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Quanto sono efficienti i fogli di calcolo come software di controllo delle scorte?

Quanto sono efficienti i fogli di calcolo come software di controllo delle scorte? I fogli di calcolo possono davvero tenere il passo con la crescita della tua azienda?

Quando si considerano i software di demand planning, i fogli di calcolo sono l’arma preferita di molti planners. Tuttavia, i fogli di calcolo sono efficaci nella misura in cui lo sono le persone che inseriscono i dati. Anche per gli utilizzatori più avanzati di fogli di calcolo, provare a gestire l’inventario in questo modo può rapidamente diventare un compito complesso e molto oneroso. Ma c’è un’alternativa migliore? Come puoi ridurre la tua dipendenza da ingombranti fogli di calcolo?

 

FOGLI DI CALCOLO: AMICI O NEMICI?

Per quasi tutti i professionisti aziendali, la relazione con i fogli di calcolo è iniziata quando erano a scuola. Con il passare del tempo, acquisiscono familiarità con le complessità dello strumento. Di conseguenza, i fogli di calcolo sono spesso il punto di partenza di ogni analisi che venga richiesta.

Tuttavia, molte aziende sono troppo dipendenti da questi semplicistici strumenti di elaborazione dei dati. Sebbene i fogli di calcolo siano facili da utilizzare, in molte situazioni aziendali semplicemente non forniscono sufficiente potenza di calcolo, una struttura standard o la robustezza richiesta. Ciò è particolarmente vero nella gestione della supply chain in cui quasi tutte le decisioni devono essere basate su analisi efficaci che potenzialmente richiedono migliaia di righe di dati.

Per creare un foglio di calcolo in grado di gestire volumi di dati così grandi, qualcuno dovrebbe passare ore e ore a costruire e perfezionare un foglio di calcolo per fornire i risultati richiesti. Anche in questo caso, il foglio di calcolo finale sarebbe senza dubbio lento e macchinoso: per non parlare del rischio di crash informatico!

I FOGLI DI CALCOLO POSSONO CREARE UN SINGOLO PUNTO DI ROTTURA?

In molte aziende, i fogli di calcolo utilizzati per gestire l’inventario sono creati da un solo individuo. Tuttavia, cosa succede quando cambiano ruolo o lasciano il business? Il loro sostituto sarà in grado di decifrare le formule criptiche sviluppate in anni e anni di patching?

La realtà dei fogli di calcolo è che ogni foglio diventa totalmente personalizzato. La conseguenza di ciò è che le aziende diventano dipendenti da chiunque abbia creato il documento. Dato che quest’individuo potrebbe cambiare azienda o essere investito da un autobus domani,  si rischierebbe di esporsi pericolosamente a un singolo punto di rottura.

A prescindere dai cambiamenti del personale, affinché un software di pianificazione della domanda sia efficace, deve supportare la business continuity. Di conseguenza, le procedure di previsione, pianificazione della domanda, allocazione e riapprovvigionamento non devono essere solo robuste ma anche standardizzate.

QUANTO EFFICIENTI SONO I FOGLI DI CALCOLO COME SOFTWARE DI STOCK CONTROL?

Per stare al passo con la natura dinamica del complesso mercato di oggi, i team della supply chain devono essere in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti. Tuttavia, se l’intero processo di gestione dell’inventario è basato su fogli di calcolo, tenere il passo con le richieste dei clienti o cambiare le condizioni di fornitura è un’impresa impossibile. Inoltre, come può il business rimanere reattivo se i fogli di calcolo in questione devono essere completamente reinventati ogni volta che si verifica un cambiamento?

Il cambiamento è inevitabile e, quindi, per funzionare in modo efficiente, i team della supply chain necessitano di un software dinamici di pianificazione della domanda per essere sempre un passo avanti. Il problema con i fogli di calcolo è che ogni modifica richiede un intervento manuale. Anche in ambienti relativamente stabili, dato l’elevato numero di SKU, tenere il passo con la domanda del business può essere molto dispendioso in termini di tempo.

A differenza dei fogli di calcolo, dove i planners vengono abbandonati a combattere contro la complessità, un’efficace soluzione software per la pianificazione della domanda può consentire ai team di pianificazione di lavorare in modo proattivo.

