Gestión del surtido: Una ‘checklist’ con 10 puntos

Sam Phipps

Última actualización: August 7, 2023
Sam Phips

Gestión del surtido: la única ‘checklist’ que vas a necesitar

Dicen que en la variedad está el gusto. Y en el mundo material, intentar satisfacer todos los caprichos y deseos del cliente parece una buena estrategia de gestión del surtido de productos. 

A todo el mundo le gusta elegir. 

Ofrecer un surtido amplio significa que siempre tendrás clientes. En cambio, ¿Cuánto helado crees que vendería una tienda si sólo tuviera vainilla? Por cierto, no quiero faltar al respeto a la vainilla. Es un sabor injustamente infravalorado. 

Pues lo mismo sucede con tu enfoque de la gestión del surtido. ¿Cómo crees que serían tus cifras de ventas si solo ofrecieras un producto?. Imagina que eres responsable de la gestión de una empresa de ropa que vende camisas. Sin embargo, solo tienes una camisa, de tamaño medio y de color negro. O si tu empresa se dedica al comercio de muebles y sólo tuvieras un armario de pino para bebidas. Tu potencial de ventas se vería, como mínimo, limitado. 

Igualmente, no puedes ofrecer una variedad ilimitada de productos. Y no hay que pensar que el surtido de productos no tiene límites. Al igual que una heladería no tiene todos los sabores conocidos, tú no puede tener todo lo que su cliente pueda desear. 

Incluso si eres El Corte Inglés. ¿Crees que su departamento de compras dice que sí a todas las propuestas? 

Hay que aprender a decir no 

“No” es una palabra poderosa. 

Utilízala correctamente y puede suponer una gran diferencia para tu negocio. El problema para muchos es que no saben cómo utilizarla. Y, lo que es peor, cuándo hacerlo. Y así, decisiones aparentemente pequeñas como “Oye, ¿Compramos unos cuántas tarrinas helado de ron con resina? Alguien nos lo acaba de pedir…” pueden recibir el visto bueno sin demasiada consideración. 

Sin embargo, al poco tiempo ya tienes 35 sabores diferentes, con 30 tarrinas de cada uno, y todos necesitan espacio en el congelador, a pesar de que solo vendes 3 sabores con regularidad. Pero aquí está el problema. 

Tanto si eres Ben & Jerry como si vendes muebles de ébano, el problema de los grandes surtidos son las enormes cantidades de dinero que suponen e inmovilizan, las desproporcionadas horas de trabajo y el aumento del estrés que supone mantener todo bajo control para los trabajadores involucrados. 

Gritos de dibujos animados Planificación del surtido

 

¿Cómo puedes asegurarte de que tienes una gestión de surtido eficiente? 

Leer esta guía sería el punto de partida perfecto. ¿Y a partir de ahí? Bueno, al final de este artículo encontrarás  un útil documento descargable acerca del assortment planning para asegurarte de que vas por el buen camino. 

Pero empecemos por lo básico. 

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¿Qué es el assortment planning o gestión de surtido? 

Tu surtido es un tesoro valioso. Si lo gestionas bien saldrás ganando. Pero si te equivocas, sufrirás mucho.  

Está claro que el assortment planning o gestión del surtido es importante. Pero, ¿En qué consiste?. En pocas palabras, la gestión del surtido es el proceso de determinar qué productos ofrecer para satisfacer las necesidades de tus clientes.  

Sin embargo, la gestión eficaz del surtido debe ser un proceso estratégico en el que se analice el rendimiento de los productos del surtido actual, se examinen los deseos de los clientes y se determine qué productos se necesitan (o no se necesitan) para alcanzar los objetivos empresariales. 

Suena fácil, ¿verdad?.

Decidir qué productos son los más adecuados es una decisión importante. Por supuesto, hay muchos datos que se pueden tener en cuenta para tomar una decisión informada. Pero también suele haber muchas emociones. 

Tampoco podemos ignorar que cada equipo tendrá una idea diferente de cómo debe ser un “buen” surtido de productos. 

Tal vez tu equipo financiero exija un surtido de productos que produzca márgenes sólidos con un riesgo mínimo. 

Los departamentos de ventas y marketing, por su parte, pueden querer una amplia selección de artículos para satisfacer todos los deseos y necesidades de los clientes. 

Además, hay que tener en cuenta que el surtido que se ofrece en el centro de distribución central puede ser muy diferente del que se ofrece en cada sucursal local. 

¿Cuál es tu estrategia para tener un surtido eficiente? 

