Supply chain management: veerkracht opbouwen en strategieën om de marktvolatiliteit te beperken
Als verstoringen in de supply chain nieuw voor jou zijn, ben je waarschijnlijk nieuw in de wereld van de supply chain. Het is bijna vanzelfsprekend dat pieken en dalen onderdeel zijn van jouw toeleveringsketen. Je kan je er de klok op gelijk zetten dat je dit gaat ervaren. Als je dit spel al een tijdje speelt, weet je dat de momenten waarop alles goed gaat de momenten zijn waarop angst om de hoek komt kijken. De geschiedenis herhaalt zich namelijk.
In het verleden heb je wellicht enkele eenvoudige tactieken toegepast om de marktbewegingen te beperken. En die hebben waarschijnlijk tot op zekere hoogte gewerkt. Misschien heb je gewoon meer voorraad besteld? Of eerder dan ooit voorraad besteld, om teleurstelling te voorkomen?
Tegenwoordig geldt: hoe doordachter je denkt, hoe beter jouw Supply chain strategie. En hoe beter jouw strategie is voordat de ontwrichting plaatsvindt, hoe beter je bent voorbereid op het onvermijdelijke.
We hebben het over de weerbaarheid van jouw supply chain. En wie dat goed doet, wint normaal gesproken de race. Maar dit is een marathon en geen sprint. Dus, welke stappen kunt je nemen om een betere toekomst voor jouw bedrijf mogelijk te maken?
Laten we, voordat we ons verdiepen in het bouwen van meer veerkrachtige supply chain, beginnen met de basis.
Laten we beginnen met de supply chain
In het eerste deel van onze supply chain handleiding, onderzoeken we:
- Een definitie van de term supply chain waar iedereen het over eens is
- Het belang van “goed” supply chain management
- De valkuilen van “slecht” supply chain management
- Wie moet worden betrokken bij de besluitvorming in jouw supply chain
- Welke supply chain processen jouw activiteiten ondersteunen
- Hoe technologie het succes van jouw supply chain op lange termijn kan ondersteunen?
Wat is supply chain management?
Supply chain management, of ook wel supply chain, is een zeer breed onderwerp. Of je nu beslist bij welke leverancier je bestelt of waar je jouw voorraad binnen jouw netwerk moet indelen, de dagelijkse beslissingen die je neemt over de supply chain hebben een impact op elk aspect van jouw bedrijf. Het gaat bij supply chain management om het beheer van de goederenstroom door jouw bedrijf. En natuurlijk is een harmonieuze voorraadstroom afhankelijk van een gestage stroom van betrouwbare gegevens en een goed begrip van de financiële gevolgen van jouw supply chain-acties.
Van de inkoop van grondstoffen tot en met de levering van het product op de eindbestemming is supply chain management uiteindelijk het proces dat waarde toevoegt en waarmee jouw bedrijf aan jouw klantvraag kan voldoen.
Waarom is supply chain management belangrijk?
Jouw klanten rekenen jou af op effectiviteit van jouw toeleveringsketen. Zo eenvoudig is het.
Als een bestelling te laat wordt geleverd, kapot aankomt of niet op voorraad was, zijn dit allemaal negatieve punten waar jouw klanten op letten. Het zijn negatieve punten die ervoor zorgen dat ze jouw klanten naar jouw concurrenten kunnen leiden! Aan de andere kant, als jouw supply chain processen op orde zijn, kun je erop vertrouwen dat jouw producten snel en efficiënt worden geleverd met minimale verstoring.
Bovendien zul je beter voorbereid zijn om flexibel om te gaan met onverwachte marktvragen. Je kan de verwachtingen van de klant overtreffen tegen optimale kosten.
Laten we enkele van de voordelen van “goed” supply chain management op een rijtje zetten:
- Minimaliseer het risico van planningsfouten.
- Meer controle over de kosten van de toeleveringsketen.
- Verbetering van de klanttevredenheid door een betere beschikbaarheid.
- Versnellen van de voorraadrotatie om een doeltreffend gebruik van het werkkapitaal te waarborgen.
- Minder voorraad en minder afval.
- Beter inspelen op klant- en marktveranderingen.
- Betere winstmarges bereiken.
- Optimaliseren van het gebruik van magazijnruimte, middelen en arbeid met als resultaat een duurzamere operatie.
Wat zijn de valkuilen van ‘slecht’ supply chain management:
- Hogere vermijdbare kosten.
- Overdreven brandbestrijding en slechte efficiëntie.
- Hoge niveaus van overtollige voorraad.
- Toename van vermijdbare out-of-stocks.