Il software permette alle aziende di automatizzare i processi di gestione dell’inventario del loro assortimento, di conseguenza i team della supply chain possono focalizzare la loro attenzione sulle questioni più critiche. Consentendo al software di controllo delle scorte di eseguire il “lavoro pesante”, i team della supply chain possono concentrare il proprio tempo e attenzione laddove è realmente necessario.

QUANTO AFFIDABILI SONO I FOGLI DI CALCOLO COME SOFTWARE DI PIANIFICAZIONE DELLA DOMANDA?

Sia che si decida di effettuare un ordine di grandi dimensioni con un nuovo fornitore o di eliminare gradualmente un prodotto in declino, le decisioni di gestione dell’inventario possono avere un impatto cruciale sul business più ampio. Di conseguenza, è importante che gli inputs utilizzati per sostenere queste decisioni siano affidabili. Ma in che misura puoi fidarti dell’analisi basata su fogli di calcolo?

In definitiva, un foglio di calcolo è preciso solo quanto la persona che lo ha creato. Dato che anche un problema minore come un input o una formula errati potrebbe avere un impatto importante sull’output di qualsiasi analisi, i fogli di calcolo non sono le soluzioni più solide. Inoltre, se si considera che i fogli di calcolo richiedono costante perfezionamento e intervento umano, è molto facile perdere di vista quale sia la versione più aggiornata.

Il tuo software di pianificazione della domanda dovrebbe fornirti informazioni di cui ti puoi fidare. Tramite l’utilizzo di modelli di previsione comprovati e di solide strutture di dati, un’efficace soluzione di controllo degli stock ridurrà al minimo il rischio di errori, assicurando che l’analisi sia coerente. Il risultato: solidi inputs su cui basare le decisioni sulla supply chain in modo sicuro.

I FOGLI DI CALCOLO POSSONO DAVVERO TENERE IL PASSO CON LA CRESCITA DEL TUO BUSINESS?

Quando un’azienda è agli inizi, i fogli di calcolo sono probabilmente sufficienti. Tuttavia, man mano che crescono le vendite e l’organizzazione si espande, la complessità diverrà esponenziale. Ma quanto sono scalabili i fogli di calcolo? Offrono davvero la capacità di sostenere la crescita?

Per la maggior parte delle aziende, la crescita comporta una maggiore domanda. Così, i team di pianificazione devono gestire network più grandi con più clienti e più prodotti. Tutto questo porta ad un aumento esponenziale dei dati. Se si tenta di gestire questo solo con i fogli di calcolo, il numero di righe di dati e le formule necessarie per mantenere tutto sotto controllo sarebbe quasi da capogiro per i planning team!

Un software di controllo delle scorte efficace non solo supporta la crescita ma sfrutta attivamente la complessità per fornire alle aziende informazioni significative. Il software di controllo delle scorte non solo può supportare la crescita ma è in grado proprio di sfruttare efficacemente la complessità al fine di fornire al tuo business informazioni ancor più significative.

CHE DOVREI USARE INVECE

Con la nostra soluzione di ottimizzazione dell’inventario, Slim4, puoi dire addio ai tuoi ingombranti fogli di calcolo e iniziare a godere dei benefici derivanti da un vero software di pianificazione della domanda.

Slim4 è la nostra soluzione di gestione dell’inventario appositamente costruita per la previsione delle vendite, la pianificazione della domanda e il controllo dell’inventario. Grazie all’approccio della gestione per eccezione, Slim4 consente alle aziende di raggiungere in modo efficiente un equilibrio tra il capitale circolante, i costi operativi e il livello di servizio ottimale.

Slim4 consente alle aziende di riallineare le proprie operations con le aspettative dei propri clienti, rimuovendo la complessità dalla gestione dell’inventario. I clienti che sostituiscono i fogli di calcolo con la nostra soluzione in genere ottengono i seguenti vantaggi:

  • riduzione del 50% degli out-of-stock
  • aumento del 5% dei ricavi
  • riduzione del 20-30% delle scorte (riduzione obsoleti ed extra costi)
  • Aumento dell’efficienza nella gestione delle scorte
  • Maggiore controllo sulla propria supply chain

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Simone Gaiani

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