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Master Data

Master data: gli 11 quesiti principali, risolti

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La minima menzione dei master data fa rabbrividire le persone. Ma non possiamo semplicemente nasconderli sotto il tappeto e fingere che il problema non esista. Dobbiamo superare quest’ostacolo una volta per tutte! Quasi tutte le aziende hanno una qualche forma di dati anagrafici. In effetti, molte organizzazioni ne hanno molte. Allora, qual è il problema?

Bene, è una semplice equazione: Spazzatura entra = spazzatura esce, vero, la maggior parte delle aziende ha molti dati. Ma questo non significa che siano corretti o completi. Inoltre, solo perché i dati sono a posto, ciò non significa che i master data vengano utilizzati in modo efficace per prendere decisioni informate sulla catena di approvvigionamento.

In effetti, in genere vediamo che circa il 50% delle aziende che aiutiamo non ha i dati anagrafici di base che sono fondamentali per una “buona” gestione dell’inventario. Ma, come ha sottolineato una volta l’esperto di inventario, Tony Wild: “l’inventario è la conseguenza fisica dei dati mancanti”.

Quindi, se i dati anagrafici sono così importanti, perché vengono sempre trascurati (o peggio ancora, ignorati completamente)?

La risposta è semplice: mantenere i dati anagrafici aggiornati e completi è un duro lavoro! Ma non devi preoccuparti!

Dopo aver lavorato con migliaia di aziende in tutto il mondo, comprendiamo la sfida che le aziende devono affrontare. Ecco perché abbiamo messo insieme questa semplice guida ai dati anagrafici per aiutarti!

Perché così tante aziende hanno difficoltà con i master data?

Sappiamo tutti che i dati anagrafici sono essenziali per prendere decisioni efficaci sulla catena di approvvigionamento. Ma allo stesso modo, tutti sanno che mantenere il master aggiornato è un’impresa dolorosa. Di conseguenza, i dati anagrafici vengono spesso dimenticati…

Ma ecco l’amara verità: se i tuoi dati anagrafici sono incompleti o obsoleti, prenderai decisioni sbagliate, è un dato di fatto.

“Ma i dati erano corretti al 100% quando li ho importati”.

Ti ascolto. Ma le cose cambiano. Anche se i dati erano perfettamente corretti quando sono stati importati per la prima volta nel sistema, i dati vengono facilmente cancellati, danneggiati o male interpretati. O forse i dati non sono più un vero riflesso della realtà.

Immagina se usi un fornitore diverso? O forse il tuo fornitore ha cambiato il modo in cui soddisfano la tua richiesta? Cosa succede se i tuoi costi di archiviazione sono cambiati? Lo spazio del magazzino non è così economico come lo era ai bei vecchi tempi. . .

Il punto è semplice: la qualità dei tuoi dati anagrafici si erode nel tempo. E se vuoi prendere decisioni di inventario efficaci, hai bisogno di una solida base di dati di reali.

Dopotutto, se non riesci a mantenere aggiornate queste informazioni, questo potrebbe costare alla tua azienda milioni di errori!

Che cosa sono i dati anagrafici in ogni caso?

Secondo Wikipedia, i dati anagrafici possono essere definiti come:
“dati sulle entità commerciali che forniscono il contesto per le transazioni commerciali”
Ma nel contesto della gestione dell’inventario, i dati anagrafici sono i bit fondamentali di informazioni che determinano il “cosa”, il “perché”, il “come” e il “chi” di tutto ciò che ha a che fare con l’inventario.
Per fare alcuni esempi, i dati anagrafici di inventario coprono le seguenti aree:

dettagli specifici sul prodotto in questione (taglia, numero SKU)

Informazioni sul fornitore (tempi di consegna, MOQ)

Dettagli sulla posizione attuale dell’inventario (posizione, livello di inventario)

Dettagli sul cliente

Informazioni sulla domanda passata

Così come molti altri elementi chiave dei dati

Dove sono i dati anagrafici? E chi ne è responsabile?

Chi dovrebbe gestire i dati anagrafici nella tua azienda? Dovrebbero essere i ragazzi dell’IT, della finanza, delle operazioni o persino il management?

