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5 façons de savoir que vous avez dépassé Excel

Comment savoir si votre entreprise est prête à abandonner les prévisions et les commandes sur tableur ?

Pour de nombreuses entreprises, Excel est synonyme de planification de la demande et de commande de stocks. C’est souvent le choix privilégié en raison de sa familiarité et de son omniprésence apparente. Il y a de fortes chances que l’ordinateur sur lequel vous lisez cet article soit équipé d’Excel, ou qu’il ait accès à un logiciel similaire de Google ou d’Open Office.

Mais à mesure que les entreprises se développent et que les stocks et la complexité augmentent, Excel cesse de vous aider et vous rend plutôt la vie plus difficile. Pire encore, l’inefficacité de la commande à l’aide d’une feuille de calcul vous coûte de l’argent en raison des stocks excédentaires et des pertes de temps.

Selon Salesforce, près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Ainsi, si les feuilles de calcul peuvent sembler être l’alternative “gratuite” à un logiciel de gestion des commandes dédié, elles sont loin d’être aussi efficaces.

Choisir d’utiliser un système intégré comme Slim4 de Slimstock, c’est s’équiper des outils dont vous avez besoin pour vous simplifier la vie tout en augmentant votre productivité et vos profits. Le retour sur investissement typique pour les clients de Slimstock est de 6 à 12 mois après l’implémentation. A quel point votre feuille de calcul pour les commandes sera-t-elle plus compliquée dans un an ?

Pendant que vous réfléchissez à la réponse à cette question, voici 5 façons de savoir si vous n’avez plus besoin d’Excel.

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1. Les erreurs de formule vous coûtent de l’argent

Lorsque vous utilisez Excel, les erreurs de formule ne sont qu’à une touche de votre clavier. Et si le nombre de cellules de votre feuille de calcul dépasse les 50 000 – et nous avons vu bien pire que cela – alors vos risques d’erreurs augmentent de façon exponentielle.

Contrairement à Excel, l’obtention de résultats précis avec Slim4 ne dépend pas de la saisie correcte des données ET de la formule. Avec Slim4, les calculs sont effectués en arrière-plan pour vous, ce qui garantit des résultats précis. Les systèmes de gestion des commandes sont également conçus pour permettre des mises à jour et une migration des données en toute transparence. La macro sur laquelle vous comptez fonctionnera-t-elle de la même manière dans la dernière version d’Office ? Les cellules cachées que vous aviez oubliées sont-elles copiées correctement dans un nouveau classeur par vos collègues ? Est-il vraiment préférable de s’inquiéter de problèmes potentiels de ce genre que de les éviter tout simplement ?

JP Morgan Chase a un jour attribué une erreur qui lui a coûté 6 milliards de dollars à des erreurs commises dans Excel. Si les erreurs de feuille de calcul que vous voyez ne suffisent peut-être pas à financer une mission lunaire, elles s’accumulent (un peu comme les boîtes d’invendus dans le coin de votre entrepôt qui ont été commandées accidentellement à cause d’une erreur de feuille de calcul).

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2. Vous ne savez pas qui a modifié la feuille de calcul.

Même si vous parvenez à détecter les erreurs que vos feuilles de calcul sont susceptibles de contenir à 90 %, comment savoir d’où elles proviennent ? Comme il suffit d’une seule erreur pour ruiner un classeur entier, même les efforts déployés pour garantir une utilisation responsable peuvent être rapidement réduits à néant.

Le cœur de ce problème est qu’Excel n’a tout simplement pas été conçu comme un logiciel de collaboration, et essayer de l’utiliser comme tel entraînera toujours des difficultés. Même s’il est possible de développer et de mettre en œuvre un système de modifications documentées, le temps que vous passez à l’administrer peut sans doute être mieux employé ailleurs.

Au lieu de méthodes de suivi de l’utilisation opaques ou byzantines, Slim4 fait en sorte que voir qui a apporté des modifications à vos données soit un processus simple et transparent. En fournissant une piste d’audit automatiquement enregistrée, vous saurez toujours qui a apporté des modifications à vos livres et quand.

