Guía De Datos Maestros En La Cadena De Suministro

Guía de Datos Maestros en la cadena de suministro

Guía de Datos Maestros en la cadena de suministro

La más mínima mención de los datos maestros en la cadena de suministro envía escalofríos por la columna vertebral. “¡Por favor! Cualquier cosa menos la ‘palabra m’”… Te escucho llorar. Sin embargo, no podemos simplemente guardarlo debajo de la alfombra y fingir que el problema no existe, ¡necesitamos superar este obstáculo de una vez por todas!

Si los datos maestros tienen la fama de ser TAN importantes, ¿por qué siempre se pasan por alto (o peor aún, se ignoran por completo)? La respuesta es simple: mantener los datos maestros actualizados y completos es un trabajo duro.

¡Pero no necesitas preocuparte!

Después de trabajar con miles de empresas en todo el mundo, comprendemos el desafío que enfrentan las empresas. ¡Es por eso que hemos elaborado esta sencilla guía de datos maestros para ayudarte!

 

¿Cómo puedes convertirte en un maestro de los datos maestros? (Y ahorrar miles de dólares a tu empresa en el proceso)

1Guía de Datos Maestros en la cadena de suministro

Casi todas las empresas tienen algún tipo de dato maestro en la cadena de suministro. De hecho, muchas organizaciones tienen muchos. Entonces, ¿cuál es el problema?

  • Bueno, es una ecuación simple: basura dentro = basura fuera

Claro, la mayoría de las empresas tienen muchos datos. Pero esto no significa que sea lo correcto o completo.

Además, el hecho de que los datos estén en su lugar (o actualizados) no significa que los datos maestros se utilicen de manera eficaz para tomar decisiones informadas sobre la cadena de suministro.

De hecho, normalmente vemos que alrededor del 50% de las empresas a las que ayudamos carecen de los datos maestros centrales que son fundamentales para una “buena” gestión de inventario. Siempre es el “elefante en la habitación”. Pero, como destacó una vez el experto en inventarios, Tony Wild:

“El inventario es la consecuencia física de la falta de datos.”

 

Contenido:

¿Cómo puedes convertirte en un maestro de los datos maestros?

¿Por qué tantas empresas luchan con los datos maestros?

¿Qué son los datos maestros?

¿Quién debería ser el propietario de los datos maestros?

¿Por qué necesitamos datos maestros en la cadena de suministro?

¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar el nivel de la orden?

¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar la cantidad del pedido?

¿Cómo podemos utilizar los datos maestros para determinar el período de revisión?

Un ejemplo práctico: orden fijo vs variable

¿Cómo puedes utilizar los datos maestros para optimizar tu inventario?

¿Cómo puedes corregir los datos maestros (de la manera más fácil)? ¿Y si faltan los datos?

 

¿Por qué tantas empresas luchan con los datos maestros?

Todos sabemos que los datos maestros son esenciales para tomar decisiones efectivas en la cadena de suministro. Pero igualmente, todo el mundo sabe que mantener estos datos actualizados es una tarea fastidiosa. Como consecuencia, a menudo se olvidan…

Pero aquí está la amarga verdad: si tus datos maestros están incompletos o desactualizados, tomarás malas decisiones. PUNTO.

“Los datos eran 100% correctos cuando los importé”, gritas cuando te percatas del error.

Pero las cosas cambian. Incluso si los datos eran perfectamente correctos cuando se importaron por primera vez a su sistema. Los datos se eliminan, corrompen o malinterpretan fácilmente. O tal vez los datos ya no sean un fiel reflejo de la realidad.

  • ¿Imagínate si utilizas un proveedor diferente?
  • ¿O tal vez tu proveedor ha cambiado la forma en que satisface tu demanda?
  • ¿Qué pasa si tus propios costos de almacenamiento han cambiado?

El espacio del almacén no es tan barato como en los viejos tiempos…

El punto es simple: la calidad de tus datos maestros se erosiona con el tiempo. Y si deseas tomar decisiones de inventario efectivas, necesitas una base sólida de datos de calidad.

Después de todo, si no mantienes esta información vital actualizada, ¡esto podría costarle a tu empresa millones de dólares en errores!

 

¿Qué son los datos maestros?