- Slechte klanttevredenheid met als gevolg verlies van klanten.
- Gebrek aan zichtbaarheid en flexibiliteit om te reageren op marktbewegingen.
- Slechte communicatie met als gevolg een onsamenhangende besluitvorming.
Wat zijn de bouwstenen van een effectieve supply chain?
Jouw supply chain redt zichzelf niet. Dat zou duidelijk moeten zijn.
Om jouw supply chain zo soepel mogelijk te laten verlopen, heb je een paar cruciale ingrediënten nodig:
1) Betrokken mensen
2) Doeltreffende processen
3) Flexibele systemen
Laten we de kritieke rol van elk element nader bekijken.
1) Mensen: Wie is betrokken bij jouw supply chain?
Jouw toeleveringsketen kan niet in een vacuüm bestaan. Er zijn tal van belanghebbenden met verschillende mate van belang en invloed. Van de klanten die jij bedient, tot het team dat de bestelling plaatst en de leveranciers die jouw producten vervaardigen. Elke afdeling speelt een belangrijke rol bij het vormgeven van jouw supply chain-acties.
Jouw klanten
Het belangrijkste doel van jouw toeleveringsketen is om te voldoen aan de behoeften van jouw klanten. Daarom is het waarschijnlijk logisch dat zij worden gezien als een cruciale belanghebbende binnen het besluitvormingsproces van jouw toeleveringsketen. De verwachtingen van jouw klant moeten de breedte en diepte van jouw assortiment bepalen, evenals het minimale servicelevel dat je moet handhaven. Als aanjager van de vraag (en dus de belangrijkste bron van jouw inkomstenstroom) is dit een belanghebbende die je niet over het hoofd mag zien!
Jouw leverancier & logistieke partners
“Je bent slechts zo sterk als de zwakste schakel in je keten.”
Het is ieders favoriete supply chain cliché. En dat heeft een reden!
Jouw leveranciers zijn de belanghebbenden op wie je rekent voor een betrouwbare levering van de materialen, onderdelen en afgewerkte producten die jij nodig hebt om tijdig aan de vraag van de klant te voldoen. Maar laten we niet de betrouwbare partners in de supply chain vergeten die helpen om jouw voorraad van punt A naar punt B te brengen. We hebben het over jouw logistieke dienstverleners, jouw verpakkingsleveranciers en alle anderen die betrokken zijn bij de distributie van producten in jouw bedrijf.
Sterke relaties met jouw leveranciers en logistieke partners kunnen jouw bedrijf maken of breken. Als je deze mensen voorbij loopt is dat op eigen risico!
De directie
We hebben de externe belanghebbenden behandeld, maar wie heeft de leiding intern? Het managementteam is een duidelijk beginpunt. Het is de afdeling die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het vormgeven van de bedrijfsvisie. Managementbeslissingen hebben een directe impact op alle beslissingen in de supply chain. Van het aannemen van het supply chain team tot het vaststellen van het gewenste servicelevel: de CEO en de raad van bestuur zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de visie en strategie voor de organisatie. Maar nog belangrijker is dat zij ook de toon zetten voor de manier waarop deze visie wordt gerealiseerd.
Het planningsteam
Zeker, het managementteam schetst de bedrijfsambities, maar het planningsteam is er om ervoor te zorgen dat deze dromen en wensen werkelijkheid worden. Uiteindelijk is het planningsteam verantwoordelijk voor het anticiperen op de toekomstige vraag en deze naadloos af te stemmen op het aanbod. Door samen te werken met andere interne afdelingen, leveranciers en zelfs rechtstreeks met de eindklant, gaat het planningsteam tot het uiterste om ervoor te zorgen dat de juiste voorraad op de juiste plaats beschikbaar is.
Geen enkel bedrijf is vrijgesteld van onverwachte marktbewegingen. Daarom is het ook aan het planningsteam om te anticiperen op verstoringen en proactief stappen te ondernemen om het risico te beperken voordat de klant erdoor wordt getroffen. We zullen later dieper ingaan op het onderwerp verstoring van de toeleveringsketen.
Het verkoopteam
Jouw verkoopteam is de stem van de klant. Hun hele wereld is gericht op het omgaan met klanten. Dit betekent dat zij snappen wat jouw klanten willen en hebben daar begrip voor. Enerzijds speelt het verkoopteam een cruciale rol bij het genereren van de vraag. Maar als belangrijkste contactpunt beschikt het verkoopteam ook over onschatbare marktinzichten die kunnen worden gebruikt om de statistische analyse waarop het planningsteam zich doorgaans baseert, te verbeteren.