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3. Vous passez des heures à faire des rapports

S’il y a un avantage à utiliser des feuilles de calcul pour des tâches complexes de commande et d’inventaire, c’est peut-être le bref sentiment d’accomplissement que vous éprouvez en produisant des informations utiles à partir d’une grille de données aussi peu maniable. C’est une bien maigre récompense. Et le temps passé à nettoyer et à valider les données avant de les transformer en graphiques est du temps que vous ne consacrez pas à améliorer l’expérience client ou à dîner à la maison.

Comme tous ceux qui l’ont fait le savent, même si vous devenez bon à créer des rapports à partir de feuilles de calcul, la monotonie de cette tâche est insupportable et inutile. Slim4 génère rapidement des rapports utiles et de haut niveau, tels qu’un tableau des pertes et profits, pour faciliter la planification des activités. Il est également équipé d’un tableau de bord de rapports personnalisés pour vous donner des aperçus en temps réel sur les mesures clés qui sont toujours disponibles, au lieu de devoir les créer à la main.

Commander à partir d’une feuille de calcul est source de frustration et d’erreurs.

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4. Vous êtes le responsable de la feuille de calcul et vous devez partir en vacances.

Si votre entreprise commande avec Excel, il est probable que quelqu’un dans votre bureau soit le gardien de la feuille de calcul. C’est la personne à qui vous dites quand les données doivent être mises à jour, car le mot de passe est un secret bien gardé. Tout le monde sait que ce n’est pas un bon système, mais le gardien l’a fait fonctionner pendant les trois dernières années, et il ne va pas changer maintenant. Mais que se passe-t-il si le détenteur démissionne, est licencié ou change simplement de poste au sein de l’entreprise ?

La seule chose qui soit pire que ça, c’est quand vous êtes le gardien. Personne ne doute de votre capacité à faire respecter la discipline des colonnes, mais que se passe-t-il lorsque vous devez partir en vacances ? Même si vous avez déjà nommé votre gardien adjoint, lui faites-vous vraiment confiance ?

C’est ce que l’on appelle un point de défaillance unique, et cela représente une responsabilité sérieuse pour toute entreprise qui en possède un, car l’éventualité d’une défaillance n’est pas “si” mais “quand”. Slim4 élimine les risques liés aux points de défaillance uniques en étant conçu pour permettre à plusieurs utilisateurs d’accéder à différents niveaux selon les besoins.

5. Vous êtes en retard sur les meilleures pratiques de commande (et cela vous coûte de l’argent)

Le fait qu’il fonctionne la plupart du temps est-il la meilleure chose que vous puissiez dire de votre feuille de calcul de prévision et de planification ? Si c’est le cas, il est peu probable que vous réalisiez des gains d’efficacité. Slim4 permet aux entreprises d’économiser de l’argent car il identifie les inefficacités et réduit les niveaux de stock jusqu’à 30 %. Pour ce faire, il est constamment mis à jour avec les meilleures pratiques et de nouvelles fonctionnalités, telles que la stratification ABC/XYZ et l’analyse What-If ?

Que feriez-vous si, demain, votre équipe financière vous demandait de réduire de 30 % les stocks de votre entrepôt pour libérer du capital ? S’il est possible de réaliser des gains rapides à court terme, sans une stratégie cohérente, ces tentatives finissent par sacrifier le taux de remplissage et la CSAT. Slim4 est un système développé par des personnes qui comprennent la gestion des stocks. Avec Excel, vous devez concevoir votre propre processus, qui peut ou non être optimal.

Pouvez-vous continuer à utiliser Excel pour gérer vos commandes ? Probablement. Mais si vous vous reconnaissez dans l’un de ces cinq signes, il y a de fortes chances que vous soyez prêt à faire évoluer votre entreprise pour passer de la commande sur tableur à l’optimisation de votre entrepôt et de votre vie.

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