Para aclarar y cubrir la definición de la academia, según Wikipedia, los datos maestros se pueden definir como:

Datos sobre las entidades comerciales que proporcionan contexto para las transacciones comerciales“.

Pero en el contexto de la gestión de inventario, los datos maestros son las partes fundamentales de información que determinan el “qué“, “por qué“, “cómo” y “quién” de todo lo relacionado con el inventario.

Para dar algunos ejemplos, los datos maestros de inventario cubren las siguientes áreas:

  • Detalles específicos sobre el producto en cuestión (tamaño, número de SKU),
  • Información sobre el proveedor (plazos de entrega, MOQ),
  • Detalles sobre la posición actual del inventario (ubicación, nivel de inventario),
  • Detalles sobre el cliente,
  • Información sobre la demanda pasada,
  • Así como muchos otros elementos de datos clave.

¿Quién debería ser el propietario de los datos maestros?

¿Quién debería ser el propietario de los datos maestros de tu empresa? ¿Deberían ser los chicos de TIfinanzasoperaciones o incluso administración?

Ésta es una pregunta difícil de hacer. Y muchas empresas no tienen una respuesta clara. Probablemente pienses que depende del negocio en cuestión…y hasta cierto punto, ¡estarías en lo cierto! Bien podría haber un proceso o sistema tecnológico que el equipo de TI deba respaldar.

Sin embargo, los datos maestros en la cadena de suministro son un problema de todos.

Desde el planificador de la demanda hasta el director ejecutivo, todos tenemos el deber de mantenerlo limpio. Después de todo, ¡todos se benefician!

Pero, ¿debería realmente esperarse que la dirección dedique su tiempo a actualizar los datos? Es cierto que es poco probable que este sea el mejor uso de su tiempo. Sin embargo, deben establecer los límites y asegurarse de que todos los equipos hagan su parte.

 

¿Por qué necesitamos datos maestros en la cadena de suministro?

Entonces, todos estamos de acuerdo en que los datos maestros son realmente importantes en una empresa. Y está claro que todo el mundo necesita ver los datos maestros como una parte fundamental de su función. Pero, ¿entendemos realmente para qué se utilizan estos datos? ¿Entendemos cómo puede ayudarnos a tomar mejores decisiones en torno a la gestión de inventario?

En esencia, los datos maestros se utilizan para todo.

Y diferentes equipos utilizarán la información de formas ligeramente diferentes. Pero cuando se trata de la gestión de la cadena de suministro, los datos maestros correctos y fiables son imprescindibles para satisfacer la demanda de los clientes. Después de todo, sin estos datos, sería imposible saber cuánto inventario necesitas para satisfacer la demanda de tu cliente.

Para comprender correctamente la importancia de los datos maestros, primero debemos definir cómo se ve una “buena” gestión de inventario.

La base de la gestión de inventario gira en torno a dos preguntas clave:

  • ¿Cuándo debe realizar un pedido?
  • ¿Qué tan grande debe ser tu pedido?

En los siguientes puntos, exploraremos cómo puedes utilizar los datos maestros para determinar los niveles y el volumen de los pedidos. Pero esto es solo la punta del iceberg. Desde la toma de decisiones sobre el surtido hasta la selección del proveedor adecuado, los datos maestros son la columna vertebral de cada decisión de la cadena de suministro.

 

¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar el nivel de la orden?

Para empezar, nos vamos a centrar en la primera pregunta: ¿Cuándo es el momento adecuado para realizar un pedido?

¿Es cuando vende la última unidad? ¿O es cuando empiezas a quedarte un poco bajo? ¿O esta decisión debería basarse en otra cosa?

Hacer el pedido en el momento adecuado es vital. Si realiza un pedido demasiado pronto, su almacén se atascará con exceso de stock que no necesita. Pero, por otro lado, si realiza el pedido demasiado tarde, se enfrentará a costos de desabastecimiento. Si el producto en cuestión tiene plazos de entrega extensos, ¡el problema solo se agrava!

Afortunadamente, existe una fórmula simple para calcular el nivel de la orden:

Demanda media X (plazo de entrega + tiempo de revisión) + stock de seguridad

Sin embargo, para aplicar esta fórmula, necesitamos tres piezas clave de datos maestros:

  • La demanda promedio que espera tener el producto durante el tiempo de entrega del proveedor.
  • El requisito de existencias de seguridad para cubrir la volatilidad de la oferta y la demanda.
  • El tiempo de entrega y el tiempo de revisión ( Nota: profundizaremos en esto más adelante).