Het financiële team
Het is gemakkelijk om je te laten meeslepen. Zeker, je zou jouw magazijn tot de nok toe kunnen vullen met alle voorraad die je ooit nodig zou kunnen hebben om aan de vraag van klanten te voldoen. Maar deze aanpak zal jouw banksaldo niet ten goede komen. Gelukkig komt hier het financiële team om de hoek kijken! Deze collega’s moeten ervoor zorgen dat de financiële middelen en bijbehorende budgetten efficiënt en effectief worden ingezet. Zij moeten de financiële gegevens controleren en de risico’s van investeringen, budgettering en prognoses analyseren.
Aangezien jouw voorraad waarschijnlijk een van de grootste posten op jouw balans is, zijn effectieve beslissingen over jouw supply chain van groot belang en hebben ze een hoge prioriteit. Als bewakers van de financiële middelen van jouw bedrijf zal de financiële afdeling vaak samenwerken met afdelingen in het hele bedrijf om de efficiëntie van de toeleveringsketen te verbeteren.
Het IT-team
Jouw IT-team zijn de verborgen helden van jouw hele organisatie. Om goede beslissingen over de toeleveringsketen te kunnen nemen, hebben alle eerder genoemde mensen betrouwbare gegevens nodig. Nog belangrijker is dat deze gegevens worden geleverd op een manier waarmee zij kunnen werken. Het IT-team is er om de systemen die jouw supply chain ondersteunen draaiende te houden. Maar als je bedenkt hoeveel gegevens er in jouw bedrijf rondgaan, gecombineerd met alle input van klanten en leveranciers, is dat geen gemakkelijke taak!
2) Welke processen liggen ten grondslag aan jouw beslissingen over de supply chain?
Jouw supply chain is een machine met veel bewegende delen. Er zijn dan ook tal van processen en workflows nodig om deze operatie soepel te laten verlopen.
Hier zijn enkele van de kernprocessen die jouw operatie ondersteunen:
Assortmentsplanning
Dit is het proces van uitwerken welke producten jij jouw klanten kan aanbieden en in welke hoeveelheden. Om het juiste evenwicht van keuze, verscheidenheid en kwaliteit te bereiken, moet worden nagedacht over de behoeften van de klanten, het productassortiment van jouw concurrent en de beperkingen.
Demand planning
Om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen, moet je eerst weten hoeveel vraag je kunt verwachten. Dit aspect van jouw leveringsketen draait om het anticiperen op de toekomstige vraag op basis van historische verkoopgegevens, de huidige marktomstandigheden en klantentrends. Een goed uitgevoerde demandplanning helpt jou om met vertrouwen beslissingen te nemen over de toeleveringsketen. Maar wees gewaarschuwd, forecasten van slechte kwaliteit leiden tot vermijdbare planningsfouten.
Inkoopplanning
Het bepalen van de toekomstige vraag is één ding, maar uitzoeken hoe eraan kan voldaan is een tweede. Om jouw supply chain doelstellingen te bereiken, moet je samenwerken met jouw supply chain partners.
Dit betekent dat je jouw bestelling proces en leverschema’s dusdanig moet optimaliseren om er zo voor te zorgen dat je de voorraad die je nodig hebt ook daadwerkelijk aankomt als je het nodig hebt. Investeren in voorraad en deze vervolgens over de hele wereld distribueren is niet goedkoop. Daarom moeten de beslissingen die je neemt over inkoop en bestelhoeveelheden ook worden afgestemd op de mogelijkheden die het financiële team biedt.
Voorraadoptimalisatie
Er zijn tal van touwtjes waaraan je kunt trekken om ervoor te zorgen dat jouw toeleveringsketen zo efficiënt mogelijk is. Een van de belangrijkste aandachtspunten waar je op moet letten is het voorraadniveau dat je aanhoudt. Voorraadbeheer is het vinden van een juiste balans tussen hoge beschikbaarheid, minimale kosten en optimaal gebruik van het werkkapitaal. Als je te veel investeert in voorraad, zet jij werkkapitaal vast en zet jij jouw cashflow onder druk. Investeer je te weinig, dan loopt je het risico dat je niet aan de verwachtingen van jouw klanten voldoet.
S&OP
Samenwerking is een van de belangrijkste onderdelen van de toeleveringsketen. Gelukkig is dit het proces dat alle mensen en andere processen met elkaar verbindt om de winst te maximaliseren.
3) Technologie
De dagen dat telramen en kristallen bollen nodig waren om jouw activiteiten te beheren liggen ver achter ons. Om de complexiteit van moderne supply chains aan te kunnen, hebben bedrijven geavanceerde technologie nodig die de betrokken mensen en processen stimuleert.
