiek controleren. Maar dat is toekomstmuziek. Voorlopig valt er nog aan veel knoppen te draaien.

Destil - Mansvelder-Oomens

Nog winst te behalen

Hoe groot de sprongen zijn die Destil al maakte, er is nog steeds ruimte voor verbetering. Oomens: “Nu hebben we onze mensen opgeleid op voorraadoptimalisatie. Voorheen hadden we twee voorraadbeheerders zonder systeemkennis. Dat is alsof je iemand in een auto de weg op stuurt zonder rijbewijs.” Het kan altijd beter in de optiek van Oomens. “In theorie is 100% haalbaar, al weet ik dat dat een utopie is. Tegelijkertijd ben ik al heel blij dat we nu iedere dag om 18:00 uur naar huis kunnen, terwijl we 10% meer presteren. Met minder mensen.”

“Boeiend hè? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tweespalt tussen groot en klein, tussen B2B en B2C. Grote aannemers willen zo min mogelijk leveringen en plannen goed vooruit. Kleine klanten en consumenten plannen minder en willen sneller dan snel geleverd krijgen. Soms zelfs dezelfde dag nog. Met die hybride wensen hebben wij allemaal te maken.”

Johanna Mansvelder

 

SHARE: