Sam Phipps
A primera vista, se trata simplemente de pedir la cantidad correcta de producto en el momento adecuado.
“Cuándo” y “cuánto” son las dos cuestiones clave.
El “cuándo” viene determinado por el coste del inventario frente al riesgo de quedarse sin existencias. Y “cuánto” se define por los costes de inventario frente a los costes de los pedidos.
¿Simple?
No del todo.
Finanzas, Ventas, TI, Compras, Logística, todos tendrán una perspectiva única sobre la forma correcta de optimizar el inventario.
Es posible que el departamento financiero quiera tener en cuenta los costes de capital y asegurarse de que se tiene en consideración la obsolescencia de los productos.
El departamento de ventas quiere buenos márgenes y clientes satisfechos.
¿Y qué hay de tu equipo informático? Probablemente sólo quieran tranquilidad y dormir bien por la noche.
Entonces, ¿Quién asume la responsabilidad?
Muchas empresas no saben la respuesta. En consecuencia, se encuentran con una situación de inventario que no sólo no está optimizada, sino que está totalmente desequilibrada.
El comportamiento de los clientes cambia constantemente. Los surtidos evolucionan. La demanda fluctúa. Y la oferta nunca es estable.
Esto significa que es esencial ajustar los niveles de inventario al ritmo del mercado. Si tus niveles no se ajustan a las expectativas de tus clientes, no tardarás en preguntarte dónde ha fallado todo.
Es fundamental detenerse periódicamente y reevaluar los procesos que deben permitir una gestión de inventarios rentable. Por ejemplo.
Para asegurarte de que tu stock le proporciona ventajas competitivas tangibles, estas son preguntas que no puedes ignorar.
Una “buena gestión de inventarios” garantiza que los productos adecuados estén disponibles en la cantidad de inventario correcta y con la rotación de inventario adecuada.
Unas previsiones fiables crean una base fiable para todas las decisiones. Ya sea en surtidos, volumen de compras o existencias de seguridad.
Los datos históricos se utilizan a menudo en combinación con el conocimiento de la rotacion de inventario, los niveles actuales de pedidos y las expectativas de ventas futuras.
Pero es importante preguntarse si los procesos de previsión existentes están actualizados.
Igualmente, ¿Es satisfactoria la calidad de la previsión? A menudo, incluso con esfuerzos modestos, se identifican rápidamente las posibilidades de mejora.
Los procesos de una empresa son tan buenos como los datos en los que se basan.
Unos datos deficientes conducen a una mala toma de decisiones.
Y las malas decisiones se traducen en costosos excesos, agotamiento de existencias y clientes enfadados. Así pues, ¿Con qué frecuencia se reevalúan tus datos maestros de inventario? ¿Tienes los plazos de entrega correctos en el sistema? ¿Están actualizadas las cantidades mínimas de pedido de tus proveedores? ¿Son adecuados tus niveles de servicio y de seguridad?
Lamentablemente para algunos, las personas desempeñan un papel fundamental a la hora de hacer realidad la optimización del stock.
Por lo tanto, es vital que tu personal sepa de qué palancas debe tirar. Por lo tanto, no es opcional crear una visión general y una comprensión comunes de los flujos de trabajo del inventario. Todos los implicados deben tener conocimientos suficientes.
También es esencial que las funciones y responsabilidades de la cadena de suministro estén claramente definidas.
Sin los conocimientos y la responsabilidad adecuados, todo el proceso de gestión del inventario podría verse obstaculizado por errores e ineficiencias.
La siguiente área que contribuye al éxito de la optimización del inventario se reduce a lo bien que se gestionan las relaciones con clientes y proveedores.
Ninguna cadena es más fuerte que su eslabón más débil.
La comunicación y el intercambio de información son cruciales para tomar decisiones eficaces. Así como para tomar medidas correctivas cuando la oferta no se ajusta a la demanda.
La optimización del inventario suele requerir toneladas de datos y cientos de algoritmos.
Pero eso no es información útil si estás en medio de una batalla con un fanático de las hojas de cálculo. Alguien que intenta dar información relevante para la toma de decisiones mediante un proceso deprimentemente manual y prolongado. Si esto, además, se combina con una herramienta engorrosa, probablemente te encuentres de camino hacia el desastre.
Para tomar buenas decisiones de inventario, los procesos de inventario deben estar respaldados por las herramientas adecuadas.
Consejo: Más de 1.500 empresas de todo el mundo confían en nuestra plataforma de optimización de la cadena de suministro. Descubra cómo Slim4 puede ayudarle a controlar su inventario.