Questa è una domanda difficile da porre. E molte aziende non hanno una risposta chiara. Probabilmente pensi che dipenda dall’azienda in questione… e in una certa misura, avresti ragione!

Ok, potrebbe esserci un processo o un sistema tecnologico che il team IT deve supportare. Tuttavia, i dati anagrafici sono un problema di tutti. Dal pianificatore della domanda al CEO, tutti abbiamo il dovere di mantenerlo pulito. Dopotutto, tutti ne traggono beneficio!

Ma ci si dovrebbe davvero aspettare che il management passi il proprio tempo ad aggiornare i dati? È vero, è improbabile che questo sia il miglior uso del loro tempo. Tuttavia, devono stabilire i limiti e assicurarsi che tutti i team stiano facendo la loro parte.

Perché abbiamo bisogno di dati anagrafici per la gestione dell’inventario?

Quindi, siamo tutti d’accordo sul fatto che i dati anagrafici sono davvero importanti in un’azienda. Ed è chiaro che tutti hanno bisogno di vedere i dati anagrafici come una parte fondamentale del loro ruolo. Ma capiamo davvero a cosa servono questi dati? Comprendiamo come il master può aiutarci a prendere decisioni migliori sulla gestione dell’inventario?

In sostanza, i dati anagrafici vengono utilizzati per tutto. E diversi team utilizzeranno le informazioni in modi leggermente diversi. Ma quando si tratta di gestione della supply chain, i dati anagrafici corretti e affidabili sono un must assoluto per soddisfare la domanda dei clienti. Dopotutto, senza questi dati, sarebbe impossibile sapere quanto inventario è necessario per soddisfare la domanda del cliente.

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Importanza dei dati anagrafici

Per comprendere correttamente l’importanza dei dati master, dobbiamo prima definire come si presenta una “buona” gestione dell’inventario. La base della gestione dell’inventario ruota attorno a due domande chiave:

– Quando dovresti effettuare un ordine?
– Quanto dovrebbe essere grande il tuo ordine?

Nei prossimi due punti, esploreremo come è possibile utilizzare i dati master per determinare i livelli degli ordini e il volume degli ordini. Ma questa è solo la punta dell’iceberg. Dal prendere decisioni sull’assortimento alla selezione del fornitore giusto, i dati anagrafici sono la spina dorsale di ogni decisione della supply chain!

Come è possibile utilizzare i dati anagrafici per determinare il livello dell’ordine?

Per cominciare, ci concentreremo sulla prima domanda: quando è il momento giusto per effettuare un ordine?

È quando vendi l’ultima unità? O è quando inizi ad avere poche scorte? O questa decisione dovrebbe essere basata su qualcos’altro?

Ordinare al momento giusto è vitale. Se ordini troppo presto, il tuo magazzino si intaserà con scorte in eccesso che non ti servono. Ma d’altra parte, se ordini troppo tardi, dovrai affrontare delle costose carenze d’inventario! Se il prodotto in questione ha tempi di consegna estesi, il problema viene esacerbato!

Per fortuna, c’è una semplice formula per calcolare il livello dell’ordine:

Domanda media X (lead time + tempo di revisione) + stock di sicurezza

Tuttavia, per applicare questa formula, abbiamo bisogno di tre parti chiave di dati master:

– La domanda media che ti aspetti di per il prodotto in questione durante il lead time del fornitore
– Il requisito per le scorte di sicurezza per coprire la volatilità della domanda e dell’offerta
– Il tempo di consegna e il tempo di revisione (Nota: ci immergeremo in questo più tardi)

Quindi, analizziamo questo:

Elaborazione della domanda media durante il lead time

Ovviamente, abbiamo bisogno di scorte sufficienti per soddisfare la domanda mentre aspettiamo che arrivi la nostra prossima consegna. Questo è chiamato il periodo di copertura.

Quindi, abbiamo quindi bisogno di sapere quale sarebbe il tempo di consegna tipico. E abbiamo anche bisogno di sapere quale sia la domanda che stiamo anticipando durante questo periodo. In genere, ci basiamo su una domanda storica.