Entonces, analicemos esto:

  • Calculando la demanda promedio durante el tiempo de entrega

Obviamente, necesitamos suficiente inventario para satisfacer la demanda mientras esperamos que llegue nuestra próxima entrega. A esto se le llama período de cobertura.

Por lo tanto, necesitamos saber cuál sería el plazo de entrega típico. Y también necesitamos saber cuál es la demanda que estamos anticipando durante este período. Normalmente, basamos esto en la demanda histórica.

  • Resolver el requisito de stock de seguridad

El stock de seguridad es necesario para adaptarse a las variaciones en la oferta y la demanda. Para anticipar la variación en el suministro, debemos observar el historial del proveedor para la confiabilidad de la entrega. ¿Entregan cuando lo prometen o las entregas siempre llegan tarde?

En términos de historial de demanda y confiabilidad de entrega, necesitamos una cantidad suficiente de datos para hacer una buena estimación.

También debe comprender el nivel de servicio de destino.

*Nota: este no es un número que pueda buscar o calcular, sino un criterio establecido por la administración para determinar qué tan alto (o bajo) debe ser.

Una vez que el nivel de servicio está claro, podemos determinar el requisito de stock de seguridad de dos formas principales:

  1. La cantidad de veces que un producto está agotado.
  2. El número de unidades que están agotadas.

Este criterio de stock de seguridad es, por tanto, también una variable de gestión y determina en gran medida el nivel de riesgo.

¡Finalmente, los datos para determinar el nivel de la orden ahora son visibles! Cuando el stock actual cae por debajo del nivel del pedido, se debe realizar otro pedido.

 

Ejemplo práctico: determinar cuándo realizar un pedido

Imagínate que eres el administrador de inventario de Pedal Cycling Ltd, el distribuidor de bicicletas y accesorios para ciclismo de más rápido crecimiento en el Reino Unido.

Debes determinar el momento óptimo para realizar un pedido de SKU # 35647594945 ¿Qué información necesitas?

En la lista de verificación a continuación, mostraremos qué datos se requieren. Para simplificar las cosas, imaginemos que la demanda es bastante constante y que los proveedores generalmente entregan a tiempo y en su totalidad (¡si solo esto fuera cierto en la vida real!).

Entonces, en nuestro ejemplo simple, tan pronto como nuestro inventario caiga por debajo de las 510 unidades, ¡debemos hacer un pedido!

 

¿Cómo se pueden utilizar los datos maestros para determinar la cantidad del pedido?

 Ahora sabemos cuándo debemos realizar un pedido, pero ¿cuántas existencias debemos pedir en este momento?

Independientemente de la estrategia, determinar la cantidad del pedido es una compensación entre dos tipos de costos. El primero es el costo en el que se incurre en relación con el costo de mantener los productos en stock. Los últimos se relacionan con los costos asociados con la realización de un pedido. ¡De nuevo depende!

Otros datos necesarios para determinar la cantidad del pedido son la demanda prevista del artículo (que podemos basar en la demanda histórica y el precio de compra del producto).

Cuando se trata de cantidades de pedidos, normalmente existe un gran potencial de optimización. Sin embargo, para los propósitos de este artículo, mantendremos las cosas agradables y simples.

 

¿Cómo podemos utilizar los datos maestros para determinar el período de revisión?

Ya hemos visto que se requieren ocho tipos diferentes de datos maestros para determinar la cantidad y el nivel del pedido.

¡Pero aún no hemos terminado!

También tenemos que decidir si queremos hacer pedidos en horarios fijos (por ejemplo, una vez a la semana), así como si queremos hacer pedidos en cantidades fijas o variables. Los tiempos de revisión variables y las cantidades de pedidos nos permiten seguir respondiendo a los cambios en el mercado. Sin embargo, si tiene una gran variedad, es posible que este no sea el enfoque más eficiente para el artículo.