Hemos hablado de los requisitos previos para una optimización exitosa del inventario. Pero, ¿Qué pasos debes seguir para obtener beneficios en la cadena de suministro?
Considera esta sección como una receta para el éxito.
Estos son los pasos básicos que hay que seguir:
Al igual que en tantas cosas de la vida, el primer paso es aceptar que se tiene un problema. En el contexto de la optimización del inventario, esto significa reconocer que está reteniendo existencias que probablemente no necesita.
Analizar qué productos de tu surtido están obsoletos debe ser su máxima prioridad. Esto te proporcionará información para su consideración inmediata y también te ayudará en la planificación a largo plazo.
A partir de estas decisiones, podrá “limpiar” su almacén. ¿Qué se queda? ¿Qué se envía al abismo?
Comprobar dos veces los parámetros por los que se toman estas decisiones te dará la tranquilidad de estar haciendo lo correcto.
También te asegurarás de que estás estandarizando un proceso de compras para no cometer errores en el futuro.
No todos los inventarios son iguales.
Entonces, ¿Qué forma debe adoptar la composición de tu inventario? ¿Cuántos artículos nuevos debe tener? ¿Qué reservas debe concederse a los artículos siempre presentes y bien vendidos? ¿Y con qué recortes podrías recortar pérdidas?
La optimización del stock:Consiste en ajustar todo lo que se pueda afectando lo menos posible a tu nivel de servicio.
Inventario fijo: Las existencias fijas son la constante de tu inventario. Tu referencia. Los productos que siempre están presentes. Puede que incluso estés obligado por contrato a mantener estas existencias. Por tanto, tienes las manos atadas. Probablemente no podrías reducirlo mucho ni aunque quisieras.
Stock estratégico: El stock estratégico está ahí para aprovechar las condiciones del mercado.Tal vez tu proveedor te ofreció una oferta a la que no pudiste negarte y tomaste la decisión consciente de adelantar la compra de todo el inventario que necesita para el año siguiente.
Tal vez tengas un nivel especial de existencias para captar a ese nuevo cliente al que tus comerciales han estado persiguiendo.
En cualquier caso, la decisión está tomada. Y ese inventario está ahora en tu almacén.
Stock de introducción: Estos son los artículos por los que has decidido apostar.
Tal vez puedas hacer algún análisis inteligente para calcular cuánto podrías vender. Pero, en última instancia, estas existencias están aquí para empezar. Cuando dispongas de datos de ventas reales, podrá empezar a optimizar estos productos.
Existencias en cartera: Estas son las existencias que están en movimiento. El pedido ya se ha realizado; las existencias pueden estar incluso en el agua.
Por supuesto, si el pedido ya está cruzando el Canal de Panamá, probablemente no te queden opciones. Pero si el pedido todavía está en manos del proveedor, es posible que pueda retrasarlo o agilizarlo para que llegue antes al almacén.
Stock incorrecto:Todo el mundo comete errores. Unos más que otros. En primer lugar, nunca debería haber pedido existencias incorrectas. Pero ahora tienes que hacer algo al respecto.
Por suerte, el stock incorrecto ya tiene una estrategia asociada, que suele ser la incineradora. (Tenga en cuenta que puede haber otras opciones más ecológicas).
Tamaño de los lotes y stock de seguridad: Por fin un inventario que podemos optimizar correctamente.
El tamaño de los lotes y las existencias de seguridad son dos categorías en las que puedes y debes influir.
Sin embargo, una de las principales causas del exceso de existencias es que el stock de seguridad y la cantidad del pedido se consideran cifras estáticas. Y no es así.
La cantidad que pides, o produces, depende naturalmente de la Cantidad Mínima de Pedido o MOQ por proveedor.
Consejo: Podemos ir un paso más allá y calcular la cantidad económica de pedido. Haz clic aquí para saber más sobre cómo aplicar la fórmula EOQ para lograr el equilibrio perfecto.
El principio de Pareto entra en juego a la hora de definir prioridades.
Del mismo modo que “el 80% de la riqueza pertenece al 20% de la población”, en muchas empresas, el 80% de las ventas está impulsado por sólo el 20% de la cartera de productos.
No todos los productos son iguales. Y sabrás, sin siquiera pensarlo, qué productos de su surtido hacen la mayor contribución a tus márgenes de beneficio.
Si has repasado este artículo pensando en tu propia empresa, te habrás dado cuenta de dónde amenaza con evaporarse el capital circulante, con qué existencias puede juguetear y con cuáles no y, por tanto, conocerás el ahorro potencial en capital circulante.
