Rebopharm garantit une haute disponibilité et améliore l’efficacité opérationnelle grâce à la commande dynamique.

Le grossiste vétérinaire ReboPharm a pris la décision stratégique de connecter un logiciel de commande dynamique à son système ERP Microtech Büro+ existant. Dans le but de réduire les stocks, d’augmenter le niveau de service et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, le spécialiste vétérinaire a mis en œuvre Slim4 pour optimiser son approche globale de la gestion des stocks.

“Nos principaux objectifs étaient d’atteindre une réduction de 25 % des stocks et d’augmenter considérablement le niveau de service. En outre, nous voulions réaliser des économies de temps et réduire la charge de travail de l’équipe de planification”, déclare Sabrina Hessing-Jansen, directrice générale de ReboPharm.

Avec plus de 40 ans d’expérience sur le marché, ReboPharm GmbH &amp ; Co. KG est l’un des plus grands grossistes vétérinaires d’Allemagne. Proposant plus de 30 000 articles, l’entreprise fournit tout ce dont les vétérinaires ont besoin pour mener à bien leur activité.

Des propositions de commande générées automatiquement remplacent le processus manuel

Pour garantir les deux, ReboPharm a commencé à chercher un outil de gestion des stocks qui pourrait l’aider à optimiser ses processus de chaîne d’approvisionnement.

L’entreprise avait besoin d’une solution capable d’utiliser les données historiques de l’ERP pour générer dynamiquement des propositions de commande optimisées. En outre, l’outil devait avoir la capacité de garantir la disponibilité tout en aidant l’équipe à simplifier le processus de commande.

Auparavant, l’équipe de planification tirait les données directement du système ERP de Microtech Büro+ pour soutenir le processus d’approvisionnement. Les niveaux de commande étaient calculés pour chaque individu en fonction des chiffres de vente et des connaissances du planificateur individuel. Ce n’est qu’ensuite que le niveau de commande était placé manuellement dans le système.

Une fois le niveau de commande atteint, le système ERP proposait une commande. Celles-ci étaient ensuite vérifiées manuellement par l’équipe de planification avant que la commande ne soit finalement passée. Cependant, à mesure que le nombre de produits augmentait, ce processus complexe entraînait un nombre croissant d’erreurs. En outre, le succès était limité par l’expérience et les connaissances des planificateurs.

Slim4 assure une grande disponibilité

Pour mettre en place un processus de commande plus fiable et basé sur des données, ReboPharm a décidé d’investir dans une solution logicielle avancée qui assurerait une gestion optimale des stocks.

Pour garantir une sélection et une mise en œuvre sans heurts, le grossiste vétérinaire a constitué une équipe de projet spéciale chargée de définir les exigences et de gérer le processus d’appel d’offres.

Axée sur les achats, l’approvisionnement, l’informatique et les finances, Sabrina Hessing-Jansen gère ReboPharm en partenariat avec Inga Koenen depuis janvier 2021. Expliquant les exigences de l’entreprise, la directrice ajoute : “Il était important pour nous que le futur système puisse soutenir notre fonctionnement complexe tout en nous aidant à effectuer les tâches les plus lourdes. Slimstock nous a convaincu que Slim4 était le meilleur outil pour répondre à nos besoins.”

“Les exigences que nous avons posées au logiciel étaient exigeantes car notre activité est totalement unique. En tant que grossiste spécialisé pour les vétérinaires, nous proposons plus de 30 000 articles – notamment des médicaments humains et vétérinaires, des fournitures de cabinet, des articles jetables, des fournitures de laboratoire et de salle d’opération, des technologies médicales, des produits de soins et des compléments alimentaires. Chaque groupe de produits présente des caractéristiques différentes dont il faut tenir compte”, déclare Sabrina Hessing-Jansen.