¿Cuál es tu estrategia empresarial para llevar a cabo una gestión de surtido eficiente? Y si no la tienes, ¿Por qué no defines una? 

Sin una estrategia clara, no hay ninguna posibilidad de elegir bien. Y no basta con sopesar un producto cuando se tiene la oportunidad de almacenarlo. 

Eso no es una estrategia de surtido. Es una lucha reactiva. 

Todo el enfoque de tu assortment planning debe respaldar tus ambiciones empresariales más amplias. Por ejemplo: 

  • ¿Quieres ser una especie de bazar que vende de todo? 
  • ¿Quieres establecer el estándar de calidad en tu sector? 
  • ¿Quieres ser líder en entregas rápidas y fiables? 
  • ¿Quieres ser la opción más barata del mercado? 

Todas las opciones son válidas. Pero no puedes elegirlas todas. 

Tus respuestas a las preguntas anteriores pueden ayudarte a determinar el tamaño, la escala y la profundidad de tu surtido de productos. Y, por supuesto, la estrategia empresarial en general. 

Estraegia Planificacion De Surtido

La clave está en el ‘timing’. Y el momento en el que se realiza es la parte más importante. 

Pero aquí está la cosa. Igual que no puedes contar un chiste que guste a todo el mundo, no puedes tener de todo para todo el mundo. Y hay algunas personas, en concreto tus principales clientes, a los que merece la pena complacer, aunque eso disguste a otros. 

Descarga una práctica plantilla para desarrollar tu planificación de surtido 

Lo hemos dicho antes y lo volveremos a decir: el proceso de gestión del surtido es sólo eso. Un proceso.   

Esto significa que, para elaborar un plan de surtido o assortment planning sólido, hay que tener en cuenta algunos pasos lógicos. Analicemos cada paso uno por uno. 

Pasos para llevar a cabo una gestión del surtido eficiente 

Paso 1: Determinar las ambiciones y objetivos de la empresa. 

La visión empresarial debe ser el motor de todas las decisiones de surtido. 

Independientemente de si tu empresa quiere reducir costes o diversificarse en nuevos mercados, el surtido de productos debe ser un reflejo directo de los objetivos empresariales entendidos en su sentido más amplio.   

Paso 2: Identifica a tus clientes clave 

Es importante que tu surtido de productos satisfaga las necesidades de tus clientes.  

Pero, ¿Debes preocuparte por el cliente que sólo te compra unos pocos artículos una o dos veces al año? ¿O deberías centrarte en los clientes que te compran todas las semanas? 

Esta es una pregunta que sólo tú puedes responder. 

Si nos fijamos en algunos de los gigantes de Internet, la gestión del surtido para entornos de comercio electrónico probablemente requiera un mayor énfasis en las necesidades del comprador ocasional. Al fin y al cabo, ¿De qué otra forma pueden estas empresas aumentar su cuota de mercado? 

Por otra parte, en los sectores en los que la relación cliente-proveedor es más íntima, es probable que se tenga que dar prioridad al mejor cliente. 

Paso 3: Explorar el mercado 

Tu surtido de productos es tu diferenciador competitivo. Por tanto, ¿Puedes permitirte tomar decisiones de planificación del surtido sin tener en cuenta lo que hacen tus homólogos del sector? 

¿Qué productos ofrecen tus competidores? Y lo que es más importante, ¿Qué productos faltan en tu surtido? 

Paso 4: Establece tus objetivos de surtido 

Las decisiones que tomes sobre tu surtido podría determinar el futuro de tu empresa. Por lo tanto, es importante que definas lo que esperas conseguir, así como las medidas lógicas para comprobar si has alcanzado tus objetivos.  

Los objetivos deben estar relacionados con las ambiciones de la empresa (véase el paso 1). Pero he aquí algunos objetivos de ejemplo de surtido de productos: 

  • Generar un nivel objetivo de ingresos 
  • Alcanzar un determinado nivel de líneas de pedidos en un plazo determinado 
  • Contribuir a un porcentaje objetivo del margen de beneficios 
  • Conseguir 5 estrellas de satisfacción del cliente 
  • Mantener la disponibilidad por encima de un determinado nivel 

Consejo: Hay muchos KPI que se pueden medir. Pero lo mejor es centrarse en los más importantes. Consulta nuestra práctica guía KPIs inteligentes para obtener más información. 

Paso 5: Organiza tu surtido 

¿Cuántas referencias puedes gestionar eficazmente? Lo más probable es que no sean muchas. 

Si agrupas tu surtido en categorías lógicas, podrás planificarlo con mucha más eficacia.  