Y hacerlo sin afectar a la disponibilidad y, por tanto, a los niveles de servicio para sus clientes fieles.
El Sr. Vilfredo Pareto entra por la izquierda.
La regla del 80-20 se aplica a muchas relaciones causa-efecto. Y no será diferente en tu empresa cuando profundice en los datos.
¿Qué 20% determina el 80% de tu facturación? ¿O el 80% de las líneas de pedidos? ¿O el 80% de sus existencias?
Para averiguarlo, realiza un análisis XYZ, siendo X lo más importante y Z lo menos.
Esto te ayudará a comprender qué 20% de los artículos determina el 80% del volumen de negocio y del margen.
Hay un famoso dicho, de autor desconocido, que afirma que sólo debes preocuparte por las cosas que están bajo tu control.
Todo lo que no esté bajo tu control no merece la pena, ya que hay pocas posibilidades de que influyas en el resultado.
Aunque es una intención admirable cubrir el riesgo de las empresas en la medida de lo posible, algunas cosas siempre estarán fuera de tu control.
Como una tormenta de nieve que afecte de repente a tus plazos de entrega, por ejemplo.
U otra pandemia. O que se produzca otro desastre político, por tristemente previsible que sea.
La clave para calcular el inventario óptimo por artículo es equilibrar la oferta con la demanda lo mejor posible.
¿Cuál es el momento óptimo para que tu empresa compre?
Haz un pedido demasiado pronto y pondrás a prueba los límites de la empresa. Ocuparás más espacio y utilizarás más capital. Serás menos ágil ante las condiciones cambiantes del mercado y pondrás a prueba la compañía.
Sin embargo, si haces el pedido demasiado tarde, también expondrás a la empresa a riesgos. Podrías perder clientes a corto plazo y perjudicar potencialmente la posición de la marca a largo plazo.
Deberías hacer ingeniería inversa de tus niveles de inventario a partir de las previsiones de demanda futura. Es mucho más fácil tomar decisiones si la demanda es estable.
Gráfico de barras de optimización del inventario
Si tu demanda se parece al gráfico anterior, es un cálculo bastante sencillo asegurarte de que tienes cubiertas las existencias de referencia. Al mismo tiempo, debes asegurarte de que dispones de existencias de seguridad para cubrir el mejor de los casos.
La demanda que se parece al gráfico siguiente es mucho más difícil de predecir y cubrir con inventario.
Conocer las ventas medias, el MOQ, el plazo de entrega, el stock actual y el stock de seguridad de un artículo no te proporcionará datos suficientes para tomar decisiones incisivas.
Necesitas información sobre el patrón de demanda. Hay que conocer el perfil de la demanda. Conocer las tendencias emergentes.
Hay que identificar los factores de riesgo de la demanda. Y tienes que protegerte contra los factores de volatilidad de la demanda que no puede controlar.
Sólo entonces podrás empezar a planificar un inventario optimizado.
¿Dispones de existencias para garantizar el cumplimiento de tus pedidos?
Si no es así, ¿Puedes abastecerte a tiempo? ¿En qué costes adicionales podría incurrir? ¿Pedir con un plazo de entrega más corto repercutirá en los costes de toda la empresa? ¿La falta de existencias creará mayores trastornos? Y en cualquiera de los dos casos, ¿Está cubierto el mayor coste en el margen de la venta?.
Es absolutamente imprescindible que comprendas las implicaciones de tener o no tener existencias.
¿Cómo afecta a la empresa en general?
¿Entiendes cómo afecta a la empresa tener o no tener existencias? Tener un almacén está muy bien. Pero si está lleno de productos que no necesitas -y nunca necesitarás- supone un coste innecesario.
Llenarlo de productos que sí necesitas es una oportunidad.
La optimización del stock es sencilla (al menos en teoría), pero eso no significa que sea fácil.
Por lo tanto, confiar en métodos simplistas para realizar análisis complicados no es la mejor opción. De hecho, utilizar un sistema ERP de control de inventarios o incluso Excel para tomar decisiones complejas es probable que te deje con más preguntas que respuestas.
Preguntas como “¿En qué nos hemos equivocado?”. O “¿Por qué nuestro beneficio real es mucho menor que el esperado?”.
Si vendes un producto, a un flujo constante de clientes habituales cuya demanda nunca fluctúa, probablemente Excel esté bien. Pero supongo que no es tu caso.
Si tu negocio es más complejo, necesitas un producto más sólido. Uno que sea eficiente, transferible, reproducible y escalable.
