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Barco Contenedores Con Cantidad Minima De Pedido MOQ

Cantidad Mínima de Pedido (MOQ) – Fórmula y Consejos

¿Cómo sacar provecho de la Cantidad Mínima de Pedido?

Imagina un mundo sin Cantidades Mínimas de Pedido (MOQ). Los proveedores suministrarían una cantidad óptima de los productos que tu empresa necesita. Y lo que es más importante, estarían encantados de hacerlo sin ningún coste adicional.

Sin embargo, la realidad es que hacer pedidos a los proveedores es mucho más complejo.

Dado que la mayoría de los proveedores imponen una Cantidad Mínima de Pedido, es necesario tener en cuenta las limitaciones que esto implica.

Pero ¿qué son las cantidades mínimas de pedido? ¿Por qué los proveedores tienen que imponer esas limitaciones? ¿Qué impacto tienen las cantidades mínimas de pedido en tu inventario? Y lo que es más importante, ¿cómo puedes optimizar los pedidos para satisfacer estas limitaciones sin exponer a la empresa a riesgos?

Cartoon With Questions About Minimum Order Quantity

 

¿Qué es la cantidad mínima de pedido (MOQ)?

Empecemos por lo básico…

Las Cantidades Mínimas de Pedido o MOQ son el tamaño mínimo de orden que el proveedor está dispuesto a aceptar.

Suele expresarse como el número mínimo de unidades. Sin embargo, a veces los proveedores pueden establecer la Cantidad Mínima de Pedido en términos de valor económico. Por ejemplo, el proveedor ABC Ltd sólo aceptará un pedido superior a 1.000 euros.

Es probable que tú también impongas a tus clientes unas cantidades mínimas de pedido predefinidas.

Hay toda una serie de razones por las que las empresas establecen cantidades mínimas de pedido. Y nos adentraremos en ellas más adelante.

Sin embargo, es importante entender el impacto que tienen las cantidades mínimas de pedido (MOQ) en tus operaciones diarias.

¿Por qué los proveedores establecen una cantidad mínima de pedido (MOQ)?

Como todas las empresas, los proveedores se enfrentan a una serie de costes y limitaciones. Y al final del día, necesitan asegurarse de obtener al menos una cantidad de beneficios de cada pedido.

Al fin y al cabo, el proveedor tiene que cubrir los costes de transporte, almacenamiento, manipulación y administración.

A menudo, estos gastos generales representan un pequeño porcentaje del valor total del pedido. Sin embargo, cuanto menor sea la cantidad del pedido, más impactan estos costes en el margen de beneficios.

Tomemos como ejemplo las siguientes situaciones:

table {
border:4px solid white;
border-collapse:collapse;
padding:5px;
width: 100%;
margin: auto;
}
table th {
border:4px solid white;
padding:5px;
background: #b11b1b;
color: #313030;

}
table td {
border:4px solid white;
text-align:center;
padding:5px;
background: #ffffff;
color: #313030;
vertical-align: middle;
width: fit-content;
}

table tr {
width: 100%;
}

 

Escenario 1 –  MOQ Elevado Escenario 2 –  MOQ Bajo Escenario 3 – Sin MOQ
Tamaño del pedido al proveedor (unidades) 10,000 10,000 10,000
MOQ ofrecido al cliente 1000 10  1
Número de cajas vendidas por palé 10 1000 10,000
Precio de venta (por unidad) €0.10 €0.10 €0.10
Volumen de ventas  €1000.00  €1000.00  €1000.00
Costo Por Unidad  €0.08  €0.08  €0.08
Costo Total del Proveedor €800 €800 €800
Coste de desmontar el palé y volver a embalar (por caja)  €0.20  €0.20  €0.20
Costes totales de procesamiento €2.00 €200.00 €2000.00
Coste de los productos vendidos  €802.00  €28,000.00  €0.20
Beneficio Bruto  €198.00  €0.00  -€1800.00

 

En la situación A, el proveedor obtiene un buen beneficio. Sin embargo, en el escenario B, en el que las cantidades de los pedidos de los clientes son mucho menores, el proveedor no obtiene ningún beneficio.

Peor aún, si el proveedor permitiera a los clientes comprar en unidades sueltas, como en el caso C, ¡tendría pérdidas en cada transacción!

Aunque se trata de un ejemplo sencillo, desde la perspectiva del proveedor, vender los productos en cantidades tan pequeñas no tiene ningún sentido financiero.