La directrice poursuit : “Cela va de la gestion d’articles dont la date de péremption est très courte à la gestion d’articles qui ne sont commandés que sur demande spéciale du client. En outre, certains de nos articles sont soumis à des fluctuations saisonnières et à des demandes promotionnelles. À cet égard, nous avions également besoin d’enrichir nos données de base avec de nouveaux champs pour pouvoir gérer ces exigences dans Slim4.”

Un soutien exceptionnel avant, pendant et après

En raison des exigences spécifiques de chaque groupe de produits, Slimstock a adapté et affiné le logiciel pour répondre aux besoins de ReboPharm.

Sabrina Hessing-Jansen souligne la collaboration entre les deux entreprises : “Pendant la phase de mise en œuvre, Slimstock a toujours été là pour nous aider à résoudre nos problèmes. Leurs consultants experts ont travaillé dur pour trouver des solutions ou des voies alternatives pour nous aider à atteindre notre objectif. Et même maintenant, après la fin du projet, Slimstock continue à nous offrir un grand soutien.”

En tant que responsable de la chaîne d’approvisionnement, Sabrina Hessing-Jansen a participé à l’ensemble du projet. Elle utilise désormais Slim4 pour suivre les indicateurs clés de performance. Elle dispose ainsi d’un aperçu complet de la performance des stocks, une condition préalable à la prise de décisions opérationnelles et stratégiques.

Les nouveaux salariés peuvent planifier “correctement” dès maintenant

Slim4 est maintenant en service depuis plus de deux ans. Entre autres choses, le logiciel a permis à l’entreprise de réaliser les gains de temps qu’elle espérait. L’équipe de planification n’a plus à calculer les niveaux de commande et à examiner chaque article manuellement.

Chaque jour, Slim4 calcule dynamiquement les niveaux de commande au niveau d’un article ou d’un groupe de produits en utilisant une grande variété d’algorithmes.

Sur la base de ces calculs dynamiques, Slim4 crée automatiquement des propositions de quantité de commande en tenant compte de la demande anticipée et des besoins en stock de sécurité. Grâce à la fonction To-Do list de Slim4, ces propositions apparaissent sur le tableau de bord de chaque planificateur pour être traitées dès l’ouverture de Slim4.

Outre le gain de temps et la simplification des décisions de commande, cela présente un autre avantage : “Grâce aux conseils de commande générés automatiquement, même les employés inexpérimentés peuvent planifier “correctement”. L’expérience et les connaissances que les employés n’avaient que dans leur tête ont été saisies. Avec l’aide de Slim4, nous pouvons nous assurer que chacun commande la bonne quantité au bon moment.”

Slim4 atténue les risques liés à l’approvisionnement pendant la pandémie de Covid

Le temps que l’équipe de planification a gagné est maintenant utilisé pour trouver de nouveaux fournisseurs qui peuvent assurer l’approvisionnement au milieu de la perturbation de la corona.

Cependant, la pandémie de corona a également eu un impact sur les autres objectifs que ReboPharm voulait atteindre avec Slim4. Sabrina Hessing-Jansen résume les derniers mois : “Fin 2019, nous avons pu constater que nous étions en bonne voie pour atteindre nos principaux objectifs. Cependant, en raison de Covid-19, tout a basculé. Nous avons nettement plus de stocks que nous ne l’aurions fait autrement. Les améliorations du niveau de service souffrent également, car les effets mondiaux de la pandémie ont provoqué des goulots d’étranglement dans la chaîne d’approvisionnement. Cela continue d’avoir un impact aujourd’hui et se poursuivra probablement jusqu’en 2022. Cependant, nous pouvons dire que sans l’introduction de Slim4, la situation actuelle en matière d’approvisionnement aurait été beaucoup plus difficile à gérer.”

En attendant que les effets du coronavirus se calment, le grossiste vétérinaire renonce entièrement aux nouveaux objectifs d’inventaire. Au lieu de cela, ReboPharm se concentre sur la garantie d’un approvisionnement fiable pour ses clients.