Necesitas Slim4.
¿Qué tienen en común una cadena de retail, un distribuidor farmacéutico y un mayorista de recambios de automoción? En apariencia poco, sin embargo, está claro que todos comparten una necesidad: trabajar con un stock óptimo. Para todos ellos una falta es una falta, el exceso de stock es exceso y un obsoleto es obsoleto. Sin embargo cada uno de ellos cuenta con particularidades que deben ser tomadas en cuenta para lograr una optimización de stock acorde con su negocio. Tanto la cantidad de referencias que gestionamos como el número de puntos de stock con que trabajamos dificultan una correcta gestión del inventario a medida que aumentan.
Cada referencia presenta un comportamiento específico en cada ubicación y, por lo tanto, se debe calcular su previsión y el stock óptimo en cada una de ellas. Las empresas que más dificultades encuentran son aquellas que gestionan miles y hasta millones de SKUs(combinación ubicación-artículo). ¿Cómo reducimos la complejidad, incrementamos la información disponible y mejoramos el rendimiento del tiempo invertido?
Note fíes sólo de nuestra palabra. Sigue los pasos que se indican a continuación y comprueba si tus herramientas de inventario actuales están a la altura.
Utilizando tu software actual, coge 5 artículos de tu surtido e invita a 3 planificadores a ajustar los siguientes parámetros:
Pídeles que vean cuál es el impacto y cuánto deben pedir por los 5 artículos.
A continuación, presta atención a cuánto tiempo se tarda en hacer estos cálculos y cuántos clics se necesitan. ¿Es un proceso eficaz? ¿Son transferibles los resultados? ¿Cuántas respuestas coinciden? ¿Se pueden reproducir las respuestas?
Pregúntales si pueden volver a hacerlo al día siguiente y, lo que es más importante, si obtienen las mismas respuestas.
Y por último, ¿Es un proceso escalable? Pregunta a tu equipo qué necesitarían para personalizar 200 artículos más.
Puede parecer un ejercicio inútil, y puede que los resultados corroboren esa opinión, pero el pensamiento que subyace a esta estrategia le llevará muy lejos en la optimización del inventario. Y también pone de relieve la fuerza de herramientas como Slim4 para hacer que el proceso sea tan fácil como pulsar un botón.
Para saber de primera mano lo sólida que es nuestra plataforma y lo mucho que podría beneficiarse tu empresa, habla con uno de nuestros expertos para una Slimstock demo.
Optimizar tu inventario te permite reducir el capital circulante y mejorar su nivel de servicio sin tener demasiadas existencias.
Optimizar el inventario consiste en alcanzar el equilibrio perfecto entre la demanda y la oferta evitando costes de almacenamiento elevados y roturas de stock.
La optimización de stock es un proceso cuyo objetivo es lograr la máxima disponibilidad de nuestro inventario con la mínima inversión en stock. En otras palabras, se trata de ser capaces de contar con el inventario justo para ofrecer el nivel de servicio deseado en todo momento para todas nuestras referencias. Una definición corta, pero que en la práctica requiere diversos enfoques dependiendo del tipo de empresa y sector del que se trate. En este sentido, podemos hacernos una pregunta: ¿Quién tiene la necesidad de optimizar su inventario? La respuesta es que en principio, tienen necesidad de optimizar su inventario toda aquella empresa que trabaje referencias contra stock y con demanda independiente, es decir, que no sabe qué referencia ni en qué cantidad le pedirán en un momento dado. En caso contrario, un inventario no óptimo causa serias dificultades desde el punto de vista operativo y financiero. Las faltas producen pérdida de ventas e incluso de clientes, mientras que el stock inmoviliza nuestro capital.
Cuatro métodos populares de control de optimización de inventarios son el análisis ABC, el último en entrar, primero en salir (LIFO) y el primero en entrar, primero en salir (FIFO), el seguimiento de lotes y las existencias de seguridad.
Tabla de contenidos
Su equipo de la cadena de suministro se estará acostumbrando a la escasez. El primer golpe fue el stock. La disminución de las entregas y el alargamiento de los plazos de entrega.
10 feb. 2023
BLOG
Muchas veces has escuchado que los almacenes se quedan sin inventario. Si bien los equipos de abastecimiento dirigen sus esfuerzos...
10 feb. 2023
BLOG
La cantidad económica de pedido o economic order quantity en inglés es una técnica que utilizamos en Supply Chain para...
10 feb. 2023
BLOG
Seleccione su ubicación para ver el contenido específico de su país