La otra ventaja, que a menudo se pasa por alto al segmentar tu gama de productos en categorías es que podrás obtener información mucho más rica. Por ejemplo, puede revisar el rendimiento de cada grupo de productos e incluso el rendimiento de cada artículo dentro de él con mayor claridad.  

Paso 6: Evalúa tu rendimiento actual e identifica las carencias 

Antes de lanzarnos de cabeza a la piscina, probablemente sea mejor hacer balance de la situación actual. Después de todo, no tiene mucho sentido cambiar la estrategia de surtido de productos hasta que no sepamos qué partes funcionan y cuáles no.  

El resultado de este análisis debería permitirle responder a preguntas como: 

  • ¿Qué productos aportan valor añadido al cabo del mes? ¿Y cuáles sólo nos están causando pérdidas? 
  • ¿Es realmente necesario ofrecer otra variante de un producto que ya está rindiendo por debajo de lo esperado? 
  • ¿Qué categorías de productos están superando las expectativas y cuáles necesitan atención? 

Paso 7: Anticipar el potencial de nuevos artículos 

Es fácil echar la vista atrás y revisar los datos. Sabes qué productos se vendieron bien. Y lo que es más importante, puedes ver qué productos no han cumplido las expectativas.  

La planificación de la demanda para nuevos productos es un poco más complicada. No se dispone de datos. Hay muchas incógnitas. Por lo tanto, puede que tengas que guiarte por tu intuición a la hora de saber si se venderán los nuevos artículos en cuestión.  

Pero eso no significa que haya que tirar una moneda al aire. 

Puedes “tomar prestados” datos de ventas de artículos similares que ya tengas en stock para hacer una estimación de lo que puede deparar el futuro. 

Incluso puedes recabar información sobre el mercado de tu equipo de ventas o directamente de tus clientes objetivo.  

La cuestión es que es posible hacer previsiones sensatas sobre nuevos artículos sin necesidad de consultar una bola de cristal.  

Pero también es importante que sigas la trayectoria de los nuevos artículos para ver si tus presunciones se acaban haciendo realidad. Volveremos sobre este tema más adelante. 

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Paso 8: Actualiza tus decisiones lo que tienes en tu stock y lo que no 

Ya has hecho todos los cálculos. Ha llegado el momento de tomar una decisión. Pero, ¿Qué productos deben quedarse en tu stock? ¿Y cuáles deben desaparecer? 

Es importante que sea una decisión racional. Y no simplemente basada en el instinto o en quién grita más alto. 

Paso 9: Ejecuta tu plan de surtido 

El siguiente paso es poner en marcha tus planes. ¿Qué significa esto? 

Pues bien, significa hacer pedidos a los proveedores, asignar el inventario en toda tu red y optimizar la reposición para satisfacer la demanda de los clientes. 

Paso 10: Supervisar los resultados 

Para avanzar, a veces tenemos que mirar hacia atrás.  

Esto significa revisar tus decisiones de surtido y ver si tus expectativas se hicieron realidad.  

Hemos mencionado la importancia de la revisión del rendimiento de los artículos nuevos. Pero no puedes permitirte ignorar los artículos ya establecidos en tu surtido.  

Las cosas cambian. Las expectativas de tus clientes también. Quizás tus competidores se han dado cuenta y han encontrado una nueva forma de innovar. O quizás haya salido al mercado una versión más reciente del mismo producto. 

En cualquier caso, este último paso debería guiar todas tus futuras decisiones de planificación del surtido. 

Proceso De Planificacion De Surtido

Pon en marcha tu plan de surtido 

En teoría, todo esto parece lógico. 

En la práctica, sin embargo, es evidente que hay muchas palancas de las que hay que tirar. Y, sin duda, puede que tengas que mantener algunas conversaciones difíciles por el camino. 

Pero no te preocupes. 

En la siguiente sección repasaremos algunos consejos, trucos y buenas prácticas del sector que te ayudarán a gestionar tu surtido de forma profesional 

Consejos y trucos para gestionar el surtido 

¿Deben revisarse mensualmente los objetivos de surtido de productos? 

¡Buena pregunta! 

Hasta ahora hemos hablado de la gestión del surtido como un proceso lineal. Sin embargo, en la práctica, tú y tu equipo deberíais trabajar en la estrategia todos los días. 

Ya se trate de revisar las cifras de ventas del último mes o de hablar con los proveedores sobre el próximo gran lanzamiento de un producto, la gestión del surtido debe ser una entidad dinámica dentro del proceso más amplio de la cadena de suministro. 