Y esta es exactamente la razón por la que los proveedores establecen cantidades mínimas de pedido: Para proteger sus márgenes.

¿Qué impacto tienen las cantidades mínimas de pedido en tu inventario?

Ya hemos analizado porqué los proveedores fijan una cantidad mínima de pedido (MOQ). Pero ¿te afectan estas restricciones?

Pues bien, las MOQ tienen una gran influencia en tu negocio. Por ejemplo, la cantidad mínima de pedido (MOQ) puede afectarte en alguno de los siguientes aspectos:

  • En el nivel medio de existencias que tienes
  • En la cantidad de capital circulante que inmovilizas en existencias
  • En la frecuencia con la que se revisan los pedidos
  • En el momento óptimo para realizar un pedido de reposición al proveedor

Vayamos un paso más allá…

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Cantidades mínimas de pedido elevadas

Cuando el proveedor tiene una cantidad mínima de pedido elevada, el impacto más obvio es que nuestros niveles medios de inventario serán mucho más altos.

Como se destaca en el siguiente gráfico, en el momento de la reposición, la empresa tendrá más de 20 semanas de inventario.

Y, como hemos analizado en nuestro reciente artículo sobre el coste del inventario, ¡mantener el inventario es muy caro!

Y con un nivel de inventario tan alto podemos esperar que los costes generales de mantenimiento sean muy elevados. Al fin y al cabo, un volumen tan grande de existencias ocupará una gran cantidad de espacio en el almacén.

Además, hay que tener en cuenta todos los costes asociados que conlleva esta retención de existencias.

¿Y qué riesgo?

Unas MOQ elevadas inmovilizarán un gran nivel de capital circulante . En consecuencia, el riesgo de obsolescencia es mayor. Y si el producto nunca se vende, esta inversión podría resultar en pérdidas.

Sin embargo, no todo es pesimismo. El resultado de unas cantidades mínimas de pedido elevadas es que no hará falta revisar o reponer el producto con tanta frecuencia. De este modo, se pueden minimizar los costes de administración y pedidos.

Además, el riesgo de que se agoten las existencias es, a su vez, muy bajo. Al fin y al cabo, el equipo de la cadena de suministro tiene varias semanas (¡o incluso meses!) para responder a cualquier posible problema de disponibilidad.

Chart With Impact Of High Minimum Order Quantity

Así que, para resumir el impacto de las altas MOQs:

  • Elevada inversión de capital circulante para cumplir con los requisitos de las MOQ
  • Altos costes de mantenimiento
  • Los productos deben reponerse con menos frecuencia
  • Mayor riesgo de obsolescencia de los productos
  • Menor riesgo de agotamiento de existencias

Cantidades mínimas de pedido bajas

Las cantidades mínimas de pedido bajas tienen un impacto muy diferente en el inventario.

Si los proveedores están dispuestos a ofrecer una cantidad mínima de pedido mucho más baja, esto significa que se puede mantener un nivel de inventario mucho menor.

La verdadera ventaja es que se requiere una menor inversión de capital circulante para satisfacer la cantidad mínima de pedido y el riesgo de obsolescencia se reduce considerablemente.

El peligro de hacer pedidos con MOQs más bajas es que será necesario revisar y ordenar el producto con mucha más frecuencia. Esto, por supuesto, tiene un coste en términos administrativos y de procesamiento de pedidos.

A diferencia de lo que ocurre con las MOQ altas, en las que la volatilidad se absorbe por el hecho de que existe un alto nivel de inventario en primer lugar, las MOQ bajas significarán que los niveles de inventario serán probablemente más escasos.

En consecuencia, las MOQ bajas dejan la operación más expuesta a los picos de demanda y a los problemas de suministro. Por lo que el riesgo de desabastecimiento es mucho mayor.

Para salvaguardar la disponibilidad de estos factores puede ser necesario mantener un nivel estratégico de existencias de seguridad o de reserva.

Consejo: los niveles de existencias de seguridad no pueden determinarse por capricho. Hay muchos factores en los que hay que pensar. Y si tus niveles no están alineados con tus objetivos empresariales, podrían costarte mucho dinero. Haz clic aquí para leer nuestro Q&A sobre las existencias de seguridad.