Voor veel bedrijven zijn spreadsheets het middel bij uitstek. En eerlijk is eerlijk, ingewikkelde en onhandige formules zijn beter dan niets. Maar effectieve supply chain technologie moet een hulpmiddel zijn voor het succes van jouw supply chain. Het moet jouw mensen helpen betere beslissingen te nemen. Het moet jouw processen helpen nauwkeurig en snel te verlopen. Het moet de lijm zijn die alles bij elkaar houdt!
Hoe moet jij jouw toeleveringsketen in de praktijk beheren?
Tot dusver hebben wij het gehad over supply chain management vanuit theoretisch oogpunt. En op papier klinkt de succesformule voor de toeleveringsketen waarschijnlijk eenvoudig. Betrek de juiste mensen erbij, zet een aantal slimme processen op en ondersteun die met betrouwbare technologie en je kunt aan de slag!
Was het maar zo eenvoudig! Zeker, als de wereld mooi en stabiel was, zou dit waarschijnlijk het geval zijn. Maar het is nooit lang wachten op de volgende grote verstoring van de toeleveringsketen. Neem de laatste paar jaar. Het bedrijfsleven kreeg te maken met historische verstoringen. Er waren wereldwijde recessies, pandemieën, natuurrampen, internationale conflicten en mensen met die beschikken over nucleaire codes die je verder waarschijnlijk niet vertrouwd.
En dus zullen we in het volgende deel van deze handleiding voor supply chain management onderzoeken hoe je een storingsbestendige supply chain kunt opbouwen. Je leert hoe je je flexibel kunt maken in jouw supply chain processen. Je zult begrijpen welke supply chain tactieken je kunt inzetten om onverwachte marktontwikkelingen tegen te gaan. Ook zal je ontdekken hoe jij de kosten kunt onderzoeken en hoe je jouw supply chain kunt aanpassen aan alles hoe de wereld veranderd.
Maar het belangrijkste is dat jij komt te weten hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw supply chain voorbereid is op de uitdagingen van vandaag en op de hindernissen die jij in de toekomst kunt tegenkomen!
Supply chain strategieën om ontwrichting tegen te gaan: Opvangen of erop reageren?
Bemanningen van luchtvaartmaatschappijen hebben de beste crisistraining ter wereld. Hun reactie en handelingen in ‘worst case scenario’s’ moet namelijk goed zijn. In plaats van na te denken wat ze zouden kunnen gebeuren, zijn ze bekend met alle ins en outs van alle protocollen. Ze weten wie de beslissingen neemt en hoe ze moeten communiceren om in recordtijd te reageren. Bij het ontwerpen van jouw supply chain kun jij met dezelfde denkwijze een heel eind komen. Denk niet aan incidenten op zich, maar focus je erop hoe jij je met alle betrokken (die ervaring en kennis hebben) om jou door zo’n situatie heen te loodsen.
Maar laten we dit terugbrengen naar de ons vakgebied. Hoe houdt bovenstaande verband met de veerkrachtigheid van jouw supply chain? Michelman & Sheffi (1983) beschrijven twee methoden om tot een veerkrachtige supply chain te komen. In wezen kun je het risico opvangen of erop reageren.
Een opvangstrategie richt zich op het bouwen van een beschermende buffer in een supply chain. Denk bijvoorbeeld aan de bumper van jouw auto. Al dat extra metaal en structurele integriteit voelt misschien als overkill. Maar mocht zich een onverwacht ongeval voordoen, dan zou deze extra maatregel wel eens jouw leven kunnen redden.
Een reactiestrategie is gericht op het vermogen om flexibel te blijven. Om bij het voorbeeld van de auto te blijven: dit lijkt een beetje op het ABS-systeem van jouw auto. Door zich voortdurend aan te passen aan veranderende omstandigheden, helpt dit systeem jou om op het juiste moment te remmen of gas te geven. Laten we dieper ingaan op elk van deze supply chain-strategieën.
De opvangstrategie
De veerkracht van de supply chain vergroten door een opvangstrategie is een gebruikelijke en eenvoudige manier om met verstoringen om te gaan. Een schok opvangen is een kerncompetentie van supply chains, maar er hangt een prijskaartje aan. Natuurlijk kan het toevoegen van voorraad een buffer geven tegen schokken in vraag of aanbod en een voordeel opleveren ten opzichte van concurrenten. Je kunt ook een lange termijn voordeel creëren met een opvangstrategie, door markten of klanten te beschermen, uitbreidingsmogelijkheden te benutten en concurrentiesituaties te benutten.
