EOQ - Cantidad Económica de Pedido

Unidades logísticas y aprovisionamiento en distribución farmacéutica

Dentro del marco de reducción de costes en los que cualquier empresa se ve sometida en la actualidad, reducir el capital circulante se ha convertido para algunas distribuidoras farmacéuticas en un elemento clave. En el mundo del aprovisionamiento y la gestión de los stocks, uno de los factores que determinan el crecimiento de la obsolescencia y la generación de exceso de stock son las unidades logísticas empleadas. Este artículo mostrará cuales son los principales errores que se cometen con el uso de las unidades logísticas dentro del aprovisionamiento, en concreto en el sector de la distribución farmacéutica.

¿Qué son las unidades logísticas?

La unidad logística se podría definir como una agrupación de unidades de un producto. Esta agrupación tiene como finalidad facilitar tanto la distribución de los artículos que contienen como su almacenamiento.

La unidad logística más pequeña es la propia unidad indivisible del producto y la unidad más grande puede llegar a ser, por ejemplo, el contenedor (pasando por los fajados, las cajas de origen y los palets). La manutención en la cadena de suministro vendrá condicionada directa e indirectamente por la unidad logística con la que se realice. Los costes asociados, el tiempo dedicado así como las condiciones contractuales con los proveedores serán muy diferentes teniendo en cuenta qué unidad se va a usar.

Conociendo la gran importancia que tiene a nivel de costes, la elección de una unidad u otra representa, en la mayoría de las ocasiones, la diferencia entre tener un stock equilibrado, vivo y ágil o tener un stock con mucha obsolescencia, de baja rotación y de lenta adaptación a los cambios bruscos del mercado.

El problema de las unidades logísticas

El principal problema existente en el uso de las diferentes unidades logísticas es la tendencia a usar unidades mayores, normalmente unas unidades que facilitan tanto el proceso de compra como el proceso de recepción de los pedidos. Hay muchos factores determinantes en este punto del aprovisionamiento. Pedidos grandes para reducir la frecuencia de los mismos, uso de unidades que faciliten las entradas en los almacenes, la propia capacidad de la entrada en el almacén o la propia eficiencia de este proceso. En innumerables ocasiones, existe la creencia que tener un proceso de aprovisionamiento optimizado significa que las playas de los almacenes estén vacías a final de la jornada. Si se consigue este objetivo, normalmente es a base de usar unidades logísticas cómodas para el proceso de recepción de mercancía. Esto siempre provoca un incremento del stock, los costes financieros del mismo sobrepasan con creces la inversión necesaria para mejorar el proceso de aprovisionamiento y, sobretodo, de recepción de la mercancía en el almacén.

La manutención en la cadena de suministro vendrá condicionada directa e indirectamente por la unidad logísticas con la que se realice

Esto no es de extrañar teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas desconocen con exactitud cuál es el nivel de stock que deberían tener para ofrecer el nivel de servicio que desean sus clientes. En cambio, hay empresas distribuidoras farmacéuticas que, desde que han decidido optimizar el proceso de aprovisionamiento, conocen exactamente qué nivel de stock necesitan y, por lo tanto, cuentan con las herramientas necesarias que les permiten determinar dónde dedicar los costes, bien en el inmovilizado de su almacén o bien en la mejora de procesos.

Algunas de las herramientas de optimización del inventario existentes en el mercado ofrecen numerosas soluciones a estas distribuidoras para que puedan decidir de manera ágil y dinámica qué solución adoptar en cada caso.

La pérdida de información

Para un uso óptimo y eficiente de las unidades logísticas, lo primero que hay que conocer es qué unidades tiene la empresa a su disposición para pedir. Esta información debe ser ofrecida por parte de los distintos proveedores de cada uno de los artículos del surtido. Aunque parezca una obviedad, no siempre se conocen todas las opciones disponibles y las condiciones de precio de cada una de ellas. Esta falta de información es una de las causas de la elección de la unidad logística equivocada, que es la causa de muchos de los problemas que tienen las distribuidoras farmacéuticas con su stock.