Chart With Impact Of High Minimum Order Quantities

Antes de continuar, vamos a resumir el impacto de las MOQs bajas:

  • Menor inversión de capital circulante necesaria para satisfacer la restricción de las MOQ
  • Menores costes de mantenimiento del inventario
  • Los productos deben ser revisados con más frecuencia
  • Los costes de pedido y administración pueden ser mayores
  • Se reduce el riesgo de obsolescencia
  • Aumenta el riesgo de falta de existencias

¿Qué ocurre si te equivocas con las cantidades mínimas de pedido?

Ya hemos hablado del impacto de las cantidades mínimas de pedido (MOQs) bajas y altas. Pero ¿qué ocurre si te equivocas completamente en las MOQ?

“¿Cómo es posible que se equivoquen?”, te preguntarás.

Un error común es la forma en que se define la MOQ. ¿El valor unitario de la MOQ se refiere a un solo producto, a una caja, a un palé o incluso a la carga de un contenedor? ¿O hay un desajuste en la unidad de medida?

Es muy posible que tu planifiques en piezas. Pero si tus proveedores trabajan en kilos estáis hablando un idioma diferente.

(Como alguien que ha malinterpretado la cantidad del pedido y luego ha pedido muchas más existencias de las necesarias, puedo asegurar que es un error muy embarazoso).

Sin embargo, el error del usuario no es el único problema.

A veces el error tiene que ver más con la calidad y la estructura de los datos.

Por ejemplo, muchas empresas pasan por alto este parámetro crítico. Y no es raro que las empresas establezcan la cantidad mínima de pedido del proveedor en “1” como valor por defecto.

Asimismo, muchas empresas se olvidan de actualizar los parámetros de MOQ si cambian. En consecuencia, la MOQ puede ser mucho más alta o baja que la restricción real.

Aquí es donde empiezan los problemas.

Si la MOQ que utilizas para planificar tus necesidades de inventario no es un fiel reflejo de la MOQ real, podrías enfrentarte a:

  • Pedidos ineficientes y costosos
  • Acumulación evitable de exceso de existencias
  • Inversión desperdiciada de capital circulante
  • Exposición innecesaria al riesgo (tanto en términos de exceso de existencias como de obsolescencia del producto)
  • Mayor riesgo de errores de planificación
  • Falta de claridad en todo el proceso de pedido

Pero el peor problema es que si tus datos son incorrectos, ¡puede que ni siquiera sepas que tienes un problema!

¿Están actualizados tus datos maestros de MOQ?

Esto nos lleva al siguiente punto: ¡Los datos maestros!

Como hemos visto, las MOQ son una de las principales limitaciones en las que tenemos que pensar a la hora de planificar nuestro inventario.

Por lo tanto, es vital que las cantidades mínimas de pedido para cada producto estén actualizadas y sean correctas en los datos maestros.

Si no es así, esto podría dar lugar a costosos errores o a retrasos evitables a la hora de realizar el pedido.

Consejo: los datos maestros son muy importantes. Sin embargo, suelen ser un tema conflictivo para las empresas. Para ayudarte a mantener tus datos maestros actualizados, consulta nuestra práctica guía.

Cartoon Analysing Mionimum Order Quantity Charts

¿Cómo puedes utilizar las cantidades mínimas de pedido para optimizar tus compras?

Hasta ahora, hemos explorado la influencia de las Cantidades Mínimas de Pedido, la importancia de los datos maestros y lo que sucede si tu MOQ es incorrecta.

Pero veamos cómo podemos utilizar las MOQs para tomar mejores decisiones de compra.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que las cantidades de pedido desproporcionadas provocan costosos niveles medios de inventario y riesgos innecesarios relacionados con la obsolescencia.

Del mismo modo, las cantidades de pedido demasiado pequeñas provocan operaciones de almacén innecesarias y costes administrativos y de transporte evitables.

Entonces, ¿cómo podemos encontrar el equilibrio entre satisfacer las cantidades mínimas de pedido y mantener los costes y el riesgo bajo control?

Hasta ahora, hemos hablado de las cantidades mínimas de pedido como si fueran inamovibles.

Sin embargo, cuando la MOQ es baja, lo más probable es que el pedido supere ampliamente la cantidad mínima de compra.

Del mismo modo, cuando las cantidades mínimas de compra son elevadas, siempre existe la opción de negociar una MOQ más favorable o incluso buscar otro proveedor.

En definitiva, si queremos exprimir nuevas oportunidades de optimización, es posible que tengamos que pensar con originalidad. Y eso significa repensar nuestro enfoque de las órdenes de compra, las frecuencias de los pedidos y los tiempos de revisión. Pero tal vez, incluso los proveedores con los que trabajamos.