Después de todo, como hemos visto en los últimos años, las cosas pueden cambiar rápidamente.  Por tanto, tu estrategia de surtido debe seguir el ritmo de tu negocio. 

Cada mes, debes evaluar tu estrategia  para ver si sigue satisfaciendo la demanda no sólo, de tus clientes, sino también si estás cumpliendo con tus objetivos financieros. 

¿Dónde poner el límite en tu surtido de productos? 

Todo el mundo tiene límites. Y las empresas también. Averiguar dónde están los tuyos te facilitará mucho la toma de decisiones a la hora de planificar tu surtido. 

El simple hecho de que el espacio en el almacén sea limitado provoca que haya un máximo en el número de artículos que puedes almacenar en un momento dado. 

Tu número de SKU no puede crecer infinitamente y siempre hay un punto en el que hay que trazar una línea roja. 

Pero limitar tus productos por categoría garantizará la concentración y evitará la canibalización de existencias. Es decir, que se introduzca un nuevo producto que limite la venta de un artículo ya existente. 

Cuando se trata de gestionar el surtido, es imperativo tener una serie de reglas claras sobre qué artículos deben almacenarse y cuáles no. Y también sobre cuándo deben producirse las introducciones de nuevos productos. Antes de hacerlo, hazte las siguientes preguntas: 

  • ¿Has tenido en cuenta la estacionalidad? 
  • ¿Sigues las tendencias del mercado? 
  • ¿Es el nuevo producto una desviación de tu negocio tradicional? ¿O complementa la cartera existente? 

¿Dónde puedo encontrar el ‘manual’ de la planificación de surtidos? 

Para tomar decisiones lógicas e informadas sobre el almacenamiento, es necesario disponer de unas directrices claras. 

Y necesitas un reglamento. 

Por supuesto, no se trata de un manual único. Las reglas que guían tu surtido dependen de tu mercado, tus objetivos y, por supuesto, tus clientes.  

Pero, en última instancia, los parámetros que utilices para orientar tu plan de surtido deben ofrecer respuestas lógicas a preguntas difíciles. Por ejemplo: 

  • ¿Qué importancia estratégica tiene el producto para tus objetivos generales? 
  • ¿El nuevo producto que planeas introducir es crucial? ¿O es un añadido que puede crear un resultado negativo a final de año? 
  • ¿Cuál es el riesgo y el impacto del desabastecimiento?  
  • ¿La importancia de disponer está relacionada con el éxito de su negocio? 
  • ¿Tus clientes pueden esperar? Y si es así, ¿Cuánto tiempo estarán dispuestos a esperar hasta pasar a comprar continuamente en otro sitio? 
  • ¿Con qué rapidez puede responder tu proveedor a los cambios en la demanda? 

Mediante la ingeniería inversa de tus respuestas a estas preguntas, puedes crear un reglamento con el que medir las decisiones de almacenamiento. 

Dibujos animados Tableros positivos y negativos

¿Cuál es la forma “correcta” de introducir y retirar progresivamente los productos? 

En algún momento, tus productos necesitarán desaparecer del surtido. Al igual que necesitarás introducir nuevos artículos, los actuales perderán relevancia. Hay cientos de razones por las que esto puede ocurrir. Pero acabará ocurriendo. Y necesitas un plan. 

Por ejemplo, cuando los productos dejan de ser rentables, ¿Se retiran inmediatamente? Dejar la detección de un declive al azar podría significar que te quedes con existencias obsoletas. 

Asimismo, ¿Existe un proceso claro para actualizar el stock en función de las decisiones de planificación del surtido actualizadas? 

El lanzamiento de un nuevo producto siempre despierta una gran expectación. 

Pero, cuando se trata de retirar toda una línea de productos, puede interpretarse como un fracaso. Desde arriba se hacen preguntas y nadie quiere asumir responsabilidades. 

Hay que complacer a los departamentos de Ventas, Marketing, Gestión, Operaciones, Finanzas y C-Levels. Y todos tienen preguntas y motivos diferentes. 

Un proceso sólido elimina las emociones y se asegura de que los criterios clave se ajustan a los objetivos de la compañía en su conjunto. 

Pero la primera pregunta que debemos hacernos es: ¿Quién manda aquí? 

Es fácil pasar la pelota en las decisiones difíciles de planificación del surtido. 

En todos los departamentos mencionados, hacerse cargo del surtido de productos es un trabajo bajo presión. Así que la disputa sobre quién toma las riendas no cesa. 

Si no está claro quién toma la decisión final, no se tomará. Así que hay que elegir con cuidado. 