La determinación de la unidad logística óptima debe basarse en los costes integrales de cada artículo, compuesto por los costes de posesión y de pedido

Los sistemas de optimización de stock anteriormente mencionados, trabajan sobre todas y cada una de las diferentes unidades disponibles para cada artículo y determinan cual es la unidad más conveniente a pedir en cada ocasión. De esta manera, facilitan una herramienta determinante que les ayuda a determinar cómo y dónde quieren invertir los costes del proceso de aprovisionamiento y recepción.

La unidad óptima

La elección de la unidad logística óptima de pedido debe ser determinada teniendo en cuenta diferentes factores. El primer factor y el más determinante es el objetivo estratégico de la empresa. En base a este objetivo, que todas ellas deberían tener definido, se deben crear todos y cada uno de los criterios para poder llegar a cumplirlo. Uno de estos criterios y puede que el más determinante es el nivel de servicio que se quiere ofrecer al cliente. El nivel de servicio debe ser determinado en función de, por ejemplo, de la clasificación ABC de los artículos, por su familia, por su rotación, etc. La determinación de la unidad logística óptima debe basarse en los costes integrales de cada artículo, compuesto por los costes de posesión y de pedido.

EOQ y cobertura de stock

La EOQ o la cantidad económica de compra es aquella cantidad a pedir que optimiza tanto los costes de pedido como los costes de posesión. Para poder calcular esta cantidad, es necesario saber qué porcentaje de los costes de posesión recae sobre cada artículo y el coste de realización del propio pedido. La cantidad que minimiza ambos costes será la cantidad óptima.

Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de inventarios deberían ser capaces de calcular la cantidad económica de compra para cada SKU considerando las unidades logísticas que ofrece cada proveedor así como los descuentos asociados a estas cantidades. Por lo tanto, una empresa que disponga de toda esta información y de una solución de optimización de stock, podrá determinar de manera automática qué cantidad le minimiza los costes integrales del proceso de aprovisionamiento y almacenamiento. Recientemente, algunas de las distribuidoras farmacéuticas que cuentan con estas soluciones informáticas de aprovisionamiento están empezando a usar estos módulos de cálculo de la EOQ para optimizar sus costes integrales.

Por otro lado, el criterio de elección de la unidad logística más usada en el sector es la cobertura de stock. Esto representa otra ventaja competitiva para las empresas que cuentan con estas soluciones mencionadas. Disponer de unas previsiones de venta fiables en más de un 90% les permite determinar qué cobertura de stock pueden ofrecer por cada una de las unidades logísticas que ofrece el proveedor. Si se conocen las coberturas de cada una de las unidades logísticas mediante las previsiones de demanda, se puede simular qué cantidad de sobre stock existirá en función de qué unidad se use, pudiéndolo cotejar con los costes de los procesos tanto de compra como de recepción. De esta manera, se dispone de la capacidad analítica necesaria para evaluar ambos escenarios, pudiendo evaluar la decisión a tomar en función de las necesidades. Aumentar la frecuencia de los pedidos con unidades logísticas pequeñas puede saturar las entradas de los almacenes provocando tapones y roturas de stock. En cambio, aumentar la frecuencia de los pedidos a consecuencia de usar unidades logísticas más grandes, facilita las entradas en los almacenes en detrimento de una subida de stock. Es preferible tener un menor stock invirtiendo el ahorro en costes en la mejora continua de los procesos de aprovisionamiento y recepción de mercancía, dando agilidad al stock y valor añadido a los recursos y procesos directamente relacionados.

Los pequeños detalles

Por lo visto anteriormente, queda claro que los detalles a veces cobran una importancia inesperada. El uso de una unidad logística concreta para un artículo puede provocar desde un pequeño exceso de stock hasta una obsolescencia indeseada. Está demostrado que, en aprovisionamiento, una mala primera compra o una unidad logística mal usada representan uno de los principales motivos de la obsolescencia de una empresa. Por ello, es recomendable dar la importancia que se merece a la elección de una buena unidad logística, la cual nos puede hacer aumentar o reducir considerablemente los costes integrales y, por lo tanto, la rentabilidad de nuestra empresa.

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