En la siguiente sección, exploraremos algunos pasos prácticos que puedes seguir para evaluar las MOQ.

Cartoons Adjusting Minimum Order Quantity Sliders

Cómo detectar si las MOQ son demasiado elevadas

La primera pregunta que queremos responder es: ¿el MOQ se ajusta al nivel de demanda que prevemos?

Esta es una pregunta importante porque influye en el número de días de inventario que tenemos en un momento dado.

Ya hemos hablado de los peligros de las cantidades de pedido elevadas. Pero ¿cómo determinamos qué cantidad es demasiado alta?

Lamentablemente, la respuesta es que depende.

Si los productos en cuestión son artículos de corta duración, como los productos alimenticios frescos, probablemente no podamos aceptar una MOQ si es superior a un par de días. Al fin y al cabo, existe un alto riesgo de que las existencias expiren antes de que podamos venderlas.

Pero incluso si la frescura del producto no es un problema, como en el caso de las tuercas y los tornillos, tenemos que ser conscientes de cuántos días de inventario cubrirá una sola MOQ.

Como punto de partida, puedes analizar cuántos de los productos de tu surtido tienen una MOQ superior a la demanda de un año.

Si tu mercado es especialmente dinámico, puede que tengas que reducir el periodo de 1 año a 6 meses o incluso a 3 meses.

En cualquier caso, este rápido análisis te indicará al instante los productos que podrían suponer un problema.

Pero ¿qué hacer ahora?

Puede que haya una buena razón para aceptar una cantidad mínima de pedido (MOQ) tan elevada.

Tal vez los productos estén muy adaptados a tus necesidades específicas y, por tanto, tu pedido debe ajustarse a las limitaciones de producción de tus proveedores. Si éste es el único proveedor que puede cumplir con tus requisitos, tus opciones pueden ser limitadas.

Tal vez el artículo tenga un valor tan bajo que mantener un año de existencias no suponga una gran dificultad financiera.

Igualmente, este análisis puede señalar algunos productos en los que el MOQ es demasiado alto y hay que tomar medidas.

Y para estos artículos tenemos algunas opciones:

  • Opción 1 – Negociar con el proveedor y acordar cantidades de pedido menores
  • Opción 2 – Buscar un proveedor alternativo
  • Opción 3 – Investigar si realmente es necesario que este producto sea almacenado dentro de tu surtido activo

¿Las actuales cantidades mínimas de pedido dan lugar a pedidos ineficientes?

Las cantidades mínimas de pedido elevadas y el impacto en nuestras existencias medias no son los únicos problemas que debemos tener en cuenta.

También debemos considerar si estamos encargando el inventario de la manera más eficiente posible.

¿Qué entendemos por eficiencia en los pedidos? En esencia, nos referimos a la frecuencia con la que hacemos un pedido.

Si las MOQ son pequeñas, es posible que nos sintamos tentados a pedir poco y a menudo.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que cada pedido que hacemos tiene un coste asociado. Además, crear, procesar y enviar cada pedido al proveedor requiere un tiempo valioso.

Entonces, ¿cómo podemos detectar los productos que pueden estar en riesgo de prácticas de pedido ineficientes?

Bien, podemos empezar identificando los productos en los que a menudo realizamos varios pedidos dentro del mismo plazo de entrega.

¿Por qué es esto un problema? Pues porque sugiere que estamos haciendo menos pedidos de los necesarios. Como consecuencia, el riesgo de desabastecimiento puede ser mayor.

Al mantener los niveles de inventario en un nivel tan bajo, bastaría un pequeño pico de demanda o un retraso en la entrega para que se produjeran problemas de disponibilidad.

Además, podemos incurrir en costes innecesarios de pedidos y administración.

Y la otra preocupación es que podemos perder los descuentos por volumen.

Cartoons Holding Clock With Gear Minimum Order Quantity

¿Hay alguna excepción a esta regla?

Por supuesto, hay algunas situaciones en las que tiene sentido hacer varios pedidos dentro del mismo plazo de entrega.

Si tomamos el ejemplo de los alimentos frescos, es posible que queramos hacer pedidos más frecuentes para garantizar la máxima frescura del producto.

Otra posibilidad es que estemos limitados por la capacidad de nuestro almacén. Y, por tanto, no nos queda más remedio que hacer pedidos pequeños y frecuentes.

¿Cómo podemos solucionar estos problemas?