Se deben escuchar a todas las partes interesadas y tener una ruta clara, estratégica y libre de emociones para tomar la decisión final. 

En última instancia, esta persona tendrá que “adueñarse” del surtido y asegurarse de que cumple las expectativas de los clientes y los objetivos de la empresa. Al fin y al cabo, son los dos engranajes más importantes de la rueda. 

Premio Gestión del surtido

 

¿De qué otras posibles complicaciones de la gestión de surtidos deberías preocuparte? 

El lanzamiento de un nuevo producto conlleva muchas complicaciones que pueden amargarte la vida. 

¿Hasta qué punto confías en que se materializará la demanda del artículo? ¿Puede tu proveedor aumentar el suministro si se dispara la demanda? 

¿Qué problemas de suministro podrían afectar a tus capacidades para mantener el nivel de servicio una vez realizadas las ventas iniciales? ¿Y qué longevidad tiene este producto en el mercado? 

Los ciclos de vida de los productos son a veces imposibles de predecir. Sobre todo si tu modelo de previsión mira hacia el futuro. ¿Qué probabilidades hay de que puedas predecir el ciclo de vida de todos los artículos que tienes en stock? 

Los ciclos vitales evolucionan. Y lo mismo debe hacer tu estrategia de planificación surtido. 

Un producto nuevo requiere un planteamiento diferente al de uno al final de su ciclo de vida. 

Por lo tanto, la capacidad de seguir y responder a estos cambios es un requisito previo para el éxito. 

Consejo: Es fundamental adoptar la estrategia adecuada para cada fase del ciclo de vida del producto. Para optimizar tu enfoque, consulta nuestra guía completa acerca de los ciclos de vida de los productos 

Planificación del surtido frente a innovación 

Incluso los planes mejor trazados a veces salen mal. 

Como en cualquier otro aspecto de tu empresa, el cambio y la adaptación suelen ser imprescindibles. 

¿Se debaten mensualmente las decisiones importantes en materia de surtido y se hace un seguimiento de las mismas? ¿Se trata de reuniones periódicas? ¿Y qué proceso se sigue para realizar estos análisis? 

Incluso con los procesos más sólidos, siempre debe haber margen para la innovación. Pero la verdadera innovación solo surge de las grandes ideas. 

Y las grandes ideas sólo surgen si permites que la gente las ofrezca. Dales la oportunidad de que sus ideas sean escuchadas. Y la libertad de cuestionar decisiones con las que quizá no estén de acuerdo. 

También es importante detectar el éxito. Y celebrar a quienes lo propician. 

Aquí es donde el aspecto de “revisión de productos” de S&OP cobra todo su sentido. Y de esta forma te podrás asegurar de que tu surtido de productos se adecua a su propósito, tanto en estos momentos como en el futuro. 

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Preguntas frecuentes sobre la gestión del surtido

¿Por qué es importante la gestión del surtido?

La gestión del surtido es fundamental para tomar decisiones informadas sobre qué productos almacenar y también sobre cuál debe ser el nivel de servicio deseado.

Al planificar cuidadosamente los surtidos de productos, los equipos de planificación pueden mejorar las ventas y la rentabilidad, diferenciarse de la competencia y ofrecer a los clientes una experiencia de compra más cómoda y agradable.

¿Qué es la estrategia de surtido?

La estrategia de surtido es la selección y organización de los productos que una empresa ofrece a sus clientes.

Una estrategia de surtido eficiente puede ayudar a la empresa a diferenciarse de sus competidores, atraer y retener a los clientes, aumentar las ventas y la rentabilidad y mejorar el rendimiento general de la empresa.

¿Por qué es difícil para los minoristas la gestión del surtido en el punto de venta?

La planificación del surtido es especialmente difícil en los entornos minoristas por varias razones. Por ejemplo, los minoristas deben tener en cuenta el espacio disponible en cada establecimiento y dónde funcionará mejor cada artículo. Además, existe un alto grado de incertidumbre y la demanda de los clientes suele fluctuar día a día. 

¿Cuáles son las ventajas de la planificación del surtido?

Entre los beneficios de una planificación eficaz del surtido se incluyen:

  • Aumento de las ventas e incremento los márgenes de beneficio
  • Mejora de la satisfacción del cliente gracias a una mayor disponibilidad de los productos adecuados.
  • Minimización del riesgo de exceso de existencias y roturas de stock, ya que se conocen mejor las necesidades de inventario.
  • Asignación más eficaz de los recursos, ya que los productos adecuados están disponibles en los lugares indicados.

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