Elaborazione dei requisiti per le scorte di sicurezza:

Le scorte di sicurezza sono necessarie per adattarsi alle variazioni della domanda e dell’offerta. Per anticipare la variazione dell’offerta, dobbiamo esaminare il track record del fornitore per l’affidabilità della consegna. Consegnano come da accordi, o le consegne arrivano sempre in ritardo?

In termini di cronologia della domanda e affidabilità di consegna, abbiamo bisogno di una quantità sufficiente di dati per fare una buona stima.

È inoltre necessario comprendere il livello di servizio di destinazione.

Nota: questo non è un numero che puoi cercare o calcolare, ma un criterio impostato dalla direzione per determinare quanto alto (o basso) dovrebbe essere.

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Requisiti per le scorte di sicurezza

Una volta che il livello di servizio è chiaro, possiamo determinare i requisiti per le scorte di sicurezza in due modi principali:

1. Il numero di volte in cui un prodotto è esaurito
2. Il numero di unità esaurite

Questo criterio di stock di sicurezza è quindi anche una variabile di gestione e determina in larga misura il livello di rischio.

Infine, i dati per determinare il livello dell’ordine sono ora visibili! Quando lo stock corrente scende al di sotto del livello dell’ordine, è necessario effettuare un altro ordine.

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Esempio pratico: determinare quando ordinare

Immagina di essere il responsabile dell’inventario di Pedal Cycling Ltd, il distributore di biciclette e accessori per ciclismo in più rapida crescita nel Regno Unito. È necessario determinare il momento ottimale per effettuare un ordine per SKU # 35647594945.

Quali informazioni sono necessarie? Nell’elenco di controllo riportato di seguito, dimostriamo quale master è richiesto.

Per semplificare le cose, immaginiamo che la domanda sia abbastanza costante e che i fornitori in genere consegnino on time in full (se solo questo fosse vero nella vita reale!)

Quindi, nel nostro semplice esempio, non appena il nostro inventario scende al di sotto delle 510 unità, dobbiamo effettuare un ordine!

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Come è possibile utilizzare i dati anagrafici per determinare la quantità dell’ordine?

Ora sappiamo quando dobbiamo effettuare un ordine, ma quante scorte dovremmo ordinare in questo momento?

Ancora una volta, dipende!

Indipendentemente dalla strategia, determinare la quantità dell’ordine è un compromesso tra due tipi di costi. Il primo è il costo che sostieni in relazione al costo di tenere i prodotti in magazzino. Quest’ultimo riguarda i costi associati all’effettuazione di un ordine.

Altri dati necessari per determinare la quantità dell’ordine sono la domanda prevista per l’articolo (che possiamo basare sulla domanda storica e sul prezzo di acquisto del prodotto.

Quando si tratta di quantità di ordini, in genere c’è un enorme potenziale di ottimizzazione. Tuttavia, ai fini di questo articolo, manterremo le cose semplici. Se sei interessato a saperne di più, consulta la nostra guida alle quantità di ordini economici.

Come possiamo utilizzare i dati anagrafici per determinare il periodo di revisione?

Abbiamo già visto che sono necessari otto diversi tipi di dati anagrafici per determinare la quantità dell’ordine e il livello dell’ordine. Ma non abbiamo ancora finito!

Dobbiamo anche decidere se vogliamo ordinare in orari fissi (ad esempio una volta alla settimana) e se vogliamo ordinare in quantità di ordine fisso o variabile.

I tempi di revisione variabili e le quantità degli ordini ci consentono di rimanere reattivi ai cambiamenti del mercato. Tuttavia, se si dispone di un vasto assortimento, questo potrebbe non essere l’approccio più efficiente per l’articolo.

L’alternativa è quella di rivedere i prodotti a intervalli prestabiliti e ordinarli in quantità fisse. Anche se non così reattivo, questo approccio potrebbe essere il migliore per prodotti più stabili.