La alternativa es revisar los productos a intervalos establecidos y realizar pedidos en cantidades fijas. Si bien no es tan receptivo, este enfoque puede ser mejor para productos más estables. Pero, ¿cómo podemos determinar cuándo es adecuado adoptar un enfoque fijo o variable? La respuesta a esto depende de tres cosas:

  1. La importancia estratégica del producto.
  2. La volatilidad de la demanda.
  3. La volatilidad de la oferta.

En los dos últimos puntos podemos utilizar datos que ya hemos recopilado. Para conocer la volatilidad de la demanda, puedes utilizar los datos históricos de demanda.

Para la volatilidad en el suministro, podemos observar la confiabilidad histórica del proveedor. Para productos importantes, es relevante reaccionar rápida e inmediatamente tan pronto como caigan por debajo del nivel del pedido. Para artículos menos importantes, puedes realizar pedidos de forma segura en horarios fijos.

 

Un ejemplo práctico: orden fijo vs variable

Volvamos a pedal cycling ltd. Imagina que necesitas determinar si el período de revisión y la cantidad de pedido para dos productos diferentes deben ser fijos o variables. A la izquierda están los dos productos en cuestión.

Dado que la demanda del producto A es volátil, el riesgo de que se agoten las existencias es alto. Además, dado que los márgenes son sólidos, una situación de desabastecimiento podría costarte caro en términos de pérdida de ventas.

Finalmente, dado que este producto es comprado por tus clientes más importantes; la falta de existencias también podría dañar las relaciones con los clientes. Con todo esto en mente, debes mantenerte al tanto de este producto. Por lo tanto, probablemente sea mejor adoptar un enfoque variable tanto para las cantidades de pedidos como para los períodos de revisión.

Por otro lado, la demanda del producto “B” es mucho más estable. Por lo tanto, puedes anticipar la demanda futura con mayor confianza. Además, dado que los márgenes son relativamente bajos, es probable que el impacto de los desabastecimientos sea mucho menor.

El objetivo debe ser garantizar que el proceso de pedido sea lo más eficiente posible. Por esta razón, es posible que te sientas inclinado a realizar pedidos en momentos específicos establecidos (por ejemplo, una vez al mes) en cantidades de pedido establecidas (por ejemplo, 100 unidades o un contenedor completo).

Por lo tanto, puedes anticipar la demanda futura con mayor confianza. 

 

¿Cómo puedes utilizar los datos maestros para optimizar tu inventario?

Basándonos en estos elementos esenciales de los datos maestros en la cadena de suministro, ya podemos comenzar a hacer tres análisis más interesantes para la gestión. El primero es el Análisis ABC, que la gerencia puede utilizar para determinar a qué (y cuántos) productos debe prestar atención la empresa.

El segundo análisis es el denominado Análisis de Margen Incremental, que proporciona a la dirección información sobre qué productos contribuyen positivamente al margen neto.

El tercer análisis es la distribución de la desviación del tiempo de entrega. Este es un instrumento que el equipo de la cadena de suministro puede utilizar para conocer mejor el desempeño de los proveedores.

La siguiente tabla proporciona una descripción general de los 9 bloques de datos maestros en la cadena de suministro esenciales que se requieren para cada análisis. Los campos sombreados en verde son variables de gestión, sobre las cuales el MT tiene influencia directa o indirecta.

 

7datos maestros

 

¿Cómo puedes corregir los datos maestros (de la manera más fácil)? ¿Y si faltan los datos?

En toda su variedad, probablemente tengas millones (si no miles de millones) de puntos de datos. Actualizar todos estos sería una gran trabajo. Entonces ¿por dónde empezar? Bueno, debes comenzar con los productos importantes.

Y para identificar los productos importantes, te sugerimos que recurras a tu confiable Análisis ABC y que concentres todo tu tiempo y energía en los Elementos “A”. Después de todo, estos son los productos que te hacen ganar dinero o los productos que demandan sus clientes. Los beneficios de obtener datos maestros para esta pequeña proporción se sentirán inmediatamente en toda la empresa. Y una vez que se hayan actualizado todos los elementos “A”, puedes pasar a los elementos “B” y finalmente a los elementos “C”.

 

Conclusión ¿cómo se compara tu negocio?

En este artículo hemos explorado la importancia de los datos maestros. Esperamos que este artículo haya sido esclarecedor.

Ahora que eres un experto en datos maestros, ¿en qué otras áreas de tu cadena de suministro necesitas trabajar?

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