Si no hay limitaciones tenemos un par de opciones:

Aumentar el tamaño del pedido

Las cantidades mínimas de pedido son sólo eso: son el nivel “mínimo” de inventario que podemos pedir. Por lo tanto, siempre podemos aumentar nuestro volumen de pedidos.

Optimizar el periodo de revisión

La otra opción es que establezcamos un período de revisión rítmico y lo incorporemos a nuestras necesidades de inventario. Por lo tanto, en lugar de limitarnos a pedir hasta la MOQ, ahora pedimos de forma un poco más estratégica.

Sin embargo, equilibrar los niveles de pedido con los costes de pedido optimizados es un arte complicado.

Afortunadamente, aquí es donde entra en juego la cantidad económica de pedido (EOQ)

En esencia, la fórmula de la EOQ se centra en las principales áreas de coste para determinar el pedido más rentable.

Pedir las cantidades correctas reducirá, en última instancia, los gastos operativos y aumentará el rendimiento de la inversión en inventario, lo que se traducirá en una optimización integral de los costes totales de tu cadena de suministro.

Profundizaremos en este tema en uno de nuestros próximos artículos.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de establecer tus propias MOQ?

Hasta ahora, nos hemos centrado principalmente en las cantidades mínimas de pedido de los proveedores.

Pero ¿cuál es la cantidad mínima de pedido adecuada para ofrecer a tus clientes?

Se trata de una cuestión importante, ya que puede tener un gran impacto en la estructura de tu negocio.

Por ejemplo, una empresa que vende productos con cantidades mínimas de pedido de miles de unidades será muy diferente a una empresa que vende productos sin cantidades mínimas de pedido.

Esencialmente, hay tres grandes factores en los que debemos pensar:

Restricciones de la oferta

Cada punto de la cadena de suministro se ve afectado por las limitaciones del nivel superior.

Por ejemplo, un fabricante de bicicletas. Antes de poder fabricar algo necesita la materia prima adecuada.

Pero, el proveedor del metal o incluso el productor del caucho necesario para los neumáticos tienen que producir en un volumen lo suficientemente grande como para que el pedido sea rentable.

Esto, a su vez, repercutirá en el MOQ que pueden ofrecer.

Restricciones de la demanda

Las MOQ no pueden fijarse únicamente en función de los parámetros económicos. También tienen que ser competitivas desde la perspectiva del cliente.

Imagina que tu supermercado local impone una cantidad mínima de pedido (MOQ) para el pan. En lugar de comprar una sola barra, ahora tienes que comprar al menos 50 barras de pan.

Aunque el supermercado te ofreciera un fantástico descuento por volumen, es poco probable que te alegres de comprar una cantidad tan grande de una sola vez. Al fin y al cabo, el espacio en el armario de la cocina es limitado.

Por lo tanto, no te quedaría más remedio que irte a otra parte.

La cuestión es que, para ser competitivo, la cantidad mínima de pedido tiene que funcionar para tu cliente objetivo.

Y para calcularla, tenemos que pensar en lo siguiente:

  • ¿Cuántos pedidos se reciben al día?
  • ¿Y cuál es el volumen medio de unidades solicitadas (o más bien esperadas) por cada cliente?

Restricciones internas

Sin duda, algunas fuerzas del mercado influyen en la Cantidad Mínima de Pedido. Pero también hay factores que existen dentro de tu empresa y que dan forma al MOQ.

Por ejemplo, ¿Tu equipo de operaciones tiene la capacidad de recoger, embalar y enviar miles de unidades individuales a los clientes?

Igualmente, ¿dispones de espacio en el almacén para enviar los pedidos por contenedores?

No tiene mucho sentido establecer un MOQ que simplemente no es rentable para tu negocio.

Cartoon With Spanner And Cogs Minimum Order Quantity

Algunas reflexiones finales sobre la cantidad mínima de pedido (MOQ)…

Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender por qué existen las MOQ, cómo se calculan y cómo afectan a tu negocio.

Como factor clave en tus decisiones diarias sobre el inventario, debes entender cómo funcionan las MOQ. Y, lo que es más importante, debes entender cómo este parámetro crítico puede funcionar para ti.

En nuestros próximos artículos, llevaremos este concepto al siguiente nivel. Exploraremos los plazos de entrega y cómo influyen en nuestros requisitos de inventario, así como la forma de aplicar la fórmula EOQ en tu negocio.

Mientras tanto, nos encantaría saber cómo gestionas las MOQ en tu negocio.

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