Ma come possiamo determinare quando è opportuno adottare un approccio variabile? La risposta a questo dipende da tre cose:

1. L’importanza strategica del prodotto
2. La volatilità della domanda
3. La volatilità dell’offerta

Per gli ultimi due punti possiamo utilizzare i dati che abbiamo già raccolto. Per la volatilità della domanda, è possibile utilizzare i dati storici della domanda. Per la volatilità dell’offerta, possiamo guardare all’affidabilità storica dei fornitori.

Per i prodotti importanti, è importante reagire rapidamente e immediatamente non appena scendono al di sotto del livello dell’ordine. Per gli articoli meno importanti, puoi tranquillamente ordinare a orari prestabiliti.

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Un esempio pratico: Ordini variabili vs Ordini fissi

Torniamo a pedal cycling ltd. Immagina di dover determinare se il periodo di revisione e la quantità dell’ordine per due prodotti diversi devono essere fissi o variabili.

A sinistra ci sono i due prodotti in questione.

Dato che la domanda del prodotto A è volatile, il rischio di esaurimento delle scorte è elevato. Inoltre, dato che i margini sono forti, una situazione di esaurimento delle scorte potrebbe costarti caro in termini di vendite perse. Infine, dato che questo prodotto viene acquistato dai clienti più importanti; le scorte potrebbero anche danneggiare le relazioni con i clienti. Con tutto questo in mente, è necessario rimanere in controllo di questo prodotto. Pertanto, probabilmente è meglio adottare un approccio variabile sia per le quantità degli ordini che per i periodi di revisione.

D’altra parte, la domanda di prodotto B è molto più stabile. Pertanto, è possibile anticipare la domanda futura con maggiore fiducia. Inoltre, dato che i margini sono relativamente bassi, è probabile che l’impatto degli esaurimenti d’inventario sia molto inferiore. Pertanto, l’obiettivo dovrebbe essere quello di garantire che il processo di ordinazione sia il più efficiente possibile. Per questo motivo, potresti essere incline a ordinare in orari specifici prestabiliti (ad esempio una volta al mese) in quantità di ordine prestabilito (ad esempio 100 unità o il valore di un contenitore completo).

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Utilizzi i dati anagrafici per ottimizzare il tuo inventario?

Sulla base di questi elementi essenziali dei master data, possiamo iniziare a fare altre tre analisi interessanti per la gestione. Il primo è l’analisi ABC, che la direzione può utilizzare per determinare quali (e quanti) prodotti l’azienda dovrebbe prestare attenzione.

La seconda analisi è la cosiddetta Incremental Margin Analysis, che fornisce al management informazioni su quali prodotti contribuiscono positivamente al margine netto.

La terza analisi è la distribuzione della deviazione del tempo di consegna. Questo è uno strumento che il team della supply chain può utilizzare per ottenere informazioni sulle prestazioni dei fornitori.

La tabella seguente fornisce una panoramica dei 9 blocchi di master data essenziali che richiedono il supporto per ogni analisi. I campi ombreggiati in verde sono variabili di gestione.

Come puoi correggere i tuoi dati anagrafici (nel modo più semplice) e cosa succede se ti mancano i dati?

In tutto il tuo assortimento, probabilmente hai milioni (se non miliardi) di punti dati. Aggiornare tutti questi sarebbe un’impresa enorme. Allora, da dove cominciare? Dai prodotti importanti.

E per identificare i prodotti importanti, ti suggeriamo di rivolgerti alla tua fidata analisi ABC e concentrare tutto il tuo tempo e le tue energie sugli articoli “A”. Dopotutto, questi sono i prodotti che ti fanno guadagnare o i prodotti che i tuoi clienti richiedono. I vantaggi di ottenere dati anagrafici per questa piccola percentuale si faranno sentire immediatamente in tutta l’azienda. E una volta che tutti gli elementi A sono stati aggiornati, puoi passare agli elementi B e infine agli elementi C.

Conclusione: come si performa la tua attività?

In questo articolo abbiamo esplorato l’importanza dei dati anagrafici. Speriamo che il blog sia stato utile.

Ora che sei un esperto di dati anagrafici, su quali altre aree della tua supply chain devi lavorare?

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Simone Gaiani

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